Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä tiimeistä eli Teams-ryhmistä

17.1.2022

Teams-ryhmien eli tiimien hyvä hallinta sujuvoittaa Teams-käyttöä tehokkaasti. Hyödynnä vinkkimme Teams-ryhmien hallintaan ja tehosta työntekoasi.

Teams-ryhmät eli tiimit kokoavat yhteistyökumppanit eri puolilta organisaatiota ja sen ulkopuolelta yhteen työskentelemään jonkin asian parissa, oli se sitten projektiryhmä tai osaston tiimi. Joskus koko organisaatio voi olla yksi tiimi.

Tiimien kanssa työskentely saattaa ajoittain tuntua sekavalta, joten kannattaa lukea viisi vinkkiämme vaivattomampaan työskentelyyn Teams-ryhmissä.

Vinkki 1: Kiinnitä useimmiten käytetyt Teams-ryhmät tiimit-osion listaukseen

Tiimit-syötteessä näkyy tiimit sekä piilotetut tiimit omana osionaan.

Tärkeimpiä ja/tai käytetyimpiä tiimien kanavia voi kiinnittää Tiimit-listauksen ensimmäisiksi kätevän pääsyn takaamiseksi. Voit suodattaa kiinnitetyt tiimit kaikkien ryhmiesi listauksessa.

Vinkki 2: Hyödynnä tiimin mainintaominaisuutta

Teams-tiimin nimeä voi käyttää @-mainintana, jolloin kaikille tiimin jäsenille lähtee ilmoitus joko suoraan Teamsissa tai sähköpostitse, riippuen kunkin käyttäjän ilmoitusasetuksista. Maininta on toistaiseksi ainoa keino herättää käyttäjän huomio, jolloin Teams ilmoittaa uudesta viestistä.

Koko tiimin ja kanavan maininta on mahdollista, jolloin tiimin ja kanavan seuraajat saavat ilmoituksen. Myös henkilöitä voi mainita nimeltä, kirjoita kanavan keskusteluosiossa @ ja Teams näyttää kaikki tiimiin kuuluvat jäsenet.

Kirjoittamalla @ ja tiimin tai kanavan nimen, voit lisätä maininnan.

Vinkki 3: Tutustu tiimin hallintatoimintoihin

Tiimikohtaisen kolmen pisteen valikon takaa Tiimin hallinta -osiosta voi tarkastella esimerkiksi ketä jäseniä ja mitä kanavia tiimiin kuuluu sekä analytiikkaa.

Voit myös tarkastella mitä sovelluksia kanavilla on käytössä tietojen neljännellä välilehdellä.

Vinkki 4: Kaada organisaation siilot toimintojen yhteisillä Teams-ryhmillä

Teams-ryhmiä perustettaessa ilman yhtenäisiä käytäntöjä saattaa usein käydä hyvinkin pian niin, että ryhmiä on iso määrä sekalaisiin käyttötarkoituksiin.

Tätä välttääkseen, kannattaa organisaation eri toimintojen edustajien kanssa miettiä, miten Teams-ryhmiä voisi määritellä johdonmukaisella tavalla perustettavaksi. Teams-ryhmä taipuu moneen käyttöön aina dynaamisesta projektityöskentelystä organisaation sisäisten toimintojen tukemiseksi.

Alla on joitakin esimerkkejä, miten Teams-ryhmä voisi tukea eri toimintojen työntekoa:

Teams-ryhmän tyyppiMahdolliset kanavatSovellukset (Välilehdet/Liitännäiset/Botit)
MyyntiVuosittainen myyntikokous
Kvartaaliraportointi
Kuukausittainen myyntiputken katselmus
Myynnin käsikirja
Power BI
Trello
CRM
Yhteenvetobotti
Ulkoinen viestintäTiedotteet
Uutiset ja ajankohtaiset
Faktojen tarkistus
RSS-syöte
Twitter
Tapahtuma-suunnitteluMarkkinointi
Logistiikka ja aikataulutus
Tapahtumapaikka
Budjetti
Twitter
Facebook
Planner
PDF
Markkinointi/Go to MarketMarkkinatutkimus
Viestit
Viestintäsuunnitelma
Markkinoinnin materiaalipankki
YouTube
Microsoft Stream
Twitter
MailChimp
Tekninen toimintaPoikkeamien käsittely
Sprinttisuunnittelu
Työtiketit
Infrastruktuuri ja toiminta
Team Services
Jira
AzureBot
TuotetiimiStrategia
Markkinointi
Myynti
Toiminta
Näkemykset
Palvelu ja tuki
Power BI
Team Services
TaloushallintoNykyfiskaali
Vuosisuunnittelu
Ennusteet
Tulot
Menot
Power BI
Google Analytics
LogistiikkaVarasto
Ajoneuvot
Kuskit
Sääpalvelu
Matkustukseen tai tietöihin liittyvät hälytykset
Planner
UPS-botti
HRTyöntekijöiden hallinta
Rekrytointi
Kehityskeskustelujen suunnittelu
HR-työkalut
Ulkoiset työilmoitussivut
Kasvubotti
Organisaatiorajojen ylitse toimiva virtuaalitiimiStrategia
Henkilöstön kehittäminen
Kilpailuseuranta
Power BI
Microsoft Stream

Lataa ilmainen Teams-oppaamme ja lue lisää ryhmien käyttötapausten määrittelystä!

[contact-form-7 id=”3033″ title=”Lataa MS Teams -opas”]

Vinkki 5: Automatisoi Teams-ryhmien perustaminen ja elinkaaren hallinta

Teams-ryhmien ja kuhunkin käyttötapaukseen sopivien sovellusten, kanavien ja muiden resurssien määrittelyn avulla Teams-ryhmien hallinta helpottuu. Yhtenäisten toimintatapojen valvominen, joka on työntekijöiden käytäntöjen noudattamisen varassa niin sanotusti suullisen sopimuksen varassa, on kuitenkin tietoturvariski sekavan tiedon- ja dokumentinhallinnan lisäksi.

Teams-ryhmien perustamisprosessin voi automatisoida määriteltyjen käyttötapausten avulla niin, että käyttäjien tarvitsee vain valita ryhmän käyttötarkoitukseen sopivat asetukset ja kutsua sisäiset ja ulkopuoliset käyttäjät ryhmään. Solu 365 -työkalun helppo ja yksinkertainen ryhmän luontilomake opastaa käyttäjän prosessin vaiheiden läpi.

Ryhmän perustaminen sisältäen valmiiksi määritellyt kanavat, Planner-tehtäväsäiliöt sekä tiedostokansioiden rakenteet ja tiedostojen mallipohjat onnistuu myös Solu 365:n automaation avulla. Tällöin esimerkiksi projektinhallinnassa käytetty raportointipohja voidaan hyödyntää kaikissa projektitoimintaan perustetuissa ryhmissä.

Lue lisää vinkkejämme Teams-käytön tehostamiseen ja tiedolla johtamiseen:

Lataa ilmainen oppaaamme Teams-ryhmien hallintaan!

Lataa Microsoft Teams -oppaat

Lataa oppaamme Teams-ryhmien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi virtuaalityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaat sähköpostiisi.

Vilma Lindell
Konsultti

Tilaa uutiskirje

Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital