Kun prosessit monimutkaistuvat, suurin haaste ei ole yksittäinen työvaihe vaan kokonaisuuden ohjaus. Tekoälyagentit tukevat jatkuvaa tilannekuvaa ja auttavat reagoimaan poikkeamiin ajoissa.
Monissa organisaatioissa prosessit etenevät useiden järjestelmien ja tiimien kautta. Tieto kertyy vaiheittain, ja kokonaiskuva muodostuu usein vasta jälkikäteen raportoinnin kautta. Hajautunut tilannetieto vaikeuttaa ennakointia ja hidastaa reagointia tilanteissa, joissa poikkeamat vaatisivat nopeaa toimintaa.
Agenttipohjainen automaatio tuo prosesseihin jatkuvan seurannan näkökulman. Sen sijaan, että prosessin tilaa tarkastellaan määräajoin, agentit seuraavat tapahtumia reaaliaikaisesti ja nostavat esiin tilanteet, jotka poikkeavat odotetusta.
Agenttipohjainen toimintamalli siirtää painopistettä reaktiivisesta ohjauksesta ennakoivaan hallintaan. Tällöin prosessien kehittäminen perustuu havaintoihin, ei oletuksiin.
Lue lisää agenttien roolista prosessien peruskäsittelyssä ja tiedon hallinnassa.
Tilannekuvan muodostaminen hajautetusta tiedosta
Monissa toimintaympäristöissä tilannetieto syntyy useista lähteistä. Logistiikassa, tuotantoympäristöissä ja laajassa kenttätoiminnassa osa tiedosta päivittyy automaattisesti, mutta osa perustuu raportointiin tai tilannepäivityksiin, joita ei aina saada ajallaan.
Agentti voidaan määritellä seuraamaan jatkuvasti eri kanaviin ja järjestelmiin saapuvaa tietoa. Se tunnistaa ne kohteet, joilta päivitys puuttuu tai joiden tila poikkeaa odotetusta, ja yhdistää havainnot aiempaan kontekstiin ja historiatietoon.
Tilannekuva muodostuu prosessin sisällä ilman erillistä koontityötä. Asiantuntijat näkevät ajantasaisesti, missä kohtaa kokonaisuutta huomio tarvitaan.
Poikkeamien tunnistaminen ja ohjattu käsittely
Poikkeamat eivät ole ongelma itsessään, mutta niiden tunnistaminen liian myöhään aiheuttaa viiveitä ja lisätyötä. Monissa prosesseissa poikkeamat havaitaan vasta, kun vaikutukset näkyvät asiakastyössä tai raportoinnissa.
Agentti voi arvioida poikkeamia ennalta määriteltyjen sääntöjen ja historiatiedon perusteella. Osa poikkeamista voidaan tunnistaa hyväksyttäviksi, esimerkiksi suunniteltujen pysähdysten tai ennalta sovittujen poikkeustilanteiden perusteella.
Tilanteet, joille ei löydy hyväksyttävää selitystä, ohjautuvat jatkokäsittelyyn. Näin asiantuntijoiden huomio kohdistuu vain tapauksiin, jotka vaativat harkintaa tai päätöksentekoa.
Prosessien kehittäminen jatkuvan seurannan avulla
Kun prosessista kertyy tietoa jatkuvasti, kehittämistyö muuttuu luonteeltaan. Yksittäisten kehityshankkeiden sijaan prosessia voidaan tarkastella jatkuvana kokonaisuutena, jossa pullonkaulat ja viiveet tunnistetaan ajoissa.
Agentti seuraa esimerkiksi käsittelyaikoja, vaiheiden välisiä siirtymiä ja poikkeamien määrää. Näiden havaintojen perusteella muodostuu selkeä kuva siitä, mitkä vaiheet vaikuttavat eniten läpimenoaikaan ja kuormitukseen.
Kehitystoimet voidaan kohdistaa niihin kohtiin, joissa vaikutus on suurin. Prosessi mukautuu toiminnan ja volyymin muuttuessa ilman, että koko toimintamalli rakennetaan uudelleen.
Agentit osana hallittua prosessikokonaisuutta
Agenttien arvo syntyy erityisesti prosessien ohjauksessa ja valvonnassa, joissa tilannekuvan ajantasaisuus ja poikkeamien tunnistaminen vaikuttavat suoraan toiminnan sujuvuuteen. Yhteistä näille käyttötapauksille on hajautunut tieto ja tarve muodostaa kokonaiskuva ajoissa.
Agenttipohjainen malli ei korvaa olemassa olevia järjestelmiä, vaan toimii niiden välissä yhdistävänä kerroksena. Kehitys voidaan aloittaa yhdestä rajatusta prosessista ja laajentaa havaittujen hyötyjen perusteella.
Jos prosessien ohjaus, poikkeamien hallinta tai tilannekuvan muodostaminen on ajankohtainen kehityskohde, kehittämisen voi aloittaa hallitusti yhteisessä työpajassa. Työpajassa tarkastellaan prosesseja kokonaisuutena ja tunnistetaan kohdat, joissa agenttipohjainen automaatio tuo eniten arvoa.
Tutustu prosessien kehittäminen tekoälyn avulla -työpajaan täällä.
Marko Koskela
Kaupallinen johtaja
Lue lisää:
- Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena
- Tekoälyagenttien käyttöönotto ja hallittu jatkokehitys prosesseissa
- Tekoälyagentit epäonnistuvat väärästä syystä
Yhteydenottolomake
