Microsoft Teams on vakiinnuttanut sijaansa ryhmätyöskentelyn sovelluksena huimaa vauhtia. Se keskittää yhteen sovellukseen kokoustamisen, soitot ja pikaviestit, dokumentin-, tehtävän- ja projektinhallinnan sekä keskustelualustan työtehtävien ja projektien edistämiseen. Eli toiminnallisuudet, joita sujuva yhteistyö sekä avoimen ja läpinäkyvän työskentelykulttuurin kehittäminen edellyttävät.
Sinänsä ei ihme, sillä Teams onkin osa toisiinsa saumattomasti kytkeytyvien Microsoftin tuotteiden muodostamaa isoa kokonaisuutta. Sovelluksena sen tarjoamat toiminnallisuudet kehittyvät muiden Microsoftin tuotteiden rinnalla – niin tietoturvan kuin ominaisuuksiensa puolesta.
Huima on siis vauhtikin uusien ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien julkaisutahdilla, minkä ansiosta Teams kasvaa ja laajenee vastaamaan työelämän arjen haasteisiin niin yksilö- kuin ryhmätyötasolla. Teams yhdistää ihmisiä ympäri maailmaa etätyöskentelyn uutena aikakautena, ja Microsoft on ottanut vakavasti tavoitteensa rikastaa Teamsin mahdollistamaa ryhmätyöskentelykokemusta.
Joka viikko Teamsia päivitetään jollain uudella toiminnallisuudella, tai sen käyttöliittymään liitetään uusia, eri järjestelmiä ja sovelluksia yhdistäviä liittimiä.
Voisiko Teams korvata intranetin?
Teams alkaa olla hyvin keskeinen työkalu yhdistäessään organisaation tietoa ja työntekijöitä tehokkaalla tavalla. Se saa pohtimaan Teamsin roolia ja sen välisiä yhteyksiä organisaatioiden muihin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin, joita hyödynnetään tiedolla johtamisessa ja esimerkiksi sisäisessä viestinnässä.
Intranet on jo kauan pitänyt manttelia organisaation viestinnän, tiedon ja dokumenttien keskitettynä paikkana, jossa tietoa jaetaan organisaation johdolta työntekijöille. Tähän valta-asetteluun on muutosta näkyvissä jo nyt Teamsin mahdollistaessa nopeasti yleistyvän työskentelykulttuurin, jossa tiedonvälitys perustuu tasavertaisempaan, kollegalta kollegalle tapahtuvaan viestintään.
Tämän kaltainen organisaation siilojen ja hierarkian rajoja rikkova viestimisen muoto madaltaa työntekijöiden kynnystä osallistua ja sitoutua organisaation toimintaan tehokkaammalla tavalla.
Organisaatioiden oma asemointi intranetin tavoitteista ja tarkoituksista kuitenkin määrittelee, kuinka isossa roolissa intranet on ja tuleeko sen rooli lähitulevaisuudessa muuttumaan. Tyypillisesti intranet on staattisten ohjeistuksien ja työtä tukevien dokumenttien sekä linkkien säilytyspaikka. Joissakin organisaatioissa se on sekä tiedon ja dokumenttien varasto että ajankohtaistiedotuksen keskus.
Aika alkaakin olla koittamassa, jolloin tulee tarpeen miettiä intranetiä kokonaisuutena ja ylipäätänsä sen roolia organisaation sisäisessä IT-ekosysteemissä – voisiko Teams korvata intranetin nykytarkoituksen organisaation tiedon keskuksena ja välittäjänä kokonaan?
Teamsilla tukea työhön ja tehoa toimintaan
Yksi yleisimmistä käyttötapauksista intranetille on esimiehille tarkoitettu oma sivustonsa ohjeistuksineen ja ajankohtaistiedotuksineen. Tällaisen toteuttaminen onnistuu myös Teamsissa kätevästi, jolloin esimiehille voisi luoda oman tiimin, jonka sisällä sisältöä ja tietoa voisi jaotella eri kanaviin toiminnan selkeyttämiseksi.
Ohjeistuksien ja muiden sisältöjen päivitys sujuu kätevästi suoraan Teamsin kautta esimerkiksi OneNote-muistioina tai omina dokumentteinaan sekä niiden jakaminen tiimi- ja kanavakohtaisiin keskusteluihin päivityksistä tiedottamiseksi.
Toinen esimerkki käyttötapauksesta on organisaation oma toimintakäsikirja, joka usein sijaitsee intrassa. Toimintakäsikirjan voisi rakentaa SharePoint-sivustoksi, joka kiinnitetään Teams-ryhmässä tai kanavassa omaksi välilehdeksi. Toimintakäsikirjaan liittyvä keskustelu sen kehittämisestä ja muista aiheeseen liittyvistä asioista säilyisi Teamsissa.
Virtuaalista yhteistyötä ja työn tehostamista yhdessä sovelluksessa
Teamsista on myös mahdollista kehittää työnkulkuja ja käyttörajapintoja tiedon noutamiseen ja kirjaamiseen Power Automatella poistumatta sovelluksesta. Myös Power BI:llä toteutetut raportointinäkymät ja Power Appsilla rakennetut sovellukset yhdistettynä Teamsiin mahdollistavat organisaation toimenpiteiden ja prosessien digitalisoimisen.
Nämä Teamsissa keskitetysti sijaitsevat dokumentit, työnkulut ja sovellukset tarjoavatkin edellytykset esimerkiksi intrauutisten ja muiden organisaation dokumenttien ja sisäisen viestinnän aktiviteettien julkaisemiseen suoraan Teams-ryhmissä ja -kanavissa.
Kuinka kätevää olisikaan hoitaa keskitetysti projektien, tiimien ja muiden työryhmittymien päivittäiset askareet Plannerin tarjoamalla selkeällä tehtävien- ja projektinhallinnan työkalulla sekä dokumentinhallinnan ja kommunikaation suoraan Teamsissa? Todella kätevää.
Entäpä jos näiden lisäksi samasta sovelluksesta hoituu matkalaskujen ja kulukorvauksien kirjaaminen, esimies- ja projektiraportointi sekä tuntikirjaukset? Tai vaikkapa kyselyt ja lomakkeet, lomavarauksien kirjaukset, uuden työntekijän työvälineiden ja käyttäjäoikeuksien tilaamiseen, ja viimeisimpien uutisten ja tiedotusten lukeminen eri puolilta organisaatiota? Erittäin käytännöllistä ja vaivatonta.
Rajattomat mahdollisuudet parantaa työskentelykokemusta
Teams tarjoaa myös mahdollisuuden rakentaa personoidun työskentelykokemuksen organisaation tiimeille ja työntekijöille. Esimerkiksi SharePoint-sivuksi rakennetulla näkymällä projekti- tai työryhmäläinen voi aloittaa päivänsä yleiskatsauksella tärkeimpiin tietoihin, jotka yleensä haetaan intranetistä.
Näkymä voi koostua vaikkapa meneillään olevista työtehtävistä, tulevista kokouksista, saapuneista sähköposteista, viimeaikaisista käytetyistä tiedostoista ja seuratuista sivustoista. Vaihtoehtoisesti vastaavanlainen sivu voisi koota kaikki projektityöläisen keskeisimmät työkalut ja tietojärjestelmät yhteen näkymään.
Keskitetty näkymä yhdessä sovelluksessa auttaa työn suunnittelussa ja organisoimisessa työpäivän alussa. Työntekijä voi keskittyä olennaiseen välttämällä hyppelyä eri sovellusten kesken Teamsin ulkopuolella, mikä vähentää työnteon tehokkuutta huomattavasti. Tällaiset näkymät ja käyttöliittymät voivat mahdollisesti korvata intranetin tai toimia sen rinnalla täydentämässä työskentelykokemusta.
Mahdollisuudet hyödyntää Teamsissa liiketoiminnan kannalta kriittistä, toimintaa ja päätöksentekoa tukevaa dataa eri järjestelmistä ja sovelluksista ovat rajattomat. Tällaiset ominaisuudet antavat työntekijöille ja organisaatioille tehokkaat ja helppokäyttöiset työkalut johtamaan ja kehittämään toimintaa strategisesti ja datalähtöisesti.
Jäämme innolla odottamaan alati kehittyvän Teamsin uusia tuulia näyttämään suuntaa virtuaalisen ryhmätyöskentelyn ja sisäisen viestinnän tulevaisuuteen.
Tutustu sillä aikaa muihin kirjoituksiimme aiheeseen liittyen:
– Luottamus, löydettävyys ja Teamsin yksityiset kanavat
– Microsoft Teamsin käyttö hallintaan
Vilma Lindell
konsultti
