Yhteistyö Solu Digitalin kanssa on tuonut Espoo Cateringille modernit työkalut tiedolla johtamiseen. Ratkaisut ovat tehostaneet prosesseja ja lisänneet arjen läpinäkyvyyttä.
Espoo Catering on Espoon kaupungin in house -yhtiö, joka valmistaa aterioita päiväkodeille, kouluille sekä kaupungin kokouksiin ja edustustilaisuuksiin. Päivittäin valmistetaan yli 77 000 ateriaa, joten prosessien tehokkuus ja talouden seuranta ovat keskeisiä koko toiminnan onnistumiselle.
Kun tuotanto ja asiakasmäärät ovat suuria, myös tiedonhallinnan on toimittava saumattomasti. Espoo Cateringin talouspäällikkö Minna Hanhinen kertoo, että aiempi raportointimalli oli työläs ja hajautettu eri järjestelmiin. Tiedon kokoaminen vei aikaa ja teki päätöksenteosta hidasta.
“Raportointi oli pitkälti manuaalista. Tietoja kerättiin eri lähteistä, ja Excel-taulukot eivät koskaan olleet täysin ajan tasalla. Muutosten päivittäminen vei aikaa ja virheitä sattui väistämättä”, hän kertoo.
Raportoinnin haasteista kohti automatisoitua talousohjausta
Ennen yhteistyötä Solu Digitalin kanssa Espoo Cateringin raportointi nojasi kirjanpidon tuloslaskelmiin ja taseisiin. Esihenkilöiden oli vaikea saada ajantasaista kokonaiskuvaa talouden tilanteesta, ja tieto eri kustannuspaikoista kulki hitaasti.
Taloushallinnon manuaaliset prosessit hidastivat päätöksentekoa ja lisäsivät virheiden riskiä. Tiedot eri yksiköistä piti kerätä käsin, eikä kaikkia lukuja pystytty vertailemaan keskenään. Budjetointi sekä ennusteiden laatiminen vaativat runsaasti manuaalista työtä ja aikaa.
Organisaatiossa päätettiin rakentaa moderni raportointiympäristö, joka kokoaisi kaiken talousdatan yhteen ja automatisoisi sen päivittymisen.
“Halusimme reaaliaikaisen näkymän siihen, missä mennään – ilman, että tiedon keräämiseen kuluu päiviä”, Minna kuvaa lähtötilannetta.
Microsoft-pohjaiset ratkaisut toivat tehokkuutta ja selkeyttä
Solu Digital toteutti Espoo Cateringille useita Microsoft-pohjaisia digiratkaisuja, jotka yhdessä muodostavat kattavan tiedolla johtamisen kokonaisuuden. Ydinosassa on Power BI -raportointi ja tietovarasto, jotka tarjoavat reaaliaikaisen näkymän tulosraportointiin, laskutustietoihin ja inventaareihin.
“Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Solu Digitalin toimittamiin Microsoft-pohjaisiin ratkaisuihin. Yhteistyön myötä saimme käyttöömme monipuolisen ja helppokäyttöisen talouden seuranta- ja raportointijärjestelmän, joka mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsaannin kaikille esihenkilöille”, Minna kertoo.
Power Apps -sovelluksella seurataan koulujen päivittäisiä asiakasmääriä reaaliaikaisesti. Sovellus tuottaa laskutuksen perustana käytettävän tiedon ja varmistaa sen oikeellisuuden. “Näemme heti, jos tietoja puuttuu, ja voimme reagoida saman tien. Se helpottaa arkea valtavasti.”
Lisäksi asiakasrekisteri ja sopimushallinta siirrettiin moderniin CRM- ja SharePoint-ympäristöön. Sähköinen allekirjoitus toteutettiin Assently-ratkaisulla, mikä paransi tiedonhallintaa ja sujuvoitti sopimusprosessia merkittävästi.
“Nyt kaikki asiakas- ja sopimustiedot löytyvät yhdestä paikasta. Se on iso harppaus eteenpäin aiemmasta Excel-maailmasta”, Minna sanoo.
Reaaliaikaisuus ja automaatio muuttivat talousohjauksen toimintamallin
Kun tiedot päivittyvät automaattisesti, myös reagointi nopeutuu. Esihenkilöillä on jatkuva näkymä oman yksikkönsä tuloksiin, asiakasmääriin ja hävikkiin. Muutoksiin voidaan tarttua heti eikä vasta seuraavan raportointikierroksen yhteydessä.
“Aiemmin piti odottaa raportteja tai kysellä tietoja muilta. Nyt pystymme tekemään päätöksiä faktojen perusteella heti, kun muutos näkyy järjestelmässä”, Minna kertoo.
Reaaliaikainen raportointi on lisännyt myös vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä. Käyttäjät näkevät itse, milloin tiedot on päivitetty ja missä mahdolliset puutteet ovat.
“Esihenkilöt pystyvät seuraamaan raportointipuutteita ja aikatauluja. Se on tehnyt raportoinnista huomattavasti läpinäkyvämpää”, Minna jatkaa.
Automaatio on vähentänyt manuaalista työtä ja vapauttanut aikaa analysointiin ja kehittämiseen. Datan vertailukelpoisuus eri kustannuspaikkojen välillä on parantunut, ja päätöksenteko perustuu nyt yhtenäiseen tietopohjaan.
Luottokumppanuus mahdollistaa jatkuvan kehityksen
Espoo Cateringin ja Solu Digitalin yhteistyön aikana on toteutettu useita kehityshankkeita eri järjestelmien ympärillä. Yhteistyötä kuvaavat parhaiten sanat joustavuus, ketteryys ja ratkaisukeskeisyys.
“Apua saa aina nopeasti, eikä meidän tarvitse jonottaa tikettijärjestelmässä. Asiat hoituvat suoraan ja mutkattomasti. Se tekee yhteistyöstä todella sujuvaa”, Minna kiittää.
Kumppanuus ei rajoitu vain nykyisiin ratkaisuihin. Espoo Catering kehittää parhaillaan myös tekoälyn hyödyntämistä osana talouden ohjausta ja tiedonhallintaa.
“Olemme valmistelemassa tekoälyn käyttöönottoa ja mietimme, miten agentteja voidaan aktivoida osaksi arkea”, Minna kertoo.
Yhteistyö on luonut vankan perustan jatkuvalle kehittämiselle. Minnan mukaan yhteistyö on ollut sekä teknisesti että inhimillisesti sujuvaa: “Olemme aina olleet yhteydessä Soluun, kun meillä on ollut haaste. Heiltä on löytynyt ratkaisu, eikä ole ollut ikäviä yllätyksiä. Kaikki on mennyt hienosti.”
Tutustu tarkemmin Espoo Cateringin ja Solu Digitalin yhteistyöhön täällä.
