Hankintasalkku varmistaa hankintojen sujuvan toteutuksen, lainmukaisuuden sekä budjetin noudattamisen
Julkisen sektorin organisaatioilla hankintojen eteneminen saattaa epäonnistua jonkin muotoseikan, epäselvän toimeksiannon tai hankinnan suuruuden virhearvioinnin takia.
Tyypillisesti hankinnat etenevät erilaisten hankintamenettelyjen, kuten puitejärjestelyn tai avoimen tai rajoitetun menettelyn mukaisesti, joihin kuhunkin pätee omat juridiset säännöt. Nämä menettelytavat määrittävät, miten erityyppiset hankinnat erilaisine vaiheineen etenevät.
Kehittämämme selainpohjainen hankintasalkku auttaa varmistamaan, että hankinnat etenevät niiden menettelytavan edellyttämien sääntöjen puitteissa. Työkalu keskittää kaiken tiedon- ja dokumentinhallinnan yhteen paikkaan hankinnan suunnittelu- ja valmistelutyöstä sopimuskauden päättymiseen asti.
Keskitä hankinnan koko elinkaari yhteen paikkaan selainpohjaisella Microsoft-ratkaisulla:
- Tehosta hankinnan toimintaa ajantasaisilla tiedoilla ja dokumenteilla, jotka ovat koko organisaation saatavilla sekä hyödynnettävissä keskitetysti ja läpinäkyvästi
- Paranna hankintoihin liittyvän tiedon sekä dokumenttien löydettävyyttä ja saatavuutta
- Varmista hankintojen lainmukaisuus sekä budjetin ja aikataulun noudattaminen
- Lisää hankintaprosessin läpinäkyvyyttä, hallittavuutta ja tietoturvaa
”Nyt meillä on yksi työkalu, yksi paikka, missä tämä kaikki tieto hankinnoista on alusta loppuun, eli hankintojen suunnittelusta sinne sopimuskauden loppumiseen saakka. ”
Hankintasalkkuratkaisu keskitettyyn tiedonhallintaan
Microsoft-teknologioilla toteutettu ratkaisu tarjoaa helppokäyttöiset työkalut hankintoihin liittyvän tiedon käsittelyyn, tallentamiseen ja seurantaan ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta:
- Lomake uuden hankintatarpeen kirjaamiseen
- Koontinäkymä kaikista hankinnoista erilaisin suodatusmäärittein
- Microsoft Teams-työtilat ja dokumenttien hallinta yhdessä paikassa tiimityön tehostamiseksi
- Porttikysymyksiin vastaaminen jokaisen vaiheen yhteydessä edellytyksenä seuraavaan vaiheeseen siirtymiseen
- Osiot aktiivisille kilpailutuksille ja erityyppisille hankinnoille kuten esimerkiksi sopimuskauteen siirtyneille ja päättyneille hankinnoille
- Aikataulutus- ja resursointiosiot
- Päiväkirjaosio huomioiden kirjaamiseen esimerkiksi aikatauluista, etenemisen tilasta tai riskeistä
- Integraatiot muihin hankinnoissa käytettyihin järjestelmiin, kuten esimerkiksi ostolaskujärjestelmään kulujen seurantaa varten
- Raportointi yksittäisten sekä kaikkien hankintojen tarkasteluun ja analysointiin.
Lue lisää: Hankintasalkku pitää hankinnat kurissa
Hankintasalkun käyttöönotto sujuvasti
Toteutamme hankintasalkkuratkaisun käyttöönoton organisaationne tarpeisiin vastaavaksi eri vaiheiden mukaisesti:
- Hankintasalkkuratkaisun määrittely organisaatiossa
- Tekninen toteutus
- Dokumenttien ja tiedon migraatio verkkolevyiltä ja muista järjestelmistä
- Ratkaisun käyttöönotto
- Koulutukset tai työpajat ratkaisun sujuvaan käyttöön
Tutustu asiakastarinoihimme:
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista:
- Hankintasalkku pitää hankinnat kurissa
- Provisiointi ja migraatio yhdessä
- Pelikirja eli hallintamalli varmistaa työkalujen sujuvan käytön
- Luottamuksen merkitys nykyajan hybridityöskentelyssä
- Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
- Tiedosta kilpailuetusi
- Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
- Kaikki Solu Digitalin asiantuntijoiden artikkelit
Kiinnostaako hankintasalkku?
Kerromme mielellämme lisää. Ota yhteyttä Jariin:
Jari Kyläjärvi
Director, Partner
050 301 7330
jari.kylajarvi@soludigital.fi
Tilaa uutiskirje
Tilaa kooste asiantuntija-artikkeleistamme suoraan sähköpostiisi.
