Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams tehokäyttöön

14.9.2020

Virtuaalisen ryhmätyöskentelyn helppous

Viime kuukausien aikana on monen kokeneenkin tietotekniikan hyödyntäjän suusta kuultu kommentit siitä, miten Teamsin käyttö on ollut jonkinmoinen oppimispolku. Ei sen vuoksi, että ohjelmaa olisi vaikea käyttää, vaan sen vuoksi, että oppimisessa on pohjimmiltaan ollut kyse poisoppimisesta. Siis siitä kaikkein vaikeimmin haltuunotettavasta 
oppimisesta. Ehkäpä tyypillisempänä esimerkkinä se, miten asiaan liittyvän viestin tai kommentin lisääminen tahtoi väkisinkin lipsahtaa sähköpostin puolelle. Nyt voi vain ihmetellä miten ennen on pärjännyt pirstaleisen sähköpostitiedon kanssa. Teams-kanavaan tallennettua keskustelua on tavattoman helppo selata ja vanhatkin asiat löytyvät viestiketjusta nopeasti. 

Toinen uusi toimintatapa, ei ehkä niinkään poisoppimiseen, vaan uuden oppimiseen liittyvä äärimmäisen hyödyllinen uusi toiminnallisuus on ollut välilehtien lisääminen Teams-kanavalle. Nyt saan kerättyä yhteen paikkaan eri tietolähteistä löytyvän tiedon niin, että minun ja tiimini on helppo se löytää ja sitä hyödyntää. Raportit, dokumenttikirjastot, eri sovellukset asiaan liittyvän tiedon tallentamiseen, vain muutamia mainitakseni, siististi yhdessä paikassa helposti löydettävissä ja hyödynnettävissä 

Helppous haastaa 

Käytön helppous ja monipuoliset ryhmätyötä tukevat toiminnallisuudet tuovat mukanaan myös haasteita – osin käyttäjän korvien väliin, osin organisaation toimintatavalle. Yhteinen nimittäjä on luottamus. Luottamus siihen, että teen käyttäjänä asiat oikein ja oikeaan paikkaan, organisaation kannalta olennaista on se, että käyttäjät käsittelevät sitä tietoa, mikä heille kuuluu tietoturvallisesti oikealla tavalla. 

Konkreettisista haasteista yksi, osin luottamukseen liittyvä, on loppukäyttäjän sekä organisaation kannalta tapa välttää ryhmien ja kanavien päällekkäisyyksiä, ettei saman asian tai aihepiirin ympärille synny montaa samaa ryhmää. Vastataksemme tähän haasteeseen olemme kehittäneet Solu365:n, joka tarjoaa strukturoitua hallittavuutta ryhmien luontiin yhden luukun periaatteella.  

Kuka saa nähdä ja mitä – yli organisaatiorajojen ja niiden ulkopuolelle 

Aiemmassa blogissani korostin Teams-käytön pelikirjan tärkeyttä, joka tuo avun edellä mainittuihin haasteisiin. Hyvin karkeasti tiivistäen, 
pelikirjalla selätetään yksi keskeinen, toistuvasti vastaan tuleva haaste: ”Kuka saa nähdä ja mitä”. Itse näen niin, että juuri asioiden näkyvyys on yksi tärkeimpiä pohdittavia asioita; pitäisikö Teamsiä käyttää pelkästään oman organisaation työkaluna ja työskennellä ulkopuolisten kanssa esimerkiksi SharePointin ryhmätyökalujen kautta. 

Tietoturvariskiksi muodostuu tilanne, jossa organisaatiolla tai käyttäjällä itsellään ei ole riittävän kirkkaasti selvänä, miten työkaluja käytetään sekä mihin dokumentit tallennetaan, ja miten ne siellä näkyvät. Dokumentti saattaakin tallentua vahingossa sellaiseen sijaintiin, minne ulkopuolisilla käyttäjillä on pääsy. Suhtautuminen organisaation ulkopuolisiin käyttäjiin onkin yksi keskeisimpiä kestoaiheita koulutuksissa.  

Villistä lännestä hallittuun haltuunottoon 

Organisaatioissa saatetaan ottaa käyttöön uusia työkaluja, mutta niiden jalkauttaminen työntekoa tehostamaan jätetään työntekijöiden vastuulle ilman selkeitä linjauksia johdolta.  Tällainen hallitsematon tapa johtaa usein niin kutsuttuun villin lännen ilmiöön, ja monenlaisia käytänteitä ja käyttötapoja syntyy eri käyttäjien, tiimien ja osastojen kesken. Jälkikäteen on vaikeampaa ja haastavampaa ottaa tilanne haltuun ihmisten jo totuttua omanlaisiin tapoihinsa käyttää tai olla käyttämättä työkaluja. 

Tyypillistä tuntuu olevan se, että  Teamsin puolella valmistellaan asioita sisäisesti keskustellen niistä avoimemmin. Sen jälkeen valmistelusta syntyneet dokumentit ladataan dokumenttikirjastoon, joka jaetaan ulospäin joko Teams-kanavan tai SharePointin puolella. Tietämättömyys Teamsin ja 
Sharepointin yhteiselosta ja keskinäisestä riippuvuudesta tulee hämmentävän usein vastaan koulutuksissa. Osallistujien ilmeet kertovat siitä oivalluksen hetkestä, minkä he kokevat nähdessään yhden ja saman dokumentin tallentuvan SharePointiin. Saman dokumentin näyttävä 
Teams on vain käyttöliittymä, jonka taustalla SharePoint toimii. Asiana ja prosessina yksinkertainen, mutta pitää sisällään monta kohtaa, jossa asiat saattavat mennä pieleen. 

Edellä mainittu oivallus mahdollistaa eri tarpeisiin sovitettavia käytänteitä, niitä luomalla syntyy helpommin kuljettava polku. Pohtimalla ja linjaamalla käytänteet ja Microsoft Teams -ohjeet organisaation pelikirjaan yhdessä eri toimintoja ja sidosryhmiä edustavien käyttäjien kanssa, ollaan työskentelykulttuurin muutoksessa jo pitkällä. Selkeiden ja yksinkertaisten käytänteiden jalkauttamista kannattaa viedä eteenpäin pieninä palasina ja vaiheittain, jotta käyttäjien toimintatapojen muutos uusien työkalujen ja rutiinien omaksumisen suhteen onnistuu.  

Jatkuvien päivitysten katkeamaton virta 

Vielä muutamia vuosia sitten Office-paketin päivitys oli helppo ottaa haltuun sen ajoittuessa pariin kertaan vuodessa. Nykyään asiat menevät eteenpäin huomattavasti nopeammalla syklillä ja päivityksiä toiminnallisuuksiin ja käyttöliittymään julkaistaan melkein viikoittain. Tämän lisäksi isompia päivityksiä julkaistaan kuukausittain sekä kvartaaleittain. 

Tiivis päivitystahti edellyttää kokeneemmaltakin käyttäjältä jatkuvaa seuraamista ja perehtymistä. Systemaattisen päivitysten seuraamista ei voi sälyttää loppukäyttäjän harteille. Hyviä kokemuksia on asiakasorganisaatiossa saatu niin kutsutuista tehokäyttäjistä. 
Kyseiset henkilöt seuraavat aktiivisesti uusia toiminnallisuuksia, tutustuvat niihin soveltaen niitä organisaation käytänteisiin ja edelleen opastaen muita käyttäjiä uusien toiminnallisuuksien käyttöön. Tällaisen joukon käyttö on luonnollisesti investointi, mutta näkisin niin, että tällaisessa investoinnissa saadaan pikaisesti ulosmitattua konkreettista hyötyä työn tehostumisena, eikä aikaa mene turhaan ”miten minä tämän teen” -tyyppiseen pohtimiseen. 

Tutustu asiakkaidemme tarinoihin  miten modernit työryhmä- ja dokumentinhallintaratkaisut voisivat tehostaa oman organisaatiosi työskentelyä ja johtamista tiedolla?  

Arno Hakkarainen
Senior konsultti

SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2020 Solu Digital