Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Dokumenttien hallinta

Dokumenttien hallinta Microsoft SharePointilla auttaa sinua löytämään tiedon helposti ja tietoturvallisesti. Autamme yritystäsi selkeyttämään tietomassaa ja helpottamaan yhteistyön tekemistä.

Dokumentin hallinta tehostaa toimintaa

Nykypäivän digitaalisessa työympäristössä asiakirjojen hallinnan on oltava helppoa ja sen on tuettava esimerkiksi usean käyttäjän yhtäaikaisia muokkauksia. Samalla myös oikeanlaisen dokumentinhallinnan vaatimukset ovat kasvaneet rinnalla.

Siitä huolimatta verkkolevyjä ja jopa sähköpostisovellusta käytetään vielä tänä päivänä monissa organisaatioissa yhteisten tiedostojen hallintaan. Tällöin dokumenttien saatavuus, saavutettavuus ja hallittavuus jäävät kunnolla toteutumatta. Dokumenteista saattaa kiertää eri versioita työntekijöiden sähköposteista ja verkkolevyjen käyttöoikeudet ovat sekaisin.

Näistä tavoista kannattaa pyrkiä eroon ja löytää tietoturvallisempi ja digitaalista tiimityötä tukeva ratkaisu dokumentinhallintaan. Meillä on tähän parhaimmat ratkaisut.

”Asiakasta ja asiakashankkeita koskevia tietoja jouduttiin hakemaan useasta eri paikasta ja soittamalla varmistamaan tietojen oikeellisuus. Dokumentit sijaitsivat useassa eri paikassa ja osa informaatiosta ei ollut talletetussa muodossa. Kilpailutusvaiheessa teknologiseksi kokonaisratkaisuksi hahmottui Office 365 -palvelu ja sen tarjoamat Dynamics CRM Online, SharePoint Online, Project Online ja Power Bi.”

Rakennusliike Lapti Oy

“Suunnitteluasiakirjoja, piirustuksia, muistioita ja pöytäkirjoja tulostettiin ja lähetettiin sähköpostitse, jolloin oli ajoittain haasteita saada selville, mikä on viimeisin versio. SharePoint oli jo käytössä intranetin alustana ja siten oli luontevaa jatkaa saman alustan kehittämistä.”

HSY

Oikeat työkalut jokaiseen tarpeeseen

Asiakirjat ja tiedostot ovat organisaation digitaalista pääomaa. Yrityksen tieto asuu dokumenteissa. Siksi yrityksen on tärkeää huolehtia siitä, että dokumentit ovat ajan tasalla, tietoturvallisesti käytettävissä ja helposti löydettävissä. Dokumenttien hallinta onnistuu oikeilla työkaluilla:

  • SharePoint on dokumentinhallintajärjestelmä, johon tallennetaan organisaation tarvitsemat dokumentit
  • Microsoft Teams on tiimityön keskus, joka hyödyntää SharePointia ja sen dokumentinhallinnan ominaisuuksia tiedostojen käsittelyssä. Lue Microsoft Teamsista täältä.
  • Yammer tallentaa kaikki keskustelujen liitedokumentit SharePointiin
  • OneDrive for Business on paikka henkilökohtaisten dokumenttien hallintaan
  • Microsoft Viva kokoaa yhteen organisaation viestinnän, tiedon, oppimisen, resurssit ja työskentelyyn sekä hyvinvointiin liittyvät näkemykset osaksi Microsoft 365:n ja Microsoft Teamsin yhteistyö- ja tuottavuustyökaluja. Lue lisää Microsoft Vivasta täältä.
  • Solu 365®-ratkaisun avulla luot O365 ja Teams-ryhmiä omalle organisaatiolle tyypillisten käyttötilanteiden kuten esimerkiksi projektityön edellyttämän tietomallin, työkalujen ja dokumenttipohjien mukaisesti. Lue lisää Solu 365®:sta täältä.

“Ratkaisussa meille tärkeää oli se, että siinä on kommunikaatiomahdollisuuden lisäksi myös dokumenttien hallinta. Lisäksi järjestelmä ei saa olla liian järeä ja se täytyy olla yksinkertainen käyttää.”

Panostaja

Digitaaliset työkalut ja yhtenäiset käytännöt sujuvoittavat etä- ja hybridityöskentelyn edellyttämää digiloikkaa

SharePoint helppoon ja vaivattomaan dokumentinhallintaan

Microsoft SharePoint tarjoaa monipuoliset työkalut dokumenttien käsittelyyn, tallentamiseen ja jakamiseen:

  • Rajaton määrä tallennustilaa kasvavalle tiedon määrälle
    • SharePoint Online -pilvipalvelu varmistaa sopivan kokoisen ja hintaisen tallennustilan tiedon ja dokumenttien lisääntyville tarpeille joustavasti
  • Dokumenttien käsittely, tallennus ja jakaminen missä ja milloin vain sekä miltä tahansa laitteelta
    • SharePoint Online -pilvipalvelun avulla työntekijät voivat työskennellä omalle työlle merkittävien dokumenttien parissa ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta
    • Pääsy organisaation yhteisiin dokumentteihin ja omiin henkilökohtaisiin tiedostoihin ei edellytä muuta kuin internet-selaimen
  • Tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä ja saatavuutta parantavat hakutoiminnot
    • SharePoint hakee tuloksia kaikista Microsoft 365 -ohjelmista nopeasti ja vaivattomasti, näyttäen tarkat hakutulokset – mitä tarkemmin metatietojen määrittely on tehty, sitä paremmat hakutulokset SharePoint pystyy löytämään
  • Yhteistyötä tukevat toiminnallisuudet
    • Dokumenttien yhtäaikainen muokkaus muiden käyttäjien kanssa sekä dokumentin käsittelyyn liitetyt kommentointi- ja keskusteluominaisuudet auttavat tiimejä työskentelemään yhdessä, sujuvoittaen tehtävienhallintaa
  • Tiedon parissa työskentelyä tehostavat toiminnallisuudet
    • Kattavat toiminnallisuudet automatisoida työnkulkuja auttavat tehostamaan työskentelyä yksin ja yhdessä muiden kanssa
    • Työnkulut kuten hyväksyntä- ja kommentointiketjut sekä sähköiset allekirjoitukset, hälytykset ja muistutukset määräpäiville
    • Power Automate -työnkulkujen liittäminen osaksi dokumenttien hallintaa
  • Versionhallinta organisoituun dokumenttien hallintaan
    • Versiohistoria kertoo oleelliset tiedot, kuten kuka on luonut ja muokannut tiedostoa, milloin tiedostoa on katsottu ja muokattu
    • Versionhallinta auttaa palauttamaan aiemmin automaattisesti tallennettuja tiedostoversioita
    • Dokumenttien varmuuskopiointi pilvipalvelussa
  • Organisaation IT-käytäntöjä ja tietoturvaa vahvistava työkalu
    • Dokumenttien oikeanlaiset vanhenemiskäytännöt, poistamisen tai säilytyksen automatisointi, samoin kuin salauskäytännöt tehdään pohjautuen dokumenttien luokittelumalliin
    • Kansiokohtainen käyttöoikeuksien rajaus henkilöille tai Office 365 -ryhmille
  • Organisaatiokulttuurin läpinäkyvyyttä, yhteisöllisyyttä ja luottamusta vahvistavat ominaisuudet
    • Johdon, tiimien ja työntekijöiden pysyvät helpommin ajan tasalla läheisten yhteistyökumppaneiden toiminnasta, kuten osallistumisesta esimerkiksi Yammer- ja Teams-keskusteluihin.

Dokumenttien hallinta koko niiden elinkaaren ajan

Dokumenttien metatiedot kannattaa suunnitella käyttötarpeesta lähtien, ja niiden monipuolinen hyödyntäminen on suositeltavaa. Metatietoja kannattaa soveltaa mahdollisimman laajasti, mutta automaattisesti. Niiden syöttäminen käsin ei ole tarkoituksenmukaista.

Solu Digitalin kehittämät työkalut ja menetelmät tarjoavat ratkaisun dokumenttien koko elinkaaren kattavaan hallintaan ja metatietomallin tasapainoiseen sekä käyttäjäystävälliseen toteuttamiseen.

Migraatio useista eri lähteistä SharePointiin

Lähtötilanteessa asiakasorganisaation dokumentit ovat usein hajallaan eri paikoissa, kuten verkkolevyasemilla, sähköpostissa, henkilöstön tietokoneilla ja muualla.

Solu Digital siirtää dokumentit SharePointiin palveluna joko migraatiotyökaluja hyödyntäen tai räätälöidyn skriptin avulla. Käyttäjien omat dokumentit kannattaa yleensä siirtää OneDrive for Businessiin käyttäjien itsensä toimesta ja Solu Digitalin ohjeilla.

Solu Digitalin asiantuntijat opastavat ja kouluttavat koko henkilöstön dokumenttien oikeanlaiseen hallintaan, jolloin käytännön jalkauttaminen koko organisaatioon on helppoa ja ketterää.

”Käyttöönoton määritysvaihe lisäsi ymmärrystä hankehallinnasta. Sisäisiä prosesseja on vakioitu ja yhdenmukaistettu. Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus laajentaa Investointi-ikkunan palveluita yhteistyökumppanien suuntaan.”

HSY

”Projektin alkaessa laadimme yhdessä kehittämisen tiekartan ja vaiheittaisen toteutussuunnitelman yhdessä Solu Digitalin kanssa. Näin saimme nopeasti työkalut käyttöön ja mahdollisuuden kehittää palveluita käyttökokemuksen kasvaessa. Seuraavissa vaiheissa lisäämme palveluiden välistä integraatiota ja automaatiota.”

Rakennusliike Lapti Oy

Tutustu asiakastarinoihimme:

Lue lisää SharePoint-ratkaisuistamme:

Haluatko kuulla lisää dokumenttien hallinnasta? Ota yhteyttä Henryyn.

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi

SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2021 Solu Digital