Investointi-ikkunalla hankkeet ja urakat hallintaan – ratkaisualustana SharePoint Server 2013
Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY on kuntayhtymä, joka tuottaa vesihuollon ja jätehuollon palveluja sekä tietoa pääkaupunkiseudusta ja ympäristöstä. HSY:ssä erityisesti jätehuollon puolella oli herännyt tarve saada hankkeiden suunnittelu- ja toteutusvaiheen dokumentaatio keskitetysti hallintaan.
”Suunnitteluasiakirjoja, piirustuksia, muistioita ja pöytäkirjoja tulostettiin ja lähetettiin sähköpostitse, jolloin oli ajoittain haasteita saada selville mikä on viimeisin versio. SharePoint oli jo käytössä intranetin alustana ja siten oli luontevaa jatkaa saman alustan kehittämistä.”
Harri Heinonen
ICT-palveluarkkitehti, HSY
Ratkaisun pohjana SharePointin työtilat
Ensimmäisenä SharePointin työtiloihin pohjautuvaa järjestelmää ryhdyttiin ottamaan käyttöön jätehuollon yksikköön. Järjestelmän nimeksi tuli Investointi-ikkuna. Se palvelee hankkeiden ja niiden alaisten urakoiden elinkaaren hallinnassa kustannusten seurannasta ja ennustamisesta loppudokumentaation keräämiseen. Hankkeen takuuajan päättymisen jälkeen aineisto siirtyy pitkäaikaisarkistoinnin piiriin automaattisesti. Seuraavassa vaiheessa toteutus laajeni vesihuollon puolen tarpeisiin. Parhaillaan toteutusta laajennetaan vesihuollon yksikön sisällä.
Salkkunäkymillä nopea yleiskuva hankkeiden tilasta
Toteutus koostuu työtiloista, jotka on esimääritetty ja niitä luodaan konfiguraattorilla automaattisesti. Salkkunäkymillä on helppo suodattaa ja nähdä hankkeisiin liittyvän projektidokumentaation vaikkapa projektin vaiheen tai projektipäällikön mukaan. Keskitetyllä metadatan hallinnalla työtiloihin talletetut asiakirjat saavat oikeat metatiedot automaattisesti ja ne voidaan siirtää takuuvaiheen päätyttyä pitkäaikaisarkistointiin.
”Käyttöönoton määritysvaihe lisäsi ymmärrystä hankehallinnasta. Sisäisiä prosesseja on vakioitu ja yhdenmukaistettu. Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus laajentaa Investointi-ikkunan palveluita yhteistyökumppanien suuntaan.”
Harri Heinonen
ICT-palveluarkkitehti, HSY
HSY Helsingin Seudun Ympäristöpalvelut -kuntayhtymä
Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY on kuntayhtymä, joka tuottaa vesihuollon ja jätehuollon palveluja sekä tietoa pääkaupunkiseudusta ja ympäristöstä. HSY auttaa asukkaita toimimaan paremman ympäristön puolesta. HSY työllistää noin 750 henkilöä ja kerää toimintatuottoja noin 354 miljoonaa euroa.
