Projektitiedon hallinta voi käydä vaikeaksi ja työlääksi, jos se pirstaloituu hajanaisesti eri työkaluihin. Microsoft 365 ja Teams yhdessä Solu 365:n kanssa tarjoavat automaatioratkaisun jokaisen projektiryhmäläisen käyttöön.

Projektien hallinnassa ja johtamisessa tiedon löydettävyys, ajantasaisuus, paikkansapitävyys, saavutettavuus ja läpinäkyvyys rakentavat kestävän perustan projektiryhmän työskentelylle. Projektitiedon hallinnassa sekä yhtenäisillä toimintatavoilla että niitä tukevilla työkaluilla on merkittävä vaikutus projektien onnistuneelle läpiviennille.

Projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhdistävä työkalu kuten Microsoft Teams useine hyödyllisine Microsoft 365 -osapalveluineen helpottaa ja nopeuttaa projektityöskentelyä. Solu 365 -työkalun avulla sekä omassa että projektitiimin ja projektijohdon työskentelyssä tarvittava tieto, työkalut ja kollegat löytyvät parin klikkauksen päästä.

Microsoft Project for the Web ja Teams: projektiryhmäläisten tehotyökalut

Microsoft Project for the Web (PfW) helpottaa projektinhallintaa visualisoiden projektinhallinnalle keskeisen tiedon selkeästi ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Sovelluksen monipuoliset toiminnallisuudet kuten visuaaliset näkymät, tehtävien väliset riippuvuudet ja tiekartat koontisalkkunäkymänä helpottavat ja nopeuttavat yksittäisten projektien ja projektisalkun kokonaisvaltaista hallintaa.

Power Apps -käyttöliittymän kautta käytettynä Project for the Web kokoaa kaikki tarvittavat tiedot luettelonäkymään. Projektia klikatessa, avautuu projektilomake näyttämään tarkemmat tiedot, kuten projektin yhteenveto- ja tilannetiedot. Power BI:llä toteutettu projektiraportointi täydentää PfW:n toiminnallisuuksia, tehostaen tiedonkulkua ja sujuvaa työntekoa.

Project for the Webin yhdistäminen Teamsiin tarjoaa erilaisia mahdollisuuksia hyödyntää useiden työkalujen ominaisuuksia projektityöskentelyssä:

• tiedon ja asiakirjojen työstäminen yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla Office 365 -ohjelmilla Wordilla, Excelillä ja PowerPointilla
• kokousmuistiot OneNotesilla
• tiedon elinkaaren hallinta tietoturvallisesti dokumentin luomisesta versionhallintaan ja dokumentin jakamiseen SharePointissa
• projektin rutiinitoimien ja tiedon tallentamisen automatisointi Power Automatentyönkulkujen ja Power Appsin mobiili- ja selainsovelluksilla.
  

PfW:n integroiminen Teamsiin tekee tiedon ja dokumenttien hallinnasta huomattavasti helpompaa ja säästää aikaa, kun kaikki projektityössä käytetyt työkalut kuuluvat Microsoft 365:n pilvipalveluiden ja Office 365 -ryhmien ekosysteemiin. Tällöin Teams toimii projektityön ja tiedon keskuksena, mahdollistaen esimerkiksi:

• Project for the Web -sovelluksen lisäyksen Teams-ryhmän välilehdelle
• Teams-kanavien, kansiorakenteiden ja dokumenttien mallipohjien luonti projektin vaiheiden mukaisesti
• Tiimikohtaisten projektien ja tiekarttojen luomisen Teamsissä helposti ja nopeasti.

Solu 365 -automaatio projektien perustamiseen

Mahdollisuuksia hyödyntää Microsoft 365:n työkaluja projektityön eri ulottuvuuksien hallinnassa on monia. Kaikkien projektiryhmän työskentelyä helpottavien tietojen, dokumenttien, kansioiden ja tehtävien määrittäminen ja perustaminen vie kuitenkin paljon aikaa. Näiden yhdenmukaisuus kaikkien projektien kesken läpi organisaation ei myöskään ole taattu ilman yhtenäisiä käytäntöjä.

Kehittämämme Solu 365® -automaatiotyökalun avulla projektien luontiprosessia voi yksinkertaistaa, nopeuttaa ja tehostaa merkittävästi. Projektin alkaessa projektipäällikkö voi luoda vaivattomasti muutamalla klikkauksella uuden projektin Project for the Webiin ja Teamsiin uuden projektiryhmän kaikkine tarvittavine työkaluineen syöttämiensä tietojen mukaisesti.

Helppokäyttöinen ja yksinkertainen lomake ohjeistuksineen opastaa käyttäjän projektin ja siihen kuuluvan työryhmän perustamisvaiheiden läpi. Automatiikka luo taustalla uuden Teams-ryhmän ja siihen luotujen resurssien metatietoihin ennalta määritetyt tiedot. Eri käyttötarpeet määrittelevät mitä Teams-kanavia, dokumenttipohjia tai muita työkaluja kukin projekti- ja työryhmätyyppi tarvitsee.

Projektinhallintaa tietoturvallisesti ja vaivattomasti

Solu 365:llä luoduissa ryhmissä käyttäjät voivat jäsentää projektitietoa ja hallita miten sitä jaetaan tiettyjen käyttäjien kanssa tietoturvallisella tavalla organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaisesti. Selkeä ja yksinkertainen prosessi Project for the Web -projektien luomiseksi helpottaa tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä sekä lisää hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Office 365:een:

• Organisaatio- ja tiimikohtainen tietoturva paranee ulkopuolisten käyttäjien pääsyn rajoittuessa tiimeihin, joissa tieto sijaitsee oikeassa paikassa oikeiden henkilöiden saatavilla.
• Läpinäkyvä ja helppo navigointi Teamsiin ja Microsoft 365 -ryhmiin auttaa hallinnoimaan omistamiasi ryhmiä reaaliaikaisessa portfolionäkymässä.
• Määräpäivällä luodut projektiryhmät resursseineen arkistoituvat automaattisesti.

Yhteistyö ja tuottavuus tehostuvat kaikilla projektinhallinnan tasoilla sen ollessa organisoitua menetelmien, työkalujen ja niiden käyttäjien osalta. Monipuolisella ja helppokäyttöisellä työkalulla varmistettu järjestelmällinen tiedonhallinta helpottaa aina saatavilla olevan tiedon hyödyntämistä projektijohtamisessa sekä projektikohtaisessa viestinnässä.

Automatisoi organisaationne projektinhallinta Solu 365® -työkalulla – lataa ilmainen Teams-oppaamme ja tehosta projektityöskentelyä jo tänään!