Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Projektit hallintaan oikeilla käytänteillä ja sovelluksilla

14.9.2020

Projektinhallinta on keskeinen osa organisaation toimintaa. Kun projektinhallinta on menetelmien ja työkalujen sekä kulttuurin osalta organisoitua, tehostuu työ kaikilla liiketoiminnan tasoilla ylimmästä johdosta aina yksittäiseen ryhmän jäseneen.  

Projektinhallinnasta tulee vertailukelpoista ja läpinäkyvää kaikilla organisaation eri tasoilla, kun yksittäisiä projekteja johdetaan ja projektisalkkua hallitaan yhtenäisten käytäntöjen mukaisesti helppokäyttöisellä työkalulla. Dokumentoimalla prosesseja, rooleja ja tehtäviä organisaatiolle muodostuu oma projektikäsikirja, joka mahdollistaa projektikulttuuria tukevien toimintatapojen ja menetelmien toteutumisen. 

Menetelmistä viitekehystä projektikulttuurille 

Projektijohtamisen menetelmiä on useita. Raskaimpiin lukeutuvat PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ja Project Management Professional (PMP), jotka ovat prosessipainotteisia, sertifioituja menetelmiä projektinhallintaan. Usein niiden käyttö koetaan hyvin byrokraattiseksi ja raskaaksi, ja niitä käytetäänkin enemmän hyvin suuren mittakaavan kokoisissa projekteissa. 

Suomessa on laajasti käytössä Projekti-instituutin lanseeraama ABC Projektimalli, jossa projekteja luokitellaan eri kokoisiin toteutuksiin. Suomessa käytetään myös Tieturin V.S.O.P.projektimallia, joka jakaa projektijohtamisen neljään eri vaiheeseen: projektin Valmisteluun, Suunnitteluun, toteutuksen Ohjaukseen, ja Päätökseen. Nämä mallit tarjoavat kevyemmän viitekehyksen esimerkiksi organisaatioissa, joissa projektijohtamisen ammattilaisia ei työskentele kovin paljon. 

Projektikulttuurin toimintatapojen lisäksi on syytä miettiä, kuinka hyvin työkalut pystyvät palvelemaan kaikkia asianosaisia projektityön piirissä. Alla oleva pyramidi kuvaa organisaation eri tasot projektijohtamisessa. Jokaisella tasolla on oma roolinsa, vastuunsa ja tarpeensa, joiden huomioiminen on merkittävässä roolissa projektinhallintajärjestelmää suunnitellessa ja kehittäessä.  

Kuva 1: Ideaali työkalu tukee kaikkien pyramidin tasojen projektityöskentelyä selkeästi, helposti ja joustavasti.

Projektinhallintaratkaisujen ristiaallokossa 

Suomessa käytettävät projektinhallintajärjestelmät voidaan jakaa karkeasti neljään kenttään. Joillekin Excel riittää yksinkertaisena työkaluna, jolla moni organisaatio aloittaakin projektityössään. Kevyemmät järjestelmät taas tarjoavat vakiotoiminnallisuuksia projektien seurantaan. Joillakin projektityön osto-organisaatioilla sopimustenhallinta sekä dokumentointi ovat keskiössä projektityössä. Jotkut toimialat, kuten energian- ja öljynjalostus sekä rakennusteollisuus taas tarvitsevat järeämpiä työkaluja, jotka edellyttävät käyttäjiltä ammattimaista projektijohtamisen, kuten PRINCE2- tai PMP-sertifioitua osaamista.  

Kuva 2: Järjestelmien kirjosta löytyy ratkaisuja organisaatioiden erilaisiin tarpeisiin.

Solu Digitalin ratkaisu on samaan aikaan kevyt, muttei liian yksinkertainen, eikä monimutkainen. Teams ja SharePoint mahdollistavat joustavan dokumenttienhallinnan, kun taas Power BI -raportointia voimme toteuttaa niin yksinkertaisena tai monimuotoisena kuin se kunkin organisaation kohdalla on tarpeen. Käyttämällä Microsoftin standardityökaluja voimme lisätä ratkaisun keveyttä ja monipuolisuutta juuri niin paljon kuin sitä sillä hetkellä tarvitaan.  

Voimme tehdä asioita näkyväksi niin, että ne tukevat organisaation mahdollisesti jo käyttämää projektijohtamisen metodiikkaa. Jos näiden välillä on ristiriitaa, ei työkalun käyttö lähde niin hyvin liikkeelle, tai yhteistä metodiikkaa ei noudateta – mikä ei sekään ole organisaation etu. Ratkaisua voi siis kehittää pitkäjänteisesti sen kasvaessa Microsoft 365:n tarjoamien laajennusten myötä.  

Räätälöityjä ratkaisuja eri toimialoille 

Helsingin Seudun Liikenteen (HSL) kanssa räätälöimme projektisalkun hallintasovellustamme tukemaan uutta projektimetodiikkaa ja -kulttuuria sekä tasalaatuisten projektien läpiviemistä. Projektipäälliköitä palvelevan sekä kokonaisuuden hallintaa, johtamista ja sisäistä tiedonkulkua edistävän järjestelmän toiminnallisuuksia on laajennettu toimintakulttuurin kehittyessä kattamaan myös investointien ja hankintojen seurannan.  

Vaihtoehtoisesti ratkaisumme taipuu myös kevyempään toimintaan, kuten esimerkiksi dokumentinhallintaan projektityön näkökulmasta. Tällaisesta pienemmästä toteutuksesta ovat hyötyneet asiakkaamme muun muassa rakennus- ja kiinteistönhuoltoaloilla. 

Samoilla Microsoftin rakennuspalikoilla on kehitetty kevyitä ja helppokäyttöisiä ratkaisuja myös esimerkiksi sijoituksiin sekä tuulivoimaloiden pystyttämiseen erikoistuneille yhtiöille. Pienimuotoisella kehitystyöllä voimme rakentaa hyvinkin toimialakohtaisen ratkaisun organisaation näköiseksi ja oloiseksi tekemiseksi. 

Kohti organisoitua projektikulttuuria 

Järkevin tapa on lähteä rakentamaan oman organisaation tarpeita palvelevaa ja projektikulttuuria tukevaa työkalua vaiheittain, pienin askelin. Ensimmäisen vaiheen tulisi olla riittävän kevyt, jotta ihmiset lähtevät mukaan ja saadaan muutos alkuun.  

Kun vaiheissa päästään eteenpäin ja ihmiset oppivat toimimaan tietyllä tavalla, voidaan lisätä tietyn tyyppistä systematiikkaa työkaluun. Tyypillisesti aletaan tarkastelemaan projekteja ja niihin valmistautumisen edellyttämiä vaiheita tarkemmin, ja organisaation oma projektikäsikirja alkaa muotoutumaan. Työkalu kasvaa luontevimmin käsikirjan mukana: mitä monipuolisemmaksi käsikirja tulee, sitä monipuolisemmin työkalua voi käyttää.  

Loppupeleissä projektinhallinta kulminoituu ihmisten tekemään työhön. Jos ihmiset eivät koe työkaluja ja noudatettavia käytänteitä tarpeeksi helpoiksi, kehitystä projektikulttuurissakaan on tuskin saavutettavissa. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei projektikulttuurikaan kehity päivässä – matkaa ei tarvitse tehdä kerralla, vaan se yleensä kannattaa tehdä palasina. 

Millä mallilla oman organisaatiosi projektikulttuuri on? Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä, minkälainen matka teitä odottaa! 

Jari Kyläjärvi
johtaja

SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2020 Solu Digital