Microsoft SharePoint Premium tarjoaa joukon lisäominaisuuksia, joiden avulla SharePoint-ympäristöjen ja niiden sisältöjen käyttö ja hallinta helpottuvat.

Mikä on SharePoint Premium?

Microsoftin uudella SharePoint-tuotteella on tyypilliseen tapaan ehtinyt olla jo useita nimiä, mutta tällä kertaa nimenvaihdosta ja viimeisintä nimeä voi pitää onnistuneena. SharePoint Premium tarjoaa nimensä mukaisesti ensiluokkaisia ominaisuuksia ja toimintoja organisaatioille, jotka tarvitsevat enemmän kuin tavalliseen SharePoint Online -tilaukseen sisältyy.

SharePoint Premium -palveluista kuultiin ensimmäisen kerran Project Cortexin nimellä. Esikatseluversioina niitä tuli tarjolle ensin SharePoint Syntex ja sittemmin Microsoft Syntex -nimien alla. Edelleen osa dokumentaatiosta kantaa Syntex-nimeä, eikä sitä vielä kannata kokonaan unohtaa. Toisaalta, vaikka SharePoint Premiumin palveluvalikoima hieman poikkeaakin Microsoft Syntexin valikoimasta, on kyse kuitenkin samasta tuotteesta.

Tuotteena se on vielä ehkä hieman hankalasti hahmotettava, sillä se sisältää joukon hyvin erilaisia lisäominaisuuksia, joiden suurin yhteinen tekijä on se, että ne jollakin tavalla laajentavat SharePointin ominaisuusvalikoimaa ja käyttökokemusta.

Mitä SharePoint Premium tarjoaa?

Suurin osa palveluista on tätä kirjoittaessa jo julkisesti saatavilla joko esikatselu- tai tuotantoversiona, joskaan aivan kaikki eivät ole vielä saatavilla eurooppalaisille käyttäjille. Hidastava tekijä lienee tarvittavien konesalipalveluiden skaalaaminen maantieteellisesti oikeilla alueilla. Eurooppalaisten käyttäjien dataa ei voida eurooppalaisen tietosuojakäytännön ja Microsoftin ja EU:n välisten sopimusten nojalla tallentaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle edes tilapäisesti.

SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoima on suorastaan hengästyttävän pitkä:

• Microsoft 365 Archive
  • Microsoft 365 Archive (esikatselu)​ tarjoaa natiivin, Microsoft 365 -palvelun sisään integroidun sähköisen arkiston, johon toistaiseksi voidaan siirtää vain kokonaisia SharePoint-sivustoja ja Microsoft Teams -ryhmiä.
  • Palvelun hinnoittelu perustuu arkistoidun datan määrään. Palvelua voi suositella lähinnä sellaisille organisaatioille, jotka joutuvat maksamaan SharePoint Online -lisätallennustilasta, koska Microsoft 365 Archiven tallennustilan hinta on noin kolmanneksen SharePoint Online -lisätallennustilan hinnasta.
  • Arkistoitujen sivustojen sisältöön ei ole pääsyä, vaan ne on palautettava eli uudelleenaktivoitava, jos sisältöä arkistoinnin jälkeen tarvitaan. Myös palauttaminen on maksullista.
• Microsoft 365 Backup​
  • Microsoft 365 Backup​ (esikatselu)on helppokäyttöinen ja kustannustehokas varmistuspalvelu SharePoint Exchange ja OneDrive -sisällöille. Palvelun avulla organisaatiot voivat esimerkiksi turvata toimintansa jatkuvuutta ja suojautua ransomware-hyökkäyksiltä.
  • Palvelun piiriin valitaan halutut sisällöt, jotka ovat sen jälkeen palautettavissa palautuspisteisiin, joita on 15 minuutin välein viimeisen 14 päivän ajalta ja sitä edeltävältä ajalta viikon välein, aina vuoden taakse. Sitä edeltävältä ajalta sisältöjä ei voida palauttaa.
• Sisällön prosessointi​
  • Sisällön prosessointi​tarjoaa joukon erilaisia tekoälymalleja, joiden avulla sisältöä voidaan automaattisesti tunnistaa ja poimia dokumenteista tietoa hyödynnettäväksi.
  • Valtaosa Microsoft 365 -palveluita käyttävien organisaatioiden datasta on ei-rakenteisessa muodossa. Käytännössä tästä vain murto-osa on informaatiota ja suurin osa esitystapaa ja muuta ohjailutietoa.
    • Itse informaatiosisällöstäkin usein vain pieni osa on käyttökelpoista ja tarpeellista jatkohyödyntämisen kannalta ja juuri tämän arvokkaan sisällön tunnistamisessa ja poimimisessa sisällön prosessointi voi olla hyödyksi.
    • Esimerkiksi automaattinen lomaketunnistus ja laskujen tietojen poimiminen jonkin toistuvan merkkijonon perusteella ovat tällaisia käyttötapauksia.
• Sisältökysely
  • Sisältökysely on edistyneempi Microsoft-haku SharePoint-kirjastoissa. Se mahdollistaa metatietosarakkeiden perusteella tehtäviä hakurajauksia helposti ja nopeasti hakukäyttöliittymässä.
• Optinen merkintunnistus
  • Optinen merkintunnistus eli OCRvoi olla tarpeen, kun digitaalisia dokumentteja halutaan luoda kuvatiedostoista, jotka sisältävät esimerkiksi painettua tai käsin kirjoitettua tekstiä.
• Reunahuomautukset
  • Reunahuomautukset .pdf- (ja .ai-, .dwg-, .epub-, .rtf-, sekä .tiff-) dokumentteihin joko itselle tai muiden käyttäjien kanssa yhteisiksi tarkoitettuina mahdollistavat ei-muokattavien dokumenttien kommentoinnin ja muistiinpanojen lisäämisen niihin.
• Kuvien merkitseminen
  • Kuvien merkitseminen eli tunnisteiden (tagien) muodostaminen tekoälyn avulla ja niiden lisääminen hallittujen metatietojen Kuvatunnisteet-sarakkeeseen automaattisesti.
• SharePoint eSignature
  • SharePoint eSignature (vain USA)eli natiivi sähköisen allekirjoituksen palvelu on tällä hetkellä saatavissa USA:n markkina-alueella ja tulossa saataville muualla maailmassa vuoden 2024 aikana. Alkuun tämä palvelu tukee vain pdf-tiedostoja.
• Taksonomialuokitukset
  • Taksonomialuokitukset eliTaxonomy tagging analysoi dokumenttien sisällön generatiivisen tekoälyn avulla ja valitsee annetun hallittujen metatietojen termijoukon termeistä dokumentin sisältöä kuvaavat metatiedot automaattisesti.
  • Tunnistaminen ei perustu ainoastaan avainsanojen etsimiseen dokumentin sisällöstä, vaan sen sisällön semanttiseen analyysiin eli sen merkityssisällön tulkintaan tekoälyn avulla.
• Sisällön koostaminen
  • Sisällön koostaminenmodernien tiedostomallien avulla soveltuu käytettäväksi, kun on tarpeen luoda vakiomuotoisia asiakirjoja, joissa vain tietyt osat sisällöstä muuttuvat.
  • Muuttuviin osiin sisältö voidaan tuoda joko käyttäjän antamasta syötteestä, jonkin toisen dokumentin tai luettelokohteen metatiedoista​ tai vaikkapa Power Automate -työnkulun avulla ja täten muuttaa koko dokumentin luonti automaattiseksi. Sisällön koostaminen tukee toistaiseksi vain MS Word-tiedostoja.
  • Metatietojen pohjalta täydennettävän sisällön ohella modernit tiedostomallit tukevat myös ehdollisia osia siten, että esimerkiksi valitsemalla jonkin tietyn metatietoarvon, dokumenttiin lisätään kappale tai osio, jota ei muuten näytettäisi.
• SharePoint Embedded
  • SharePoint Embedded tarjoaa uuden tavan hallita tiedostoja ja asiakirjoja osana mitä tahansa sovellusta, sisällyttäen mukaan Microsoft 365 -ominaisuuksia, kuten yhteistyön ja yhdenmukaisuusvaatimusten sekä sisällön hallintaa.
  • SharePoint Embedded tarjoaa API-pohjaisen mallin sisältösovellusten rakentamiseen ilman valmista käyttöliittymää.

Täydentyvä ominaisuusvalikoima

Tuoreimpina tulokkaina SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoimaan Microsoft ilmoitti 16.2.2024 käännösten SharePoint Premium Translations -palvelun olevan pian julkisesti saatavilla. Palvelun on tarkoitus mahdollistaa kokonaisten dokumenttien kääntäminen kieleltä toiselle automaattisesti ja muotoilut säilyttäen. Palvelu tukee 110 eri kieltä, joukossa on myös suomen kieli.

SharePoint Premium Autofill columns eli metatietojen automaattinen täydentäminen on tulossa vuoden 2024 aikana. Kilkkailtavan demon perusteella se näyttää hieman samankaltaiselta kuin taksonomialuokitukset, mutta SharePoint Premium Autofill columns mahdollistaa eri tyyppisten metatietosarakkeiden tekoälyohjatun luomisen ja arvojen populoimisen esimerkkien ja tekoälyn avulla.

Mitä SharePoint Premium maksaa?

SharePoint Premiumilla on kaksi erilaista hinnoittelumallia: käytön mukaan laskutettava pay-as-you-go ja käyttäjäkohtaisesti lisensoitu per-user-malli. SharePoint Premium tulee (todennäköisesti) jatkossa perustumaan vain käytön mukaan laskutettaviin palveluihin Microsoft Syntex SharePoint Advanced Managementin muututtua omaksi tuotteekseen ja käyttäjäkohtaisen lisenssinsä alle.

SharePoint Premium pay-as-you-go-palvelut edellyttävät Azure-tilausta ja ne laskutetaan toteutuneen käytön perusteella sen kautta. Esimerkiksi palveluna saatava generatiivisen tekoälyn hyödyntämiseen perustuva automaattinen metatietojen luokitusmerkintä maksaa $0,05/tapahtuma: Käytön mukaan laskuteltavat palvelut ja Microsoft Syntex hinnoittelu – Microsoft Syntex | Microsoft Learn

 Jotkin palvelut, esimerkiksi sisältökysely eli Content Query on meneillään olevan Kokeile Microsoft Syntex ja tutustu sen palveluihin – Microsoft Syntex | Microsoft Learn -kampanjan aikana, eli 30.6.2024 asti, maksuttomia.

SharePoint Premium vai Copilot?

SharePoint Premium ei ole osa Copilot -tuoteperhettä, vaikka selviä yhtymäkohtiakin löytyy. Molemmat voivat olla osa organisaation tekoälystrategian toteuttamissuunnitelmaa.

Siinä missä Copilot on paremminkin henkilökohtainen tuottavuustyökalu, on SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoima suunniteltu tukemaan liiketoiminnan ja tiedonhallinnan prosesseja tietyissä tarkkaan mietityissä käyttötapauksissa. Osa SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoimasta tuo tekoälyn osaksi käyttäjäkokemusta ja käyttäjän vuorovaikutusta sisältöjensä kanssa.

Lue lisää tekoälystä:

• Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
• Tiedosta kilpailuetusi
• Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
• Tekoäly liiketoiminnan tehostajana

Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner