Hybridityössä viestintä- ja yhteistyötaitojen lisäksi muun muassa ketterien työtapojen merkitys korostuu. Lue vinkkimme parempaan vuorovaikutukseen hajautetussa tiimissä.

Hybridityö on yleistyessään tuonut monia etuja, kuten lisääntynyt tuottavuus, joustavuus sekä työn ja yksityiselämän tasapaino. Se asettaa kuitenkin myös joitain haasteita, kuten tehokkaan viestinnän, yhteistyön ja koordinoinnin ylläpitäminen hajautettujen tiimien jäsenten välillä.

Kuinka voit olla menestyksekkäästi vuorovaikutuksessa hybridityöympäristössä ja hyödyntää ketteriä työmenetelmiä työsi johtamisessa? Nämä vinkit voivat auttaa sinua menestymään hybridityöympäristössä ja saavuttamaan ammatilliset ja henkilökohtaiset tavoitteesi.

1. Viesti selkeästi ja säännöllisesti

Hybridityöympäristössä viestinnän merkitys menestyksekkään tiimin toiminnassa korostuu entisestään. Selkeästi ja usein toteutettu kommunikointi kollegojesi, esihenkilöiden ja asiakkaiden kanssa eri kanavien ja työkalujen avulla auttaa niin itseäsi kuin muita pysymään perillä työn etenemisestä.

Hajautetuissa tiimeissä eri sijainneista käsin työskentelevät tiimin jäsenet eivät ole vuorovaikutuksessa kasvokkain tai reaaliajassa välttämättä koskaan. Tällöin viestintä auttaa rakentamaan luottamusta, suhteita ja yhteistyötä tiimin jäsenten kesken sekä jakamaan tietoa, palautetta ja ideoita.

Voit esimerkiksi jakaa tietoja, päivityksiä, palautetta ja kysymyksiä sähköpostin, chatin, puhelimen, videoneuvottelujen ja projektinhallintaohjelmiston avulla. Yhteisesti sovitut, selkeät toimintatavat eri viestintäkanavien käyttöön auttaa myös hallitsemaan keskeytyksiä paremmin ilman huolta digiähkystä.

Säännölliset tiimipalaverit esimerkiksi videopuheluina auttavat myös rakentamaan vahvaa yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Toistemme kehon kielen, äänen painojen, katseen suunnan sekä kasvojen ilmeiden lukeminen ja tulkinta ovat olennainen osa vuorovaikutusta, jonka avulla toimimme ja teemme hyviä päätöksiä. Etätyössä tämä ulottuvuus kommunikoinnista puuttuu, ellemme näe toisiamme ajoittain videopuhelujen avulla.

2. Edistä yhteistyötä läpinäkyvyydellä

Viestinnän lisäksi yhteistyö on toinen olennainen taito hybridityössä. Sinun on työskenneltävä muiden kanssa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi, ongelmien ratkaisemiseksi ja ideoiden luomiseksi.

Hyödynnä Microsoft 365 -ohjelmia tehokkaaseen yhteistyöhön, kuten esimerkiksi työkaluja dokumenttien kommentointiin ja yhteismuokkaukseen. Teams-kanavat eri projekteihin tai työvaiheisiin auttavat keskittämään tiedon, dokumentit ja viestinnän omiin paikkoihinsa, jolloin työskentely eri asioiden parissa selkeytyy.

Hajautetussa tiimissä läpinäkyvyys siihen mitä muut tekevät ja mitä itse tekee, on tärkeää. Yhteisen tilannekuvan ylläpitämisestä seuraa väistämättä yhteistä koordinointia, joka taas edistää yhteisen ymmärryksen rakentamista. Hyvä ja toimiva työkalu on esimerkiksi Kanban-taulut vaikkapa Microsoftin Plannerissa, jolloin jokaisen tiimin jäsenen työjono on visuaalisesti nähtävillä.

3. Ota käyttöön ketterät työtavat

Ketterät työtavat ovat toimintatapoja ja rakenteita, jotka auttavat tiimejä toimittamaan arvoa asiakkaille nopeasti ja joustavasti. Niiden sisällä yksilöt voivat toimia joustavasti ja autonomisesti. Ketterät työmenetelmät voivat auttaa sinua hallitsemaan työtäsi hybridiympäristössä, sillä ne edistävät sopeutumiskykyä, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. 

Ketterien kehysten, kuten Scrumin, Kanbanin tai Leanin käyttö auttaa organisoimaan työsi lyhyisiin ja iteratiivisiin sykleihin. Töiden nopea versiointi mahdollistaa töiden esittelyn, josta voidaan käydä yhteistä pohdintaa.

Aiemmin mainitsemani Kanban-menetelmän keskeinen ajatus on jakaa projekti- tai muu työkokonaisuus pieniksi osiksi, tyypillisesti “tekemättä”, “työn alla” ja “tehty” mukaisiin vaiheisiin. Työtehtävien visualisointi auttaa priorisoimaan sekä optimoimaan työtä kuin myös rajoittamaan käynnissä olevan työn määrää.

Scrumin avulla monimutkaiset projektit ja tehtävät jaetaan järjestelmällisesti pienempiin ja täten helpommin ratkaistaviin osiin. Scrumissa tiimi pyrkii selvittämään, miten se pystyy saavuttaa yhteisen tavoitteen työskentelemällä yhdessä. Menetelmä rakentuu erilaisista rooleista, työkaluista ja kokouksista, joiden avulla tavoitetta kohti eteneviä tuloksia saavutetaan. Tiimi työstää kokonaisuuden osaprojektien tiettyjä, ennalta määritettyjä tehtäviä tyypillisesti noin 2–4 viikkoa kestävinä kehitysjaksoina eli sprintteinä.

Lean on filosofia ja joukko käytäntöjä, joiden tavoitteena on poistaa hukka ja maksimoida arvo missä tahansa prosessissa. Lean-työmenetelmät voivat auttaa hajautettuja tiimejä muun muassa optimoimaan työtään ja tuottamaan lisäarvoa asiakkaille sekä parantamaan tuottavuutta ja suorituskykyä virtaviivaistamalla työnkulkuja, vähentämällä virheitä ja lisäämällä yhteistyötä.

4. Säilytä terve työn ja yksityiselämän tasapaino

Työ- ja perhe-elämän tasapaino on kykyä tasapainottaa ammatilliset ja henkilökohtaiset velvollisuutesi ja kiinnostuksesi. Tasapainon saavuttaminen tai ylläpito voivat kuitenkin olla haastavia saavuttaa hybridityöympäristössä, koska saatat kohdata ongelmia, kuten ylityötä, eristäytymistä tai työuupumusta.

Sinun tulee pitää huolta fyysisestä ja henkisestä terveydestäsi ja asettaa hyvinvointisi etusijalle. Voit esimerkiksi asettaa säännöllisen ja realistisen aikataulun, pitää taukoja, harjoitella, meditoida, seurustella ja harrastaa kiinnostuksen kohteitasi. Sinun tulee myös kunnioittaa omaa ja muiden työaikaa sekä irrottautua töistä, kun olet valmis.

5. Tehosta hybridityöskentelyssä tarvittavia taitoja mikro-opiskelulla

Hybridityö on työskentelytapa, joka tarjoaa monia mahdollisuuksia ja etuja. Se vaatii kuitenkin myös joitain taitoja ja strategioita toimiakseen tehokkaasti monipuolisessa ja dynaamisessa työympäristössä.

Voit kehittää hybridityöskentelyssä tarvittavia taitoja, kuten laadukasta vuorovaikutusta, yhteistyötä, ketteriä työtapoja ja itsesi johtamista Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävien mikrokurssien avulla.

Valmis, lähes 80 kurssin paketti tarjoaa Intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa opiskeltavia koulutuksia kehittämään tärkeimpiä inhimillisiä taitoja, kuten yhteistyötä ja vuorovaikutusta, luottamusta ja turvallisuutta, johtajuutta, kasvun ajattelutapaa sekä henkistä hyvinvointia.

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää miten Microsoft 365 -työkaluilla tehostat hybridiympäristössä ja hajautetussa tiimissä työskentelyäsi!

Lue lisää:

• Ajankäytön hallinnalla enemmän tuloksia ja vähemmän stressiä
• Rakenna luottamusta ja menestystä virtuaalitiimeissä
• Kuinka hallita keskeytyksiä ja pysyä keskittyneenä

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Yhteydenottolomake