Effektiv användning av Teams i möten uppnås genom systematiska rutiner och verktyg. Ta del av tipsen om Teams i möten och uppnå ett effektivare samarbete.
Utöver möten och andra kommunikations- och samarbetsfunktioner tillhandahåller Microsoft Teams en omfattande uppsättning verktyg och andra anslutningsbara applikationer som stödjer ditt arbete. Det är här som Teams produktivitetshöjande fördelar märks mest – oavsett om du arbetar ensam eller tillsammans med andra.
Tips 1: Avsätt tid för att gå vidare till nästa möte
När du till exempel sparar ett nytt möte i Outlook-kalendern i 30 minuter, föreslår kalendern automatiskt att mötet avslutas 5 minuter tidigare än planerat. Med andra ord avslutas ett möte bokat kl. 9.00–9.30 kl. 9.25 och en övergångsperiod lämnas innan nästa möte inleds. Denna funktion är särskilt praktiskt för personer som går från möte till möte eller arrangörer med späckat schema och som behöver stämma av och slutföra anteckningar eller förbereda för nästa möte.
Tips 2: Utnyttja möjligheten att göra mötesanteckningar i Teams
Ett av Teams verktyg är mötesanteckningar och finns som standard på fliken i mötesfönstret. Verktyget är lätt att använda i sin enkelhet, men används ofta inte.
Användningen av mötesanteckningar har underlättats genom att ett praktiskt ytterligare verktyg för organiserad möteshantering nu stöder upp till 100 mötesdeltagare åt gången. Behöriga deltagare har tillgång till mötesanteckningarna efter mötet. När mötet har inletts kan en ansluten deltagare (vanligtvis mötesarrangören) vid behov begära tillgång till anteckningarna från personen som äger anteckningarna.
För återkommande möten lagras anteckningar bekvämt från ett möte till ett annat, vilket gör det lättare att granska saker under eller utanför mötet. Varje möte blir ett nytt avsnitt i anteckningsarkiven.
Skapa ett stöd för verksamheten med enhetliga arbetsmetoder
Teams-möten underlättas om anställda i organisationen är medvetna om väldefinierade och dokumenterade gemensamma rutiner.
Inrättandet av vissa rutiner för det dagliga arbetet kan påskyndas till exempel med en organisationsgemensam policy om möten och anteckningar. Om det finns, vet både arrangörer och deltagare att de ska följa samma arbetssätt och den värdefulla tid man ägnar åt Teams-möten utnyttjas bättre.
Gör anteckningar före mötet
Gå till kalenderavsnittet i menyn till vänster i Teams huvudfönster. Klicka på det möte du önskar och länken för chat with the participants (chat med deltagarna). Klicka på fliken Meeting Notes (mötesanteckningar) och börja göra mötesanteckningar.
Lägg till en dagordning eller andra viktiga diskussionspunkter. Använd @ för att meddela personer om tillagd information, filer eller åtgärder.
Gör anteckningar under mötet
När du är i ett möte klickar du på menyn More Options (fler alternativ) ovanför deltagarlistan och klickar på Meeting Notes (mötesanteckningar).
Du kan också dölja anteckningar i mötesfönstret från samma meny Advanced settings (avancerade inställningar) bakom tre punkter. Om du inte har gjort anteckningar ännu, klicka på Take notes (gör anteckningar).
Om du vill lägga till en ny anteckning flyttar du markören till önskad plats, så visas funktionen Add new part here (lägg till nytt avsnitt) med ett +-tecken. En ny trepunktsmeny visas om musen flyttas mellan olika avsnitt i anteckningarna. Du kan flytta upp/ned, ta bort eller makulera ett anteckningsavsnitt.
Tips 3: Aktivera deltagare med hjälp av whiteboard-appen i Teams
I kreativa Teams-möten, till exempel workshops, kan man ha nytta av Teams whiteboard-applikation. Alla deltagarna i mötet kan medverka i arbetet på skrivtavlan. Noteringslappar, textobjekt och andra verktyg stödjer idéarbete och innovation. Mötesarrangören kan också presentera innehållet i anteckningsboken skrivskyddat så att övriga deltagare inte kan ändra innehållet.
Tips 4: Påskynda beslutsfattandet med omröstningar i Teams
Formuläromröstningar kan göra möten mer inkluderande och produktiva, och användas som stöd för beslut. Mötesarrangören kan skapa och publicera omröstningar och visa resultatet före, under eller efter mötet. Omröstningar kan besvaras från alla enheter, vilket gör det till ett bekvämt sätt att aktivera passiva lyssnare.
Publiceringen av omröstningarna kommer att presenteras i deltagarnas teammötesfönster och i mötesdiskussionen. Arrangörer och presentatörer kan definiera anonymiteten för svaren och stänga omröstningen från ytterligare svar. Deltagarna ser svaren i realtid och kan svara på öppna omröstningar efter mötet. Resultatet kan sparas som en Excel-fil för ytterligare analys.
Förbered omröstningar före mötet:
Förbereda omröstningar under mötet:
Röstning i omröstningar under mötet:
Tips 5: Sista fem minuterna avsätts till avslutande av mötet
Har du märkt att Teams meddelar när det är fem minuter kvar av ett planerat möte? Ett fält visas högst upp i mötesfönstret med en påminnelse om att avsluta mötet i tid. Den här funktionen är särskilt praktisk under engagerande samtal där det är lätt att glömma bort tiden. Den här funktionen finns för både privata möten och kanalmöten, och aviseringen avbryter inte mötet automatiskt.
Effektivisera Teams-möten med lämpliga inställningar
Beträffande utnyttjande av tiden och arbetseffektivitet, kan man tack vare dessa fem minuter som avsätts när inbjudan skickas ut, slippa ett antal stressande situationer.
Med verktyg som anteckningar, whiteboard och omröstningar kan du aktivera deltagarna i dina Teams-möten och främja en innovativ produktivitet även under de tuffaste brainstorm-mötena. Ta dig därför tid att bekanta dig med de olika inställningarna och funktionerna före nästa möte.
Läs även 5 tips om effektiv användning av Teams med Teams-inställningar.
Arno Hakkarainen
Senior konsult
