Tekoälyagentit siirtyvät kokeiluista osaksi liiketoimintaprosesseja. Todellinen arvo ei synny käyttöönotosta, vaan siitä, miten agentit muuttavat työn rakennetta ja miten niiden vaikutusta johdetaan.

Suurin osa tekoälyagenttien käyttöönotosta epäonnistuu, koska niitä tarkastellaan työkaluna eikä osana liiketoimintaprosessia.

Microsoft on tuonut markkinaan uuden E7-lisenssikokonaisuuden, jonka Frontier Suite kokoaa yhteen Microsoft 365:n, Copilotin, tekoälyagentit, tietoturvan ja hallinnan samaan pakettiin. Kyse ei ole pelkästä lisenssilaajennuksesta, vaan tavasta määritellä tekoälyyn perustuva työympäristö, jossa tekoäly ei ole erillinen lisä, vaan oletus työn tekemisessä.

Monelle organisaatiolle E5-lisenssi on edelleen riittävä vaihtoehto, eikä välitöntä siirtymää tarvita. Kehityssuunta on silti selvä: kohti ympäristöä, jossa agentit ovat keskeinen osa prosesseja.

Teknologia kehittyy nopeasti mutta arvo syntyy vasta prosesseissa

Aiemmin käyttäjä teki työn ja järjestelmät tukivat yksittäisiä vaiheita. Työ eteni sovelluksesta toiseen, ja vastuu kokonaisuudesta pysyi ihmisellä alusta loppuun.

Nyt roolit muuttuvat selvästi. Käyttäjä ohjaa ja valvoo, kun taas agentit käsittelevät tietoa, tekevät tulkintoja ja vievät tehtäviä eteenpäin useiden vaiheiden yli ilman jatkuvaa ohjausta.

Copilot tukee yksittäistä käyttäjää, mutta agentti toimii osana liiketoimintaprosessia. Työ siirtyy tekemisestä ohjaamiseen, mikä muuttaa myös prosessien omistajuutta, vastuita ja mittareita.

Yksittäinen automaatio ei muuta kokonaisuutta

Tekoälyä pilotoidaan laajasti eri organisaatioissa, mutta hyödyt jäävät usein yksittäisiin käyttötapauksiin. Suurin osa käyttöönotosta jää puolitiehen. Kokeilut osoittavat potentiaalin, mutta vaikutus ei ulotu koko prosessiin tai liiketoimintaan.

Haaste ei ole teknologia, vaan se, miten arvo määritellään ja mitataan. Yksittäinen automatisoitu vaihe voi näyttää tehokkaalta, mutta kokonaisvaikutus jää epäselväksi, jos prosessin muut vaiheet eivät muutu samassa yhteydessä.

Arvo syntyy vasta, kun agentti toimii osana liiketoimintaprosessia ja käsittelee epästrukturoitua tietoa, kuten sähköposteja tai liitteitä. Agentti ei pelkästään siirrä dataa, vaan tulkitsee sisältöä, yhdistää tietoa eri järjestelmistä, tekee päätelmiä ja tukee prosessien ohjausta ja poikkeamien hallintaa.

Missä agentit tuottavat arvoa – ja missä eivät

Suurin hyöty syntyy prosesseissa, joissa tehtävät toistuvat ja noudattavat tiettyä rakennetta, mutta sisältävät silti tulkintaa vaativia vaiheita. Erityisen hyvin agentit toimivat silloin, kun käsiteltävä tieto ei ole valmiiksi rakenteista, kuten sähköposteissa, liitteissä ja vapaamuotoisessa tekstissä, jossa perinteinen automaatio ei riitä.

Hyöty korostuu prosesseissa, joissa on paljon manuaalista tarkistamista, tiedon siirtämistä ja riittävä volyymi. Tällöin vaikutus näkyy selkeästi läpimenoajoissa, laadussa ja kustannuksissa.

Jos toimintamalli vaihtelee tapauskohtaisesti eikä päätöksenteolle ole selkeitä sääntöjä tai kontekstia, agentin tuottama hyöty jää rajalliseksi. Agentti pystyy tulkitsemaan tietoa, mutta ei korjaamaan datan laadun tai prosessin rakenteen ongelmia.

Case: agentti osana prosessia

Prosessit, joissa käsitellään suuria määriä epästrukturoitua tietoa ja joissa manuaalinen työ hidastaa kokonaisuutta, ovat tyypillisiä käyttökohteita tekoälyagenteille.

Lähtötilanne

Monessa organisaatiossa osa asiakkaista lähettää tilauksia sähköpostilla, vaikka käytössä olisi erillinen tilauskanava. Viestit ovat rakenteeltaan vaihtelevia ja tiedot löytyvät eri kohdista viestiä tai liitteistä. Laskutus- ja asiakaspalvelutiimi käsittelee tilauksia manuaalisesti, mikä vie aikaa ja altistaa virheille sekä siirtää työn fokuksen rutiineihin.

Agentti prosessissa

Tekoälyagentti tunnistaa sähköpostista tilauksen ja yhdistää sen olemassa olevaan asiakkuuteen. Sisältö analysoidaan generatiivisen tekoälyn avulla, ja olennaiset tiedot poimitaan rakenteiseen muotoon.

Agentti muodostaa alustavan tilauksen, tarkistaa tietojen loogisuuden ja käsittelee puuttuvat tiedot automaattisesti tai ohjaa tapauksen tarkistettavaksi. Prosessi säilyy hallittuna human in the loop -mallin avulla ja hyväksytty tilaus siirtyy eteenpäin ilman manuaalista syöttöä.

Muutos arjessa

Manuaalinen tiedonsyöttö vähenee merkittävästi, työ nopeutuu ja käsittelyajat lyhenevät. Virheiden määrä pienenee, koska käsittely perustuu yhtenäiseen logiikkaan eikä yksittäisiin tulkintoihin.

Työn sisältö muuttuu. Rutiinitehtävistä siirrytään valvontaan, poikkeamien käsittelyyn ja asiakaskohtaiseen työhön, jossa asiantuntijan rooli korostuu.

Ilman hallintaa agentit eivät skaalaudu

Yksittäinen agentti on vasta alku ja organisaatioon syntyy nopeasti useita agentteja eri prosesseihin. Painopiste siirtyy yksittäisten ratkaisujen toteuttamisesta kokonaisuuden hallintaan, jossa agenttien toimintaa, vaikutuksia ja riskejä on pystyttävä ymmärtämään.

Organisaation on tiedettävä, mitä agentit tekevät, mitä dataa ne käsittelevät ja miten niiden toiminta vaikuttaa liiketoimintaan. Näkyvyys, vastuut ja poikkeamien hallinta muodostuvat keskeisiksi vaatimuksiksi.

Elinkaaren hallinta ja tietoturva nousevat keskiöön, kun agentteja kehitetään, päivitetään ja poistetaan käytöstä. On määriteltävä, mihin dataan agentti pääsee käsiksi, mitä se saa tehdä ja missä kohtaa ihmisen hyväksyntä on välttämätön.

Ilman hallintamallia agenttien määrä kasvaa, mutta niiden vaikutusta ei pystytä hallitsemaan. Siksi käyttöönoton rinnalle tarvitaan hallittu jatkokehitys, jossa näkyvyys, valvonta ja tietoturva ovat osa kokonaisuutta.

Microsoftin tarjoamat ratkaisut, kuten E7 Frontier Suite ja Agent 365, kokoavat agentit hallittavaksi ympäristöksi, jossa ohjaus, hallinta ja tietoturva toimivat yhtenä kokonaisuutena.

Skaalaus ei onnistu ilman oikeita valintoja

Keskeinen kysymys ei ole lisenssi, vaan kyky tunnistaa oikeat käyttökohteet. Arvo syntyy prosesseista, joissa agentti vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa läpimenoa ja parantaa laatua hallitusti.

Eteneminen rakentuu vaiheittain. Ensimmäiset käyttötapaukset valitaan prosesseista, joissa rakenne on selkeä ja hyöty on mitattavissa, jolloin vaikutus näkyy nopeasti ja opit ovat siirrettävissä laajempaan käyttöön.

Kokeiluista siirrytään hallittuun käyttöönottoon, jossa ratkaisut skaalautuvat osaksi laajempaa kokonaisuutta. Onnistuminen riippuu kyvystä yhdistää teknologia, prosessit ja ihmiset hallituksi kokonaisuudeksi, jossa agentit tukevat liiketoimintaa johdonmukaisesti ja mitattavasti.

Ota yhteyttä, ja autamme tunnistamaan, missä agentit tuottavat arvoa ja miten ne otetaan hallitusti käyttöön Microsoft 365 -ympäristössä.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Lue lisää:

• Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena
• Tekoälyagentit prosessien ohjauksessa ja poikkeamien hallinnassa
• Tekoälyagenttien käyttöönotto ja hallittu jatkokehitys prosesseissa

Yhteydenottolomake