Microsoft Teamsissa käytettävät botit tehostavat Teamsin käyttöä automatisoiduilla toimenpiteillä. Lue vinkit Teams-bottien ominaisuuksista.

Botit eli automatisoidut ohjelmat ovat yksi tapa tehostaa Microsoft Teamsin käyttöä. Niitä voidaan käyttää parantamaan tehokkuutta automatisoimalla tehtäviä.

Microsoft Teamsissa on käytössä erilaisia botteja, kuten esimerkiksi:

• Botit, jotka tarjoavat käyttäjille apua ja tukea tarjoamalla vastauksia käyttäjien kysymyksiin.
• Botit, jotka auttavat käyttäjiä luomaan kokouksia, hallitsemaan kalenteria ja aikatauluttamaan tapahtumia.
• Botit, jotka automatisoivat arkipäiväisiä tehtäviä, kuten raporttien luomisen ja tiedostojen hallinnan.
• Botit, joiden avulla käyttäjät voivat kommunikoida keskenään ja lähettää viestejä.

Microsoft Teamsissa käytettävien bottien avulla organisaatiot voivat automatisoida arkipäiväisiä tehtäviä ja sujuvoittaa työnkulkuja, jotta työntekijät voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.

Botit auttavat myös luomaan yksilöllisiä kokemuksia käyttäjille, jolloin he voivat nopeasti ja helposti saada tarvitsemansa tiedot.

Bottien käytön avulla:

• Aikaa säästyy
• Tehokkuus ja tuottavuus paranevat ja
• Virheet vähenevät.

Vinkki 1: Etsi henkilöitä organisaatiossasi

Microsoftin julkaisema Who-botti kertoo organisaation työntekijöistä, kuten esimerkiksi kenen esihenkilö joku on, minkä parissa eri henkilöt työskentelevät ja ketkä ovat jonkun henkilön kollegoja.

Botti on kätevä työkalu erityisesti suurissa organisaatioissa, joissa työskentelee satoja tai tuhansia henkilöitä.

Klikkaa Teamsin vasemman puoleisesta palkista auki kohta Sovellukset ja kirjoita who hakukenttään. Klikkaa Lisää ja Teams lisää botin avaamalla uuden keskusteluikkunan botin kanssa.

Jotta botti voi etsiä tietoa, sinun tulee klikata kohtaa Allow.

Voit kokeilla botin antamia hakukomentoja.

Botti vastaa komentoosi etsimällä tietoa Microsoft 365 -ympäristöstä.

Kun viet hiiren kursorin viestikenttään ja painat välilyöntiä, saat ehdotuksia ja selityksiä eri hakukomennoille.

Vinkki 2: Luo kyselyjä helposti ja nopeasti

Microsoftin Polls-sovellus toimii kätevästi myös bottina.

Klikkaa Teamsin vasemman puoleisesta palkista auki kohta Sovellukset ja kirjoita polls hakukenttään. Klikkaa Lisää, jos sovellusta ei ole vielä asennettu Teamsiisi, tai klikkaa alasvetovalikkoa Avaa-napin vieressä ja valitse haluatko lisätä Polls-sovelluksen tiimin kanavalle, keskusteluun tai kokoukseen.

Kirjoita tiimin nimi ja valitse haluamasi kanava ja klikkaa määritä botti.

Teams lisää botin valitsemaasi kanavaan ja viestikenttään ilmestyy @Polls, paina enter ja Polls-botin ilmoitus aukeaa kanavan keskusteluun.

Kirjoita viestikenttään @Forms ja kyselyn kysymys. Erottele eri vaihtoehdot pilkulla. Keskustelun osallistujat voivat vastata kyselyyn helposti ja nopeasti.

Vinkki 3: Kerää tietoa

Microsoft Power Automate tarjoaa rajattomasti mahdollisuuksia automatisoida erilaisia tehtäviä. Power Automatella luodulla botilla voi esimerkiksi kerätä tietoa helposti.

Käyttäjän tarvitsee vain täyttää lomakkeen tietokentät suoraan Teams-keskustelussa ja tiedot tallentuvat automaatioon määritettyyn sijaintiin.

Vinkki 4: Automatisoi uusien Teams-ryhmien luonti

Solu 365 -automaatiotyökalumme auttaa luomaan Teams-ryhmiä organisaation ennalta määritettyjen asetusten mukaisesti.

Solu 365 botti ohjeistaa käyttäjää vaihe vaiheelta uuden Teams-ryhmän luomisessa.

Vahvistuksen jälkeen uusi Teams-ryhmä luodaan automaattisesti tilaajan syöttämien tietojen perusteella.

Epäselvissä tilanteissa botti antaa muita vaihtoehtoja käyttäjälle, jotta uusi Teams-ryhmä voidaan luoda lomakkeen avulla tai tukipyyntönä esimerkiksi organisaation IT-osastolle.

Vinkki 5: Tehosta työskentelyä

Microsoftin sovellusvalikoimasta löytyy suuri määrä bottisovelluksia erilaisiin tarkoituksiin.

Klikkaa vasemmasta reunasta Sovellukset ja kirjoita hakukenttään bot, jonka avulla hakutuloksiin suodattuu bottisovellukset.

Mikäli tarjolla olevista bottisovelluksista ei löydy omiin tarpeisiin sopivaa ratkaisua, voi räätälöidyn botin rakentaminen olla tarpeen.

Botin rakentaminen Teamsiin IT-yrityksen toimesta on yleisesti ottaen kustannustehokasta, eikä se vie paljon aikaa, kun tarvittavan botin toiminnallisuudet ja esimerkiksi liittämiset eri tietolähteisiin eivät ole kovin monimutkaisia.

Lue lisää vinkkejämme Teams-käytön tehostamiseen:

• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä Teamsin asetuksista
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä kokoustyöskentelyyn
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä osallistujien aktivointiin kokouksissa
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä hyvään palaverikokemukseen
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä tiimeistä
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä kanavista
• Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä tiimien ja kanavien perustamiseen

Onko organisaatiossasi arkipäiväisiä tehtäviä, joiden automatisointi kannattaa? Ota yhteyttä ja suunnittelemme tarpeisiinne parhaiten sopivan automaatioratkaisun!

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner