Vapauta aikaa, vähennä virheitä ja kehitä liiketoimintaprosesseja tekoälyn avulla. Oikein kohdennettu automaatio maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Tekoäly ei ole enää vain teknologia-asiantuntijoiden aihe tai kokeiluhanke, vaan konkreettinen väline työn sujuvoittamiseen, laadun parantamiseen ja resurssien tehokkaampaan käyttöön.

Oikein käytettynä tekoäly voi tehostaa liiketoimintaprosesseja monella tavalla: se vähentää manuaalista työtä, minimoi virheitä, nopeuttaa reagointia asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeisiin ja avaa täysin uusia mahdollisuuksia liiketoimintaprosessien kehittämiseen.

Silti moni organisaatio epäröi, mistä tekoälyn hyödyntäminen liiketoimintaprosesseissa kannattaa aloittaa. Tärkeintä ei ole valita oikeaa teknologiaa tai työkalua heti alussa, vaan lähteä liikkeelle liiketoimintalähtöisesti: tunnistaa toistuvat, kuormittavat ja hitaat työvaiheet ja arvioida, voidaanko ne automatisoida tai uudistaa tekoälyn avulla.

Organisaatioiden ei tarvitse enää miettiä, pitäisikö tekoälyä hyödyntää liiketoimintaprosesseissa, vaan kysyä: missä sitä kannattaa hyödyntää ensin?

Tekoäly käytännössä: säästöä, nopeutta ja luotettavuutta

Yksi konkreettisimmista esimerkeistä löytyy tarjouspyyntöjen käsittelystä. Asiakasorganisaatiossa saapuvat sähköpostit käytiin aiemmin manuaalisesti läpi, ja pyynnöt ohjattiin oikeille liiketoimintayksiköille henkilöstön toimesta. Prosessi oli hidas, altis inhimillisille virheille ja kulutti asiantuntijoiden aikaa.

Uudessa ratkaisussa tekoäly automatisoi liiketoimintaprosessin, eli lukee saapuvat viestit, tunnistaa tarjouksen sisällön ja ohjaa sen automaattisesti oikealle tiimille. Selkeissä tapauksissa tekoäly tuottaa jopa alustavan tarjoustekstin, jonka asiantuntija tarkistaa ennen lähettämistä.

Tulokset olivat selkeitä: vastausaika lyheni, työkuorma keveni ja investoinnin takaisinmaksuaika jäi alle vuoteen. Ratkaisun ROI oli 33 % jo ensimmäisten 12 kuukauden aikana. Säästyneet resurssit voidaan kohdentaa arvoa tuottavaan työhön, kuten asiakastarpeiden ratkomiseen ja uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Tekoäly on myös vikasietoisempi kuin ohjelmistorobotiikka (RPA). Eräällä toisella asiakkaallamme korvattiin tilaus-toimitusprosessin tueksi kehitetty RPA tekoälypohjaisella ratkaisulla, koska robotiikka rikkoutui usein ja oli virhealtis.

Tekoälypohjainen liiketoimintaprosessien ratkaisu korvasi robotiikan, ja samalla saatiin järjestelmä, joka sopeutuu prosessin muutoksiin, on helppo ylläpitää ja toimii luotettavasti ilman IT-riippuvuutta.

Mistä tekoälyn hyödyntäminen kannattaa aloittaa juuri teillä?

Moni miettii, missä tekoäly tuottaa eniten hyötyä liiketoimintaprosessien näkökulmasta. Yleensä paras lähtökohta löytyy arjen tehtävistä – niistä, jotka toistuvat usein ja vievät paljon aikaa. Ennen listauksen tarkastelua on hyvä pysähtyä miettimään, missä työvaiheissa kuluu aikaa, syntyy virheitä tai tarvitaan jatkuvaa käsittelyä. Tällaisissa kohdissa tekoälyllä on usein eniten annettavaa.

Tässä muutamia kysymyksiä, jotka auttavat tunnistamaan tekoälyn mahdollisuuksia:

• Onko meillä työvaiheita, joita tehdään edelleen manuaalisesti?
• Käsitelläänkö isoja määriä sähköposteja, tilauksia tai raportteja toistuvalla tavalla?
• Joudummeko tekemään samaa työtä useaan kertaan eri järjestelmissä?
• Kuluuko asiantuntijoiden aikaa tehtäviin, joista tekoäly voisi selviytyä nopeammin?
• Onko meillä dataa, jota ei tällä hetkellä hyödynnetä päätöksenteossa?

Usein tekoälypalveluiden kustannukset ovat pieniä verrattuna saavutettaviin hyötyihin – etenkin suurivolyymisissa liiketoimintaprosesseissa. Kun oikea käyttökohde tunnistetaan, investoinnin takaisinmaksu voi tapahtua nopeasti.

Jos vastasit kyllä edes yhteen kysymykseen, kyseessä voi olla hyvä lähtökohta tekoälyllä tehostettavalle liiketoimintaprosessille – erityisesti, koska tekoäly ei väsy, vaikka työmäärä kasvaa. Sen sijaan, että tarvitaan lisää henkilöresursseja, voidaan olemassa olevia hyödyntää tehokkaammin.

Tekoälyllä ei kannata paikata vanhaa

Yksi yleisimmistä virheistä on yrittää korjata prosessin osa-aluetta tekoälyllä ilman, että tarkastellaan kokonaisuutta. Tekoälyratkaisu toimii parhaiten, kun prosessi mietitään uusiksi:

• Mitä syötämme prosessiin?
• Mitä tuloksia odotamme?
• Mitä manuaalista vaihetta ei enää tarvita?

Tekoälyratkaisu toimii parhaiten, kun prosessi ajatellaan uudelleen eikä vain yritetä automatisoida vanhaa toimintamallia. Tällöin rakennetaan jotain aidosti fiksumpaa ja kestävää – ei vain nopeutettua versiota vanhasta.

Älykkäät prosessit syntyvät yhteistyössä oikean kumppanin kanssa

Käyttöönoton ei tarvitse olla raskas. Pieni, hyvin suunniteltu pilotti riittää käynnistämään matkan tekoälyn hyödyntämiseen liiketoimintaprosesseissa. Me Solu Digitalilla autamme tunnistamaan parhaat käyttökohteet, valitsemaan sopivat teknologiat ja rakentamaan ratkaisut, jotka palvelevat sekä käyttäjiä että liiketoimintaa.

Yhdessä voimme:

• Tunnistaa arvokkaimmat automatisoitavat kohdat
• Kartoittaa käytettävissä olevan datan
• Suunnitella pilotin, joka tuo näkyviä tuloksia nopeasti
• Skaalata ratkaisun osaksi arkea

Ota yhteyttä – keskustellaan, mistä teidän tekoälymatkanne kannattaisi alkaa.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja