Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä Teamsin asetuksista

7.4.2021

Teams-käyttö tehokkaasti edellyttää erilaisten asetusten läpikäyntiä ja muokkaamista tarvittaessa. Hyödynnä Teams-käytön vinkit tueksi omaan työskentelyyn sekä yhteistyöhön muiden kanssa.

Microsoft Teamsin tehokäyttö on tällä hetkellä yksi ajankohtaisimpia aiheita. Se toistuu eri palvelujen kuten konsultoinnin ja koulutuksien sekä Teams-käyttöä tehostavien ratkaisujen yhteydessä.

Tutustu lähemmin viiteen vinkkiin Teamsin asetuksista eri asiayhteyksissä niin pikaviestikeskusteluissa ja videopuheluissa kuin myös erityyppisissä kokouksissa.

Vinkki 1: Muokkaa Teamsin ilmoitusasetuksia

Ilmoitusasetusten läpikäynti jo Teams-käytön alkuvaiheessa antaa paremman kuvan siitä, mihin asioihin voi omilla asetuksillaan vaikuttaa tiedonkulun ja yhteistyön edistämiseksi. Pääset muuttamaan ilmoitusasetuksia Teamsin oikeassa yläkulmassa, jossa oman profiilikuvan tai nimikirjaimien ja organisaation nimen vierestä, kolmea pistettä klikatessa avautuu valikko. Valitse Asetukset ja Ilmoitukset-osio.

Voit muokata ilmoitusasetuksia vastaamattomiin sähköposteihin sekä kokouksissa, tiimeissä, kanavissa ja henkilöiden välisissä keskusteluissa tapahtuvaan toimintaan liittyen. Tiimeihin ja kanaviin liittyviä ilmoituksia pääset muokkaamaan klikkaamalla oikealle osoittavaa nuolta kohdassa Mukautettu.

Teamsiin avautuu uusi ikkuna, jossa voit muokata ilmoitusasetuksia muun muassa maininnoista, vastauksista keskusteluissa ja reaktioista. Banneri tarkoittaa työpöydän oikeaan alakulmaan ilmestyvää viestikuplaa ja syöte tarkoittaa Teamsin pääikkunan vasemmalla sivulla sijaitsevaa syötettä aktiviteeteista, kun joku esimerkiksi pitää viestistäsi tai mainitsee sinut, kanavan tai tiimin, johon kuulut.

Vinkki 2: Muokkaa Teams-kokouksen asetuksia

Teams-kokouksen asetusten läpikäynti tapauskohtaisesti ennen ja kokouksen aikana helpottaa kokouksen järjestäjän tehtäviä ja säästää aikaa.

Teams-kokouksen asetukset löytää usealla eri tavalla, riippuen siitä, käytätkö Teamsiä vai Outlookia, ja onko kokous ajoitettu vai pikakokous.

Siirry Outlookissa muokkaamaan ajoitetun kokouksen asetuksia

Outlookissa pääset Teams-kokouksen asetuksiin klikkaamalla kalenterikutsun auki. ’Liity Microsoft Teams -kokoukseen’ -kokouslinkin alapuolella klikkaa kohtaa Kokousasetukset.

Kokousasetusten muokkaamista varten, siirry tekstissä eteenpäin seuraavaksi kohtaan Muokkaa Teams-kokousasetuksia.

Siirry Teamsissä muokkaamaan ajoitetun kokouksen asetuksia

Siirry Teamsissa kalenteriin, valitse kokous ja klikkaa Kokousasetukset avautuneessa kokousikkunassa Tiedot-välilehdellä.

Siirry Teamsissä muokkaamaan pikakokouksen asetuksia

Liity kokoukseen kanavalta tai kalenterista valitsemalla Kokous nyt, klikkaa osallistujalistan yläpuolella kolmen pisteen valikkoa ja Hallitse käyttöoikeuksia. Siirry Kokousasetukset-valikkoon.

Muokkaa Teams -kokousasetuksia

Klikattuasi Kokousasetukset-kohtaa, Teams-ohjaa sinut web-selaimeen, johon avautuu kyseisen kokouksen muokattavat asetukset.

Voit määrittää ketkä pystyvät ohittaa kokouksen odotustilan ennen kokouksen alkua:

Voit myös määritellä ketkä voivat kokouksessa esittää:

Alla listaus eri vaihtoehtojen tarkoituksista:

  • Kaikki – Kaikki, joilla on pääsy kokouksen linkkiin, liittyvät kokoukseen esittäjänä.
  • Organisaationi henkilöt – Vain organisaatiosi henkilöt ovat esittäjiä. Ulkoiset osallistujat liittyvät kokoukseen osallistujina.
  • Tietyt henkilöt – Vain henkilöt, jotka valitset kutsuttujen luettelosta, ovat esittäjiä. Kaikki muut liittyvät kokoukseen osallistujina.
  • Vain minä – Vain järjestäjä on esittäjä. Kaikki muut osallistujat liittyvät kokoukseen osallistujina.

Huomioi, että sinun on lähetettävä kokouskutsu määrittääksesi rooleja kokousosallistujille sekä suoraan kaikille esittäjiksi valitsemillesi henkilöille. Toisen organisaation vieraskäyttäjiä ei voi valita esittäjäksi.

Voit myös määrittää, mikäli sallit keskustelun kokouksen aikana ja sen ulkopuolella:

Kattavan listauksen eri roolien toiminnallisuuksista löydät Microsoftin sivulta.

Asetusten hallinta kokousten aikana

Kokouksen järjestäjä voi päivittää asetuksia kätevästi kokouksen aikana.

Esimerkiksi osallistujien mikrofonit voi nyt poistaa käytöstä, jotta he eivät voi poistaa mykistystä kokouksen aikana. Kokousasetuksissa, siirry kohtaan Salli osallistujien poistaa mykistys ja vaihda valitsin kohtaan Ei.

Vinkki 3: Taustakohinan vaimennus

Vaimenna esimerkiksi liikenteen tai julkisen tilan meluista aiheutuvaa kohinaa. Klikkaa Teams-profiilisi valikko auki oikeasta yläkulmasta. Valitse Asetukset ja siirry kohtaan Laitteet.

Kohinan vaimennus on oletusasetuksena Automaattinen, jolloin Teams-sovellus päättää parhaan taustakohinan vaimennustason paikallisen melun perusteella. Valitse Kohinan vaimennuksen -valikosta Korkea, jos haluat vielä vahvemman taustaäänten eston.

Vinkki 4: Taustan sumennus ja taustakuvan käyttäminen Teams-kokouksessa

Voit kytkeä videokamerasi päälle ennen kokoukseen liittymistä, jolloin voit muokata videokuvassasi näkyvää taustaa kohdasta Taustasuodattimet.

Kokousikkunan oikeaan reunaan avautuu kokoelma erilaisia taustakuvia, joista voit valita myös taustan sumennuksen. Lisää uusi -toimintoa klikkaamalla voit valita mieluisan taustakuvan omista tiedostoista.

Vinkki 5: Muokkaa muita Teamsin asetuksia

Myös muut Asetukset-osion kohdat kannattaa käydä perusteellisesti läpi, jotta Teamsin käyttökokemus on viilattu itselle ja omaan työntekoon sopivaksi.

Muokkaa Teamsin yleisiä asetuksia

Voit muokata yleisten asetuksien osiossa Teams-käyttöliittymäsi teeman vaaleasta oletusteemasta tummaan ja korkean kontrastin teemaan.

Voit myös esimerkiksi valita, mikäli haluat Teamsin käynnistyvän automaattisesti Windowsin käynnistyksen yhteydessä tai taustalla ilman avautuvia ikkunoita sekä sulkeutuvan niin, että sovellus pysyy taustalla käynnissä. Kieliasetusten muokkaaminen sekä oikeinkirjoitustoiminnon ja uuteen ikkunan avautuvan kokoustoiminnon aktivoiminen löytyvät myös tästä osiosta.

Muokkaa Teamsin tietosuoja-asetuksia

Älä häiritse -tilaa käyttäessäsi ilmoitukset Teamsissä ja Outlookissa tapahtuvasta toiminnasta on kytketty pois päältä. Voit kuitenkin nimen tai puhelinnumeron perusteella määritellä ensisijaisia yhteyshenkilöitä, joiden keskusteluista, puheluista ja @-maininnoista tulee ilmoituksia Älä häiritse -tilassa.

Voit myös estää henkilöitä tavoittamasta sinua tai näkemästä tavoitettavuustietojasi. Lisäksi voit kytkeä lukukuittaukset päälle tai pois päältä. Lukukuittaukset kertovat sekä lähettämiesi viestien vastaanottajien luettua viestit kuin myös sinun luettuasi vastaanottamasi viestit. Kyselyt-toiminto on kätevä tapa aktivoida kokouksien osallistujia säännöllisesti, joten suosittelen sen pitämistä päällä aktiivisena.

Muokkaa Teamsin laiteasetuksia

Teamsin laiteasetuksissa voit määritellä ja testata mikrofonia ja kaiuttimia tai kuulokkeita sekä videokameraa soittamalla testipuhelun Teams Echo -botin kanssa. Klikkaa Teams-asetusten Laitteet-osiossa kohtaa Soita testipuhelu.

Teamsin botti soittaa sinulle testipuhelun. Kuuntele nauhoitteen ohjeet testataksesi mikrofonisi ja kamerasi toimivuutta.

Muokkaa Teamsin käyttöoikeuksia

Muokkaamalla asetuksia voit joko antaa laitteesi saman käyttöoikeuden kaikille Teamsissä käyttämillesi sovelluksille tai mukauttaa niitä yksitellen seuraavien asioiden osalta:

  • Media (kamera, mikrofoni ja kaiuttimet)
  • Sijainti
  • Ilmoitukset
  • Ulkoiset linkit
  • MIDI-laite

Muokkaa Teams-puhelujen asetuksia

Voit muokata Teams-puheluiden vastaamiseen, vastaajaan ja soittoääneen liittyviä asetuksia tai ottaa helppokäyttöisyystoiminnot eli tekstipuhelintilan käyttöön. Tekstipuhelintilaa (TTY) käytetään puhelinlinjan kautta tehtävään tekstiviestintään. Huomioi kuitenkin edellytys tekstipuhelimen eli TTY-laitteen yhdistämiselle toiminnon käyttämiseksi.

Puhelut-osiossa klikkaa Helppokäyttöisyys -kohdassa Ota käyttöön TTY-tila päälle.

Tehosta Teams-käyttöä sopivilla asetuksilla

Hyödyt esimerkiksi ajan säästössä pitkällä aikavälillä ovat huomattavat, kun muokkaamasi asetukset tukevat sinun työskentelytapaasi juuri niin kuin se sinulle itsellesi sopii. Käy siis Teamsin asetuksia rauhassa ja ajatuksella läpi, kokeillen ja testaillen eri yhdistelmiä ja käyttötapauksia.

Lue lisää Teamsistä:

Vilma Lindell
Konsultti

Tilaa uutiskirje

    Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi kerran kuukaudessa.

    SOLU DIGITAL ESPOO

    c/o Innovation House Finland
    Tekniikantie 2
    02150 Espoo

    Katso kartta

    SOLU DIGITAL TURKU

    Yliopistonkatu 26 B
    20100 Turku

    Katso kartta

    L&T     

    Copyright © 2021 Solu Digital