För effektiv användning av Teams krävs att man kollar och justerar olika inställningar efter behov. Använd tipsen om effektiv användning av Teams som en hjälp i ditt eget arbete och samarbetet med andra.

Microsoft Teams och hur det kan används effektivt en av mest aktuella frågorna idag. Den dyker upp gång på gång i samband med olika tjänster som rådgivning och utbildning, och i lösningar som gynnar användningen av Teams.

Ta en närmare titt på fem tips om inställningar i Teams för olika sammanhang, från snabbmeddelanden och videosamtal till olika typer av möten.

Tips 1: Inställningar för Teams-meddelanden

Genom att gå igenom meddelandeinställningarna redan tidigt när du börjat använda Teams ser du tydligare hur dina egna inställningar kan ge ett bättre informationsflöde och bättre samarbeten. Du får åtkomst till meddelandeinställningarna i det övre högra hörnet i Teams. En meny öppnas när du klickar på de tre punkterna bredvid en organisations namn. Klicka på Settings (Inställningar) och avsnittet Notifications (Aviseringar).

Du kan välja inställningar för obesvarade mejl och aktiviteter i möten, grupper, kanaler och samtal mellan personer. Du kan redigera grupp- och kanalmeddelanden genom att klicka på högerpilen intill Custom (Anpassa).

Ett nytt fönster öppnas för Teams, där du kan välja meddelandeinställningar för saker som omnämnanden, svar på diskussioner och reaktioner. En banner är en meddelandebubbla som syns i skrivbordets nedre högra hörn. Ett flöde är ett flöde av aktiviteter till vänster i Teams huvudfönster som aviserar när någon till exempel gillar till ditt inlägg eller nämner dig, en kanal eller en grupp som du ingår i.

Tips 2: Inställningar för Teams-möten

Genom att granska Teams mötesinställningar från fall till fall, före och under mötet, kan mötesarrangören spara tid och förenkla arbetet.

Det finns flera sätt att hitta inställningar för Teams-möten, beroende på om du använder Teams eller Outlook, och om mötet är planerat eller ett direktmöte.

Inställningar för planerade möten via Outlook

I Outlook kommer du åt inställningar för Teams-möten genom att klicka på kalenderinbjudan. Klicka på Meeting Settings (Mötesinställningar) under möteslänken ”Join Microsoft Teams Meeting” (Delta i Microsoft Teams-möte).

För att ändra mötesinställningarna, gå vidare till nästa avsnitt i texten under Edit Teams meeting settings (Ändra inställningar för Teams-möten).

Inställningar för planerade möten via Teams

I Teams går du till kalendern, väljer mötet och klickar på Meeting Options (Mötesinställningar) i mötesfönstret som öppnas på fliken Details (Detaljer).

Inställningar för direktmöten via Teams

För att ansluta till ett möte från en kanal eller kalender, välj Meeting Now (Möte nu), klicka på trepunktsmenyn ovanför deltagarlistan och klicka på Manage Permissions (Hantera behörigheter). Gå tillmenyn Meeting Settings (Mötesinställningar).

Inställningar för Teams-möten

Teams omdirigerar dig till en webbläsare som öppnar valbara inställningar för det aktuella mötet.

Du kan bestämma vem som kan hoppa över mötets vänteläge innan mötet börjar:

Du kan också ange vem som ska kunna göra presentationer under mötet:

Nedan finns en förteckning av syftena med de olika alternativen:

• All (Alla) – Alla som har tillgång till möteslänken deltar i mötet som ”presentatör”.
• People in my organization (Människor i min organisation) – Endast personer i din organisation är presentatörer. Externa medverkande deltar i mötet som ”lyssnare”.
• Specific people (Specifika personer) – Endast personer som du väljer i inbjudningslistan är presentatörer. Alla andra deltagare i mötet är ”lyssnare”.
• Only me (Endast jag) – Endast organisatören är presentatör. Alla andra medverkande i mötet är ”lyssnare”.

Observera att du måste skicka en mötesinbjudan för att tilldela roller till mötesdeltagare samt direkt till alla personer som du utser som ”presentatör”. Gästanvändare från en annan organisation kan inte utses som ”presentatör”.

Du kan också ange om du tillåter samtal under och utanför mötet:

En heltäckande lista över funktionerna för olika roller finns på Microsofts webbplats.

Hantera inställningar under möten

Mötesarrangören kan enkelt ändra inställningarna under mötet.

Till exempel kan lyssnarnas mikrofoner stängas av så att de inte kan slå på dem under ett möte. I Meeting settings (Mötesinställningarna) går du till Allow participants to unmute (Tillåt lyssnare att medverka) och ändrar inställningen till ”Nej”.

Tips 3: Dämpning av bakgrundsljud

Dämpa bakgrundsljud från exempelvis trafik eller sorlet på allmänna platser. Klicka på din Teams profile menu (Teams-profilmeny) i det övre högra hörnet. Välj Settings (Inställningar) och gå till Devices (Enheter).

Brusdämpning är inställd på automatisk som standard och Teams väljer den bästa dämpningsnivån för bakgrundsljud. Välj Hög i menyn för starkare dämpning av bakgrundsljud.

Tips 4: Sudda ut bakgrunden och använd bakgrunden i ett Teams-möte

Du kan starta din videoinspelare innan du ansluter till ett möte och redigera bakgrunden som visas i din video i Background Filters (Bakgrundsfilter).

En samling av olika bakgrunder öppnas till höger i mötesfönstret, där du också kan välja bakgrundsoskärpa. Klicka på Add New (Lägg till ny) för att välja bakgrund från dina egna filer.

Tips 5: Andra inställningar i Teams

Du bör också gå igenom de andra alternativen i menyn Settings (Inställningar) noga för arbetet med Teams ska bli så givande som möjligt.

Teams allmänna inställningar

I avsnittet General Settings (Allmänna inställningar) kan du välja tema för ditt Teams-gränssnitt, bland allt från ljust standardtema till mörkt tema med hög kontrast.

Du kan till exempel välja om du vill att Teams ska starta automatiskt när Windows startar eller i bakgrunden utan popup-fönster. Du kan också välja att Teams ska fortsätta köras i bakgrunden när du stänger appen.

Här finns även redigering inställningar för språk, aktiv stavningsfunktion och öppning av mötesfunktionen i nytt fönster.

Sekretessinställningar i Teams

När du använder ”Do Not Disturb“ (Stör ej)-läget är meddelanden om aktiviteter i Teams och Outlook avstängda. Du kan dock använda namn eller telefonnummer för att ange primära kontakter vars samtal, diskussioner och meddelanden ska aviseras i ”Do Not Disturb” (Stör ej)-läget.

Du kan också hindra personer från att kontakta dig eller se dina kontaktuppgifter. Dessutom kan du aktivera eller avaktivera läskvitton. Läskvitton som visar både dig och mottagarna att du har läst mottagna meddelanden eller att mottagaren har läst dina meddelanden. Testfunktionen är ett bekvämt sätt att aktivera mötesdeltagare regelbundet, så jag rekommenderar aktivering av denna inställning.

Inställningar av Teams-enheten

I Teams enhetsinställningar kan du ställa in och testa mikrofonen, högtalarna/hörlurarna och videoinspelaren genom att ringa ett testsamtal med Teams Echo-boten. Under Devices (Enhet) i sektionen Teams settings (Teams-inställningar) klickar du på Make a test call (Gör ett testsamtal).

Teams-boten kontaktar dig i ett testsamtal. Lyssna på de inspelade instruktionerna och testa mikrofonens och kamerans funktioner.

Behörighetsinställningar i Teams

Med dessa inställningar kan du antingen tillåta samma åtkomst till alla appar som du använder i Teams, eller anpassa dem individuellt för:

• Media (kamera, mikrofon och högtalare)
• Plats
• Aviseringar
• Externa länkar
• MIDI-enhet

Samtalsinställningar i Teams

Du kan välja inställningar för besvarande av Teams-samtal, röstmeddelanden och rington, eller aktivera praktiska funktioner, t.ex. texttelefonläge. Texttelefonläge (TTY) används för textkommunikation över en telefonlinje. Observera dock förutsättningen för att ansluta en texttelefon, såsom en TTY-enhet, för att använda funktionen.

Välj avsnittet Calls (Samtal), under Ease of Use (Användarstöd), och klicka på Enable TTY Mode (Aktivera TTY-läge).

Öka nyttan med Teams genom lämpliga inställningar

Exempelvis är effekterna betydande i form av långsiktiga fördelar med tidsbesparing om du väljer inställningar som stödjer ditt arbetssätt. Gå alltså igenom Teams-inställningarna i lugn och ro och med eftertanke, prova och testa olika kombinationer och användningsfall.

Vilma Lindell
Konsult

Kontakta oss om du behöver mer information om effektiv användning av Teams