Microsoft Office 365 -ohjelmistojen ja pilvipalveluiden laajaan skaalaan sisältyvän Power Apps -palvelun avulla kehitettävät sovellukset yhdistävät dataa useista eri lähdejärjestelmistä. Niillä voi myös digitalisoida manuaalisia prosesseja sekä suuria datamassoja käsitteleviä työnkulkuja. Tällöin säästyy aikaa työskentelyn tehostuessa sekä työn laadun parantuessa samalla kun inhimilliset virheet vähenevät.
Power Appsilla on muun muassa helppo rakentaa sähköisiä lomakkeita eri tarpeisiin henkilöstötyytyväisyyskyselyistä resurssien varauksiin. Kun niihin liitetään erilaiset työnkulut, toimivat ne prosessien digitalisointityökaluina.
Aiemmin tällaisten lomakkeiden ja työnkulkujen kehittäminen räätälöidyillä ratkaisuilla oli kallista sekä vaikeaa ylläpitää vaatiessaan ison määrän työtä. Esimerkiksi asiakastietojen päivittäminen edellytti isoa integraatiotyötä, ja tietoturva nousi haasteeksi joka käänteessä. Mikäli sovelluksesta haluttiin mobiiliversio, projekti kävi entistä kalliimmaksi ja vaikeammaksi.
Helppokäyttöinen Power Apps onkin nykyään standardisoinut lomakkeiden teon tarjoamalla valmiin lomake-editorin, jolla tehokäyttäjä voi tuunailla suuren käyttöliittymä- ja lähdejärjestelmävalikoiman puitteissa. Myös mediatiedostojen käsittely Power Appsilla on mahdollista. Tietoturva on suojattu Office 365:n Azure-pilvessä, joten organisaatioiden haasteita ratkovien sovellusten kehitys on turvallista.
Myyjien työkalu mobiilisti mukana
Myynti sekä varaston-, asiakkuuden- ja henkilöstönhallinta ovat yleisiä ydinprosesseja, joihin Power Appseilla rakennetut ratkaisut soveltuvat erinomaisesti. Asiakasprojektiemme menestyksekkäät tulokset puhuvat useiden hyötyjen puolesta.
Eräs asiakkaamme hyötyi Power Appsin avulla toteutetusta myyjien mobiilisovelluksesta, joka otettiin käyttöön kesällä 2020. Sovelluksessa näkyy kontaktit, joihin myyjien tulee olla yhteydessä lähiaikoina saavuttaakseen myynnin johdolta tulevien kontaktointien määrään perustuvan viikkotavoitteensa.
Myyjät voivat myös lisätä omia kontaktejansa Power Appsin peruslomakkeella. Lisäksi sovelluksessa lisätään tarjoukset omassa osiossa. Kun myyjä lisää tarjouksen, lähtee se käsiteltäväksi useammalle eri taholle organisaation sisällä, jotta yhdenmukaisten käytänteiden puitteissa toteutetun tarjouksen valmistelu varmistuu, ja kaikki organisaation asianosaiset sisäiset tahot ovat tietoisia tarjouksen teosta.
Dokumentit, kuten tarjoukset ja sopimukset sijaitsevat keskitetysti SharePointiin rakennetussa arkistossa. Asiakirjojen kommentointi on integroitu suoraan työkaluun, joten tarjous- ja sopimuskohtaiset keskustelut ovat helposti saatavilla tarvittaessa.
Manuaalisista työtehtävistä kokonaisvaltaiseen raportointiin
Kyseinen ratkaisu toimii myös PowerBI:llä rakennettuna raportointityökaluna johdolle, palvellen johdon henkilökuntaa kahdella tasolla. Ensinnäkin työkalu tukee myyjien työn laadun ja tavoitteiden saavuttamisen arviointia myynnin johtajan näkökulmasta.
Samalla sovelluksen raportointiominaisuudet tukevat myynnin johdon seurantaa volyymien ja eurojen osalta, kuin myös yhteydenottojen laatua tarkastellen esimerkiksi alueellisten ja myyjäkohtaisten erojen sekä muiden trendien osalta. Raportointityökalu mahdollistaa myyntitoiminnan kokonaisvaltaisen näkymän helikopteriperspektiivissä, jollaista organisaatiolla ei ollut aiemmin käytössä.
Vaikka asiat olivatkin prosessin mukaan järjestyksessä ennen työkalun käyttöönottoa, operatiivinen toiminta sisälsi paljon manuaalista työtä, kuten tiedon keräämistä ja syöttämistä eri Excel- ja SharePoint-listoille. Käytössä oli hajanaisia työkaluja, jotka eivät keskustelleet keskenään, ja dokumentit sekä tieto sijaitsivat usein myyjien sähköposteissa.
Power Appsilla rakennetun ratkaisun avulla organisaatio on saavuttanut useita merkittäviä hyötyjä, jotka ovat tehostaneet toimintaa ja lisänneet tuottavuutta lyhyessä ajassa. Muun muassa reaktiivinen toiminta on poistunut ja toimenpiteiden jäljitettävyys parantunut, kun läpinäkyvyys sekä sen tuoma ennakointi ovat parantuneet myyntiprosessiin liittyvien käytänteiden uusiuduttua.
Monien hyötyjen mahdollisuudet
Työkalu on tehostanut myyjien työtä kentällä mahdollistamalla tarjouksien tekemisen nopeammin ja niiden seuraamisen varmemmin. Myös itse tarjousten laatu on parantunut ja yhdenmukaistunut. Työkalua ollaan laajentamassa muualle myynnin organisaation käyttöön tarjouksien hallinnan laajentamiseksi.
Merkittävin ero nykyisen ja aiemman tekemisen välillä on kuitenkin tapa, miten työkalu ja sen myötä uudistuneet käytänteet myyntiprosessin eri vaiheissa ovat lähentäneet ja tehostaneet yhteistyötä myyjien ja myynnin eri osastojen välillä. Tiivistynyt yhteistyö on nopeuttanut prosessin palvelua asiakkaan suuntaan niin laadullisesti kuin ajallisestikin.
Microsoftin tutussa toimintaympäristössä pyörivät Power Apps -sovellukset tarjoavat lukemattomia mahdollisuuksia digitalisoida liiketoiminnan ja yhteisöjen prosesseja. Tyypillisesti kaikki asiakkaamme jatkavat joko saman tai uuden prosessin kehittämistä, kun edellä mainitsemani kaltaiset hyödyt konkretisoituvat päivittäisessä tekemisessä sekä tavoitteiden avainmittareilla.
Liiketoiminnan digitalisointia prosessi kerrallaan
Prosesseja digitalisoidessa Power Apps tukee ketterää kehittämistä niin työkalujen kuin niihin liittyvien käytänteidenkin osalta. Kyseisen kehitysprojektin pohjatyö prosessikaavioiden ja oman työnsä tarkemman tutkimisen osalta saattaa kuulostaa vaivalloiselta, ja edellyttääkin aitoa halua tehdä sekä tukea johdolta.
Lopputulokset ovat kuitenkin poikkeuksetta aina organisaatiolle hyvin positiivisia ja arvokkaita. Usein projektin aikana ilmenee sellaisiakin hyötynäkökulmia, joita ei aina välttämättä tule miettineeksi. Esimerkiksi työntekijöiden osallistamisella kehitysprosessin aikana on merkittävä vaikutus lopputulokseen.
Onnistuneimpia projektitoteutuksia ovat ne, joiden lopuksi työntekijät kokevat olevansa arvostettuja, kun heidän työhönsä ja työskentelyolosuhteiden parantamiseen on panostettu, he ovat päässeet mukaan vaikuttamaan, ja lopputulos palvelee heidän arkeansa. Työkalun on siis oltava mahdollisimman käytännönläheinen palvellakseen sekä sen käyttäjiä eri puolilla organisaatiota kuin myös johtoa.
Pohjimmiltaan prosessien digitalisoimisessa on kyse tekemisen yksinkertaistamisesta yhdenmukaisemmaksi toiminnaksi, joka tapahtuu yhden työkalun kautta. Jos organisaatiossanne on monia manuaalisia – ja usein tietyistä henkilöistä riippuvaisia – tapoja tehdä asioita, on aika alkaa pohtia keinoa, miten näitä kaikkia asioita voidaan yhdistellä yhteen työkaluun ja uudistaa prosesseihin liittyviä toimintatapoja.
Jari Kyläjärvi
Managing partner
