Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissä tehostaa työskentelyä merkittävästi. Opi hyödyntämään työkalua sisällön luonnissa, muokkauksessa ja hallinnassa näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Wordissä sujuvoittaa työskentelyä monin eri tavoin. Lue viisi vinkkiämme Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen tekstin luonnissa, muokkaamisessa ja sisällön hallinnassa.
1. Sisällön luonnostelu olemassa olevista tiedoista
Copilot tarjoaa tehokkaan tavan luoda sisältöä hyödyntämällä olemassa olevia dokumentteja. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat koostaa uutta tekstiä aiemmista lähteistä ilman aikaa vievää tiedon manuaalista siirtelyä.
Voit pyytää Copilotia ottamaan mukaan tietoa juseammasta Word- tai PowerPoint-tiedostosta ja luomaan uuden asiakirjan luonnoksen niiden perusteella.
Käytännön vinkki: Jos sinulla on useita asiakirjoja, joista tarvitset tietoa, voit kirjoittaa Copilotille kehotteen, kuten ”Luonnostele raportti hyödyntäen dokumentteja X, Y ja Z”. Tämä säästää aikaa ja auttaa sinua tuottamaan yhtenäisen kokonaisuuden nopeasti.
2. Tiivistä ja käsittele PDF-tiedostoja vaivattomasti
PDF-tiedostojen käsittely voi olla haaste, mutta Copilot tekee tästä prosessista sujuvampaa. Voit tiivistää PDF-tiedoston sisällön tai tehdä vertailun kahden PDF-tiedoston välillä suoraan Wordissa. Tämä toiminto auttaa erityisesti tilanteissa, joissa sinulla on esimerkiksi sopimusasiakirjoja, joista on tehtävä yhteenvedot tai vertailtava eri versioita.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotin PDF-ominaisuuksia, jos sinulla on asiakassopimuksia, joita haluat analysoida. Pyydä esimerkiksi, ”Tee yhteenveto sopimuksesta” tai ”Vertaa kahta PDF-dokumenttia”. Tämä säästää aikaa manuaaliselta vertailulta ja auttaa keskittymään keskeisiin eroihin.
3. Bing-haku ja tietojen kerääminen suoraan Wordissä
Joskus on tarpeen hakea taustatietoa tai faktoja kirjoitusprosessin aikana. Copilotin integroitu Bing-haku antaa mahdollisuuden hakea tietoa suoraan Wordista poistumatta dokumentista. Tämä mahdollistaa keskeytyksettömän kirjoittamisen ja tiedonhankinnan yhdellä alustalla.
Käytännön vinkki: Kun tarvitset tarkempaa tietoa, voit kysyä Copilotilta suoraan, esimerkiksi ”Mitä ovat vuoden 2024 tärkeimmät markkinatrendit?” Copilot hakee vastauksen ja tuo sen suoraan Wordiin, jolloin säästät aikaa ja saat ajankohtaista tietoa suoraan työtilaan.
4. Tarkennettu analyysi ja tiivistäminen keskusteluista ja kokouksista
Jos työskentelet laajojen kokousmuistioiden tai projektikeskusteluiden parissa, Copilot voi auttaa tiivistämään ja jäsentämään tietoa helposti ymmärrettäväksi. Copilot osaa myös yhdistää kokousmuistioihin tekstimuotoisia keskusteluita, jolloin kaikki olennainen tieto löytyy yhdestä tiivistetystä yhteenvedosta.
Käytännön vinkki: Kun sinulla on iso määrä kokousmuistiinpanoja, voit pyytää Copilotia tiivistämään keskustelun keskeiset kohdat kirjoittamalla ”Tee yhteenveto viime kokouksesta.” Tämä ominaisuus on erinomainen apu projektien seurannassa ja raportoinnissa, sillä saat tärkeimmät tiedot kompaktisti esille.
5. Sisällön viittaaminen ja integrointi laajempiin asiakirjoihin
Copilotin avulla voit viitata laajempiin sisältölohkoihin ja käyttää jopa 75 000 sanaa lähteenä asiakirjassa. Tämä tarjoaa joustavuutta, erityisesti laajoja projektisuunnitelmia tai raportteja kirjoitettaessa. Voit lisätä tietoa organisaation eri lähteistä, ja Copilot integroi sen saumattomasti asiakirjaan.
Käytännön vinkki: Hyödynnä laajemman viittauksen mahdollisuutta, kun työstät asiakirjaa, johon tarvitaan kattavaa taustatietoa. Voit esimerkiksi kirjoittaa ”Lisää esitysluonnokseen taustatiedot dokumentista X” ja Copilot täyttää pyytämäsi osion laajalla sisällöllä. Tämä vähentää manuaalista tiedonhakua ja takaa, että kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta.
Kokeilemalla opit Copilotin käytön mestariksi
Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissä tuo tehokkuutta ja joustavuutta sisällöntuotantoon. Käyttämällä Copilotia monipuolisesti voit säästää aikaa, jäsentää tietoa selkeämmin ja luoda ammattimaisempia asiakirjoja. Näiden viiden vinkin avulla pääset hyödyntämään Copilotin parhaita ominaisuuksia ja saat merkittäviä etuja kirjoitustyössä.
Haluatko hyödyntää Copilotia parhaalla mahdollisella tavalla? Tutustu Copilot-koulutussivuumme.
