Monilla organisaatioilla Microsoft 365 on jo käytössä. Tällöin M-Files saattaa muodostua helposti turhan lisäkulun, jonka voi poistaa siirtymällä Microsoft 365:n dokumentinhallintaan.
M-Files on ilmoittanut siirtyvänsä käyttämään samaa infrastruktuuria kuin Microsoftin SharePoint. Palvelu tunnetaan nimellä SharePoint Embedded, ja se tarkoittaa, että M-Files nojaa jatkossa Microsoftin teknologiaan entistä vahvemmin. Muutos on saanut monet asiakkaat miettimään, onko erillisen järjestelmän ylläpito enää järkevää.
Microsoft 365 on jo useimmissa organisaatioissa arkipäivää. Outlook, Teams, OneDrive ja Office-työkalut muodostavat työnteon perustan, ja SharePoint on luonteva osa tätä kokonaisuutta. Kun dokumentinhallinta onnistuu M365:n sisällä, M-Filesin erillinen lisenssi voi tietyissä tilanteissa olla päällekkäinen kustannus.
Yksi alusta tuo mukanaan myös hallittavuuden. Kun tietovarastot, prosessit ja käyttäjät ovat samassa ekosysteemissä, hallinta yksinkertaistuu ja kokonaisarkkitehtuuri selkeytyy.
Vuoden takaisinmaksuaika dokumentinhallinnassa
M-Filesin erilliset lisenssit voivat olla merkittävä kuluerä, etenkin kun huomioidaan, että samat ydintoiminnot löytyvät Microsoft 365:stä. Moni organisaatio maksaa siis kahdesti dokumenttien hallinnasta – kerran M-Filesille ja kerran Microsoft 365 -lisenssien muodossa. Kustannustehokkuus nousee väistämättä kysymykseksi, kun samoista toiminnoista maksetaan kahdelle eri järjestelmälle.
Kun dokumentinhallinta siirretään osaksi jo olemassa olevaa Microsoft 365 -ympäristöä, poistuvat ylimääräiset lisenssimaksut kokonaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että investointi maksaa itsensä takaisin jopa vuoden sisällä. Säästöjä syntyy myös hallinnointikustannuksissa, sillä erillisen järjestelmän ylläpito ja tukipalvelut jäävät pois.
Säästöt eivät kuitenkaan rajoitu pelkkiin lisenssikuluihin. Kun kaikki toimii yhdellä alustalla, koulutuksen ja käyttäjätuen tarve vähenee. Henkilöstön ei tarvitse opetella kahta erillistä järjestelmää, mikä vähentää perehdytyskustannuksia ja nopeuttaa uusien työntekijöiden mukaan ottamista.
Työn tehokkuus kasvaa M-Filesista luovuttaessa
Microsoft 365:n vahvuus on sen tuttuus. SharePoint, Teams ja OneDrive ovat osa työntekijöiden päivittäistä tekemistä, joten dokumenttien hallinta tapahtuu luonnollisessa työympäristössä ilman ylimääräisiä käyttöliittymiä. Käyttäjät arvostavat yhden alustan mallia, jossa kaikki työkalut löytyvät samasta ekosysteemistä.
Tekoälyratkaisut, kuten Microsoft Copilot ja Syntex, tuovat dokumentinhallintaan uutta tehokkuutta. Metadatan hallinta, dokumenttien luokittelu ja sisällön tiivistäminen voidaan automatisoida, jolloin työntekijöiden aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Prosessit nopeutuvat ja manuaalinen työ vähenee merkittävästi.
SharePointin arkistointi tarjoaa rakenteen, joka helpottaa sekä dokumenttien säilyttämistä että tiedon elinkaaren hallintaa. Asiakirjoille voidaan määritellä automaattisia säilytyskäytäntöjä, jolloin ne arkistoituvat tai poistuvat organisaation politiikan mukaisesti. Arkistointi kytkeytyy myös Purview’n tietoturva- ja compliance-ratkaisuihin, mikä tekee dokumenttien hallinnasta läpinäkyvää ja vaatimustenmukaista.
Käytännön hyöty näkyy arjessa. Dokumentit löytyvät nopeasti hakutoiminnoilla, arkistointi hoituu automaattisesti ja raportteja voidaan koostaa aiempaa nopeammin. Microsoft 365 dokumentinhallinta helpottaa tiedonhallintaa ja parantaa työn tuottavuutta koko organisaatiossa.
Yksi alusta vähentää riskejä ja hajanaisuutta
Microsoftin vahvuutena on laaja ekosysteemi, jossa tietoturva ja hallinta ovat yhtenäisiä. Microsoft Purview tarjoaa kattavat työkalut käyttöoikeuksien hallintaan, säilytyskäytäntöihin ja auditointiin. Kun kaikki dokumentit pysyvät samassa ympäristössä, vaatimustenmukaisuuden seuranta ja raportointi helpottuvat.
Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten Outlookiin, ERP-ratkaisuihin ja CRM-järjestelmiin, toimivat natiivisti. Käyttöönotto ja ylläpito on suoraviivaisempaa Microsoftin natiivien integraatioiden avulla kuin M-Filesin kautta rakennetuissa liitoksissa. Microsoft kehittää jatkuvasti pilvipalveluidensa yhteentoimivuutta, mikä tuo organisaatioille pitkäjänteistä varmuutta investoinnista.
Kun dokumentit ja prosessit ovat yhdellä alustalla, riski hajanaisesta tiedonhallinnasta pienenee. IT-osaston hallintatyö vähenee, ja koko organisaatio voi luottaa siihen, että tiedot löytyvät yhdestä paikasta selkeällä käyttöoikeusmallilla.
Migraatio M-Filesista Microsoft 365:een
Siirtymä M-Filesista Microsoft 365:een vaatii suunnittelua, mutta se on teknisesti täysin toteutettavissa. Arkkitehtuurikartta auttaa hahmottamaan, miten nykyiset prosessit ja rakenteet siirretään hallitusti ja turvallisesti uuteen ympäristöön.
Arkkitehtuurikartta toimii siirtymän suunnittelun työkaluna. Sen avulla kuvataan nykyiset järjestelmät, tietovirrat ja integraatiot sekä hahmotetaan, miten ne voidaan korvata tai siirtää Microsoft 365 -ympäristöön. Kartta antaa kokonaiskuvan tavoitetilasta ja vaiheittaisesta polusta sinne, mikä helpottaa riskien hallintaa ja auttaa viestimään muutoksen vaikutuksista niin IT:lle kuin liiketoimintajohdolle.
Olemassa oleva metadata ja dokumenttien versiohistoria voidaan siirtää mukana, jolloin aiemmin tehty työ säilyy arvossaan. Organisaatio ei joudu aloittamaan nollasta, vaan voi hyödyntää jo olemassa olevan sisällön ja sen taustatiedot. Siirtymä etenee hallitusti sekä teknisesti että käyttäjien arjessa.
Migraatio on järkevää toteuttaa vaiheittain. Aloittamalla esimerkiksi SharePoint dokumenttien hallinnasta voidaan saada nopeasti näkyviä hyötyjä ja kokemusta uudesta toimintamallista. Tämän jälkeen käyttöönottoa voidaan laajentaa hallitusti muihin Microsoft 365 -työkaluihin, jolloin käyttökatkot pysyvät mahdollisimman vähäisinä ja henkilöstön sopeutuminen helpottuu.
Kohti kustannustehokkaampaa tulevaisuutta
Organisaatioissa, joissa Microsoft 365 on jo käytössä, M-Files saattaa muodostua ylimääräiseksi kustannukseksi. Kun dokumentinhallinta siirretään osaksi samaa alustaa, poistuvat päällekkäiset lisenssit ja arkkitehtuuri selkeytyy. Hyötynä on parempi käyttäjäkokemus, vahvempi tietoturva ja Microsoft 365:n Copilotin sekä muiden sisäänrakennettujen tekoälyratkaisujen tuoma lisätehokkuus.
Yksi alusta kokoaa yhteen dokumentit, prosessit ja yhteistyön työkalut, jolloin kokonaisuus on helpompi hallita ja kehittää. Päätös M-Filesin mahdollisesta korvaamisesta Microsoft 365:llä on askel kohti yksinkertaisempaa ja kustannustehokkaampaa tulevaisuutta.
Ota yhteyttä ja arvioidaan yhdessä, miten M-Files voidaan korvata Microsoft 365:llä kustannustehokkaasti ja hallitusti.
