Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä kanavista

25.2.2022

Teams-ryhmillä ja kanavilla voidaan tuoda selkeyttä Teams-käyttöön tehokkaasti. Hyödynnä vinkkimme Teams-kanavien hallintaan ja helpota työntekoasi.

Teams-ryhmien kanavilla voidaan luoda rakenteita ja tuoda selkeyttä tiimin työskentelyyn. Kullakin tiimillä voi olla useita kanavia ja kullakin kanavalla voi olla useita välilehtiä. Uutta kanavaa perustettaessa kanavalle muodostuu Viestit-välilehti eli keskustelu ja tiedostoille oma välilehti.

Joskus tiimejä ja niihin sisältyviä kanavia saattaa olla iso määrä. Tällöin Teamsin hyödyntäminen omassa työskentelyssä voi vaikeutua. Lue viisi vinkkiämme selkeämpään työskentelyyn Teams-ryhmien kanavissa.

Vinkki 1: Piilota ja suodata kanavia selkeyden lisäämiseksi

Kanavat-kohdassa voi tiimin omistajana määrittää, näkyykö kanava tiimin muille jäsenille vai ei.

Kanavien piilotus

Kun kanavia on useita, niitä on mahdollisuus piilottaa Tiimit-osion listauksesta sekä mahdollista määritellä kanavakohtaisesti, mistä toiminnasta ilmoitukset tulevat.

Huomioi, että tiimien yleinen-kanavaa ei voi piilottaa, mutta muut kanavat voi.

Kanavien suodatus

Tiimilistan yläreunassa suppilokuvaketta klikkaamalla tiimejä voi hakea käyttämällä eri hakutermejä suodatuksessa ja näin helpottaa tiimien hallinnointia.

Vinkki 2: Hyödynnä yksityisiä kanavia

Yksityiset kanavat ovat oiva tapa erotella esimerkiksi ohjausryhmän oma sisäinen kanava ulkopuolisen yhteistyökumppanin kanssa käytetyssä tiimissä. Yksityisen kanavan perustaminen voidaan sallia tai estää organisaation tasolla.

Valinta yksityisen tai tavallisen kanavan välillä tehdään kanavaa luotaessa, eikä sitä voi muuttaa jälkeenpäin.

Yksityinen kanava SharePointissa

Kun yksityisen kanavan avaa SharePointissa, sille on luotu oma SharePoint-sivustonsa, mikä mahdollistaa rajatulle käyttäjäjoukolle tarkoitetun tietoturvallisen työskentelyn dokumenttien parissa.

Kun sivuston linkistä poistaa loppuosan, niin SharePoint ohjaa kyseisen kanavan etusivulle.

Vinkki 3: Käytä kanavan tallennuspaikkaa tiedostoille

Oletusarvoisesti kaikille näkyvässä Tiedostot-näkymässä näkyy kaikki tiimiin kuuluvat tiedostot. Voit helposti luoda uuden kansion tai Office 365 -tiedoston Uusi-valikon alta.

Sharepointissa Documents-kansion juuressa näkyvä General-kansio vastaa Teamsin Yleinen-kanavaa. Sharepointissa ei kuitenkaan näy dokumenttia koskevan keskustelun kommentit, ne näkyvät vain Teamsissa kanavan keskustelussa.

Vinkki 4: Muokkaa kanavan asetuksia

Kanavakohtaisia asetuksia voi muokata kätevästi suoraan tiimit-listauksen kautta. Vie hiiren kursori kanavan kohdalle ja klikkaa ilmestynyttä kolmen pisteen valikkoa ja valitse Kanavan hallinta. Vaihtoehtoisesti pääset samaan asetusten näkymään kanavan ikkunan oikeassa yläkulmassa sijaitsevan kolmen pisteen valikon kautta.

Huomioi, että Teams järjestää tiimin kanavat aakkosjärjestykseen. Kannattaa käyttää numerointia, mikäli kanavat halutaan tiettyyn järjestykseen esimerkiksi elinkaarimallin vaiheiden (Plan – Execute – End) mukaisesti.

Esimerkiksi kanavan nimen ja kuvauksen voi muuttaa samasta kolmen pisteen valikosta klikkaamalla kohtaa Muokkaa kanavaa tai vaihtoehtoisesti suoraan tiimin hallintanäkymästä, kuten yllä olevassa esimerkissä.

Vinkki 5: Automatisoi Teams-ryhmien ja kanavien perustaminen

Teamsin ryhmien ja kanavien perustamisen voi automatisoida, jolloin Teams-ryhmien hallinta helpottuu. Solu 365 -työkalun avulla tiimien luonti ja tarvittavien kanavien perustaminen helpottuu ja nopeutuu samalla kun tietoturva paranee.

Ryhmää perustavan käyttäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin valita omaan käyttötarkoitukseen sopivan ryhmän asetukset ja täydentää tarvittavat tiedot luontilomakkeen kenttiin. Työryhmäautomaatio luo ryhmän organisaation ennalta määrittämien käyttötapausten perusteella.

Esimerkiksi projektityölle määritetty työryhmä voisi sisältää valmiiksi luodut kanavat vaikka elinkaarimallin vaiheiden (Plan – Execute – End) mukaan. Myös Planner-tehtäväsäiliöt, OneNote-muistiot sekä tiedostokansioiden rakenteet ja tiedostojen mallipohjat voidaan tarvittaessa sisällyttää ryhmän perustamisprosessiin Solu 365:n automaation avulla.

Lue lisää vinkkejämme Teams-käytön tehostamiseen ja tiedolla johtamiseen:

Lataa Microsoft Teams -oppaat

Lataa oppaamme Teams-ryhmien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi virtuaalityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaat sähköpostiisi.

Tilaa uutiskirje

Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital