Solu 365® sujuvoittaa ryhmätyöskentelyä tehostamalla kommunikaatiota ja dokumentinhallintaa
Ammattiliitto Pro on yksi Suomen suurimmista ammattiliitoista, johon kuuluu 120 000 jäsentä. Pro on merkittävä työelämän ja -markkinoiden vaikuttaja, joka pyrkii parantamaan jäseniensä ja aloille kouluttautuvien toimeentuloa, kehittymis- ja työllistymismahdollisuuksia sekä hyvinvointia työssä ja vapaalla. Liitto neuvottelee noin 75 virka- ja työehtosopimusta teollisuus-, finanssi-, palvelu- sekä ict- ja viestintäsektorilla sekä julkisella sektorilla. Ammattiliitto Prohon kuuluu 318 yhdistystä ja liitossa työskentelee noin 150 henkilöä.
Solu Digitalin vankka kokemus ja joustavuus auttavat uudistamaan liiton työskentelykulttuuria
Ammattiliitto Pro halusi korvata aiemmin käytössä olleen SharePoint 2010 -järjestelmän uudella, Office 365 -pohjaisella palvelulla ja samalla kehittää ryhmätyöskentelyä kokonaan uuteen suuntaan. Alusta asti olennainen osa järjestelmäuudistusta oli uuden työtavan omaksuminen koko henkilöstöä yhdistäväksi voimavaraksi. Vanhaa SharePoint-ympäristöä oli kehitetty pitkäjänteisesti ja prosessilähtöisesti, mutta järjestelmän kankeuden takia sen rooli oli vuosien kuluessa vakiintunut lähinnä dokumenttivarastoksi.
”Kun Office 365 tuli, niin meille tuli sellainen tunne, että me tarvittaisiin kumppani, jolla on kokemusta tällaisten ympäristöjen pystyttämisestä jo ennestään, ja Solu Digitalista me löydettiin sellainen.”
Marko Kyllästinen
IT-asiantuntija, Ammattiliitto Pro
Ryhmätyöskentelyä tukevat työkalut ja toimintatavat koko henkilöstöä yhdistäväksi voimavaraksi
Yhteistyö lähti liikkeelle selvitysprojektina, jonka edetessä myös uuden toimintatavan määrittely eteni ja toiminnan kannalta keskeiset prosessit pystyttiin kuvaamaan. Ratkaisuksi Pro valitsi räätälöidyn Office 365:n toteutuksen ja käyttöönoton, jossa oikeat työvälineet määriteltiin ja konfiguroitiin käyttäjille sopiviksi ennakoiden. Myös tallennuspaikat ja tietorakenteet, pääsynhallinta ja jakaminen sekä tiedon elinkaari suunniteltiin keskitetymmin hallittavaksi. Tällöin oikean tiedon löytäminen perustuu organisaation omaan käsitteistöön ja metatietoihin.
Toteutus- ja käyttöönottoprojektin laajuuteen sisällytettiin myös uuden viestinnällisen intranetin toteutus. Keskeisenä osana Solu 365® -ratkaisun toteutusta perustettiin uutta toimintatapaa tukevat, eri tarkoituksiin määritellyt Teams-työryhmät sekä toteutettiin luontiautomatiikka ad hoc tiimien perustamista varten määritellyillä asetuksilla.
”Parasta Solu Digitalin kanssa yhteistyössä on ollut joustavuus ja heidän kykynsä päästä sisälle meidän toimintaamme – tämän valmiin järjestelmän sovittamiseen niihin meidän tarpeisiin.”
Marko Kyllästinen
IT-asiantuntija, Ammattiliitto Pro
Ammattiliitto Pro otti ratkaisun käyttöön keväällä 2019, jolloin koko organisaatio koulutettiin sekä Teamsin viestintä- ja kokousominaisuuksien käyttöön että ryhmätyöskentelyyn dokumenttien parissa. Lisäksi laadittiin tarvittavat tukimateriaalit ja luotiin kanava palautteen ja tukipyyntöjen käsittelyyn.
”Tuossa on kuitenkin keskeisenä jonkinnäköinen kulttuurimuutos, kun tämmöinen Office 365 -tyyppinen ympäristö otetaan käyttöön, niin oikein hyvällä asenteella ollaan päästy eteenpäin.”
Marko Kyllästinen
IT-asiantuntija, Ammattiliitto Pro
