Reaaliaikainen raportointi, manuaalisen työn väheneminen ja ketterät digiratkaisut nostivat Espoo Cateringin talousohjauksen uudelle tasolle Solu Digitalin avustuksella.
Espoo Catering on Espoon kaupungin alainen yhtiö, joka valmistaa aterioita päiväkodeille, kouluille sekä kaupungin edustustilaisuuksiin ja kokouksiin. Yhtiössä työskentelee noin 460 henkilöä, ja sen liikevaihto oli vuonna 2024 noin 41,3 miljoonaa euroa.
Yrityksen toiminta on mittavaa, sillä päivittäin valmistetaan yli 77 000 ateriaa, ja talouden seurannan täytyy pysyä suuren mittakaavan kokonaisuuden mukana.
Yrityksen talouden ohjaus on keskeinen osa toiminnan jatkuvuutta ja laatua. Espoo Cateringin talouspäällikkö Minna Hanhinen vastaa yhtiön talouden seurannasta ja raportoinnista, budjeteista, ennusteista ja riskeistä. Hänellä on myös johtoryhmän jäsenenä merkittävä rooli yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamisessa.
Minna on ollut vahvasti mukana uusien ratkaisujen käyttöönotossa. Raportointi- ja analytiikkaympäristön käyttöönoton lisäksi hän on osallistunut esimerkiksi kestävyysraportoinnin kehittämiseen sekä tekoälyyn liittyvien ratkaisujen pilotointiin.
“Tällä hetkellä vedän projektia, jossa valmistelemme tekoälyn käyttöönottoa ja mietimme, miten agentteja voidaan aktivoida osaksi arkea”, hän kuvailee.
Manuaalisesta raportoinnista kohti automatisoitua tiedolla johtamista
Ennen yhteistyön alkua Espoo Cateringilla raportointi perustui pitkälti Excel-taulukoihin. Asiakasrekisterin hallinta, laskutustiedot ja muut keskeiset luvut kerättiin manuaalisesti eri lähteistä. Tiedot olivat usein puutteellisia tai vanhentuneita. Muutosten päivittäminen oli hidasta ja virheille altista, ja olennaista tietoa jouduttiin etsimään eri järjestelmistä.
Käytännössä esihenkilöiden vastuulla oleva seuranta nojasi tuloslaskelmaan ja taseeseen kirjanpidon järjestelmästä, mikä rajoitti analyysimahdollisuuksia ja teki reagoinnista hidasta.
Organisaatiossa tunnistettiin tarve luoda reaaliaikainen ja luotettava raportointimalli, joka tukisi päätöksentekoa ja vähentäisi manuaalista työtä. Tavoitteena oli varmistaa, että esihenkilöt voivat hyödyntää tietoa luotettavasti ja yhtenäisellä tietopohjalla.
”Nyt meillä on moniulotteinen raportointijärjestelmä, jossa raportit ovat helposti muokattavissa ja suodatettavissa eri näkökulmista. Se helpottaa talouden analysointia ja mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin.”
Minna Hanhinen
Talouspäällikkö, Espoo Catering
Solu Digitalin ratkaisut toivat tehokkuutta, selkeyttä ja parempaa tiedonhallintaa
Solu Digital toimitti Espoo Cateringille useita toisiaan täydentäviä Microsoft-pohjaisia digitaalisia ratkaisuja. Ydinosassa on tietovarasto ja Power BI -raportointi, jonka avulla seurataan esimerkiksi tulosraportointia, laskutusta, asiakasmääriä, inventaarioita ja hävikkejä. Ratkaisu tuo kaikki olennaiset luvut yhteen näkymään ja automatisoi niiden päivittymisen.
“Tietojen saaminen toiminnanohjausjärjestelmän syövereistä vaati paljon selvitystyötä, mutta yhdessä Solun osaajien kanssa onnistuimme rakentamaan raportoinnin, joka palvelee meitä hyvin”, Minna kertoo.
Raportointia täydentää Power Apps -sovellus, jolla seurataan koulujen päivittäisiä asiakasmääriä reaaliaikaisesti. Asiakasmäärien seuranta on kriittistä, sillä ne muodostavat laskutuksen perustan. “Päivittäiset asiakasmäärät on nyt pakko kirjata järjestelmään. Näemme heti, jos tietoja puuttuu, ja voimme reagoida saman tien”, hän kuvailee.
Asiakas- ja sopimushallinta on puolestaan siirretty moderniin ympäristöön CRM:n, SharePointin ja Assentlyn avulla, mikä mahdollistaa myös sähköiset allekirjoitukset. “Excel-pohjainen asiakasrekisteri ei ollut luotettava. Nyt tiedot pysyvät ajan tasalla ja hallittavina”, Minna toteaa.
Lisäksi Espoo Catering hyödyntää sisäisen viestinnän välineenä Power Appsilla toteutettua sovellusta, joka toimii keskustelukanavana intranetissä.
Reaaliaikaisuus ja automaatio tehostavat Espoo Cateringin talousohjausta
Ratkaisujen myötä tiedot päivittyvät automaattisesti, jolloin esihenkilöillä on aina ajantasainen tilannekuva. Kun muutoksia ilmenee toiminnassa tai taloudessa, niihin voidaan reagoida nopeasti. Tietojen päivittyminen automaattisesti varmistaa myös, että luvut pysyvät vertailukelpoisina ja ajantasaisina eri kustannuspaikkojen välillä.
“Systeemit ovat hyvät: esihenkilöt voivat seurata tulosta, asiakasmääriä, sopimuksia ja hävikkiä luotettavasti ja helposti”, Minna sanoo.
Uudet työkalut ovat nopeuttaneet raportointia merkittävästi ja vapauttaneet aikaa tiedon analysointiin sekä toiminnan kehittämiseen.
Esihenkilöt voivat myös itse tarkistaa datan oikeellisuutta ja havaita puuttuvat tiedot. Uusi toimintamalli on lisännyt vastuullisuutta ja parantanut raportoinnin läpinäkyvyyttä. Organisaatio on siirtynyt kohti kulttuuria, jossa tieto on kaikkien käytettävissä reaaliaikaisesti.
”Solu Digitalin ratkaisut ovat vähentäneet manuaalista raportointityötä merkittävästi, ja tiedot ovat nyt helposti saatavilla yhdestä järjestelmästä.”
Minna Hanhinen
Talouspäällikkö, Espoo Catering
Käyttäjät kiittävät selkeyttä, luotettavuutta ja helppokäyttöisyyttä
Käyttäjien palaute on ollut erittäin myönteistä. Esihenkilöt voivat seurata raportointipuutteita ja varmistaa, että aikatauluja noudatetaan, mikä on parantanut tiedon laatua ja vastuullisuutta. “Raportointi on nyt nopeampaa ja tarkempaa, ja loppukäyttäjät ovat tyytyväisiä, kun tieto on helposti saatavilla.”
Samalla on voitu luoda uusia toimintamalleja, jotka varmistavat tiedon laadun. Käyttäjille on annettu ohjeet, miten ja milloin tiedot kirjataan.
“Olemme kehittäneet seurantavälineitä, joilla näemme heti, jos tietoja ei ole kirjattu. Näin voimme puuttua tilanteisiin nopeasti”, Minna selventää.
Koulujen ja päiväkotien asiakasmäärien seuranta on hyvä esimerkki käytännön hyödystä. Kun luvut kirjataan järjestelmään ajallaan, laskutus perustuu luotettavaan dataan ja arjen toiminta sujuu paremmin.
Sidosryhmät hyötyvät myös paremmasta näkyvyydestä raportointitietoon, mikä tukee yhteistyötä ja päätöksenteon laatua. ”Myös asiakasrekisterin ja sopimusten hallinta on parantunut,” Minna kertoo.
Luottokumppanuus Solu Digitalin kanssa mahdollistaa sujuvan kehitystyön
Solu Digital erottui kumppanina joustavuudellaan ja ratkaisukeskeisyydellään. Päätöksessä painoi erityisesti kyky ratkaista ongelmia nopeasti ja ketterästi.
”Nopea, ratkaisukeskeinen ja joustava palvelu – olemme saaneet apua tosi helposti ja nopeasti. Asiat etenevät aikataulussa, usein jopa nopeammin kuin odotimme.”
Minna Hanhinen
Talouspäällikkö, Espoo Catering
Yhteinen kehitystyö on jatkunut erilaisten projektien parissa. “Olemme aina olleet yhteydessä Soluun, kun meillä on ollut haaste. Heiltä on löytynyt ratkaisu, eikä ole ollut ikäviä yllätyksiä. Kaikki on mennyt hienosti”, Minna kuvailee kumppanuutta.
Yhteistyö on tarjonnut paitsi tekniset ratkaisut myös luotettavan kumppanuuden, jonka avulla organisaatio on voinut keskittyä laadukkaiden ateriapalveluiden tuottamiseen.
Ero näkyy myös palvelun käytännön tasolla. Siinä missä kaupungin IT-palveluissa asioita jonotetaan tikettijärjestelmässä, Solu Digitalin kanssa asiat hoituvat suoraan ja nopeasti ilman turhia välikäsiä.
”Voin lämpimästi suositella Solu Digitalia muillekin: yhteistyö on ollut sujuvaa ja luotettavaa alusta loppuun.”
Minna Hanhinen
Talouspäällikkö, Espoo Catering
