Sujuva työskentely virtuaalisessa ympäristössä toimivassa tiimissä edellyttää vahvoja viestintä- ja yhteistyötaitoja luottamuksen rakentamiseksi.
Virtuaalitiimissä työskentely voi olla haastavaa, varsinkin jos et ole tottunut kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä verkossa. Erityisesti luottamuksen ja kunnioituksen rakentaminen kollegoiden kanssa, jotka ovat viestintävälineiden päässä, edellyttää lisätaitojen kehittämistä.
Kuinka voit luoda luottamusta, suhdetta ja vastuullisuutta etäkollegoidesi kanssa? Kuinka voit varmistaa, että projektisi toimitetaan ajallaan ja laadukkaasti?
Tässä on viisi vinkkiä, joiden avulla voit rakentaa luottamusta ja menestystä virtuaalitiimeissä.
1 Aseta selkeät ja realistiset odotukset
Yksi onnistuneen virtuaalisen tiimityön avaintekijöistä on selkeät ja realistiset odotukset itseäsi ja tiimisi jäseniä kohtaan. Kaikkien tiimin jäsenten täytyy tietää, mitä tehtäviä priorisoida ja milloin työ pitää olla tehtynä. Helppo tapa varmistaa tämä on käyttää projektihallintatyökalua, jossa kaikki näkevät töiden statuksen.
Yhteinen käsitys siitä, mitä tiimin jäseniltä odotetaan, voi auttaa välttämään hämmennystä, turhautumista ja konflikteja. Se voi myös auttaa sinua seuraamaan ja arvioimaan edistymistäsi ja suorituskykyäsi sekä antamaan palautetta ja tunnustusta tarvittaessa.
Yhdessä sovitut ja noudatetut toimintatavat esimerkiksi tiimin sisäiseen viestintään, tehtävien hallintaan ja muihin päivittäistä työskentelyä edistäviin käytäntöihin auttavat kaikkia tiimin jäseniä toimimaan odotetulla tavalla.
2 Kommunikoi tehokkaasti ja usein
Usein ja tehokkaasti tapahtuva kommunikointi on olennainen tekijä luottamuksen ja menestyksen rakentamisessa virtuaalitiimeissä. Kommunikoimalla tehokkaasti ja usein voit rakentaa suhdetta, luottamusta ja läpinäkyvyyttä tiimisi jäsenten kanssa sekä edistää yhteenkuuluvuuden ja sitoutumisen tunnetta.
Tehokas kommunikointi tarkoittaa myös sopivan viestintätavan valitsemista kullekin tilanteelle, olipa kyseessä sähköposti, puhelin, chat tai videopuhelu. Pikaviestimet ovat hyviä reaaliaikaiseen viestintään, kun taas sähköposti sopii paremmin muodollisiin prosesseihin. Videopuhelut taas sopivat parhaiten arkaluontoisiin aiheisiin, kuten palautteen antamiseen. Virtuaalitiimeissä videopuhelu ainakin kerran viikossa rakentaa luottamusta ja yhteisöllisyyttä.
Varmista, että viestisi on selkeä, ytimekäs ja kunnioittava väärinymmärrysten ja väärien tulkintojen välttämiseksi. Pyri olemaan mahdollisimman aktiivinen ja vastaa viesteihin heti kun pystyt. Muista, että tekstipohjainen viesti ei välitä viestisi sävyä tai tarkoitusta – esimerkiksi hymiöt tuovat inhimillisyyttä viestintään niin lähi- kuin etäkollegoiden kanssa!
3 Tee yhteistyötä
Yhteistyön tekeminen tiimisi jäsenten kanssa on avainasemassa kaikissa virtuaalitiimeissä. Yhteistyöllä voit hyödyntää tiimisi vahvuuksia ja taitoja sekä luoda positiivisen ja tuottavan työympäristön.
Tiimin yhteisiä tavoitteita edistääksesi jaa ideoita, mielipiteitä, asiantuntemusta sekä palautetta avoimesti. Myös palautteen vastaanottaminen muilta on tärkeää.
Sujuvan yhteistyön voit varmistaa olemalla ennakkoluuloton ja joustava. Muista myös tukea tiimisi jäseniä sekä kunnioittaa heidän monimuotoisuuttaan ja näkökulmiaan. Lisäksi yhteistyötä edistävä asenne tarkoittaa valmiutta tehdä kompromisseja, neuvotella ja ratkaista konflikteja rakentavasti sekä välttää syyllistämistä, kritisoimista tai ongelmien välttämistä.
4 Tehosta virtuaalitiimin työskentelyä oikeilla työvälineillä
Oikeiden työkalujen käyttö auttaa rakentamaan luottamusta ja menestystä virtuaalitiimeissä. Valitse siis parhaat työkalut ja alustat tiimisi tarpeisiin ja varmista, että ne ovat luotettavia, turvallisia ja käyttäjäystävällisiä. Työkalujen tehokkaan käytön oppiminen sekä niiden ominaisuuksien ja toimintojen hyödyntäminen edistää sekä omien että tiimin yhteisten töiden tekemistä.
Voit esimerkiksi käyttää videoneuvotteluja kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen, chat-sovelluksia epävirallisiin keskusteluihin ja pilvipohjaisia ohjelmistoja asiakirjojen jakamiseen ja muokkaamiseen.
Tietojen ja tiedostojen tallentaminen keskitetysti on edellytys sujuvaan virtuaalitiimin toimintaan, jotta kaikilla on pääsy niihin tarvittaessa. Muutokset tiedostoihin pitäisi tehdä suoraan jaettuun tallennustilaa, jolloin kaikille näkyy selvästi, kuka viimeksi latasi tai muokkasi tiedostoa ja miten.
Projektin- tai tehtävien hallintaohjelmisto pitää kaikki tiimin jäsenet kartalla tämänhetkisistä ja tulevista töistä. Myös jaetun kalenterin käyttö varmistaa, että kaikilla on yhtäläinen pääsy tietoon kokouksista, lomista, määräpäivistä ja muista tärkeistä tapahtumista.
5 Varmista sujuva virtuaalityöskentely kehittämällä taitojasi mikro-opiskelun avulla
Työskentely virtuaalitiimeissä digitaalisesti edellyttää omanlaisia vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja, jotta yhteisiä tavoitteita ja oppimista voidaan edistää. Luottamuksen rakentaminen onnistuu osoittamalla vastuullisuutta ja arvostusta sekä antamalla palautetta taitavasti olemalla rehellinen ja avoin, mutta samalla ystävällinen.
Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävät mikrokurssit intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa auttavat sinua kehittämään virtuaalitiimissä työskentelyssä tarvittavia taitoja, kuten yhteistyötä, vuorovaikutusta ja luottamuksen rakentamista.
Tärkeimpien inhimillisten taitojen, kuten johtajuuden, kasvun ajattelutavan, henkisen hyvinvoinnin, yhteistyön ja vuorovaikutuksen sekä luottamuksen ja turvallisuuden kehittäminen onnistuu valmiin 50 mikrokurssin paketin avulla nopeasti ja sujuvasti.
