Projektarbete med hjälp av automatisering, oberoende av plats och enhet
Åbo stad är en stad för vetenskap, kultur samt för vital och hållbar utveckling. Åbo är grundat år 1229 och är således Finlands äldsta stad. Åboregionen med sin befolkning på 337 000 gör Åbo till Finlands sjätte största kommun och strävar efter att på internationell nivå bli en modellstad för hållbara lösningar och en föregångare inom smart mobilitet.
Åbo stads IT-tjänster betjänar alla enheter inom Åbo stad samt koncernföretag i olika IT-ärenden, genom att skapa och utveckla olika sorters IT-lösningar samt genom att uppehålla prestandan för de befintliga verktygen och systemen. IT-tjänsterna står till tjänst för över 20 000 användare och har ett team med cirka 70 medarbetare.
Smidigare projektarbete som möter dagens behov
Inom IT-tjänster finns ett behov att följa läget för och avancerandet av tjänster inom projekt och tjänsteproduktion, samt hur projektchefer, servicechefer och experter använder sin arbetstid till arbetshelheter.
Tidigare hade IT-enheten i bruk Microsoft Project Server-verktyget, vilket man dock ansåg vara alltför stelt och robust och inte längre passa nutida processer eller motsvara de kraven som distansarbete ställer.
”Den arbetsledningen som vi projektchefer använder, för att till exempel rapportera om framskridandet av projekt, måste fungera även hemifrån”, förstärker Esa-Ville Vanhatupa som är projektchef inom IT-tjänsterna för Åbo stad.
Målet var att hitta ett nytt verktyg som skulle underlätta det dagliga arbetet, vara användbar oberoende av plats och apparatenhet, och där alla funktioner skulle finnas koncentrerade i Teams: rapporteringen av avancerandet av projekt och tjänster, lätt arbetstidsregistrering och lägesuppföljning av arbetshelheter från rapporter.
”Vi skickade ut en anbudsförfrågan för genomförandet av den här lösningen och Solu Digital Oy valdes till partner på grund av deras utmärkta offert. Vi har dock samarbetat med Solu tidigare och det har fungerat jättebra, så det var lätt att göra också det här tillsammans.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektchef, IT-tjänsterna för Åbo stad
Projektets alla arbetsfaser till Teams med hjälp av Solu 365
Lösningen som möter behoven baserar sig helt på Microsoft-plattformen, och fungerar därmed också i en webbläsare. Helheten byggs upp av Solu 365-verktyget, med vilket nya arbetshelheter skapas till Microsoft Project for the Web-verktyget. Därefter uppstår automatiskt till exempel rader för timregistrering och själva arbetshelhetens arbetsyta i Teams samt alla rapporter för Microsoft Power BI.
”Nu fungerar allt faktiskt oberoende av plats och dataenhet, så arbetsutförandet har på ett sätt blivit mer flexibelt. Automatiseringen ersätter nuförtiden sådant som man tidigare varit tvungen att göra till flera olika ställen, så tiden som tidigare gått till det arbetet har minskat och blivit lättare.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektchef, IT-tjänsterna för Åbo stad
Tiden innan Solu 365-verktyget krävde timregistrering större ansträngning från flera personer, då projektcheferna skulle definiera timregistreringsrader för varje enskild person, för att timmarna kunde registreras. Numera skapas timregistreringsraderna för en särskild arbetshelhet automatiskt, och vilken som helst timregistrerare kan skriva timmarna direkt på raderna.
”Då allt fungerar via Teams räcker det åtminstone för mig som projektchef, att jag genom att öppna enbart Teams kan göra allt – rapportera lägen och göra timregistreringar, och sedan ur rapporter läsa av hur saker avancerar.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektchef, IT-tjänsterna för Åbo stad
Gott samarbete föds av lätta affärer
De som arbetar för Åbo stads IT-tjänster har varit nöjda med den nya lösningen och nyttorna som automatiseringen fört med sig. Då arbetstagarnas manuella arbetsfaser och -förfaranden nu minskat, finns tid över för att sköta viktigare arbetsärenden.
”Det bästa med samarbetet med Solu Digital är att de är lätta att arbeta med och allt sker enkelt, snabbt och problemfritt.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektchef, IT-tjänsterna för Åbo stad
Speciellt en kontaktpunkt på Solu Digital, som man skött ärenden med, har glatt Esa-Ville i samarbetet.
”Ifall ett problem dykt upp har allting skötts snabbt, och vi har inte behövt sitta och vänta på någonting. Även projektets tidtabell har hållit fullkomligt med det som ursprungligen planerades, så i princip har allt gått som förväntat – kanske till och med bättre!”.
Ladda ner projekthanteringsguiden
Ladda ner vår guide för smidig hantering av projekt och gör projektarbetet inom din organisation enklare. Var vänlig och lämna dina kontaktuppgifter så skickar vi guiden till din e-post.
