Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams-ryhmät hallintaan Solu 365® työryhmäautomaatiolla

10.12.2021

Lisää Microsoft Teams -ryhmien hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Solu 365® -työkalulla. Työryhmäautomaation avulla ryhmien perustamisprosessi yksinkertaistuu ja tietoturva paranee.

Microsoft Teamsin monipuoliset työkalut mahdollistavat nykyaikaista ryhmätyöskentelyä tukevan digitaalisen työympäristön dokumenttien ja tiedon hallintaan, samalla auttaen tiimiä toimimaan yhtenä yksikkönä.

Tiimin yhteistoimintaa tukevat omat, tutut tiimin prosesseihin sovitetut työtavat. Teams-ryhmissä ajantasaiset näkymät tiimin työstämiin projekteihin ja tehtäviin tehostavat niin yhteistä kuin omaa työskentelyä ja päätöksentekoa. Yhteisten työtapojen ja oikeiden työkalujen avulla tiimi pysyy keskittyneenä, tehokkaana ja tyytyväisenä, edistäen menestyvää yrityskulttuuria organisaation sisällä. 

Mutta mitä tehdä silloin, kun:

  • organisaation Teams-ryhmiä on iso määrä
  • osa ryhmistä ovat duplikaatteja samaan tarkoitukseen
  • tieto sijaitsee pirstaleisesti ympäri organisaatiota käyttäjien työkoneilla, sähköposteissa ja verkkolevyillä?

Helpota Teams-ryhmien ja tiedon hallintaa Solu 365® -työkalulla

Työryhmäautomaatio Solu 365® -työkalulla helpottaa Teams-ryhmien hallintaa yhteisten toimintatapojen määrittelyn lisäksi. Automaation avulla Teams-ryhmiä luodaan ja hallitaan organisaation määrittelemien käyttötapausten mukaisesti. Solu 365:n avulla luoduissa ryhmissä käyttäjät voivat jäsentää tietoa ja hallita sitä, miten ne jaetaan tiettyjen käyttäjien kanssa.

Solu 365:n avulla työnteko tehostuu ja työntekijät voivat keskittyä olennaiseen työtehtävissään:

  • Selkeä ja yksinkertainen prosessi Teams-ryhmien luomiseksi
    • Luo ryhmiä oikeilla asetuksilla ja työkaluilla eri tarkoituksiin, esimerkiksi sisäisille ryhmille, projektiryhmille ja kumppanuusryhmille.
    • Helppokäyttöisen ja yksinkertaisen lomakkeen ohjeistukset opastavat käyttäjää vaiheiden läpi.
    • Automaatiolla ohjattu työryhmän hallintaprosessi varmistaa organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaisen toiminnan tietoturvallisella tavalla.
  • Helpota tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä
    • Automatiikka luo taustalla uudelle Teams-ryhmälle metatietoihin ennalta määritetyt tiedot.
    • Solu 365®:n käyttö tukee organisaatiossa määriteltyjä, yhtenäisiä nimeämis- ja tallennuskäytäntöjä sekä niiden noudattamista.
  • Lisää hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Office 365:een
    • Mukauta Microsoftin osapalvelut kuten SharePoint-sivusto, Planner sekä Office-dokumenttien mallipohjat käyttötarpeen mukaisesti osaksi ryhmätyöskentelyä.
    • Eri käyttötarpeet määrittelevät mitä Teams-kanavia, dokumenttipohjia, tehtävänhallintaratkaisuja ja muita resursseja kukin työryhmätyyppi tarvitsee.
  • Läpinäkyvä ja helppo navigointi Teamsiin ja Microsoft 365 -ryhmiin
    • Hallinnoi omistamiasi ryhmiä Solu 365:n reaaliaikaisessa portfolionäkymässä.
    • Arkistoi ryhmiä päättymään automaattisesti määräpäivään mennessä.
  • Turvallinen ryhmien hallinta
    • Tiimikohtainen tietoturva paranee, kun tieto sijaitsee oikeassa paikassa oikeiden henkilöiden saatavilla.
    • Organisaation tietoturva paranee, kun ulkopuolisten käyttäjien pääsy rajoittuu tiimeihin.

Sujuvampaa ryhmätyöskentelyä Solu 365® -työkalulla

Ammattiliitto Pro halusi kehittää ryhmätyöskentelyä kokonaan uuteen suuntaan Office 365 -pohjaisella palvelulla ja omaksua uuden työtavan koko henkilöstöä yhdistäväksi voimavaraksi. 365® -ratkaisu valikoitui tehostamaan kommunikaatiota ja dokumentinhallintaa uutta toimintatapaa tukevien Teams-ryhmien sekä ad hoc -tiimien perustamista varten luodun työryhmäautomaation avulla.

Panostaja etsi vaihtoehtoista kommunikaatioalustaa parantamaan yrityksen sisäistä viestintää liian jäykäksi koetun sähköpostin sijaan. Haasteena oli paljon liikkeellä oleva henkilöstö, joka on harvoin kasvotusten koolla. Mobiilikäyttöinen ratkaisu löytyi Solu 365® -työkalusta, joka tarjoaa ketterän ja läpinäkyvän tavan jakaa tietoa ja kommunikoida reaaliaikaisesti paikasta riippumatta.

Ota organisaationne Teams-ryhmät hallintaan Solu 365® työryhmien automaatiolla – lataa ilmainen Teams-oppaamme ja tehosta työskentelyä jo tänään!

Lataa Microsoft Teams -oppaat

Lataa oppaamme Teams-ryhmien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi virtuaalityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaat sähköpostiisi.

Tilaa uutiskirje

Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital