Organisaation kerryttämä ja omistama tieto on arvokasta pääomaa, joka vaatii kunnollisen infrastruktuurin. Kuinka tehokkaasti organisaatiossasi hyödynnetään tietoa?

Mikä on sinun organisaatiosi kilpailuetu tietopääomassa? Onko organisaatiollasi tietoa palveluidenne tai tuotteittenne käytöstä? Onko teillä metriikkaa asiakkailta, josta voisi tuottaa syötettä asiakkaille vertailutietona ja keinona kehittää heidän omaa toimintaansa? Onko tilaus-toimitusprosessista saatavasta tiedosta mahdollista luoda kilpailuetua?

Tieto on yksi tärkeimpiä omaisuuseriä, jonka hyödyntämisessä on runsaasti potentiaalia. Tiedon avulla voidaan tarjota eväitä suorituskyvyn nostamiseksi ja tehostamiseksi sekä luoda uusia innovaatioita. Tietopääomaa voidaan hyödyntää sisäisesti sekä asiakkaiden ja kumppanien kanssa. Miten tieto näkyy organisaatiosi visiossa ja strategiassa?

Tietorakeista tietorakenteiksi

Tietopääomaa rakennetaan ja kulutetaan. Rakentamisen osalta olemme havainneet, että usein tieto on epäformaalia, dokumentaatio on puutteellista tai metatiedot puuttuvat. Nämä aiheuttavat manuaalista työtä ja tieto ei välttämättä kumuloidu myöhemmin käytettäväksi, vaan se on kertaluonteista. Tietopääoma vaatii kunnollista infrastruktuuria.

Tiedon rakentajia ovat oma henkilöstö, asiakkaat ja kumppanit, eli ne samat roolit, jotka kuluttavat tietoa.

Henkilöstön hiljaisen tiedon tekeminen näkyväksi ja dokumentoiduksi edistää tietopääoman kerryttämistä. Työntekijät ovat organisaation sydän. Kun he tuntevat, että heidän panostansa ja näkemystänsä arvostetaan, he ovat motivoituneempia jakamaan osaamistaan. Luo foorumeita, kuten työpajoja ja verkostoitumistilaisuuksia, joissa työntekijät voivat vaihtaa ideoitaan ja oppia toisiltaan.

Asiakkaat ovat kullanarvoisia tietolähteitä. Kerää palautetta, seuraa asiakaskokemuksia ja jaa näitä tietoja organisaatiosi kanssa. Tämä ei ainoastaan paranna asiakastyytyväisyyttä, vaan antaa myös organisaatiollesi arvokasta tietoa markkinoiden tarpeista ja trendeistä.

Kumppaneiden kanssa jaetut tiedot voivat synnyttää tehokkaita liiketoimintamalleja. Yhdistä voimavarat ja osaaminen yhteisten hankkeiden kautta. Tämä luo synergiaa, joka auttaa kaikkia osapuolia kasvamaan ja menestymään yhdessä.

Sijoittajat etsivät organisaatioita, jotka ovat vahvoja tietopääomansa suhteen. Näytä heille, kuinka organisaatiosi hyödyntää tietoa kilpailuetuna. Tiedon läpinäkyvyys luo luottamusta ja antaa sijoittajille vahvan perustan uskoa organisaatiosi menestymiseen.

Tunnista sidosryhmien tietotarpeet

Sidosryhmillä on omat tietotarpeensa. Sisäisten sidosryhmien tietotarpeet voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin:

• Miten tehdä parempia ja nopeampia päätöksiä pohjautuen faktoihin, todisteisiin ja analyyseihin
• Resurssien, prosessien ja työnkulkujen optimointi tunnistamalla pullonkaulat, aukot ja mahdollisuudet kehittämiselle
• Uusien ideoiden, ratkaisujen ja mahdollisuuksien löytäminen kilpailuedun kehittämiseksi.

Ulkoiset sidosryhmät ovat organisaation ulkopuolisia tahoja, joilla on kiinnostus tai vaikutus organisaatiosi toimiin ja tuotoksiin. Heidän tietotarpeensa voivat olla esimerkiksi seuraavia:

• Asiakkaiden käyttäytymisen ja tarpeiden tunnistaminen sekä ennakointi
• Koordinointi ja yhteistyö tilaus-toimitusprosessin tehostamiseksi läpi arvoketjun jakamalla tietoa, näkymiä ja parhaita käytäntöjä
• Varmistuminen siitä, että yhteistyön tuotokset noudattavat toimialan regulaatiota ja säädöksiä tarjoamalla tarkkaa, kattavaa ja ajantasaista raportointia ja dokumentaatiota.

Tee tiedosta kilpailuetu

Hyödynnä ja kehitä tietopääomaa kuten mitä tahansa muuta resurssia.

1. Määrittele organisaatiosi visio ja strategia sekä määrittele kuinka tieto tukee niitä.
2. Tunnista avainsidosryhmät, heidän tarpeensa, kiinnostuksen kohteet ja tavoitteet.
3. Arvioi nykyinen tietopääomasi ja puutteet.
4. Luo tietostrategia ja tiekartta, joka hahmottelee tavoitteet, painopisteet ja toimenpiteet oman tietovarannon hyödyntämiseksi.
5. Ota käyttöön ja monitoroi tietostrategiaasi ja tiekarttaa mitaten lopputulemia ja vaikutuksia.

Olisiko esimerkiksi asiakastieto, josta olisi hyvä lähteä liikkeelle? Tunnistetaan mitä asiakastietoa löytyy järjestelmistä ja mitä kertaluonteisista exceleistä ja powerpointeista sekä miten tieto voitaisiin rakenteistaa ja raportoida dimensioittain.

Tai toimittajatieto osana vastuullisuutta; tiedämmekö mitä laatu- ja vastuullisuussertifikaatteja toimittajalla on ja milloin ne erääntyvät, ja mitä tai kuinka paljon kukin toimittajista meille toimittavat?

Kiinnostaisiko keskustella aiheesta lisää ja tutkia miten Microsoftin tarjoamat tekoälypalvelut ja muut resurssit voivat edistää tietopääoman kehittämistä ja hyödyntämistä?

Lue lisää tekoälystä:

• Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
• Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
• SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
• Tekoäly liiketoiminnan tehostajana

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja