För effektiv användning av Teams i ett möte måste mötesorganisatören eller instruktören aktivera mötesdeltagarna på ett systematiskt sätt. Ta del av tipsen för aktivering i Teams-möten och förbättra produktiviteten.
Utnyttjandet av Microsoft Teams är central i distans- och hybridarbete, och alla känner åtminstone säkert till mötesfunktionerna. Många anställda tycker dock att arbetsdagar med flera möten är svåra och stressiga. Framåt eftermiddagen börjar ”Teams-koman” att smyga sig på deltagarna mitt i den stora belastningen med information.
Även för mötesarrangörer kan Teams-mötena, och även planering, ledning, uppföljning och samordning vara jobbigt – eller en belastning just på grund av att rutiner saknas. Presentatörers och organisatörers, men även deltagarnas, motivation och koncentration kan avta.
Den vanligaste orsaken till detta är distansmötenas brist på kroppsspråk och mänsklig närvaro, vilket är viktiga förutsättningar för människors interaktion. Förtroende, gemenskap och öppenhet är förutsättningar för ett välfungerande distansarbete och samarbete. Ta del av tipsen för att aktivera mötesdeltagarna och förvandla dina Teams-möten till produktiva samarbetstillfällen.
Tips 1: Grupprum i Teams-möten
Med funktionen ”Grupprum” kan upp till 300 mötesdeltagare indelas i mindre grupper i separata avgränsade rum. Rummen fungerar som diskussionsgrupper där ett mindre antal deltagare kan diskutera och brainstorma i fred, till exempel under en workshop. Detta kan bidra till ett bättre utfall av möten med stora grupper.
Mötesarrangören kan besöka de olika grupprummen, till exempel för att påminna om den tid som återstår. Inför avslutandet av diskussionsgrupperna kan arrangören kalla deltagarna tillbaka till huvudmötet.
Efter att ett möte har inletts, kan du kan välja lägen för diskussionsgrupper med symbolen med två kvadrater till vänster om trepunktsmenyn. I inställningarna väljer du lämpligt antal rum och indelning av deltagarna i grupper ska ske manuellt eller automatiskt.
Tips 2: Whiteboard
I kreativa möten, till exempel workshops, kan man ha nytta av en skrivtavla. Alla deltagarna i mötet kan medverka i arbetet på skrivtavlan. I utvecklingsarbete och idégenerering kan man ta hjälp av noteringslappar, textnoteringar och andra enkla verktyg. Mötesarrangören kan också presentera innehållet i anteckningsboken ”Utkast” utan att övriga deltagare kan redigera innehållet.
Du hittar skrivtavlan på mötesflikarna. Du kan också öppna en skrivtavla i programmet på din dator. Via menyn ”Alternativ” i det övre högra hörnet kan du lägga till bilder och ange om andra deltagare ska kunna redigera skrivtavlan.
Tips 3: Omröstningar och undersökningar med formulär
Formulärundersökningar, där alla deltagare kan delge sina åsikter, kan vara till hjälp för ett snabbt och smidigt beslutsfattande. Svaren på undersökningar, omröstningar och frågeformulär kan sammanställas, publiceras och visas före, under eller efter mötet. Svar på omröstningar kan lämnas från alla enheter, för aktivering av passiva lyssnare.
Publiceringen av omröstningarna kommer att presenteras i deltagarnas teammötesfönster och i mötesdiskussionen. Arrangörer och presentatörer kan ange om svaren är anonyma eller inte och stänga omröstningen. Svaren på enkäterna är synliga för alla i realtid. Mötesdeltagarna kan fortfarande svara på öppna frågor efter mötet. Undersökningsresultaten kan laddas ned som en Excel-fil för vidare bearbetning.
Lägga till en omröstningsfunktion i ett Teams-möte
Lägg till formulärundersökningen som en ny flik i mötesfönstret med knappen +.
Klicka på Forms (formulär) i applikationsmenyn som öppnas.
Ett nytt fönster öppnas, klicka på Save (spara) för att bekräfta ditt val.
En ny flik med namnet ”Polls” (omröstning) visas i Teams mötesfönster. Klicka på Create New Poll (skapa ny omröstning) för att börja skapa frågan.
Skapa en omröstning
Det går snabbt och enkelt att skapa undersökningar med olika inställningar, till exempel:
- Tillåta flera svar
- Tillåta anonyma svar
- Tillåta samredigering av omröstningen dvs. att alla deltagare kan redigera undersökningen, eller att endast mötesarrangör och medpresentatörer kan redigera undersökningen
- Presentation av resultat för mötesdeltagarna efter en undersökning
När du har klickat på Save (spara) skapar Teams en vy av ditt undersökningsutkast.
Funktioner för redigering av omröstningar och svarshantering
I utkastvyn kan du:
- Starta en omröstning
- Redigera omröstningen
- Ta bort omröstningen
När du har klickat på Save (spara) skapar Teams en vy av ditt undersökningsutkast.
Funktioner för redigering av omröstningar och svarshantering
I utkastvyn kan du:
- Starta en omröstning
- Redigera omröstningen
- Ta bort omröstningen
När undersökningen har startat kommer Teams att meddela dig i mötesfönstrets diskussionssektion.
I den aktiva omröstningsvyn kan du:
- Visa resultat
- Exportera resultaten till ett Excel-kalkylblad som automatiskt laddas ner till din enhets angivna plats för Teams-nedladdade filer
- Stänga undersökningen
- Ta bort omröstningen
Du kan se svaren på omröstningen sparade i samma fönster genom att klicka på View results (visa resultat).
I den stängda omröstningsvyn kan du:
- Visa resultat
- Exportera resultaten till ett Excel-kalkylblad som automatiskt laddas ner till din enhets angivna plats för Teams-nedladdade filer
- Öppna undersökningen igen
- Ta bort omröstningen
Visa omröstningsresultaten i Excel
Teams exporterar omröstningsresultatet till en Excel-fil som laddas upp till den filmapp som du har angett i Teams-inställningarna som filhämtningsmapp.
På Excel-kalkylbladet framgår detaljerade resultat av omröstningen i kolumner, och möjliggör snabb delgivning om uppgifterna till relevanta intressenter. Beslutsfattandet påskyndas och arbetet blir mer effektivt när den information som samlas in genom enkäter och undersökningar kan användas i realtid under mötet.
Tips 4: Engagera alla inblandade
Bland Teams många funktioner finns praktiska verktyg som underlättar aktivering av deltagarna i olika typer av distansmöten. Olika rutiner och riktlinjer är också till hjälp för att hålla deltagarna aktiva under mötena.
Om det gäller en workshop med syfte att skapa något nytt, kan deltagarna delas in i par eller små grupper för att lösa specifika problem eller besvara frågor. Efter en viss tid återsamlas paren och smågrupperna och presenterar sina resultat för hela mötet.
Vid ett veckomöte eller månadsmöte kan talare i förväg informeras om dagordningen för nästa möte. På så sätt kan deltagarna aktiveras systematiskt, som en del av ett permanent tillvägagångssätt som varje deltagare kan förbereda sig för på förhand.
Även vid spontana möten är det värt att ge ordet till varje deltagare individuellt, i par eller i små grupper. Som mötespresentatör bör du se till att alla får säga sitt och påminna om hur mycket tid som avsätts för att mötesagendan ska kunna följas.
Tips 5: Var uppmärksam på effekter av deltagande på distans
Under ett möte som varar i flera timmar måste lämpliga pauser läggas in. Under pauser kan uppmärksamheten riktas om till saker utanför arbetet, exempelvis dagens nyhetsrubriker eller vanliga samtalsämnen som vädret eller bara utbytet av vardagliga nyheter.
Ibland kan det vara lämpligt med lite ”kallprat” och övergång till andra frågor – vi är ju alla människor och arbetet är bara en del av våra liv. Humor kan lätta upp även de allvarligaste arbetsproblemen. En enkel fråga som ”Vad ser du där till höger?” kan resultera i roliga svar och du kommer att lära känna deltagarna på ett nytt sätt medan du arbetar.
Läs fler av våra tips om effektiv användning av Teams:
- Effektiv användning av Microsoft Teams: 5 tips om inställningar i Teams
- Effektiv användning av Microsoft Teams: 5 tips för arbetet med möten
Vilma Lindell
Konsult
