Microsoft Project for the web -ylläpitopalvelut ulkoistettuna antaa mahdollisuuden keskittyä olennaiseen samalla kun työkaluun tehty investointi hyödynnetään täysin.
Microsoftin Project for the web on löytänyt hyvin sijansa projektityökalujen markkinassa. Tuotteen helppokäyttöisyys, skaalautuvuus ja ennen kaikkea käyttöönoton helppous ovat syyt tämän takana.
Merkittävä syy suosiolle lienee myös siinä, että Project for the web on helppo integroida, ja sitä voidaan hyödyntää yhdessä lähes kaikkien Microsoft 365 -ympäristön palveluiden kanssa. Tyypillisen Power BI:llä toteutetun raportoinnin lisäksi Project for the web on usein liitetty osaksi automaattista työryhmien luontia kuten Solu 365 -ratkaisun kanssa. Nämä seikat mahdollistavat hyvinkin laajat ja monipuoliset käyttöönotot.
Työkalun käyttöönotto on laajuudestaan huolimatta aina investointi, josta tulisi pitää huolta. Hyvistä aikomuksista huolimatta ei organisaation omat voimavarat aina riitä käyttöönotetun ratkaisun ylläpitoon, vaan pahimmillaan se alkaa aikaa myöten rapautua ja sen myötä ratkaisu jää hiljalleen käytöstä pois.
Toisaalta organisaatiot ovat usein ”sokeita” niin, että pitkään käytössä olleiden ratkaisujen kanssa on päässyt syntymään kankeita ja epäkäytännöllisiä työtapoja, joista on vaikea päästä eroon. Tällaisissa tilanteissa on järkevää sparrailla asioita osaavan kumppanin kanssa, ulkopuolinen taho tuo usein uusia näkökulmia ja ajatuksia asioihin, joita ei ole tullut ajatelleeksi. Näistä syistä on hyödyllistä ja järkevää ulkoistaa ylläpito kokonaan tai osittain kumppanille.
Ylläpitopalveluun voidaan sisällyttää tarpeen mukaan muun muassa seuraavia asioita:
- Ohjelmistopäivitysten ajantasaisuuden ja integraatioiden tarkistus.
- Varmuuskopioinnin onnistumisen ja palautussuunnitelman tarkistus.
- Tietoturvan tarkistus, jonka avulla varmistetaan, että kaikilla käyttäjillä on asianmukaiset käyttöoikeudet.
- Tietojen eheyden ylläpito arkistoimalla tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot, kuten vanhat projektit, tehtävät ja raportit.
- Raporttien ajantasaisuuden tarkistus, jonka avulla varmistetaan, että raportit ovat ajan tasalla ja heijastavat projektien tilaa oikein.
- Päivitetään tarvittaessa, esimerkiksi osana jatkuvaa pienkehitystä, niin ratkaisun lomakkeistoa, niiden toiminnallisuuksia kuin myös raportteja, jotta ne vastaavat kulloisiakin liiketoiminnan tarpeita.
- Yhdessä asiakkaan kanssa sovitulla tavalla kerätään palautetta käyttäjiltä ratkaisun käytettävyydestä ja kehittämistarpeista.
- Säännöllinen tiedottaminen tuotteen uusista piirteistä ja toiminnallisuuksista sekä niiden mukanaan tuomista jatkokehitysmahdollisuuksista.
- Edellisen pohjalta suunnitellaan yhdessä tulevia kehityskohteita ja päivitetään jatkokehityksen Road-mappia.
- Päivitetään tarvittaessa käyttäjien koulutusmateriaaleja ja ohjeistuksia, erityisesti uusien ominaisuuksien tai päivitysten jälkeen.
- Hoidetaan uusien työntekijöiden perehdytys.
Ylläpitopalvelut ulkoistettuna osin tai kokonaan antavat mielenrauhaa organisaation kaikille portaille. Varmuus siitä, että investointi tuottaa sitä hyötyä mitä varten se on hankittu, antaa mahdollisuuden keskittyä olennaiseen, eikä aikaa huku turhaan huolehtimiseen.
Solu Digitalilla on pitkä ja vankka kokemus projektinhallintatyökaluista erityyppisissä organisaatioissa niin käyttöönotoissa, konsultoinneissa kuin koulutuksissa. Ulkoistamalla ylläpitopalvelut meille voi organisaatiosi nukkua yönsä rauhassa.
Arno Hakkarainen
Senior konsultti
