Sopimushallinta SharePointissa kokoaa kaikki sopimukset keskitettyyn näkymään
Sopimushallinta on keskeinen osa organisaation toimintaa, joka parhaimmassa tapauksessa tehostaa liiketoimintaa minimoiden tarpeettomia riskejä.
Toteutamme helpon ja yksinkertaisen ratkaisun, jonka avulla organisaatio hyödyntää pirstaloitunutta ja siiloutunutta sopimustietoa koko organisaation sopimushallinnassa, sopimusten elinkaaren hallinnassa sekä muissa liiketoiminnan prosesseissa.
Keskitä sopimukset yhteen paikkaan SharePointin tutussa ja helppokäyttöisessä toimintaympäristössä:
- Tehosta liiketoimintaa ajantasaisella sopimustiedolla, joka on koko organisaation saatavilla ja hyödynnettävissä keskitetysti ja läpinäkyvästi
- Paranna sopimustiedon sekä dokumenttien löydettävyyttä ja saatavuutta
- Vähennä riskejä helpottamalla ja selkeyttämällä sopimusten versionhallintaa
- Paranna sopimusprosessin läpinäkyvyyttä, hallittavuutta ja tietoturvaa
- Suunnittele taloutta ja johda toimittajasuhteita sujuvoittamalla sopimustenhallintaa

Sopimusten hallinta Assentlyn sähköisellä allekirjoituksella
Sopimushallinta SharePointissa tehostuu entisestään yhdistämällä ratkaisun Assentlyn sähköiseen allekirjoitus- ja tunnistamisratkaisuun. Sähköinen allekirjoitus ja tunnistus takaavat sopimusten todentamisen kaikkien asianomaisten kesken turvallisesti. Samalla sopimuksen voimassaolo varmentuu heti.
Sopimushallintajärjestelmä yhdessä sähköisen allekirjoitus- ja tunnistamisratkaisun kanssa yksinkertaistaa sopimusten hallintaa, tehostaa työprosesseja ja lisää tietoturvaa.
Sopimusasiakirjat valmistellaan, lähetetään ja arkistoidaan sähköisesti SharePointissa, ja tarvittavat allekirjoitukset kerätään Assentlyn avulla. Sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti esimerkiksi pankkitunnuksilla varmentaen. Kun sopimus on allekirjoitettu, se palautetaan automaattisesti sopimusarkistoon.
Allekirjoitusten järjestyksen ja määräajan määrittely sekä automaattisten muistutusten lähettäminen on mahdollista. Kutsun voi lähettää 12 eri kielellä ja kielen voi määrittää jokaiselle allekirjoituskutsun vastaanottajalle erikseen.
Sopimushallinnan ratkaisut kustannustehokkaasti
Microsoft SharePoint tarjoaa monipuoliset työkalut sopimustiedon käsittelyyn, tallentamiseen ja seurantaan ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta:
- dokumenttien yhteismuokkaus ja kommentointi tiimityön tehostamiseksi
- sopimusten hyväksyntäprosessit sopimusprosessien mukaisesti
- sähköiset allekirjoitukset hyödyntäen esimerkiksi kolmannen osapuolen sähköistä allekirjoitusta tukevaa tuotetta
- muistutukset määräpäivistä ja sopimusten uusimiseen tai päättämiseen liittyvistä tehtävistä päivämääriin liittyvät herätteet
- raportointi ja erilaiset suodatusnäkymät sopimustiedon tarkasteluun ja analysointiin
- Plannerin tehtävienhallintaominaisuudet tukevat sopimusten seurantaa ja helpottavat jatkotoimenpiteiden suorittamista, kuten sopimusten uusimista tai päättämistä
- Power Automaten mahdollistamat automaattiset työnkulut sujuvoittavat sopimusten seurannan hallintaa
- Microsoft Teams puolestaan tarjoaa helppokäyttöiset työkalut sujuvoittamaan yhteistyötä esimerkiksi eri osastojen tai tiimien välillä.
Lue lisää: Tehosta työskentelyä sopimusten parissa Microsoft 365 -ratkaisulla
Sopimushallinta SharePointissa helposti käyttöön
Toteutamme sopimushallinnan ratkaisun käyttöönoton organisaationne tarpeisiin vastaavaksi eri vaiheiden mukaisesti:
- Sopimusten hallinnan ratkaisun määrittely organisaatiossa
- Tekninen toteutus ja käyttöönotto
- Käyttäjien ja ylläpitäjien koulutukset tai työpajat ratkaisun sujuvaan käyttöön
Lue lisää SharePoint-koulutuspalveluistamme
Tutustu asiakastarinoihimme:
- HSY & Solu Digital: Investointi-ikkunalla hankkeet ja urakat hallintaan
- Rakennusliike Lapti Oy & Solu Digital: Asiakkuudet ja asiakasprojektit hallintaan
- Transmeri & Solu Digital: Sharepoint Online sekä Power Platform käyttöön työntekijöiden arjen saumattomaksi tueksi
- Scania & Solu Digital: Tehokkuutta toimintaan Microsoft SharePoint, Power BI, Power Apps, Teams ja Solu 365®:n helppokäyttöisillä ratkaisuilla
Lue lisää ratkaisuistamme:
- Kehitä SharePoint-ympäristöäsi taiten
- Taipuuko SharePointilla sopimushallinta?
- Onko Teams seuraavan sukupolven intranet?
- SharePoint-sivut Microsoft Teams -sovelluksina tehostavat etätyöskentelyä
- Tehosta työskentelyä sopimusten parissa Microsoft 365 -ratkaisulla
- Hyvä intranet tuo koko organisaation yhteen
- Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
- Kaikki Solu Digitalin asiantuntijoiden artikkelit
Haluatko kuulla lisää sopimushallinnasta?
Ota yhteyttä Markoon.
Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner
050 518 4758
marko.koskela@soludigital.fi
Tilaa uutiskirje
Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.