NRC Group uppdaterade sitt gamla SharePoint-baserade dokumenthanteringssystem till Solu 365-verktyget och gjorde på så sätt projektarbetet mer effektivt.
NRC Group är inom Norden det ledande företaget inom järnvägsinfrastruktur och bygger samt underhåller järnvägsinfrastrukturen i Finland, Sverige och Norge.
NRC Groups företagsverksamhet i Finland har fokus på byggande och underhåll av järn- och spårvägar. Dessutom levererar företaget material till järnvägsinfrastrukturen. År 2022 arbetade cirka 1000 personer i NRC Group Finland och omsättningen var 255 miljoner euro.
Ett mobilvänligt verktyg för att stöda affärsverksamheten
Då det gamla Microsoft SharePoint baserade dokumenthanteringssystemet nått ändan på sin tekniska livscykel på grund av utdaterade servrar och IT-säkerhet, beslöt IT-teamet påbörja ett projekt för att hitta en ny lösning för att betjäna personalens behov.
Behovskartläggningen bland personalen gav mycket värdefull och detaljerad feedback om hur den nya lösningen skulle se ut.
Företaget har fem huvudkontor och regionala projektkontor på totalt 17 orter i Finland. Personalarbetet är spritt över hela Finland i olika projekt, så mobilt arbete är enormt viktigt på såväl fältet som på kontoret
”Den här mobila användbarheten var ett viktigt krav. Den gamla lösningen fungerade inte mobilt. Byggpersonalen ska kunna bekanta sig med säkerhets- och kvalitetsplaner, samt instruktioner och kunna skapa kvalitetssäkringsdokument mobilt”, säger chefen för Group IT Anu Asikainen.
Dokumenten för varje projekt ska alltså vara lätta att systematiskt hitta från ett och samma ställe. Man ville också att den nya lösningen skulle vara enkel och lätt att använda.
”Användbarheten förbättras av att man lätt hittar allt man behöver, men inget onödigt finns där. Ett viktigt krav var även kostnadseffektiviteten. Vi använder redan Microsofts verktyg och dom är bekanta för alla”, förtydligar Anu gällande den nya lösningens nödvändiga egenskaper.
Lättanvända Solu 365 gör arbetet med Teams mer effektivt
Den gamla SharePoint-lösningen ersattes av automatiseringsverktyget Solu 365 som utvecklats av Solu Digital, och med den skapar NRC:s anställda nya projekt som arbetsytor som kan användas via Teams och SharePoint.
”Filerna och informationen fanns i en separat miljö som var svår att nå, då man alltid var tvungen att gå dit med en webbläsare och via inloggning, så vi ville ha en lättare lösning. Teams-lösningen var rätt för detta, och via den kan man hantera alla våra filer och information”, berättar NRC:s projektingenjör Tommi Ilola.
Arbetsytorna innehåller all projektspecifik information, filer och konversationer på ett ställe i Teams. Dokumentmallarna är också praktiskt tillgängliga via verktyget och kan uppdateras centralt och automatiskt för alla användare.
Den nya Solu 365-lösningen togs i bruk av hela personalen på NRC Group Finland våren 2023.
I Tommis arbete används den nya Teams-baserade lösningen varje dag: ”Det är enkelt då vi redan har Teams som miljö i bruk. Det fungerar behändigt även på telefonen, vilket är en klar fördel. När man dessutom har lösningen kopplad till resurshanteringen på den egna datorn så underlättar det mycket”, säger Tommi.
Gruppens IT Service Manager Ann Heinonen upplever att Solu 365-verktyget också hjälper i större skala: ”Ju bättre vårt team vet hur man använder Teams tack vare denna lösning, desto mer kan de använda det i sitt övriga arbete, och de får mervärde av allt de lär sig angående hur man använder Teams.”
Konkurrenskraftig projektverksamhet med kvalitativt och effektivt arbete
Efter att ha använt Solu 365-verktyget i ett halvt år anser både användare och data-administrationen att lösningen var ett lyckat val.
”Målet var att få ett verktyg som är lätt att använda och kostnadseffektivt för att stöda dokumentationen av vår projektverksamhet. Det målet uppnådde vi”, säger Anu.
”Vi har varit riktigt nöjda med vårt beslut att ta Solu 365 i bruk. Alla våra krav uppfylldes med Microsofts verktyg”, fortsätter hon.
Ann som ansvarade för implementeringsprojektet för den nya lösningen, är nöjd med tystnaden som följde implementeringen. Vanligtvis, när ett nytt system introduceras, ägnas mycket tid åt att lära sig det nya systemet och skola och instruera användare. I detta fall var Teams-lösningen klart lättare för användarna, så långa skolningstillfällen kunde undvikas.
Expertispartner som stöd även i framtiden
Anu och Ann tycker båda att samarbetet med Solu Digital gick bra från början till slut.
”Själv gillade jag tillvägagångssättet där man via intervjuer ville hitta vad vårt verkliga behov är – att Solu Digital tog tid för att fråga oss om användningsfallen”, poängterar Ann.
”Nu när vi sett vad Solu Digital kan, så kommer vi nog lätt att vända oss till dem, speciellt då vi har någonting som gäller SharePoint. Man hör då gärna efter om de har idéer”, tillägger Anu.
Anu betonar att Solus kunnande om SharePoint och Teams har gett dem mycket hjälp.
”Sharepoint och Teams utvecklas ständigt, så det är trevligt att vår partner håller oss uppdaterade om nya funktioner och möjligheter.”
Ladda ner projekthanteringsguiden
Ladda ner vår guide för smidig hantering av projekt och gör projektarbetet inom din organisation enklare. Var vänlig och lämna dina kontaktuppgifter så skickar vi guiden till din e-post.
