14.5.2021

Artikkeli päivitetty 23.1.2023

Microsoft Project for the web vie projektinhallinnan uudelle tasolle kytkeytyessään Teamsiin ja muihin Microsoft 365 -pilvipalveluihin ja tarjoten toiminnallisuuksia, kuten tiekartat, tehtävien väliset riippuvuudet ja erilaiset visuaaliset näkymät.

Projektinhallinta helpottui huomattavasti Microsoftin julkaistua uuden Projectin, eli Project for the webin (PftW) osana pilvipalvelujensa tuotevalikoimaa vuonna 2019. Siitä alkaen Microsoft on kehittänyt Project for the Web -ympäristöä jatkuvasti entistä monipuolisemmaksi, käyttäjien toiveita kuunnellen.

Plannerin tultua saataville Teamsissä, ovat tiimit ja projektiryhmät hyödyntäneet sen yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä toimintoja erilaisiin käyttötarkoituksiin.

Plannerillakin toki pääsee pitkälle, kun tarve projektinhallinnalle on kevytmuotoista, informaalista toimintaa alku- ja loppupäivillä. Tehtäville voi määritellä tunnisteita, prioriteettiluokituksia sekä tehtäväsäiliön kuvaamaan esimerkiksi työmäärän suuruutta. Tehtävän tai projektin edistymistä voi seurata mittarilla ’ei aloitettu – kesken – valmis’ sekä vaikkapa työvaiheittaisten tehtävien tarkistusluettelon avulla.

Tehtävään tai projektiin voi liittää useita vastuuhenkilöitä, kuvauksen sekä muistiinpanoja ja liitteitä. Myös kommenttien lisäys onnistuu, joten työtehtävästä tai projektin osa-alueesta on tarvittaessa helppoa ja kätevää käydä keskustelua suoraan Plannerissa.

Planner tarjoaa siis projektinhallinnan yksinkertaisimmat toiminnallisuudet. Tarpeiden kasvaessa Plannerin tarjoamista perusominaisuuksista yli, Project for the web tarjoaa monipuolisemmat vaihtoehdot hieman haastavimpiin projektinhallinnan tarpeisiin.

Suosittelen kokeilemaan hyvin helppokäyttöistä Project for the webiä, joka helpottaa sekä kokonaisuuden että toisistaan riippuvien tehtävien hallintaa. Project for the web on työkalu niille projektipäälliköille ja tiiminjäsenille, joiden ei välttämättä tarvitse käyttää raskaita projektinhallinnan menetelmiä, kuten PRINCE2 ja PMP (Project Management Professional).

Project for the webin aikajananäkymä ja projektien väliset riippuvuudet selkeyttävät projektinhallintaa.

Microsoft Project for the web helpottaa projektinhallintaa

Microsoft Project for the web on erittäin käytännönläheinen työkalu projektinhallintaan, jonka käyttö on helppo oppia nopeasti. Sovelluksen toiminnallisuudet tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet kokonaisvaltaisempaan projektinhallintaan niin projektipäälliköiden kuin projektin jäsenien rooleissa.

Alla yhteenvetoa Plannerin, Project for the web sekä Project Online -websovelluksen ja Project Online -työpöytäsovelluksen ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista:

Project for the web visualisoi projektinhallinnalle keskeisen tiedon

Visuaaliset näkymät ovat ehdottomasti Project for the webin vahvuus, joka tekee sovelluksen käytöstä ja sen esittämän tiedon käsittelemisestä helppoa ja nopeaa. Project for the web tarjoaakin kattavan listan erilaisia näkymiä sekä graafisia ja muita ilmaisimia helpottamaan projektinhallintaa:

Visuaalisen taulunäkymän avulla voit parantaa työtehtävien ja projektin etenemisen seurantaa käyttämällä valmiita ja omiin tarpeisiin muokattavia tehtävätauluja.
Tehtävien välisiä riippuvuuksia voidaan myös seurata visuaalisesti.
Ruudukkonäkymää käytetään tehtävien hierarkkisessa hallinnassa projektien suunnittelussa.
Visuaaliset ja interaktiiviset välitavoitteet auttavat projektin ja tehtävien seurannassa.
Projektin kotinäkymä mahdollistaa helikopteriperspektiivin projekteihin, joita olet työstänyt hiljattain. Sinne saadaan näkyviin myös tärkeän prioriteetin projektit.
Tehtävien aikataulutus auttaa luomaan tarkan aikataulun projektin määräpäiville alkamis-ja päättymispäivien, työmäärän ja riippuvuuksien avulla.
Hierarkinen aikajananäkymä Gantt-kaavion mukaisesti auttaa tarkastelemaan ja ymmärtämään projektin määräpäiviä, tehtäviä ja niiden välisiä riippuvuuksia visuaalisesti.
Yhteenvetotehtävät auttavat toimitusten ja vaiheiden suunnittelemisessa, hallinnassa ja seurannassa.
Tiekartat koontisalkkunäkymänä auttaa muodostamaan käsityksen strategisten ja muiden projektien etenemisestä.

Project for the webin tiekartat auttavat hahmottamaan kokonaiskuvaa projektien tilanteesta.

Project for the webin kattavat visualisointimahdollisuudet auttavat seuraamaan projektin etenemistä ja reagoimaan siihen liityviin haasteisiin ja ongelmakohtiin.

Projektinhallinta osaksi Microsoft 365 -palveluja

Project for the web on rakennettu Power Platform -alustalle, joten mukautettujen sovellusten toteutus onnistuu kätevästi. Esimerkiksi mobiilisovellus voidaan kehittää Power Appsilla hyödyntäen Project for the webin dataa varastoituna common data model -tietokannassa Microsoft Dataversessä. Lisäksi raportointi voidaan toteuttaa PowerBI:llä ja automaattisten työnkulkujen luonti Power Automatella.

Project for the webin yhdistäminen muihin Microsoftin pilvipalveluihin kuten Teamsiin tarjoaa erilaisia mahdollisuuksia hyödyntää eri työkalujen ominaisuuksia projektityöskentelyssä. PftW:n kuuluminen Microsoft 365:n pilvipalveluiden ja Office 365 -ryhmien ekosysteemiin tekee tiedon ja dokumenttien hallinnasta huomattavasti helpompaa integroituna Teamsiin.

Projektinhallinnan ja Teamsin käytön tehostamiseen mahdollisuuksia on monia, kuten esimerkiksi:

Tiimikohtaisten projektien ja tiekarttojen luominen helposti ja nopeasti Teamsissä
Project for the webin lisäys appsina Teams-ryhmän välilehdelle
Projektin vaiheiden mukaisten Teams-kanavien, kansiorakenteiden ja dokumenttien mallipohjien luonti projektin alkaessa

Teams ja Project for the web integroivat projektinhallinnan osaksi arkipäiväistä työskentelyä.

Microsoft Project for the webin hyödyt ja haitat harkittavaksi

Project for the web tarjoaa monia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia hyödynnettäväksi omassa ja organisaation projektityöskentelyssä Teams-integraation ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden ekosysteemin lisäksi, kuten:

+ Web-selainpohjainen käyttöliittymä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumattomaan työskentelyyn itsenäisesti ja yhdessä
+ Visuaaliset näkymät, etenkin aikajananäkymä sekä tehtävien väliset riippuvuudet auttavat kokonaisuuden ymmärtämisessä ja hallinnassa
+ Yhteismuokkaustoiminto mahdollistaa tehtävälistojen ja projektiaikataulujen muokkauksen ja päivittämisen samanaikaisesti usean projektitiimiläisen ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden kesken

Joitakin asioita kannattaa kuitenkin huomioida harkitessa Project for the webin käyttöä:

– Project for the Web -käyttäjälisenssit sisältävät käyttöoikeuden PowerApps-projektiluetteloon. Jos projektiympäristön tietoja on tarve integroida muihin järjestelmiin, kannattaa tarkistaa lisenssivaatimukset esim. Power Apps-, Power Automate- ja Power BI -lisenssien osalta.
– Organisaaton ulkopuolisilla käyttäjillä ei vielä toistaiseksi ole pääsyä Project for the webin projekteihin ja tehtäviin.

Aikaa säästyy, kun projektinhallinnalle keskeinen tieto ja työvälineet löytyvät kätevästi muiden Microsoft 365 -ohjelmien yhteydessä ja tutussa toimintaympäristössä.

Esimerkiksi Teamsin ja Power Platformin avulla projektinhallinnan ratkaisuja voi kustomoida juuri omiin tarpeisiin, mikäli organisaatiossa ei ole määritetty ja ohjeistettu käyttäjiä yhtenäisistä toimintatavoista liittyen projektinhallinnan metodien ja työkalujen käyttöön.

Tutustu asiakastarinoihimme:

Lue lisää projektinhallinnan ratkaisuista:

Voit myös ottaa yhteyttä minuun tai kollegoihini, mikäli sinulla on kysyttävää projektinhallinnan ratkaisuista!

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.

Microsoft Project for the web projektinhallinnan tueksi