Microsoft 365 Copilot Outlookissa tehostaa työskentelyä merkittävästi. Opi hyödyntämään työkalua sähköpostien hallinnassa, tehtävien seurannassa ja kokousten suunnittelussa näiden viiden vinkin avulla.

Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Outlookissa tuo tekoälyavustajan suoraan sähköpostiisi, mikä helpottaa sähköpostien hallintaa, tehtävien järjestämistä ja kokousten suunnittelua. Ota käyttöön viisi vinkkiämme Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen Outlookissa arjen sujuvoittamiseksi.

1. Hyödynnä ”Tehtävien seuraaminen” -toimintoa

Copilotin käyttö Outlookissa auttaa seuraamaan ja priorisoimaan tehtäviä, jotta pysyt ajan tasalla tärkeistä sähköposteista ja tehtävistä.

Pyydä Copilotia listaamaan esimerkiksi viime viikon sähköpostit, joissa oli tärkeitä mainintoja tai suosituksia jatkotoimista. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat nopeasti selvittää, mitä asioita sinun tulee hoitaa tai tarkastella tarkemmin kiireisen viikon jälkeen​.

Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia luomaan tehtävälistoja automaattisesti viesteistä, joissa mainitaan tärkeitä toimeksiantoja tai aikatauluja. Näin voit varmistaa, että tärkeät tehtävät eivät jää huomiotta.

2. Sähköpostien tiivistäminen ja suodattaminen

Copilot Outlookissa osaa tiivistää pitkiä sähköpostiketjuja ja poimia niistä keskeiset asiat. Näin säästät aikaa ja voit keskittyä viestien olennaiseen sisältöön ilman, että joudut käymään läpi koko keskustelua. Tiivistystoiminto on erityisen kätevä tilanteissa, joissa sähköposteja tulee runsaasti tai viestiketju on pitkä.

Käytännön vinkki: Käytä Copilotin ”Yhteenveto”-toimintoa säännöllisesti projektien aikana, jotta pysyt ajan tasalla edistymisestä ja tärkeistä viestiketjuista ilman tietoylikuormaa​.

3. Muuta sähköpostiketju kokouskutsuksi

Jos keskustelu sähköpostissa alkaa pitkittyä ja kaipaa selkeytystä, Copilotin käyttö Outlookissa mahdollistaa sen muuttamisen suoraan kokoukseksi. Valitse vain ”Ajoita Copilotin kanssa” -toiminto keskustelun yhteydessä, niin tekoäly luo automaattisesti kokouksen, tiivistää sähköpostiketjun keskeiset kohdat ja ehdottaa sopivia ajankohtia osallistujille.

Käytännön vinkki: Kun huomaat, että sähköpostikeskustelu alkaa venyä tai aiheuttaa väärinkäsityksiä, käytä Copilotin ”Ajoita Copilotin kanssa” -toimintoa järjestääksesi tapaamisen. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla ja asiat etenevät tehokkaasti.

4. Kokousten suunnittelu ja aikataulujen yhteensovittaminen

Copilot voi helpottaa kokousten järjestämistä ehdottamalla vapaita aikoja suoraan kalenteristasi. Sen avulla voit myös automaattisesti lähettää kokouskutsuja ilman manuaalista säätämistä. Tämä tekee aikataulujen yhteensovittamisesta sujuvampaa, erityisesti silloin, kun kyseessä on isompi ryhmä tai tiukka aikataulu.

Käytännön vinkki: Käytä Copilotin aikataulutustoimintoa hyödyksi etenkin silloin, kun sinulla on tiukkoja aikarajoja ja useita osallistujia. Copilot pystyy ehdottamaan parhaiten sopivia aikoja kaikille osapuolille, mikä vähentää edestakaista viestintää aikataulujen sopimiseksi​.

5. Kielenhuollon ja tyylin tarkistaminen

Copilot Outlookissa tarkistaa sähköpostiviestien kieliasun ja antaa parannusehdotuksia viestin tyyliin. Näin varmistat, että viestisi ovat selkeitä, kohteliaita ja ammattimaisia, mikä on erityisen tärkeää asiakaskontakteissa tai muissa virallisissa viestintätilanteissa. Copilot voi ehdottaa myös vaihtoehtoisia ilmaisuja tai parannuksia, mikä tekee viestinnästä sujuvampaa ja ammattimaisempaa.

Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia arvioimaan tärkeät viestit ennen niiden lähettämistä, etenkin jos viesti menee suurelle vastaanottajajoukolle tai sisältää kriittistä tietoa. Tämä auttaa varmistamaan, että viestin sävy on sopiva ja että se antaa ammattimaisen vaikutelman.

Kokeilemalla opit Copilotin mestariksi Outlookissa

Microsoft 365 Copilotin käyttö Outlookissa tarjoaa tehokkaita työkaluja sähköpostien ja ajanhallinnan tueksi. Hyödyntämällä Copilotia monipuolisesti voit säästää aikaa, parantaa viestinnän laatua ja pysyä ajan tasalla tärkeistä asioista. Näiden viiden vinkin avulla pääset alkuun ja opit käyttämään Copilotin ominaisuuksia niin, että sähköpostityöskentelystä tulee vaivatonta ja tuottavaa.

Haluatko hyödyntää Copilotia parhaalla mahdollisella tavalla? Tutustu Copilot-koulutukseemme.