Sujuvan projektityön varmistavat helppokäyttöiset Microsoft 365 -työkalut. Tuttu toimintaympäristö monipuolisine työkaluineen tehostaa projektinhallintaa projektiviestinnästä tehtävien suunnitteluun ja hallintaan.

Projektityö etenee sujuvasti, kun helppokäyttöisten työkalujen käyttöä tukevat yhtenäiset toimintatavat. Projektitiedon hallinnassa tärkeiksi tekijöiksi muodostuvat tiedon, dokumenttien ja muiden resurssien löydettävyys, saavutettavuus, ajantasaisuus, paikkansapitävyys ja läpinäkyvyys vaivattomuuden lisäksi.

Usein organisaatioissa yksittäisten projektien suunnittelu ja hallinta sujuvat hyvin, mutta haasteita saattaa aiheuttaa projektisalkun ja kokonaisuuksien hallinta. Juuri projektikokonaisuuksien tiedon ylläpito koetaan vaativaksi tehtäväksi, joka vie projektien johdolta paljon aikaa.

Projektinhallinnan kattavasta valikoimasta pilvipalveluratkaisuja löytyy vaihtoehtoja erikokoisiin ja -tyyppisiin tarpeisiin riippuen organisaatiosta ja sen projektikulttuurista. Harvemmin yksi työkalu kuitenkaan onnistuu vastaamaan kaikkiin projektityön parissa työskentelevien tarpeisiin.

Tällöin kannattaa keskittää tieto yhteen työkaluun, joka tukee projektijohdon, projektipäälliköiden sekä -ryhmäläisten työskentelyä. Microsoft 365 -palveluiden hyödyntäminen Microsoftin tutussa toimintaympäristössä sujuvoittaa projektityötä kokemuksemme mukaan.

Keskitä projektityö Microsoft Teamsiin

Microsoft Teamsin avulla projektityöskentely helpottuu ja nopeutuu sovelluksen yhdistäessä tiedon- ja dokumentinhallinnan sekä projektiviestinnän ja raportoinnin. Projektikohtaiset tiimit keskittävät tiedon ja dokumentit sekä muut hyödylliset työkalut ja tietolähteet yhteen paikkaan. Esimerkiksi projektin eri vaiheiden ja virstanpylväiden mukaisesti luodut kanavat auttavat jäsentämään resursseja selkeästi.

Teams tarjoaa monipuoliset toiminnallisuudet viestintään, kokoustyöskentelyyn ja dokumentinhallintaan. Perustoiminnallisuudet yhdistettynä Microsoft 365:n muihin osapalveluihin auttavat tehostamaan omaa kuin myös projektitiimin ja -johdon työskentelyä. Erilaiset työnkulut automatisoimaan projektin rutiinitoimenpiteitä ja tiedon tallentamista toimivat Teamsin sovelluksen kautta muutamalla klikkauksella.

Itseohjautuvan työskentelyn lisäksi Teamsin toiminnallisuudet kuten tiedon ja asiakirjojen työstäminen yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla sekä yhteiset projekti- ja tehtävänhallintatyökalut edistävät projektitiimin yhteistyötä. Työn tekemisen sekä tiedon ja viestinnän ollessa läpinäkyvää, voidaan varmistaa projektin kaikkien osa-alueiden hallinta alusta loppuun.

Hallitse projektisalkkua Teamsissa

Projektiviestinnän ja tiedon käsittelyn osalta Teamsin perustyökalut soveltuvat yksittäisen projektin työskentelyyn hyvin. Muiden työkalujen ja tietolähteiden helppo liitettävyys Teamsiin helpottaa projektikokonaisuuksien tiedon ylläpitoa.

Organisoidun projektisalkun hallinnan avulla voidaan lisätä läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta projektikäytäntöihin sekä helpottaa projektikokonaisuuksien tiedon ylläpitoa, nopeuttaen työskentelyä ja säästäen aikaa. Tarjoamme eri vaihtoehtoja projektisalkun hallintaan sekä kevyeen että järeämpään projektitoimintaan.

Projektisalkun hallinta SharePointissa

SharePointin päälle toteutettu projektisalkku on kevyin ratkaisumme, joka keskittää kaikki projektien avaintiedot kätevästi ja helposti yhteen paikkaan. Projekteja voi suodattaa projektin eri metatietojen kuten projektipäällikön ja projektityypin mukaan.

Ratkaisumme mukautetaan asiakkaan projektiprosessiin ja se toteutetaan hyödyntäen Microsoft 365:n muita työkaluja, kuten Planner-tehtäväsäiliöitä. Kukin projekti näkyy projektivaiheen mukaisesti ja tarvittaessa ratkaisuun voi liittää portteja tarkistuskysymyksineen edistämään projektin etenemistä yhtenäisellä tavalla. Työkaluun voi tarvittaessa liittää myös resurssien hallinnan sekä hankkeisiin liittyvät investoinnit.

Microsoft Project for the Web sujuvaan projektisalkun hallintaan

Microsoft Project for the Web (PfW) helpottaa projektinhallintaa visualisoidessaan projektinhallinnalle keskeisen tiedon selkeästi ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Yksittäisten projektien ja projektisalkun kokonaisvaltaista hallintaa helpottavat ja nopeuttavat eri toiminnallisuudet kuten visuaaliset näkymät, tiekartat koontisalkkunäkymänä ja tehtävien väliset riippuvuudet.

Power Apps -käyttöliittymän avulla PfW kokoaa kaikki tarvittavat tiedot vaivattomasti muokattavaan luettelonäkymään ja projektilomakkeeseen. Työkalun käytettävyyttä täydentää Power BI:n raporteilla toteutettu projektiraportointi, joka tehostaa tiedonkulkua ja sujuvaa projektityöskentelyä.

Projektisalkkuratkaisu Projectilla

Project Online- tai Project Server-palveluita hyödyntämällä voimme toteuttaa järeämmän projektikeskuksen. Myös Projectin visuaaliset näkymät ja erilaiset työnhallintaominaisuudet tehostavat projektityön tehtävien suunnittelua ja hallintaa. Työtehtävien organisoimisessa ja projektikokonaisuuden osien hahmottamisessa auttavat esimerkiksi älykäs aikataulutus ja tehtävien väliset riippuvuudet.

Project Onlinesta löytyy myös kattavat toiminnallisuudet suurempien ohjelmien ja projektiportfolioiden hallintaan sekä resurssien ja talouden hallintaan. Project Online on saatavilla työpöytäsovelluksena selaimella käytettävän verkkoversion lisäksi.

Tiedon ja dokumenttien hallinta helpottuu huomattavasti ja aikaa säästyy, kun projektisalkun integroi Teamsiin ja kaikki projektityössä käytetyt työkalut kuuluvat Microsoft 365:n pilvipalveluista ja Office 365 -ryhmistä koostuvaan ekosysteemiin.

Solu 365 -työkalu automatisoi projektinhallinnan

Projektin aloitukseen liittyy tiettyjä rutiinitöitä, kuten esimerkiksi sopivien työkalujen valitseminen ja määrittäminen sekä projektiryhmän perustaminen, jotka saattavat viedä paljon aikaa.

Solu 365® -automaatiotyökalumme auttaa yksinkertaistamaan, nopeuttamaan ja tehostamaan projektien luontiprosessia merkittävästi. Käyttäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin syöttää tarvittavat tiedot ja klikata muutamaa kohtaa, jolloin Solu 365 luo uuden projektin Project for the Web-työkalulla ja Teams-projektiryhmän sisältäen kaikki tarvittavat työkalut.

Vaivaton ja yksinkertainen lomake opastaa käyttäjän projektin ja projektityöryhmän perustamisvaiheiden läpi. Ennalta määritetyt tiedot uudelle Teams-ryhmälle ja siihen luoduille resursseille luodaan automaattisesti metatietoihin. Solu 365 luo eri käyttötarpeiden mukaisesti määritetyt Teams-kanavat, dokumenttipohjat tai projektin- ja tehtävänhallintaratkaisut uuteen Teams-ryhmään.

Haluatko kuulla lisää projektinhallinnan ratkaisuistamme? Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo!

Jari Kyläjärvi
Director, Partner

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.