Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Dokumenttien hallinta SharePointilla

Microsoft SharePoint helppoon ja vaivattomaan dokumentinhallintaan

Dokumenttien hallinta Microsoft SharePointin dokumentinhallintajärjestelmällä auttaa sinua löytämään tiedon helposti ja tietoturvallisesti. Autamme organisaatiotasi selkeyttämään tietomassaa ja helpottamaan yhteistyön tekemistä dokumenttien käsittelystä tallentamiseen ja jakamiseen. SharePointin monipuolisten työkalujen avulla dokumentit ovat ajan tasalla, tietoturvallisesti käytettävissä ja helposti löydettävissä.

Paranna tiedon löydettävyyttä ja saatavuutta ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta:

  • Keskitä tieto ja dokumentit yhteen paikkaan tietoturvallisesti
    • Vältä tiedon ja dokumenttien hajaantumista työntekijöiden verkkolevyille ja sähköposteihin muun organisaation saavuttamattomiin
  • Varmista tiedon ajantasaisuus ja paikkansa pitävyys
    • Versiohistoria kertoo dokumentin oleelliset luonti-, katselu- ja muokkaustiedot
    • Versionhallinta auttaa palauttamaan aiemmin automaattisesti tallennettuja tiedostoversioita
    • Dokumenttien varmuuskopiointi pilvipalvelussa
  • Paranna dokumenttien saatavuutta, saavutettavuutta ja hallittavuutta
    • SharePoint hakee tuloksia kaikista Microsoft 365 -ohjelmista nopeasti ja vaivattomasti, näyttäen tarkat hakutulokset – mitä tarkemmin metatietojen määrittely on tehty, sitä paremmat hakutulokset SharePoint pystyy löytämään
    • Pääsy organisaation yhteisiin dokumentteihin ja omiin henkilökohtaisiin tiedostoihin ei edellytä muuta kuin internet-selaimen
  • Tehosta työskentelyä tiedon parissa
    • Työnkulut kuten hyväksyntä- ja kommentointiketjut sekä sähköiset allekirjoitukset, hälytykset ja muistutukset määräpäiville
    • Power Automate -automaatiotyönkulkujen liittäminen osaksi dokumenttien hallintaa
  • Tue työntekijöiden yhteistyötä
    • Dokumenttien yhtäaikainen muokkaus muiden käyttäjien kanssa sekä dokumentin käsittelyyn liitetyt kommentointi- ja keskusteluominaisuudet auttavat tiimejä työskentelemään yhdessä
  • Vahvista organisaation IT-käytäntöjä ja tietoturvaa
    • Dokumenttien oikeanlaiset vanhenemiskäytännöt, poistamisen tai säilytyksen automatisointi sekä salauskäytännöt tehdään pohjautuen dokumenttien luokittelumalliin
    • Kansiokohtainen käyttöoikeuksien rajaus henkilöille tai Office 365 -ryhmille
  • Paranna organisaatiokulttuurin läpinäkyvyyttä, yhteisöllisyyttä ja luottamusta
    • Työntekijät pysyvät helpommin ajan tasalla läheisten yhteistyökumppaneiden toiminnasta, kuten osallistumisesta esimerkiksi Yammer- ja Teams-keskusteluihin
    • Microsoft Viva -alusta kokoaa yhteen organisaation resurssit ja työskentelyyn sekä hyvinvointiin liittyvät näkemykset osaksi Microsoftin yhteistyö- ja tuottavuustyökaluja
  • Automatisoi työskentely dokumenttien ja Teams-ryhmien parissa
    • Solu 365®-ratkaisun avulla luot O365- ja Teams-ryhmiä omalle organisaatiolle tyypillisten käyttötilanteiden kuten esimerkiksi projektityön edellyttämän tietomallin, työkalujen ja dokumenttipohjien mukaisesti

”Suunnitteluasiakirjoja, piirustuksia, muistioita ja pöytäkirjoja tulostettiin ja lähetettiin sähköpostitse, jolloin oli ajoittain haasteita saada selville, mikä on viimeisin versio. SharePoint oli jo käytössä intranetin alustana ja siten oli luontevaa jatkaa saman alustan kehittämistä.”

HSY

SharePointin käyttöönotto helposti ja nopeasti tarpeiden mukaan

Räätälöimme SharePointin käyttöönoton eri vaiheiden mukaisesti:

  • Dokumentinhallinnan ja yhtenäisten toimintatapojen määrittely organisaatiossa
  • Metatietomallin määrittely organisaation IT:n työn tueksi
    • Solu Digitalin kehittämät työkalut ja menetelmät tarjoavat ratkaisun dokumenttien koko elinkaaren kattavaan hallintaan ja metatietomallin tasapainoiseen sekä käyttäjäystävälliseen toteuttamiseen.
  • Migraatio useista eri lähteistä SharePointiin
    • Siirrämme lähtötilanteessa organisaation dokumentit SharePointiin palveluna joko migraatiotyökaluja hyödyntäen tai räätälöidyn skriptin avulla. Käyttäjien omat dokumentit kannattaa yleensä siirtää OneDrive for Businessiin käyttäjien itsensä toimesta ja Solu Digitalin ohjeilla.
  • Koulutukset tai työpajat SharePointin tehokkaaseen käyttöön

Solu Digitalin asiantuntijat opastavat ja kouluttavat koko henkilöstön dokumenttien oikeanlaiseen hallintaan, jolloin käytännön jalkauttaminen koko organisaatioon on helppoa ja ketterää.

”Käyttöönoton määritysvaihe lisäsi ymmärrystä hankehallinnasta. Sisäisiä prosesseja on vakioitu ja yhdenmukaistettu. Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus laajentaa Investointi-ikkunan palveluita yhteistyökumppanien suuntaan.”

HSY

Tutustu asiakastarinoihimme:

Lue lisää SharePoint-ratkaisuistamme:

Haluatko kuulla lisää dokumenttien hallinnasta?

Ota yhteyttä Henryyn.

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi

[contact-form-7 id=”2945″ title=”Tilaa uutiskirje”]

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital