Hallitsemalla ajankäyttöäsi vähennät stressiä ja saat enemmän tuloksia aikaan. Lue blogistamme vinkit ja käytä aikasi tehokkaampaan työskentelyyn.

Onko sinulla kiire? Tuntuuko, että moni tärkeäkin asia jää tekemättä, kun työpäivä on täynnä palavereja, puheluita ja muita ad hoc -tyyppisiä asioita? Mitä asioille voi tehdä? Käyn tässä läpi monia tuttuja asioita, joista olen itse kokenut saavani hyötyä.

1       Mitä minun pitää saada aikaiseksi?

Pareton laki on monelle tuttu ja ajankäytön osalta sen voi tiivistää siten, että 20 prosenttia töistä muodostaa 80 prosenttia tuloksista. Näitä töitä tai tehtäviä voisi kutsua A-tehtäviksi ja ne ovat niitä, joiden perusteella minua ja tuloksiani arvioidaan. A-tehtäviin kuluu tyypillisesti aikaa 60–120 minuuttia kerrallaan ja niitä ei voi olla kovin montaa saman päivän aikana. Mitä ovat sinun A-tehtäväsi?

Sitten on seuraavaksi tärkeimpiä B-tehtäviä, joihin tyypillisesti kuluu aikaa 30–60 minuuttia. Kolmannen tason työt eli C-tehtävät ovat rutiineja, kuten laskujen tarkastus, sähköposteihin vastaaminen ja niin edelleen. Näihin kuluu 10–30 minuuttia kerrallaan. Usein ne ovat tehtäviä, jotka eivät tuota mitään lisäarvoa, mutta jotka on tehtävä jossain vaiheessa.

Aakkosissa tulee seuraavaksi D eli delegoitavat tehtävät. Ja lopuksi on E-tehtävät eli eliminoitavat työt.

Aina kun mieleen tulee uusi tehtävä tai sinulle tarjotaan uusia töitä, ota tehtävälistasi esille.  Mieti mitä tehtävä sinulle edustaa ja priorisoi se tärkeyden ja työmäärän mukaan.

Mutta eihän elämä ihan näin helppoa ole. Aina on myös niin sanottuja pakollisia tehtäviä, jotka pitää hoitaa, jotta kollegasi voi jatkaa omaa työtään. Usein nämä työt kannattaa hoitaa heti alta pois ja toisaalta työpäivään on varattava aikaa, että nämäkin ehtii hoitamaan.

2       Työn keskeyttäjät

Aikavarkaat keskeyttävät ajatusprosessin ja tehokkuus kärsii, kun joutuu uudelleen orientoitumaan käsillä olevaan työhön. Torju aikavarkaat ja mieti miten voit ennalta ehkäistä keskeytyksiä. Seuraavassa esitän muutamia vinkkejä.

”Rikollisten” toimintatapojen tunteminen on tärkeää. Jos puhelut jatkuvasti keskeyttävät työsi, tarkastele millaisia puhelut ovat ja kuka niitä soittaa. Saattaa olla, että kollegasi on tottunut soittamaan ja kysymään sinulta sen sijaan, että itse etsisi tai miettisi vastauksen. Opettele olemaan vastaamatta kysymykseen puhelussa, vaan lupaa palata myöhemmin, ja voit myös toimittaa vastauksesi hitaamman kanavan kautta, esimerkiksi sähköpostitse. (Tosin en juurikaan kannata sisäisiä meilejä.) Aikavaras saattaa huomata, että toimintatapa ei enää toimi ja lopettaa puhelut.

Toisaalta asetamme itsellemme turhaan työn keskeyttäviä ilmoituksia ja hälytyksiä. Sähköposti-ilmoitukset tai muut näytön laitaan tulevat ilmoitukset keskeyttävät tai häiritsevät ajatusprosessia. Teamsissä on Älä häiritse -tila, jolloin puhelut tai viestit eivät tule läpi ja puhelin voi myös olla äänettömänä.

Myös turhat kokoukset ja palaverit ovat aikavarkaita. Jos aikasi kuluu kokouksissa, mieti niiden tarpeellisuus ja kuinka ne tukevat sinun työsi tuloksellisuutta. Voi olla, ettei poissaolosi kokouksista ole mahdollista, tällöin voit yrittää kehittää kokousten tehokkuutta esimerkiksi agendan ja ajankäytön osalta.

3       Kalenteri työn suunnittelun tueksi

Usein aliarvioimme tehtäviin kuluvaa aikaa ja yliarvioimme kykyämme hoitaa ne. Kalenteroi työsi, ainakin edellä mainitut A- ja B-tehtävät. Kalenterilla lisäät oman työsi hallintaa. Mikäli lisäksi käytät värikoodeja kalenterimerkinnöille, esimerkiksi asiakastöille oma väri ja sisäisille palavereille oma, näet mihin aikasi kuluu ja voit kehittää ajankäyttöäsi tuloksellisemmaksi.

Kalenterin käyttö ja jakaminen työyhteisön sisällä lisää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa toimivamman arjen. Asiantuntijatyössä tehtävien listaaminen voi olla toimivaa, mutta on monesti myös stressaavaa, koska lista saattaa tuntua mahdottomalta toteuttaa tässä ja nyt.

Aikatauluttamalla tehtävät, huomioiden niille asetetut määräajat, olet mukana kehittämässä organisaatiotasi toimimaan resurssiviisaasti ja toteuttamaan lupaukset aikataulun mukaisesti.

4       Suunnittele työpäiväsi

Oletko aamuihminen vai tehokkaimmillasi iltapäivällä? Milloin pystyt parhaiten keskittymään vaativiin työtehtäviin? Suunnittele työpäivä energiatasojesi mukaan, mikäli se on mahdollista. Älä tunge kalenteria liian täyteen, sillä erilaiset pakolliset tehtävät ja muutokset muutoin sotkevat helposti päiväsi.

Asiantuntijatehtävissä 60/40-sääntö on toimiva: 60 prosenttisesti aikataulutettu päivä jättää tilaa muutoksille. Johtajalle sama sääntö toimii toisinpäin, sillä johtamistyössä muutoksia ja erilaisia yllätyksiä on vielä enemmän tarjolla.

5       Henkilöstön osaamisen kehittämisellä tehokkuutta työskentelyyn

Ajankäytön hallinta on taito, josta organisaation jokainen työtekijä hyötyy samalla kun organisaation toiminta kokonaisuudessaan tehostuu.

Työelämän taitoja kehittävien koulutuksien tarjoaminen henkilöstölle alle 10 minuutin kestoisina mikrokursseina tuo lukuisia etuja; työntekijöiden hyvinvointi paranee, yhteistyön tekeminen sujuvoituu ja työskentelyn tuloksellisuus lisääntyy. 

Tehosta työntekijöiden oppimista Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävien mikrokurssien avulla intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa. Valmis 50 kurssin paketti tarjoaa koulutuksia kehittämään tärkeimpiä inhimillisiä taitoja, kuten johtajuutta, kasvun ajattelutapaa, luottamusta ja turvallisuutta, henkistä hyvinvointia, itsensä johtamista sekä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja