Varmuutta hankintojen oikeellisuuteen ja kulujen seurantaan Microsoft 365 -alustalla toimivalla hankintasalkulla
Business Finland on innovaatiorahoitusta ja kansainvälistymispalveluita tarjoava, suomalainen julkinen toimija. Organisaatio edistää matkailua ja investointeja Suomeen 600 asiantuntijan voimin 40 toimipisteessä maailmalla ja 16 toimipaikassa Suomessa.
Työkalu hankintoihin lakien ja budjetin mukaisesti
Muiden julkishallinnon toimijoiden tavoin Business Finland toimii hankintalain sekä muiden lainsäädäntöjen puitteissa kilpailuttaessaan organisaationsa hankintoja kansallisesti ja EU-tasolla. Julkisia varoja käytettäessä hankintojen kilpailutus lainmukaisesti sekä budjetissa ja aikataulussa pysyen ovat kriittisiä tekijöitä organisaation hanketoiminnassa.
Business Finlandin tarpeisiin mukautettu hankintasalkku vastaa moneen tarpeeseen, jotka liittyvät Business Finlandin hankkeisiin liittyviin hankintoihin oikeanlaisesta menettelytavasta kulujen seurantaan.
”Meillä on hankinta-asiantuntijoita, mutta jokaisella oli vähän oma tyyli ja tapa tehdä, ja tieto oli monessa paikassa,” Kristian Hartikainen, Senior Advisor Business Finlandin hankintaosastolta kertoo.
”Nyt meillä on yksi työkalu, yksi paikka, missä tämä kaikki tieto hankinnoista on alusta loppuun, eli hankintojen suunnittelusta sinne sopimuskauden loppumiseen saakka. ”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
Hankintasalkun avulla Business Finlandin hankintatoimessa pyritään varmistamaan, että hankinta ei epäonnistu jonkin muotoseikan, epäselvän toimeksiannon tai hankinnan euromääräisen suuruuden virhearvioinnin takia.
Hankintasalkku pitää Business Finlandin hankinnat kurissa
Microsoft 365 -ympäristössä toimiva hankintasalkku on käytössä Business Finlandilla liiketoimintayksikön ja hankintatoimen yhteisenä työkaluna.
Hankinnalle varmistetaan hyvät kumppanit ja tarjoukset, kun sille on valittu oikea menettelytapa. Hankintasalkku toimii projektityökaluna ja juridisena avustajana, jolla hankintatoimi varmistaa hankintojen oikeellisuuden ja lainmukaisuuden menettelytavasta riippuvan etenemisen ja sen vaiheisiin liittyvien porttikysymysten avulla.
”Pystymme hyvissä ajoin ennakoimaan milloin pitää aloittaa uusi kilpailutus, koska kokonaisarvoa ei saa ylittää, ja siitä meidän täytyy pitää huoli, että hankintalakia noudatetaan,” Kristian selventää.
”Meillä on paljon eri menettelyitä julkisissa hankinnoissa, niin meidän täytyy pystyä eri menettelyitä myös hallinnoimaan salkun läpi mahdollisimman hyvin.”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
Julkiset hankinnat onnistuneesti alusta loppuun
Business Finlandin liiketoimintayksikkö kirjaa hankintatarpeet uusi hankinta -lomakkeella, jonka tietojen perusteella hankintatoimi valmistelee ja varmistaa hankintaan liittyvät tiedot sekä tarvittavat toimet yksityiskohtineen. Näin varmistetaan, että hankinta lähtee oikealla tavalla liikkeelle alusta alkaen.
Hankinta siirtyy liiketoimintayksiköstä hankintatoimelle, kun lomakkeen tiedot tallentuvat uutena hankintana hankintasuunnitelmiin. Hankintatoimen asiantuntijat tarkistavat perustiedot hankintasuunnitelmasta eli vielä käsittelemättömästä hankintatarpeesta varmistaen, että hankintaa voi lähteä viemään eteenpäin.
Hankinnan menettelytapa sanelee sen etenemiseen liittyvät vaiheet – onko esimerkiksi julkaisua osallistumispyynnöstä tai hakemusten käsittelyä, vai onko kyseessä jokin kevyempi menettely, jossa tarjouspyynnöt lähetetään ja niihin saadaan vastaukset, jonka jälkeen hankinnan voi aloittaa saman tien.
Jokaiseen menettelytavasta riippuvaan hankinnan vaiheeseen liittyy omat kysymyspatteristonsa. Seuraavaan vaiheeseen hankinta etenee vain, jos kysymyksistä pääsee läpi. Vastausten avulla varmistetaan, ettei mitään tietoja tai toimia unohdu hankinnan eri vaiheissa ja se etenee lainmukaisesti sekä aikataulussa.
Kilpailutuksen valmistuttua ja kumppanin valinnan varmistuttua hankinta etenee hankintasalkussa sopimuskausivaiheeseen, jonka aikana hankintatoimi pysyy mukana hankkeessa ja seuraa hankinnan kuluja. Hankintasalkun Talous-välilehdelle kerätään tietoja Business Finlandin ostolaskujärjestelmästä hankinnan asianumerolla kertyneistä kuluista hankinnan elinkaaren aikana.
Johto ja hankintatoimi saavat laajasti tietoa yksittäisistä hankinnoista ja kokonaisuudesta hankintasalkun Power BI -raporteilla.
Uusi työkalu vähentää manuaalista työtä
Ennen työkalua hankintojen tarpeiden kirjaus sekä niiden suunnittelu ja valmistelu hoitui manuaalisesti erilaisten Exceleiden, laskelmien ja raporttien avulla. Kuluseurantaa varten hankintatoimen piti pyytää taloushallintoa laskemaan kunkin hankinnan tilanne kulujen osalta, työllistäen useita henkilöitä ison osan työajasta.
”Teemme Business Finlandilla noin 300–400 hankintaa hankintatiimissä vuosittain. Olemme käyttäneet viime vuosien aikana noin 50–60 miljoonaa euroa hankintoihin vuodessa,” Kristian täsmentää.
”Se tarkoittaa sitä, että sellaisia hankintoja ei pysty hallinnoimaan, suunnittelemaan ja strategisesti johtamaan oikein, ellei hankintasalkkua olisi.”
Hankintasalkun kehitys jatkuu yhteistyönä Soul Digitalin kanssa palvelemaan tulevaisuuden jatkotarpeita ja edelleen helpottamaan Business Finlandin asiantuntijoiden työtä hankintojen parissa.
”Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
