Asiakirjamallien keskitetty hallinta asiakirjamallien hallintasovelluksen avulla yhtenäistää dokumentinhallinnan käytäntöjä ja helpottaa mallien jakelua Teams-tiimeihin tai SharePoint-sivustoihin
Asiakirjamalleihin ja metatietojen käyttöön tukeutuva dokumenttienhallinta tehostaa työskentelyä asiakirjojen kuten sopimusten, tarjousten ja projektidokumenttien parissa. Haasteeksi Microsoft 365 -alustalla voi muodostua asiakirjamallien keskitetty hallinta ja jakelu Teams-tiimeihin tai SharePointin työryhmäsivustoihin.
Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovelluksen avulla voidaan nämä haasteet ratkaista ja asiakirjamallien jakelu tiimeihin ja sivustoihin onnistuu.
Haluatko kuulla lisää?
Asiakirjamallit Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin
Asiakirjamallit voivat olla Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina, ja ne voivat sisältää yritysilmeen mukaisia elementtejä, kuten yhtenäiset otsikko- ja jalkioalueet, tunnisteet ja muut graafiset elementit sekä typografian. Lisäksi ne voivat sisältää SharePointin sarakkeisiin tallentuvaa metatietoa.
Asiakirjamallin ohjausobjektien avulla metatietoa voidaan hyödyntää myös itse asiakirjan sisällössä.
Metatietoa voi olla esimerkiksi:
- Dokumentin tyyppi, kuten vaikkapa sopimus, tarjous, projektisuunnitelma tai pöytäkirja
- Projektin nimi ja/tai numero
- Prosessi tai prosessin vaihe
- Henkilön, kuten projektipäällikön nimi
- Asiakkaan nimi tai tunnistetieto
- Kustannuspaikka, liiketoimintayksikkö ja niin edelleen.
Asiakirjojen hallintasovellus tuo tehokkuutta dokumenttien laadintaan
Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovelluksen avulla voit päivittää asiakirjamallien ominaisuuksia keskitetysti ja niihin tehdyt muutokset voit ottaa työyhteisösi käyttöön välittömästi.
Metatietojen käyttämisen pitäisi olla mahdollisimman laajaa, mutta automaattista, jottei metatietojen täydentäminen jää dokumentin laatijan työlääksi tehtäväksi ja niiden oikeellisuus kokonaan hänen vastuulleen. Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovellus varmistaa, että uusi dokumentti sisältää välttämättömät, asiakirjamallille esiasetetut metatietoarvot joka kerta ja helpottaa dokumenttien laatimista.
Dokumenttien metatietojen hyödyntämisessä vain taivas on rajana. Automaattisesti määriteltyjen metatietojen avulla organisaatiosi dokumenttien sisältämä tieto jäsentyy, löytyy ja pysyy ajan tasalla.
Valmiilla asiakirjamallilla parannat organisaatiosi tuottavuutta kustannustehokkaasti:
- Hyödynnä oikeaa tietoa oikeaan aikaan.
- Metatiedot auttavat löytämään etsittävät tiedot helposti ja nopeasti.
- Tehosta työskentelyä ja säästä aikaa vähentämällä manuaalista työtä.
- Kevyt automaatioratkaisu yhdenmukaistaa dokumenttien kanssa työskentelyä Microsoft Teamsia tai SharePointia käytettäessä.
- Paranna tiedon laatua ja vähennä manuaalisen työn aiheuttamia virheitä.
- Organisaation tietokäytänteiden perusteella määritellyt metatiedot varmistavat, että kaikki tarvittava tieto löytyy jokaisesta asiakirjamalleja hyödyntävästä dokumentista.
Dokumenttiautomaation käyttöönotto joustavasti tarpeiden mukaan
Toteutamme dokumenttiautomaation ratkaisun organisaationne tarpeita vastaavaksi kokonaisuudeksi eri vaiheiden mukaisesti:
- Asiakirjamallien hallinnan tarpeiden tunnistaminen ja käytäntöjen määrittely
- Asiakirjamallien tunnistaminen ja niiden laatimisen tuki
- Mahdollinen asiakirjan sisällön ohjausobjektien automaattisen täydentämisen määrittely ja sen toteutus Power Automate -työnkulun avulla
- Ratkaisun koekäytön tuki
- Käyttöönotto
- Koulutukset tai työpajat työkalun tehokkaaseen käyttöön
Työkalun käyttöönotto onnistuu nopeasti ja sujuvasti Solu Digitalin asiantuntijoiden tukemana. Meiltä löytyy pitkä kokemus ja osaaminen dokumenttienhallinnasta.
Automatisoi projektien dokumenttienhallinta Solu 365® -työkalulla
Tutustu asiakastarinoihimme:
- NRC Group & Solu Digital: Tehokkuutta projektityöskentelyyn Solu 365 -automaatiotyökalulla
- Keskisuomalainen & Solu Digital: Paikkariippumatonta työskentelyä Microsoft 365 -ratkaisuilla ketterän kehittämisen otteella
- Turun kaupunki & Solu Digital: Paikka- ja laiteriippumatonta projektityöskentelyä automaation avulla
- HSL & Solu Digital: Läpinäkyvän projektikulttuurin ja -metodiikan työvälineet
- HSY & Solu Digital: Investointi-ikkunalla hankkeet ja urakat hallintaan
- Rakennusliike Lapti Oy & Solu Digital: Asiakkuudet ja asiakasprojektit hallintaan
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista:
- Taipuuko SharePointilla sopimushallinta?
- Microsoft Project for the Web projektinhallinnan tueksi
- Microsoft Project for the Web: Projektiluettelo ja projektilomake
- Microsoft Project for the Web: raportointi Power BI:llä
- Varmista sujuva projektityö Microsoft 365 -työkaluilla
- Tuntikirjaukset sujuvasti Microsoft-ratkaisulla
- Projektit hallintaan OKR-mallilla Viva Goalsin avulla
- Turun kaupungin projektityö helpottui automaatiolla
- Pelikirja eli hallintamalli varmistaa työkalujen sujuvan käytön
- Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
- Luottamuksen merkitys nykyajan hybridityöskentelyssä
- Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
- Tiedosta kilpailuetusi
- Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
- Ajankäytön hallinnalla enemmän tuloksia ja vähemmän stressiä
- Kaikki Solu Digitalin asiantuntijoiden artikkelit
Haluatko kuulla lisää asiakirjamallien automaatiosta?
Ota yhteyttä Henryyn:
Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner
040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi
Tilaa uutiskirje
Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.
