Puhutaanpa hetki työntekijöiden työhyvinvoinnista. Tämä on aina ollut erityisesti henkilöstöhallinnon ja esimiesten keskuudessa tärkeä teema ja tulee aina olemaan. Mutta muuttuvatko työhyvinvoinnin edellytykset paikasta riippumattoman työkulttuurin myötä? Mitä henkilöstöhallinnon ja esimiesten tulee ottaa nykyään eri tavalla huomioon työntekijöidensä hyvinvoinnin ja motivaation takaamiseksi?

Työntekijän viihtyvyys

Näin yleisesti ottaen, mitkä asiat vaikuttavat positiivisesti tai negatiivisesti työntekijän viihtyvyyteen? Omasta mielestäni yksi isoin tekijä on luottamus omia kollegoita ja esimiestä kohtaan sekä vastavuoroisesti esimiehen luottamus omaa alaistaan kohtaan. Sain tähän teemaan liittyen hyviä näkökantoja pohdittavaksi LinkedInissä ja pohjaa mielipiteelleni sain Patrick Lencionin kirjasta The 5 Dysfunctions of a Team. Teoksessa käsitellään toimivan tiimityöskentelyn häiriötekijöitä. Tiimityöskentelyn perimmäisenä kompastuskivenä esitellään luottamuksen puute tiimin sisällä. Ilman luottamusta mikään ei toimi. Aion keskittyä kirjoituksessani nyt luottamuksen luomiseen organisaation sisällä.

Tiimityöskentely

Yllä olevaan pyramidikuvioon on kuvattu keskeisimmät asiat, jotka puuttuessaan / epäonnistuessaan haastavat tiimityöskentelyn onnistumisen. Hyvin havainnollistaen luottamus on pyramidissa suurimpana ja kirjaimellisesti kaiken perustana.  Myös Googlen monen vuoden mittaisen selvityksen mukaan luottamus on tiimin toiminnan tärkein tekijä, sillä luottamus ja tiimin jäsenten riskinottokyky kulkevat käsikädessä. Millä tavalla organisaation ihmiset; esimiehet, alaiset ja tiimitoverit voivat ansaita luottamuksen toisiltaan?

Päätöksenteko tiiminä

Omasta kokemuksestani sanoisin, että luottamusta tiimiläisten keskuudessa voi luoda muun muassa läpinäkyvällä päätöksenteolla; kriittisiin päätöksiin osallistetaan koko tiimi, ja jos siihen ei ole tarvetta, päätöksistä informoidaan koko tiimiä nopealla aikataululla. Lisäksi avoimuus ja sananvapaus edistävät luottamuksen ja yhtenäisyyden tunnetta; tiimiläiset tuntevat, että voivat turvallisesti ilmaista mielipiteensä rakentavasti yhteisistä asioista. Tähän liittyen on mielestäni myös tärkeää, että jokainen tiimiläinen kokee voivansa olla epätäydellinen ihminen. Tiimiläiset uskaltavat tehdä virheitä ja myöntää tietämättömyytensä. Kuitenkin tämän ohella jokainen tiimiläinen pyrkii vahvistamaan itseään ja toisiaan niin ammatillisesti kuin psyykkisestikin. Tehtäviä  kannattaa jakaa jokaisen tiimiläisen vahvuudet huomioon ottaen, mutta myös niin, että jokainen tiimiläinen voi turvallisesti haastaa itseään kehityskohteissaan.

Luottamus etätyössä

Entäpä miten edellytykset luottamuksen rakentamiseen muuttuvat, kun tiimiä ei näekään kasvotusten arjessa? Onko tiimin keskinäinen sekä esimiehen ja alaisen välinen luottamuksen rakentaminen helpompaa vai vaikeampaa virtuaalisesti? Mitä tulee ottaa huomioon? Uskon itse, että edellytykset luottamuksen luomiseen ja ylläpitämiseen ovat virtuaalisessa työskentelyssä melko lailla samat, kuin tiimityöskentelyssä kasvotusten. Kuitenkin virtuaalisessa työskentelyssä pitää soveltaa tähän uudenlaisia keinoja.

Luottamuksen luomisen haasteet virtuaalisessa työskentelyssä

Mitkä ovat luottamuksen luomisen haasteita virtuaalisessa työskentelyssä? Itselleni tulee mieleen ensimmäisenä se, että omaa työtoveria ei välttämättä koskaan näe kasvotusten. Omasta mielestäni luottamuksen rakentamisessa on tärkeää, että näkee kollegan olevan ammattilaisen lisäksi myös ihminen. Minulle tämä tarkoittaa sitä, että työn ohessa voin keskustella kollegani kanssa myös muun muassa vapaa-ajan kiinnostuksista, tavoitteista ja toiveista. Niin pystyn tuntemaan kollegani myös työminän ulkopuolella. Tämä luo mielestäni työtoverista inhimillisemmän kuvan, mikä automaattisesti minulla nostaa luottamuksen tunnetta häntä kohtaan. Virtuaalisessa työskentelyssä usein spontaani keskustelu jää vähemmälle, mikä omalta osaltani silloin luonnollisesti haastaa luottamuksen rakentamista.

Etäyhteyksien välityksellä asioiden ja avunpyyntöjen käsittely saattaa olla monasti hitaampaa, kuin kasvotusten. Lisäksi tekstimuotoisessa kommunikoinnissa voi herkästi syntyä väärinkäsityksiä asiasisällössä ja keskustelun sävyssä. Erityisesti kansainvälisissä tiimeissä myös mahdolliset työtapojen kulttuurierot tiimiläisten välillä saattavat hankaloittaa yhteisöllisyyden tunnetta ja sitä kautta keskinäistä luottamusta.

Keinoja luottamuksen luomiseen virtuaalisesti

Organisaatioissa muodostuu poikkeuksetta sisäisiä kulttuureita, mitkä muovaavat työntekijöiden tapoja työskennellä. Yrityksen eri yksiköissä voi muodostua hyvinkin erilaisia alakulttuureita, jotka radikaaleimmissa tapauksissa saattavat olla jopa hieman ristiriidassa keskenään. Yrityksen yhteiset arvot luovat organisaation sisällä yhteiset periaatteet toimintatapoihin ja näin ollen myös antavat pohjan myös tiimityöskentelyn pelisääntöihin.

Säännöllinen videoyhteys auttaa luomaan henkilökohtaisemman suhteen sekä esimiehen ja alaisen välillä että tiimin kesken. Oman kokemukseni mukaan myös tärkeät asiat on hyvä aina käsitellä joko videoyhteydellä tai vähintään puhelimitse. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä tärkeissä asioissa ja myös osaltaan luo inhimillisyyttä ja luottamusta ihmisten välillä.

Yksi tärkeimpiä edellytyksiä luottamuksen edistämiseen virtuaalisessa työskentelyssä on asianmukainen virtuaalinen työympäristö, mikä voi tarkoittaa muun muassa sitä, että työntekijöillä on yhteiset tavat muun muassa ryhmätyötilojen luomiseen sekä dokumenttien tallentamiseen ja löytämiseen. Tämä parantaa organisaation läpinäkyvyyttä, vähentää turhautumista ja toki parantaa työskentelyn tehokkuutta. Nämä kaikki elementit osaltaan parantavat työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta, luottamusta toisiaan kohtaan ja kokonaisvaltaisesti tyytyväisyyttä ja hyvinvointia. Olemme ottaneet Solu Digitalilla luottamuksen luomisen sydämen asiaksemme ja edistämme tätä virtuaalisten työympäristöjen kehittämisen näkökulmasta. Lue tästä lisää oheisesta linkistä: https://www.solu365.com/. Jos luottamuksen rakentaminen virtuaalisesti kiinnostaa sinua teemana, suosittelen lukemaan tutkimuskatsauksemme aiheeseen liittyen: https://www.soludigital.fi/wp-content/uploads/2018/11/White-Paper-Building-Trust-in-Virtual-Teams-Solu-Digital-2018.pdf.

Mitä ajatuksia tämä aihe sinussa herättää? Millä tavalla sinä olet edistänyt luottamuksen rakentamista virtuaalisesti omassa organisaatioissasi?

Lähteet:

Lencioni, Patrick 2002. The 5 Dysfunctions of a Team. New York: John Wiley & Sons Inc.

Google 2018. Google Spent Years Studying Effective Teams. This Single Quality Contributed Most to Their Success. What matters isn’t so much who’s on your team, but rather how the team works together. https://www.inc.com/justin-bariso/google-spent-years-studying-effective-teams-this-single-quality-contributed-most-to-their-success.html.

Hanna-Mari Ilola

Manager, Customer Engagement

Julkaistu: 15.1.2019