Pesmel paransi projektinhallintansa läpinäkyvyyttä, ennakoitavuutta ja tehokkuutta hyödyntämällä Microsoftin työkaluja sekä Solu Digitalin kehittämää Solu 365 -ratkaisua.
Pesmel on suomalainen teollisuusyritys, joka toimittaa älykkäitä ratkaisuja tuotannon tehostamiseen, logistiikan parantamiseen ja materiaalivirtojen optimointiin globaalisti. Yritys suunnittelee ja toimittaa automaattivarastoja, pakkausjärjestelmiä ja logistiikkaratkaisuja erityisesti teräs-, sellu- ja paperi- sekä rengasteollisuudelle.
Yli 40 vuotta alalla toimineella Pesmelillä työskentelee yli 200 materiaalinkäsittelyn asiantuntijaa maailmanlaajuisesti, ja konsernin liikevaihto oli 62 miljoonaa euroa vuonna 2024.
Projektit ovat Pesmelin toiminnan ytimessä. Niiden onnistunut hallinta edellyttää tehokkaita työkaluja sekä luotettavia toimintamalleja, sillä toimitukset vaihtelevat pienistä logistiikkaratkaisuista suuriin kokonaisuuksiin, joissa voi olla useita automaattivarastoja.
Projektipäällikkö Tiina Bayer korostaa, että järjestelmien ja työkalujen on tuettava käytännön tekemistä, jotta työn sujuvuus lisääntyy ja selkeät, toimiviat käytännöt ovat koko organisaation tukena.
Projektien hallintaan liittyvät vaatimukset kasvoivat viime vuosina, mikä on luonut tarpeen vahvistaa läpinäkyvyyttä, ennakoitavuutta ja eri järjestelmien välistä integraatiota.
Hajanaisista järjestelmistä yhtenäiseen kokonaisuuteen
Ennen uudistusta Pesmelin projektihallinnan ratkaisut perustuivat useisiin erillisiin työkaluihin. Kun yhtenäistä järjestelmää ei ollut, tietoa jouduttiin ylläpitämään useissa eri paikoissa, mikä hankaloitti läpinäkyvyyttä ja hidasti päätöksentekoa.
”Halusimme yhtenäisen systeemin, jossa tieto kulkee paikasta toiseen ja kaikki on helposti saatavilla. Tavoitteena oli myös vähentää päällekkäistä työtä, ettei samaa tietoa tarvitsisi päivittää moneen paikkaan”, Tiina kuvailee.
Yhteistyössä Solu Digitalin kanssa Pesmel otti käyttöön Microsoft Project Onlinen, joka integroitiin Microsoft 365 -ympäristössä toimivaan toiminnanohjausjärjestelmään. Ratkaisun avulla aikataulutusta, resursointia ja projektirakenteita pystytään hallitsemaan yhtenäisellä tavalla.
”Meillä on kaikki integraatiot ERP:iin, erilaisia templateja projektien hallintaan sekä näkymiä, jotka helpottavat projektipäälliköiden ja osastopäälliköiden työtä. Lisäksi olemme kehittäneet Power Apps -ratkaisuja tuotantoon ja saaneet automatisoitua raportointia Power BI:n avulla”, Tiina kertoo.
Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus projektitoiminnan ytimessä
Pesmelin ensisijaisena tavoitteena oli parantaa projektien läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa tiedon hyödyntäminen laajasti eri osastoilla. Yhtenäinen järjestelmä tukee myös strategista tavoitetta vahvistaa projektien ennakoitavuutta. Ratkaisu on otettu laajasti käyttöön eri osastoilla projektipäälliköistä suunnittelijoihin ja taloushallintoon asti.
”Pystymme katsomaan budjetteja, aikatauluja ja muita projektitietoja helposti. Tiedot integroituvat eri järjestelmien välillä ja pysyvät yhtenäisinä. Se helpottaa niin projektipäälliköiden kuin talouspuolen työtä.”
Tiina Bayer
Projektipäällikkö, Pesmel
Uuden ratkaisun käyttöönotto on tuonut selkeitä hyötyjä erityisesti projektien seurannassa. Projektipäälliköt saavat paremmin näkyvyyttä kustannuksiin ja aikatauluihin, ja järjestelmä auttaa havaitsemaan poikkeamia ajoissa.
”Läpinäkyvyys on selvästi lisääntynyt. Esimerkiksi jos budjetista löytyy yllättäviä kuluja, projektipäällikkö näkee sen ja pystyy heti selvittämään tilanteen. Se tuo ennakoitavuutta ja vähentää riskejä”, Tiina kertoo.
Myös projektien vaiheistus on tarkentunut. Suunnittelu, valmistus ja toimitus voidaan pilkkoa selkeästi eri osiin, mikä parantaa kokonaisuuden hallintaa ja raportointia.
Uusi ratkaisu vauhdittaa pitkän aikavälin kehitystä
Tiinan mukaan uusi ratkaisu tukee Pesmelillä paitsi arjen projektinhallintaa myös yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita. Modernit työkalut auttavat kehittämään toimintaa suunnitelmallisesti ja tukevat liiketoiminnan kasvua.
Pesmel hyödyntää lisäksi Solu Digitalin kehittämää Solu 365 -automaatiotyökalua, jonka avulla luodaan automaattisesti projektikohtaiset Teams-ryhmät ja kanavat sekä muut tarvittavat M365-resurssit. Automaattinen projektiresurssien luonti varmistaa, että projektien viestintä, dokumentointi ja yhteistyö ovat sujuvia alusta alkaen.
”Monet asiakkaat ovat käyttäneet Teams-ryhmiä aktiivisesti. Se on ollut heille näkyvin osa muutosta ja saanut hyvää palautetta. Myös sisäisesti on tullut innostusta siitä, että päästään eroon monista erillisistä Excel-tiedostoista.”
Tiina Bayer
Projektipäällikkö, Pesmel
Alussa esiintyi hieman muutosvastarintaa, mutta nykyään järjestelmää pidetään luontevana osana arkea. Haasteena on lähinnä se, että kaikkien käyttäjien on huolehdittava tietojen päivittämisestä, jotta hyödyt näkyvät täysimääräisesti.
Käytännönläheistä yhteistyötä sujuvasti
Solu Digitalin valinta Pesmelin kumppaniksi perustui luottamukseen ja aiempiin kokemuksiin. Vaikka Tiina itse ei ollut mukana alkuvaiheen päätöksenteossa, hän korostaa yhteistyön sujuvuutta ja käytännönläheisyyttä.
”Yhteistyö on toiminut tosi hyvin. Erityisesti arvostan sitä, että pienempiinkin tarpeisiin on reagoitu nopeasti ja olemme saaneet koulutusta sekä sparrausta siitä, mikä ratkaisu meille toimii parhaiten”, Tiina kiittelee.
Hänen mukaansa Solu Digitalin vahvuus on kyky kuunnella asiakasta ja sovittaa ratkaisut juuri Pesmelin toimintamalliin. Tämä on ollut ratkaisevaa projektien onnistumisessa.
Tiina nostaa parhaaksi asiaksi yhteistyössä sen, että Solu Digital ei ainoastaan toimita teknisiä ratkaisuja, vaan toimii aidosti kumppanina kehitystyössä.
”Meitä on kuunneltu hyvin ja olemme saaneet ratkaisuja nopeasti. Lisäksi on ollut tärkeää, että olemme voineet yhdessä pohtia, mikä meille on toimivin tapa. Se on ylittänyt odotukset.”
Tiina Bayer
Projektipäällikkö, Pesmel
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
