Tarjous- ja sopimusprosessin automatisointi Microsoft Power Platformin avulla auttaa vähentämään manuaalista työtä ja riskejä sekä säästämään aikaa.
Myynnin tarjous- ja sopimusprosessissa on yleensä useita eri vaiheita ja henkilöitä. Näiden työntekijöiden aikaa kuluu tyypillisesti sähköpostitse käytävään tiedonvaihtoon sekä useista järjestelmistä haettavan tiedon käsittelyyn pelkästään yhden tarjouksen tekemiseksi. Manuaalisia tehtäviä tällaisen prosessin eri vaiheissa on lukuisia.
Dokumentinhallinnan automaatiota hyödyntävä ratkaisu mahdollistaa tarjouksen ja siihen liittyvän dokumentaation tekemisen nopeasti yksinkertaisen käyttöliittymän kautta esimerkiksi Microsoft Teamsissa, websivuna tai mobiilisovelluksena.
Sujuvoita tarjous- ja sopimusprosessia automaatiolla
Käyttäjä syöttää tarvittavat tiedot kenttiin tai tekee valinnat alasvetovalikoista. Ratkaisun rajapinta on kytketty tietovarastoon, jossa olemassa olevat asiakaslistat ja tuotteiden sekä palveluiden hinnastot sijaitsevat.
Tarjouksen tekovaiheessa on mahdollista myös syöttää muita tarvittavia tietoja, joita ei automaattisesti haeta mistään. Tällaisia voi esimerkiksi olla tarjottava hinta, mikäli se eroaa listahinnasta, ja lisätiedot tarjoukseen liittyen.
Organisaation prosessista riippuen, eli mikäli tarjousten tekovaiheessa on esimerkiksi hyväksyntäketju käytössä, tarjouksen voi joko tallentaa luonnokseksi tai lähettää katselmoitavaksi.
Henkilö, jolle katselmointipyyntö lähetettiin, saa ilmoituksen hyväksyttävästä tarjouksesta Teams Approvals -sovellukseen. Ilmoituksen yhteydessä on linkki sovelluksen luomaan tarjousdokumenttiin SharePointissa.
Dokumentin lisäksi SharePoint-listassa on heti näkyvissä sovelluksen automaattisesti luomat metatiedot tarjottavan tuotteen tiedoista.
Dokumentista löytyvät kaikki käyttäjän alun perin syöttämät tiedot sekä tarjouksen tekijän nimi ja titteli.
Katselmoinnista vastaavan henkilön hyväksynnän jälkeen ratkaisu päivittää metatietoihin ja tietokantaan tarjouksen tilan katselmoiduksi.
Hyväksytyn tarjouksen jälkeen prosessi etenee sopimuksen tekoon hyödyntäen tarjouksen tietoja. Sopimusprosessissa automaatio toimii samalla periaatteella, jolloin sopimus dokumentteineen, hyväksyntäketjuineen ja tilapäivityksineen etenee automaattisesti käyttäjien tekemien toimenpiteiden perusteella.
Tarjous päivittyy listalle sovelluksen omassa General-kanavassa Teamsissa. Listan värikoodatut, prosessin tilasta kertovat tunnukset helpottavat kokonaiskuvan muodostamista eri tarjousten tai sopimusten vaiheista.
Kustannustehokasta sovelluskehitystä prosessien digisointiin
Myynnin tarjous- ja sopimusprosessia helpottava sovellus on integroitavissa kätevästi useisiin eri tietolähteisiin, kuten organisaation ERP- tai CRM-järjestelmiin. Tällöin jo olemassa olevat tiedot, kuten esimerkiksi tuotekategoria- ja tuotetiedot hintoineen ovat hyödynnettävissä sovelluksessa.
Microsoftin Power Platform tarjoaa työkalut käyttäjäystävällisen automaatioratkaisun kehittämiseen kustannustehokkaasti ja nopeasti. Power Appsilla luotu käyttöliittymä tietokenttineen ja painikkeineen tekee tarjouksen tekemisestä vaivatonta sovelluksen käyttäjälle.
Power Automatella toteutetuilla työnkuluilla luodaan automaattisesti dokumentit, tallennetaan ne metatietojen kera oikeaan paikkaan sekä huolehditaan hyväksyntäprosessista.
Dokumenttiarkisto automaattisesti luoduille asiakirjoille sijaitsee SharePointissa, joka on toteutettavissa myös erilaisin visuaalisin toteutuksin. Tiedon esittäminen visuaalisesti liikennevaloja hyödyntämällä on esimerkiksi mahdollista.
Lue lisää asiakkaitamme hyödyntävistä automaatiosovelluksista:
- Myynnin digiloikkaa tukee Microsoftin Power Apps
- Power Platform digitalisaation ja etätyön keskiössä
- Digitaaliset työkalut ja yhtenäiset käytännöt sujuvoittavat etä- ja hybridityöskentelyn edellyttämää digiloikkaa
- Microsoft Power Platformilla ketterää kehitystä HR:n arkeen
Jere Palanne
CTO
