Artikkeli päivitetty 23.1.2023

Microsoft Project for the Web ja Power BI ovat jokaisen projektipäällikön tehotyökalut hallitsemaan ja raportoimaan projekteja. Niiden avulla kokonaiskuva hahmottuu paremmin, projektien seuranta helpottuu ja manuaalinen työ vähenee.

Microsoft Project for the Web (PfW) tarjoaa käytännönläheisen ja helppokäyttöisen työkalun tehokkaaseen projektinhallintaan. Monipuoliset toiminnallisuudet tehtävien aikataulutuksesta erilaisiin visuaalisiin näkymiin helpottavat ja nopeuttavat tiedon käsittelyä.

PfW:n käyttö Power Apps -käyttöliittymän kautta tuo lisää selkeyttä työskentelyyn kätevän projektiluettelon ja -lomakkeiden avulla. Useissa asiakasorganisaatioissa violettiteemainen Power Apps for Project -näkymä on otettu ahkerasti vakiintuneeseen käyttöön.

Microsoftin Project for the Web -ohjelma helpottaa ja selkeyttää projektinhallintaa myös raportoinnin näkökulmasta. PfW:ssä käytettyjen projektitietojen raportoiminen Microsoft Power BI -työkalun avulla on tehokasta tiedonkulun ja sujuvan työnteon kannalta.

Projektien raportointia Power BI:llä

Raportoimisen aloittaminen ja tietojen kytkeminen Project for the Webistä Power BI:hin on helppoa molempien työkalujen kuuluessa Microsoft 365 -ohjelmistopakettiin. Myös valmiita raporttipohjia on saatavilla.

Power BI -raportti antaa selkeän kokonaiskuvan esimerkiksi projektisalkun projektien tilanteesta. Raporttia voi suodattaa vaikkapa projektin valmistumisvaiheiden tai projektipäällikön mukaan. Raportin projektilinkkiä klikatessa avautuu linkistä kyseisen projektin tiedot Project for the Web -työkalussa.

Projektinhallinnassa usein käytäntönä on, että projektin ohjausryhmä kokoontuu kerran kuussa. Raportointipalaveria edeltävät hetket saattavat kulua ohjausryhmän PowerPoint tms. raportin tekoon, johon kerätään tietoa tehdyistä toimenpiteistä, projektiin liittyvistä riskeistä ja muista keskeisistä asioista. Aikaa saattaa kulua paljonkin tarvittavien tietojen hakuun ja käsittelyyn.

Power BI -raportti sen sijaan kertoo nopeasti projektin reaaliaikaisen tilanteen työkalun hakiessa tiedot automaattisesti. Yksittäisen projektin tilanteen voi saman tien tarkastaa raportilta, eikä projektipäällikön tarvitse enää luoda erillistä esitystä oman projektinsa tilanteesta.

Hyödynnä Power BI -malliraportteja

Power BI yhdistettynä Project for the Webiin on helppo ja vaivaton tapa esittää projektinhallinnan avaintietoja. Mikäli johto on kiinnostunut esimerkiksi strategisista projekteista, voi Power BI:ssä luoda määrämuotoisia raporttinäkymiä esittämään johdolle keskeisen ja tärkeän tiedon visuaalisesti.

Projektinhallinnan raportit ovat automaattisesti ajan tasalla sisältäen esimerkiksi tiedot myös uusista projekteista, projektipäälliköistä ja käytetyistä resursseista. Tämä helpottaa raporttien ylläpitoa organisaatiossa.

Raportin eri osiot esittävät projektijohtamiseen liittyvää tietoa eri näkökulmista ja kontekstissa. Suosittelen tutustumaan niistä ainakin seuraaviin:

• Projektisalkun raporttinäkymä (Portfolio dashboard) on kätevä työkalu projektijohdolle.
• Projektit aikajanalla -raportin (Portfolio timeline) ero PfW:n roadmapin manuaaliseen rivien lisäykseen uusien projektien osalta on se, että raportille uudet projektit ilmestyvät automaattisesti.
• Resursoinnin raporttinäkymän (Resource dashboard) kautta hahmottuu kuva organisaation projektiresurssien tilanteesta nopeasti ja kätevästi. Raportin avulla selviää tunnuslukujen viimeisin tilanne, ja mitkä ovat esimerkiksi talon suurimmat menossa olevat projektit tai mihin projekteihin on allokoitu eniten resursseja.
• Resurssiliitosten raporttinäkymä (Resource assignments) kertoo projektien tilanteen henkilöittäin. Tiiminvetäjä voi vaikkapa katsoa jäsentensä resurssien allokointia. Resurssinäkymä on mahdollista liittää upotettuna myös Microsoft Teamsiin projektitiimin kanaviin välilehtenä.
• Projektikorttinäkymä (Task overview) on kätevä tapa esittää tietyn projektin tunnusluvut tehtäväkohtaisella tasolla. Tyypillisesti projektin ohjausryhmällä on tietty projektikortti käytössä.
• Tehtävät aikajanalla -raportti (Project timeline) esittää kaikki projektit tehtävätasolla. Myös yksittäisten projektien tehtävien tilanne on tarkasteltavissa raportissa. Kätevä aikajanavalitsin auttaa visualisoimaan tehtävien aikataulutusta.

Projektitietojen Power BI -raporttien käyttö vaatii Project for the Web –lisenssin lisäksi Power BI -lisenssin.

 Lue lisää projektinhallinnan ratkaisuista:

• Projektit hallintaan oikeilla käytänteillä ja sovelluksilla
• Microsoft Project for the web projektinhallinnan tueksi
• Microsoft Project for the Web: Projektiluettelo ja projektilomake
• Varmista sujuva projektityö Microsoft 365 -työkaluilla
• Solu 365® automatisoi projektinhallinnan
• Turun kaupunki & Solu Digital: Paikka- ja laiteriippumatonta projektityöskentelyä automaation avulla
• Projektit hallintaan OKR-mallilla Viva Goalsin avulla

Voit myös ottaa yhteyttä minuun tai kollegoihini, mikäli sinulla on kysyttävää projektinhallinnan ratkaisuista!

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.