Junakalusto Oy parantaa projektien hallinnan ja raportoinnin läpinäkyvyyttä sekä resurssien käytön ennakoitavuutta Microsoft Project for the Web ja Power BI -työkaluilla.
Pääkaupunkiseudun Junakalusto Oy omistaa ja hallinnoi Helsingin seudun liikenteen (HSL) lähijunakalustoa. Yhtiö hankkii, rahoittaa ja ylläpitää alueen junia sekä varmistaa niiden elinkaaren hallinnan, jotta HSL-alueen matkustajien kulkeminen junayhteyksillä onnistuu turvallisesti, luotettavasti ja laadukkaasti.
Junakalusto Oy on äskettäin ottanut käyttöön uudet digitaaliset työkalut parantaakseen projektien hallintaa ja raportoinnin läpinäkyvyyttä. Ratkaisuksi valikoitui Microsoftin Project for the Web -työkalu, nykyään tunnettu nimellä Planner premium-ominaisuuksilla, ja Power BI -raportointityökalu, jotka toimivat tutussa Microsoft-ympäristössä.
”Meillä on aika paljon isoja sidosryhmiä, niin heidän kanssaan Microsoftin työkalut ovat selkeämpiä ja helpompia käyttää”, kertoo Jani Luoma, Junakalusto Oy:n kalustojohtaja.
Erityisesti työkalujen käyttö suoraan Microsoft Teamsissa on tehostanut työskentelyä Teamsin ollessa yksi Junakalusto Oy:n henkilöstön käytössä olevista päätyökaluista. Uusia työkaluja käytetään projekteissa, jotka koskevat noin 80 junan elinkaaren hallintaa.
Parempi läpinäkyvyys ja ennakoitavuus projekteissa
Projektinhallinnan ja raportoinnin parantunut läpinäkyvyys auttaa ennakoimaan resurssien käyttöä tarkemmin. Aikataulujen ja tehtävien kokoaminen yhteen paikkaan helpottaa projektien seurantaa ja varmistaa, että ne etenevät suunnitellusti.
Microsoft Project for the Web mahdollistaa projektien aikataulutuksen ja työkuormien hallinnan reaaliaikaisesti. Työkalun avulla Junakalusto Oy voi reagoida nopeasti mahdollisiin muutoksiin ja varmistaa, että resurssit käytetään tehokkaasti.
Power BI puolestaan tarjoaa visuaaliset ja interaktiiviset raportit, joiden avulla voidaan analysoida ja seurata projektien edistymistä, vertailla projekteja sekä tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Power BI -raportit päivittyvät automaattisesti, mikä on vähentänyt manuaalisen työn määrää Excel-taulukoiden ja PowerPoint-esitysten parissa Junakalusto Oy:lla.
”Tiedämme huomattavasti paremmin mihin työkuormamme jakautuu ja missä mahdolliset kipupisteet ovat. Voimme myös ennakoida resurssien käyttöä paremmin pidemmällä aikavälillä. Kaltaisessamme pienessä organisaatiossa pitää kuitenkin olla hyvin tiedossa, jos vastaan tulee tilanne, ettei resurssit riittäisikään”, Jani selventää.
Yhteistyö Solu Digitalin kanssa
Solu Digitalin asiantuntija on auttanut Junakalusto Oy:ta integroimaan Microsoft Project for the Webin ja Power BI:n osaksi heidän olemassa olevia järjestelmiään. Ratkaisut on räätälöity vastaamaan yrityksen tarpeita ja haasteita.
”Yhteistyö on sujunut joustavasti. Solulta on ehdotettu ratkaisuja meille laajemman asiantuntemuksen perusteella”, Jani kertoo.
Projektien parantunut suunnittelu, seuranta ja raportointi on tehostanut päätöksentekoa ja yrityksen toimintaa. Uusien työkalujen avulla Junakalusto Oy pystyy edelleen parantamaan junakaluston elinkaaren hallintaa ja kunnossapitoa, mikä takaa turvalliset ja luotettavat junamatkat kaikille HSL-alueen matkustajille.
Lue koko artikkeli Junakalusto Oy:n ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä.
Microsoft 365 Copilotin tekoälyyn pohjautuvat deklaratiiviset agentit ovat mainio tapa luoda nopeasti ja helposti kustomoituja agentteja eri käyttötapauksiin ilman monimutkaista koodaamista tai vaativaa tekoälyosaamista.
Esivaatimukset: Microsoft 365 Copilot and Microsoft 365 lisenssit.
Deklaratiivisen agentin eli tekoäly botin käyttö mahdollistaa Microsoft 365 Copilotin mukauttamisen käyttäjien tarpeiden mukaan. Agenteille, tai boteille annetaan rakennettaessa ohjeet, toiminnot ja tietolähteet, joiden avulla ne vastaavat käyttäjälle halutun tarpeen mukaisesti.
Esimerkkejä deklaratiivisista agenteista:
Kääntäjä-agentti, joka kääntää esimerkiksi blogeihin tai tiedotteisiin liittyviä tekstejä ja hyödyntää spesifioituja ohjeita tai sanastoa
Luonnostelu-agentti, joka hyödyntää aiemmin luotua sisältöä. Sen tietolähteenä on esimerkiksi aiemmin luodut tiedotteet, julkaisut tai muut tekstit tai uuteen tekstiin tarvittava tieto eri muodossa
Projektinhallinta-agentti, joka vastaa projektinhallintaan liittyviin kysymyksiin ja käyttää tietolähteenään projektihallinnan opasta
Osaamis-agentti, joka osaa vastata kysymyksiin yrityksen sisäisistä vastuista ja osaamisesta. Se pitää sisällään tietoa siitä, kuka vastaa mistäkin yrityksen toiminnosta ja antaa tarvittaessa ihmisten tai tiimien yhteystiedot
Microsoftin tekoäly botti perustuu samaan teknologiaan Microsoft 365 Copilotin kanssa ja se onkin mainio tapa rajata ja kustomoida Copilotia. Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin deklaratiivinen agentti on paras ratkaisu, miten agentti rakennetaan ja jaetaan käyttöön.
Miten Microsoft 365 Copilot deklaratiivinen agentti eroaa muista agenteista?
Deklaratiivisten agenttien ja kustomoitavien agenttien eli muiden Microsoftin tekoäly bottien erot on listattu alla olevaan taulukkoon:
Ominaisuus
Deklaratiiviset agentit
Kustomoitavat agentit
Käyttö
Microsoft 365 Copilotin käyttötapauskohtainen soveltaminen
Kustomoitavat tekoälysysteemit ja monimutkaiset prosessit
Kustomointi
Rajoitetut Copilot mallit ja toiminnallisuudet
Kustomoitavissa olevat tekoälyominaisuudet
Proaktiiviset toiminnallisuudet
Ei saatavilla
Saatavilla
Kanavat
Integroitu M365 sovelluksiin
Saatavilla M365 sovelluksissa ja muissa kanavissa
AI moottori
Microsoft 365:ssä
Copilot Studio tai Azure AI
Deklaratiiviset agentit ovat oikea ratkaisu, kun halutaan agentin toimivat Copilotin kielimallien ja toimintamallien mukaisesti sekä ottaa agentti nopeasti käyttöön ilman monimutkaista koodaamista tai konfigurointia.
Muissa monimutkaisempia ominaisuuksia, logiikkaa tai jakamisvaihtoehtoja vaativissa tilanteissa kannattaa Microsoft tekoäly botti toteuttaa Copilot Studion tai Azure AI:n avulla.
Nopea kehittäminen ja jakaminen
Deklaratiivisten agenttien luonti niin SharePointissa kuin M365 Chatissa on hyvin samanlaista. Ne voidaan luoda joko keskusteluikkunassa tekoälyn avulla tai konfiguroimalla ohjeita ja muita agentin asetuksia manuaalisesti.
Keskusteluikkunassa agentin luonti tapahtuu kuvailemalla agentin ominaisuuksia ja vastailemalla kysymyksiin. Keskustelemalla agentin luonti tapahtuu käyttäjän Microsoft-tunnuksen kieliasetuksen mukaisella kielellä.
Agentin voi myös konfiguroida manuaalisemmin Configure-välilehdellä. Agentille voi asettaa nimen, ikonin ja kuvauksen, jotka näkyvät käyttäjille. Sen lisäksi agentille voi asettaa tekstimuotoiset ohjeet sen toimintaa varten. Nämä ohjeet kannattaa kuvailla tarkasti, sillä ne vaikuttavat suoraan agentin toimintaan ja niiden raja on 8000 merkkiä.
Ohjeissa kannattaa mainita seuraavia asioita:
Yleiset ohjeet agentin toiminnasta
Sävy, millä agentti puhuu
Rajoitukset (mistä ei saa puhua)
Keskusteluesimerkit
Vaiheittaiset ohjeet keskusteluun
Deklaratiiviselle agentille voi antaa tietolähteiksi nettisivuja tai SharePoint-tietolähteitä. SharePointista tietolähteeksi voi lisätä yksittäisiä tiedostoja, kansioita, kirjastoja tai sivustoja ja ne noudattavat agentin käyttäjän oikeuksia. Eli agentin sisältämä tietämys on riippuvainen sille lisätyistä kohteista sekä niiden jakoasetuksista.
Agentille voi lisäksi antaa tietolähteeksi Microsoft Searchin kautta linkitettyjä ulkoisia tietolähteitä, kuten kuvan esimerkissä oleva Jira-yhteys.
Agentille voi antaa lisäkyvykkyyksiä halutessaan, jotka laajentavat sen osaamista. Code interpreter antaa agentille mahdollisuuden luoda ja ajaa koodia erilaisten laskutoimitusten ja data-analyysien tueksi. Image generator taas mahdollistaa agentille kuvien luomisen Copilot Designerin avulla.
Agentille voidaan asettaa aloitusviestejä, joiden avulla käyttäjä pääsee nopeammin liikkeelle keskustelussa ja ymmärtää agentin kyvykkyyksiä paremmin.
Agentin toimintaa voi jatkuvasti testata samalla, kun sitä luo tai sen asetuksia muokkaa. Voit esimerkiksi suoraan testata lisätyn tietolähteen tai ohjeiden toiminnan ja muokata niitä joustavasti.
Kun agentti on valmis sen voi julkaista käyttöön valitsemalla ”Create”. Tämän jälkeen agentille voi asettaa kolme erilaista jakovaihtoehtoa, jotka ovat:
Kaikki organisaatiossani
Valitut käyttöoikeusryhmät
Vain minä
Jos agentin jakaa muiden käyttöön, sen jakaminen tapahtuu näkymästä saatavan linkin kautta. Agenttia ei siis voi jakaa esimerkiksi Teams-kanavalle, vaan deklaratiivisten agenttien käyttö tapahtuu aina Microsoft 365 Copilotin kautta.
Deklaratiivisten agenttien avulla organisaatiot voivat luoda yhtenäisiä ja henkilökohtaisia kokemuksia sekä automatisoida erilaisia prosesseja tiimin perehdyttämisestä asiakasongelmien tehokkaaseen ratkaisemiseen.
Microsoftin tekoäly botti tarjoaa mahdollisuuden yhdistää monia tietolähteitä ja lisäominaisuuksia, mikä tekee niistä tehokkaita työkaluja organisaation tarpeisiin.
Lue lisää Microsoft 365 Copilot deklaratiivisista agenteista Microsoftin sivuilta (englanninkieliset).
Uuden työkalun mahdollistama läpinäkyvyys on parantanut Boliden Kokkolan investointiprojektien hallintaa, lisäten ennustettavuutta sekä tehokkuutta.
Boliden Kokkola on tehostanut työskentelyä investointiprojekteihin liittyvässä toiminnassaan Microsoftin projektinhallintatyökalun Project for the Webin, eli nykyisen premium-ominaisuuksilla varustetun Plannerin ansiosta.
Solu Digitalin konfiguroima työkalu investointiportfolion hallintaan on helpottanut merkittävästi investointiprojektien hallintaa Boliden Kokkolassa mahdollistamalla entistä paremman arvioinnin, seurannan ja päätöksenteon.
Lisääntynyt läpinäkyvyys parantaa investointiportfolion hallintaa
Merkittävin työkalun tuomista eduista on ollut läpinäkyvyyden lisääntyminen yli 400 investointiprojektin portfolion hallinnassa.
”Lähdimme hakemaan kokonaisratkaisua, joka tarjoaisi näkyvyyttä hankkeisiimme koko projektin elinkaaren yli sen alkaessa ideasta, joka portfolion hallinnan kautta valikoituu toteutukseen, ja sitten se toteutetaan”, kertoo Boliden Kokkolan investointipäällikkö Jere Penttinen.
Yrityksessä tehdään tyypillisesti 60–100 hanketta vuodessa, joten tarve oli hallita myös käynnissä olevia hankkeita läpinäkyvästi.
Jere korostaa, kuinka työkalu on mahdollistanut investointiprojektien visualisoinnin ja tulevaisuuden näkymien suunnittelun eri sidosryhmille. Tämä on auttanut keskustelua siitä, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä.
”Kun meillä on läpinäkyvyyttä, niin se antaa yrityksen toimivalle johdolle mahdollisuuden tehdä valintoja ja ohjata yrityksen toimintaa strategian mukaiseksi ja varmistaa, että ne hankkeet mitä teemme ja mihin käytämme rahojamme, ovat strategiamme mukaisia”, Jere kertoo.
Parempaa ennakoitavuutta työskentelyyn
Läpinäkyvyyden parantuminen ei ole ainoastaan tehnyt Boliden Kokkolan toiminnasta tehokkaampaa, vaan se on myös mahdollistanut paremman ennakoitavuuden.
”Meillä on huomattavasti parempi ajantasainen tilannetieto siitä, missä mennään koko ajan. Meidän tulevien vuosien suunnittelu on paljon paremmalla tasolla nykyään,” kertoo yrityksen digitalisaatiopäällikkö Marko Salmi.
Hänen mukaansa palaute eri sidosryhmiltä on ollut kiittävää niin konsernin kuin paikallisen toimipaikan johdolta.
Tuotantolaitoksen osastojen päälliköt ovat erityisen tyytyväisiä siihen, että heillä on nyt parempi näkyvyys osastojensa tuleviin tehtäviin. Myös projektien vetäjät ovat kiitelleet konkreettisia työkaluja, jotka auttavat heitä suoriutumaan paremmin työtehtävistään.
Kommunikaatio sujuvan yhteistyön kulmakivenä
Solu Digitalin asiantuntemus ja kyky ymmärtää Boliden Kokkolan tarpeet olivat ratkaisevia tekijöitä yhteistyön aloitukselle. Yhteistyö aloitettiin kevyellä konseptin testauksella, jotta työkalun soveltuvuus voitiin varmistaa.
Jere kehuu erityisesti vasteaikaa ja palvelua, mitä he ovat saaneet Solu Digitalilta: ”Kun olemme esittäneet jotain muutosehdotuksia tai pyyntöjä, niin ne on toteutettu nopeasti.”
Marko kiittelee Solu Digitalin asiantuntijoiden osaamista ja palvelualttiutta sekä henkilökohtaista viestintää: ”Monesti luodaan tiketti jonnekin ja se vastaanottaja ymmärtää sen täysin väärin ja tehdään jotain muuta kuin toivottiin. Emme ole kokeneet tällaisia haasteita tässä yhteistyössä, sillä kommunikaatio suoraan sovelluskehittäjän kanssa on toiminut tehokkaasti.”
Avoin ja matalan kynnyksen viestintä puolin ja toisin on myös saanut kiitosta sekä Jereltä että Markolta. Heidän mukaansa keskustelut ovat olleet hyviä ja rakentavia, ja he arvostavat sitä, että heille kerrotaan myös, jos jokin idea ei ole toteutuskelpoinen.
Projektitietojen keskittäminen yhteen paikkaan, nopea ja selkeä kommunikaatio sekä asiantunteva palvelu ovat olleet avaintekijöitä uuden työnkalun käyttöönotossa.
Lue koko artikkeli Bolidenin ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä
Microsoft 365 Copilotin käyttö Teamsissä tehostaa työskentelyä huomattavasti. Opi hyödyntämään työkalua kokousten, viestinnän ja tiedonhaun tehostamiseksi näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Microsoft Teamsissä tuo tekoälyn tiimityöhön ja työnkulun tehostamiseen.
Copilot voi auttaa tiedon jäsentämisessä, viestinnässä ja tehtävien hallinnassa, mikä parantaa tehokkuutta erityisesti silloin, kun tiimi työskentelee etä- tai hybridiympäristössä. Lue viisi käytännöllistä vinkkiämme, joilla saat kaiken irti Copilotin toiminnoista Teamsissä.
1. Kokousten tiivistäminen tehokkaasti
Teamsin Copilotin avulla voit luoda kokouksista tiivistelmiä, mikä auttaa keskittymään olennaiseen. Copilot seuraa kokouksen kulkua ja tiivistää tärkeät päätökset ja tehtävät selkeään muotoon. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen silloin, kun tiimissä on paljon jäseniä ja keskustelu rönsyilee.
Käytännön vinkki: Voit pyytää Copilotia tekemään yhteenvedon esimerkiksi kaikista kokouksen aikana sovituista toimenpiteistä tai @-maininnoista, jolloin se kirjaa erityisen tärkeät kohdat automaattisesti.
2. Tehosta viestintää säätämällä sävyä ja muotoa
Copilot voi auttaa myös viestinnässä. Jos haluat lähettää ammattimaisen tai rennon viestin, voit pyytää Copilotia säätämään viestisi sävyä ja muotoa. Tämä ominaisuus on kätevä kiireisessä viestinnässä, jossa haluat varmistaa, että viestin tyyli vastaa vastaanottajan odotuksia.
Käytännön vinkki: Käytä Teamsissä Copilotin muotoilutoimintoja, kuten ”kirjoita uudelleen” tai ”säädä sävyä.” Voit valita sävyn kuten ”asiantunteva” tai ”innostava”, mikä auttaa viestiäsi välittämään oikeanlaisen vaikutelman.
3. Tiedon haku keskustelun aikana
Copilot tekee Teams-keskusteluista aiempaa tehokkaampia, sillä voit hakea kokouksessa käsiteltyjä tietoja, raportteja ja tilastoja nopeasti ilman tarvetta etsiä niitä erikseen. Tietojen integrointi keskusteluihin parantaa päätöksenteon nopeutta ja laatua. Tämä on arvokasta erityisesti päätöksentekoa tukevissa kokouksissa.
Käytännön vinkki: Copilotin hakutoimintojen tehokas käyttö mahdollistaa tietojen haun Teams-keskustelujen aikana esimerkiksi kysymällä tärkeimmät kohdat viime kuun asiakaspalavereista tai projektin edistymisestä.
4. Tehtävien hallinta ja muistutukset
Copilotin avulla voit hallita tiimisi tehtäviä sujuvammin. Copilot voi luoda ja priorisoida tehtävälistoja, seurata määräaikoja ja muistuttaa tulevista tehtävistä. Näin voit keskittyä tärkeimpiin toimiin, eikä mikään jää huomiotta.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotia luomaan automaattisia muistutuksia määräajoista. Voit esimerkiksi pyytää Copilotia muistuttamaan sinua tärkeistä määräajoista viikoittain. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä suurissa projekteissa, joissa on monia osakokonaisuuksia.
5. Analysoi kokous- ja keskusteludataa
Copilotin analytiikkatoiminnot auttavat tiimisi työprosessien kehittämisessä. Sen avulla voit analysoida, miten tiimi kommunikoi ja missä on parantamisen varaa. Copilot voi esimerkiksi tarkastella keskusteludataa ja tiivistää keskeiset teemat, mikä antaa tietoa siitä, miten yhteistyötä voi parantaa.
Käytännön vinkki: Hyödynnä Teamsissä Copilotin analytiikkatoimintoja ja pyydä sitä luomaan raportteja, jotka auttavat tiimityön ja kommunikaation kehittämisessä. Tällä tavoin voit seurata tiimin yleistä suoriutumista ja kehityskohteita.
Tehosta työskentelyäsi hyödyntämällä Copilotia
Microsoft Teamsin Copilot on tehokas apuväline tiimityöhön ja työtehtävien hallintaan. Näiden viiden vinkin avulla voit hyödyntää Copilotin mahdollisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla ja parantaa tiimityösi tehokkuutta ja selkeyttä.
Power BI yhdistää datan eri lähteistä ja visualisoi sen ymmärrettävästi. Se mahdollistaa automaattisen raportoinnin, reaaliaikaisen analyysin ja tukee tiedolla johtamista, mikä tehostaa organisaation päätöksentekoa. Lue kuinka Polygon Finland paransi raportointia Power BI -työkalun avulla.
Power BI on Microsoftin kehittämä business intelligence -analytiikkatyökalu, joka mahdollistaa organisaatioille tehokkaan datan analysoinnin ja visualisoinnin tukien päätöksentekoa ja tiedolla johtamista.
Monipuolisen Power BI -työkalun avulla eri lähteistä kerätty data voidaan yhdistää, jalostaa ja esittää helposti ymmärrettävillä tavoilla, jotka palvelevat liiketoiminnan tavoitteita. Työkalu tehostaa erityisesti taloushallinnon ammattilaisten työtä, sillä Power BI mahdollistaa automaattisen raportoinnin ja visuaaliset analyysit ilman raskaita manuaalisia prosesseja.
Power BI:n keskeiset ominaisuudet ja työkalut
Microsoftin Power BI tarjoaa käyttäjäystävällisiä ominaisuuksia ja joustavan analyysialustan, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää dataansa monipuolisesti.
Power BI koostuu seuraavista keskeisistä työkaluista:
Power BI Desktop: Työpöytäsovellus, joka on suunniteltu monimutkaisten raporttien luomiseen ja datan analysointiin. Power BI Desktopin avulla käyttäjät voivat yhdistää dataa useista lähteistä ja rakentaa visualisointeja, kuten kaavioita ja graafeja, jotka selkeyttävät analyysin tuloksia.
Power BI Service: Pilvipohjainen alusta, jonka kautta raportit voidaan jakaa koko organisaatiolle. Pilvipalvelussa raportit pysyvät ajan tasalla automaattisten päivitysten ansiosta ja ovat kaikkien tarpeellisten sidosryhmien käytettävissä reaaliaikaisesti.
Power BI Mobile: Mobiilisovellus, jonka avulla raportteja voidaan tarkastella missä ja milloin tahansa. Tämä lisää erityisesti myyntitiimien ja liikkuvien ammattilaisten mahdollisuuksia tehdä nopeita ja informoituja päätöksiä paikan päällä.
Power BI:n kyky yhdistää eri tietolähteet ja tarjota yhdenmukainen visuaalinen alusta säästää aikaa ja yksinkertaistaa analyysiprosesseja. Data on aina saatavilla helposti hyödynnettävässä muodossa, mikä nopeuttaa raportointia ja parantaa päätöksenteon laatua.
Hyvin suunniteltu tietovarasto Power BI:n perustana
Tehokkaan raportointityökalun hyödyt maksimoituvat, kun sen rinnalla käytetään hyvin rakennettua tietovarastoa. Tietovarasto toimii Power BI:n perustana, sillä se kerää dataa eri järjestelmistä ja muokkaa sen yhdenmukaiseen muotoon, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja takaa tiedon luotettavuuden.
Hyvin rakennettu tietovarasto on keskeinen osa tehokasta tiedolla johtamista. Se koostuu seuraavista elementeistä:
Laadukas ja määrämuotoinen tieto: Tietovaraston data on huolellisesti dokumentoitua, korkealaatuista ja standardisoitua, mikä varmistaa sen luotettavuuden ja käytettävyyden.
Aikasidonnaisuus: Data tallennetaan ajallisesti järjestettynä, mikä mahdollistaa trendien seurannan ja historiallisen analyysin.
Yhtenäinen tietokerros: Tietovarasto yhdistää eri lähteistä peräisin olevan datan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, mikä helpottaa tiedon hallintaa ja analysointia.
Käyttäjäryhmien tarpeiden huomiointi: Tietovarasto on suunniteltu palvelemaan eri käyttäjäryhmien tietotarpeita tehokkaasti, mikä lisää organisaation tuottavuutta ja reagointikykyä muutoksiin.
Tietovaraston ansiosta organisaatio voi luottaa siihen, että kaikki raportoinnissa käytettävä data on tarkkaa ja helposti saatavilla. Näin voidaan nopeuttaa raportointiprosesseja, koska tiedot ovat jo esikäsiteltyjä ja yhdenmukaistettuja eri lähteistä.
Lisäksi tietovarasto parantaa analyysien luotettavuutta ja toistettavuutta. Kun data on tallennettu ja dokumentoitu oikein, se mahdollistaa myös monipuolisemmat ja syvällisemmät analyysit, kuten historiallisten trendien ja kehityskulkujen tarkastelun. Tämä auttaa organisaatiota ymmärtämään liiketoiminnan suuntauksia ja tekemään ennakoivia päätöksiä.
Hyvin rakennettu tietovarasto tarjoaa myös joustavuutta ja skaalautuvuutta, mikä tarkoittaa, että se voidaan mukauttaa organisaation kehittyviin tarpeisiin. Tietovaraston avulla BI-raportointi on pitkäjänteisempää ja se tukee tiedolla johtamista organisaation kaikilla tasoilla.
Power BI -raportointi Polygonilla
Power BI -raportointityökalun käyttöönotto Polygon Finland Oy:lla on tuonut merkittäviä parannuksia yrityksen raportointiprosesseihin. Projekti alkoi keväällä 2020, jolloin tavoitteena oli luoda viikkoraportti kenttähenkilöstölle. Tuloskorttiraportin jälkeen raportointi on laajentunut kattamaan useita eri raportointitarpeita yrityksen talouden ja operatiivisen toiminnan puolella.
Polygon on erikoistunut kiinteistövahinkojen ja sisäilmaongelmien tutkimus- ja korjauspalveluihin sekä muun muassa rakennustyömailla suoritettavaan olosuhdehallintaan.
Alkuvaiheessa Power BI kokosi hajallaan olevaa tietoa yhteen ja lisäsi sen saatavuutta. Nykyään Power BI on korvannut kokonaan manuaalisesti Excelillä rakennettavat raportit, mikä on automatisoinut ja tehostanut raportointiprosesseja merkittävästi.
Power BI:n käyttöönoton myötä raportointi on selkeytynyt ja keskitetty yhteen paikkaan raporttien päivittyessä automaattisesti joka yö. Lisäksi dynaamiset raportit toimivat koko organisaation laajuisesti, mikä on helpottanut tiedon jakamista ja analysointia.
”Käytännössä kaikki keskeiset talouden raportit, tulosraportit, projektiraportit, laskutus, tulleet tilaukset ja muun muassa käyttöaste pyörivät Power BI:ssä”, kertoo Polygonin Controller Salla Javanainen.
Sallan mukaan Power BI on vähentänyt hänen manuaalista työmäärää kahdella päivällä kuukaudessa: ”Tietenkin on tullut jotain työtä lisää tästä Powero-nimisen raportointityökalumme ylläpitämisestä, täsmäyttämisestä ja kehitystyöstä, mutta pääasiassa kuitenkin se kaksi työpäivää on ollut käytettävissä johonkin muuhun tärkeämpään tekemiseen.”
Power BI:n visuaaliset raportit ovat auttaneet käyttäjiä ymmärtämään ja omaksumaan tietoa paremmin, vähentäen Excelin käyttötaitojen tarvetta henkilöstöllä ja tehden raportoinnista helpommin lähestyttävää kaikille käyttäjille.
Salla kertoo, että manuaalisen työn väheneminen on vapauttanut aikaa vuorovaikutteisempaan työhön, kuten lukujen analysointiin sekä niistä keskusteluun ja käyttäjien neuvontaan.
”Tässä on tehty monta vuotta nyt yhteistyötä, ja mielestäni se on sujunut hyvin isossa kuvassa. Välillä on tilanteita, että tarvitsemme nopeasti apua, niin se on ollut hienoa, että Solu on pystynyt reagoimaan nopeasti ja joustavasti”, Salla kiittelee.
Power BI tukee tiedolla johtamista
Power BI auttaa organisaatioita hyödyntämään dataa tehokkaammin ja tukee strategista sekä operatiivista päätöksentekoa yhdistämällä tiedot yhdeksi johdonmukaiseksi näkymäksi. Työkalu parantaa analyysien tarkkuutta ja nopeuttaa raportointiprosesseja, auttaen organisaatioita kehittämään toimintaansa ja reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.
Onko organisaationne tiedolla johtamisen perusta kunnossa, vai kaipaisiko se syvempää hyödyntämistä? Ota yhteyttä – kartoitetaan yhdessä tarpeisiinne sopiva ratkaisu ilman turhaa ajankäyttöä ja ylimääräisiä budjettikuluja.
Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissä tehostaa työskentelyä merkittävästi. Opi hyödyntämään työkalua sisällön luonnissa, muokkauksessa ja hallinnassa näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Wordissä sujuvoittaa työskentelyä monin eri tavoin. Lue viisi vinkkiämme Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen tekstin luonnissa, muokkaamisessa ja sisällön hallinnassa.
1. Sisällön luonnostelu olemassa olevista tiedoista
Copilot tarjoaa tehokkaan tavan luoda sisältöä hyödyntämällä olemassa olevia dokumentteja. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat koostaa uutta tekstiä aiemmista lähteistä ilman aikaa vievää tiedon manuaalista siirtelyä.
Voit pyytää Copilotia ottamaan mukaan tietoa juseammasta Word- tai PowerPoint-tiedostosta ja luomaan uuden asiakirjan luonnoksen niiden perusteella.
Käytännön vinkki: Jos sinulla on useita asiakirjoja, joista tarvitset tietoa, voit kirjoittaa Copilotille kehotteen, kuten ”Luonnostele raportti hyödyntäen dokumentteja X, Y ja Z”. Tämä säästää aikaa ja auttaa sinua tuottamaan yhtenäisen kokonaisuuden nopeasti.
2. Tiivistä ja käsittele PDF-tiedostoja vaivattomasti
PDF-tiedostojen käsittely voi olla haaste, mutta Copilot tekee tästä prosessista sujuvampaa. Voit tiivistää PDF-tiedoston sisällön tai tehdä vertailun kahden PDF-tiedoston välillä suoraan Wordissa. Tämä toiminto auttaa erityisesti tilanteissa, joissa sinulla on esimerkiksi sopimusasiakirjoja, joista on tehtävä yhteenvedot tai vertailtava eri versioita.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotin PDF-ominaisuuksia, jos sinulla on asiakassopimuksia, joita haluat analysoida. Pyydä esimerkiksi, ”Tee yhteenveto sopimuksesta” tai ”Vertaa kahta PDF-dokumenttia”. Tämä säästää aikaa manuaaliselta vertailulta ja auttaa keskittymään keskeisiin eroihin.
3. Bing-haku ja tietojen kerääminen suoraan Wordissä
Joskus on tarpeen hakea taustatietoa tai faktoja kirjoitusprosessin aikana. Copilotin integroitu Bing-haku antaa mahdollisuuden hakea tietoa suoraan Wordista poistumatta dokumentista. Tämä mahdollistaa keskeytyksettömän kirjoittamisen ja tiedonhankinnan yhdellä alustalla.
Käytännön vinkki: Kun tarvitset tarkempaa tietoa, voit kysyä Copilotilta suoraan, esimerkiksi ”Mitä ovat vuoden 2024 tärkeimmät markkinatrendit?” Copilot hakee vastauksen ja tuo sen suoraan Wordiin, jolloin säästät aikaa ja saat ajankohtaista tietoa suoraan työtilaan.
4. Tarkennettu analyysi ja tiivistäminen keskusteluista ja kokouksista
Jos työskentelet laajojen kokousmuistioiden tai projektikeskusteluiden parissa, Copilot voi auttaa tiivistämään ja jäsentämään tietoa helposti ymmärrettäväksi. Copilot osaa myös yhdistää kokousmuistioihin tekstimuotoisia keskusteluita, jolloin kaikki olennainen tieto löytyy yhdestä tiivistetystä yhteenvedosta.
Käytännön vinkki: Kun sinulla on iso määrä kokousmuistiinpanoja, voit pyytää Copilotia tiivistämään keskustelun keskeiset kohdat kirjoittamalla ”Tee yhteenveto viime kokouksesta.” Tämä ominaisuus on erinomainen apu projektien seurannassa ja raportoinnissa, sillä saat tärkeimmät tiedot kompaktisti esille.
5. Sisällön viittaaminen ja integrointi laajempiin asiakirjoihin
Copilotin avulla voit viitata laajempiin sisältölohkoihin ja käyttää jopa 75 000 sanaa lähteenä asiakirjassa. Tämä tarjoaa joustavuutta, erityisesti laajoja projektisuunnitelmia tai raportteja kirjoitettaessa. Voit lisätä tietoa organisaation eri lähteistä, ja Copilot integroi sen saumattomasti asiakirjaan.
Käytännön vinkki: Hyödynnä laajemman viittauksen mahdollisuutta, kun työstät asiakirjaa, johon tarvitaan kattavaa taustatietoa. Voit esimerkiksi kirjoittaa ”Lisää esitysluonnokseen taustatiedot dokumentista X” ja Copilot täyttää pyytämäsi osion laajalla sisällöllä. Tämä vähentää manuaalista tiedonhakua ja takaa, että kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta.
Kokeilemalla opit Copilotin käytön mestariksi
Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissä tuo tehokkuutta ja joustavuutta sisällöntuotantoon. Käyttämällä Copilotia monipuolisesti voit säästää aikaa, jäsentää tietoa selkeämmin ja luoda ammattimaisempia asiakirjoja. Näiden viiden vinkin avulla pääset hyödyntämään Copilotin parhaita ominaisuuksia ja saat merkittäviä etuja kirjoitustyössä.
Nordic Source parantaa asiakkaidensa toimitusketjujen läpinäkyvyyttä vastuullisuustiedon tehokkaan hallinnan, raportoinnin ja tiedolla johtamisen avulla.
Vastuullisuuden merkitys jatkaa kasvuaan yritysten toiminnassa ja raportoinnissa, eikä syyttä.
Euroopan Unionin CSRD:tä (Corporate Sustainability Reporting Directive) eli yritysten kestävyysraportointidirektiiviä sovelletaan vuoden 2024 tilikaudella ensimmäistä kertaa. Uusien Euroopan kestävän kehityksen raportointistandardien tavoitteena on parantaa yritysten kestävyyden läpinäkyvyyttä ja integroida kestävyys osaksi liiketoiminnan strategiaa ja päätöksentekoa.
Direktiivi velvoittaa yrityksiä raportoimaan vastuullisuudesta ympäristö- ja sosiaalivaikutusten sekä ihmisoikeuksien osalta, mikä voi edellyttää muutoksia yrityksen toiminnassa, esimerkiksi toimitusketjuissa ja markkinoinnissa.
Vastuullisuusraportoinnin rooli on laajentunut kattamaan myös toimitusketjun eri tahot esimerkiksi elintarviketeollisuuden yritysten parissa.
Nordic Source Osuuskunta tarjoaa hankintaa palveluna asiakkailleen mukaan lukien tunnetut brändit kuten Anora, Atria, Fazer, Olvi, Paulig ja Valio. Nordic Source auttaa asiakkaitaan epäsuorissa hankinnoissa ja tuomaan läpinäkyvyyttä epäsuorien hankintojen toimitusketjuihin löytämällä parhaat toimintamallit ja hankintakonseptit.
”Teemme ulkoistettua hankintaa nimenomaan epäsuorissa hankinnoissa, eli teemme sopimuksia, kilpailutuksia sekä toimittajajohtamista liittyen esimerkiksi matkustus-, siivous- ja tehdaspalveluihin. Asiakkaamme hoitavat operatiivisen ostamisen itse”, Nordic Sourcen toimitus- ja hankintajohtaja Eija Repo selventää.
Hänen rooliinsa kuuluu kehittää ja ylläpitää vastuullisia hankintakäytäntöjä sekä varmistaa, että osuuskunnan toimet ovat koko ajan linjassa asiakkaiden vastuullisuusvaatimusten kanssa.
Vastuullisuus alkaa toimittajien tuntemisesta
Vastuullisuus on ytimessä kaikessa, mitä Nordic Source tekee.
”Me toteutamme asiakkaidemme toiveita ja tarpeita esimerkiksi siinä, mitä toimittajilta vastuullisuusmielessä vaaditaan. Tämä tarkoittaa toimittajavaatimuksia, toimittaja-auditointeja ja vastuullisuusraportointia, joiden mittareina toimivat muun muassa laatusertifikaatit, ympäristösitoumukset ja kyvykkyys hiilidioksidilaskelmiin.”
Asiakkaiden näkökulmasta vastuullisuus tarkoittaa, että heidän toimittajansa täyttävät tietyt vastuullisuusstandardit ja hankinta tehdään eettisesti.
”Toimittajien kyvykkyyden varmistaminen ja sen esiin tuominen on se, mitä me teemme. Raportoimme toimittaja-auditointien löydöksiä sekä asiakkaillemme että myös auditoitaville toimittajille. Toimittaja-auditointi on osoittautunut erittäin hyödylliseksi siinä, miten hyvin tunnemme toimittajan toimintatavat. Se antaa myös toimittajalle keinoja kehittää heidän omaa toimintaansa”, Repo lisää.
Nordic Sourcen auditoinnit varmistavat, että toimittajat pystyvät prosessikuvauksilla ja toimintatavoista kertomalla osoittamaan mitä asioita vastuullisuuden eteen tehdään.
”En muista, että milloin olisi pystynyt sellaista vaikuttavuutta tekemään toimittajatyössä kuin mitä tässä pystyy tekemään.”
Tehokasta vastuullisuustiedon hallintaa
Nordic Sourcella on kehitetty kattava tietokanta organisaation asiakastietojen, hankintahankkeiden, toimittajatietojen ja vastuullisuustiedon hallintaan.
”Meillä on tietokannassa kaikki vastuullisuuteen liittyvä tieto, ja pyrimme siihen, että tieto on siellä vain kerran ja se on aina ajan tasalla”, Repo selventää.
Tietokanta on rakennettu Microsoft SharePointiin niin, että se kattaa kaiken tarvittavan tiedon toimittajista ja heidän vastuullisuustoimistaan. Tietokanta sisältää muun muassa laatusertifikaatit, ympäristösitoumukset sekä auditointitulokset ja -löydökset.
”Tietokannassa on kaikki mahdolliset raportoinnin ja johtamisen näkymät, mitä tarvitsemme”, Repo lisää. Tällöin Nordic Source pystyy seuraamaan ja raportoimaan vastuullisuudesta tehokkaasti ja tarkasti.
Vastuullisuusraportointi Nordic Sourcella
Nordic Source raportoi vastuullisuudesta asiakkailleen säännöllisesti. ”Meillä on kuukausiraportit, joissa ESG (Environmental, Social, Governance), eli ympäristö, yhteiskuntavastuu ja hyvä hallintotapa on oma osionsa, mutta jatkossa vastuullisuusdataan perustuvan raportin tulemme jakamaan asiakkaidemme kanssa kahdesti vuodessa”, Repo kertoo.
Asiakkaille toimitetaan raportteja, joissa kerrotaan toimittajien vastuullisuusasioista ja siitä, miten ne täyttävät asetetut vaatimukset. ”Asiakkaamme pystyvät sitten hyödyntämään tätä tietoa omassa vastuullisuusraportoinnissaan”, Repo kertoo.
Näiden raporttien avulla Nordic Source varmistaa, että kaikki vastuullisuustoimet ovat läpinäkyviä ja dokumentoituja. Tällöin vastuullisuus ja tiedolla johtaminen ovat käytännössä toteutuvia ja dokumentoituja toimenpiteitä, jotka tuovat lisäarvoa sekä osuuskunnalle että sen asiakkaille.
”Nyt kun raportointityökalu on meillä aktiivisesti käytössä, niin pystymme kertomaan asiakkaillemme, että tämä on nykytilanne toimittajien vastuullisuuskyvykkyydessä”, Eija toteaa.
Microsoftin Copilot-tekoälyavustajat tehostavat liiketoimintaa tuottavuuden, asiakaspalvelun ja tietoturvan alueilla, mukautuen eri toimialojen ja roolien tarpeisiin.
Microsoftin Copilot-tekoälyavustajat tarjoavat innovatiivisia ratkaisuja eri ammattilaisille, parantaen tuottavuutta, yhteistyötä ja datan analysointia.
Copilotin kyky mukautua työntekijän rooliin ja tehtäviin tekee siitä tehokkaan työkalun useilla toimialoilla ja eri työtehtävissä – tietotyöstä asiakaspalveluun, myyntiin ja tietoturvaan.
Microsoft Copilot -avustajien hyödyntäminen tuo uuden ulottuvuuden tekoälyn käyttöönottoon liiketoiminnassa, mikä on nykypäivän yrityksille tärkeä kilpailuetu.
Tietotyöläisille tarkoitetut Copilot-avustajat tehostavat tuottavuutta ja tukevat monipuolisia tehtäviä.
Microsoft 365Copilot toimii Microsoft 365 -ympäristössä, kuten Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa, automatisoiden sisällön luontia ja parantaen yhteistyötä. Tämä tekoälypohjainen avustaja nopeuttaa rutiinitehtäviä ja vapauttaa aikaa analyyseille ja luovalle työlle osoittaen, kuinka tekoälyä voidaan hyödyntää liiketoiminnassa.
Tietotyöläisten käyttöön sopii myös Copilot for Dynamics 365 Project Operations, joka tarjoaa projektinhallintaan reaaliaikaisia oivalluksia ja suosituksia, auttaen projektipäälliköitä pysymään ajan tasalla.
Microsoft 365 Copilot toimii muun muassa Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa
Microsoft Plannerin premium-ominaisuuksiin kuuluva Copilot-tekoälyavustaja tehostaa projektinhallintaa tarjoamalla reaaliaikaisia oivalluksia ja suosituksia. Copilot voi esimerkiksi luoda uusia suunnitelmia, asettaa tavoitteita, seurata tilannetta ja reagoida muutoksiin projektin edetessä. Tämä auttaa tiimejä pysymään ajan tasalla ja parantaa yhteistyötä.
Copilot for Dynamics 365 Finance parantaa taloushallinnon prosesseja ja analysointia, kun taas Copilot for Dynamics 365 Supply Chain tukee toimitusketjun hallintaa ennakoimalla kysyntää ja optimoimalla varastoa. Näissä Copilot-ratkaisuissa tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa on suunnattu erityisesti toiminnan ja päätöksenteon tehostamiseen.
Copilot tekoälyavustaja Microsoft Plannerissa premium-ominaisuuksilla
Microsoft Viva Copilot puolestaan auttaa työntekijöitä parantamaan työhyvinvointia ja sitoutumista tarjoamalla henkilökohtaisia suosituksia ja oivalluksia. Viva Copilotin hyödyntäminen organisaation työntekijäkokemuksen kehittämisessä on tärkeä esimerkki tekoälyn hyödyntämisestä liiketoiminnassa.
Myös pienille ja keskisuurille yrityksille suunnattu Copilot in Dynamics 365 Business Central tukee liiketoimintaprosesseja ja tehostaa yritysten resursointia.
Copilot tekoälyavustaja Microsoft Viva Engage -sovelluksessa
Asiakaspalvelun tekoälyavustajat
Asiakaspalvelun Copilot-avustajat parantavat asiakaskokemusta ja tukevat asiakaspalvelijoita.
Microsoft Copilot for Service tarjoaa reaaliaikaista tukea asiakaspalvelijoille, nopeuttaen asiakaskyselyiden käsittelyä ja ratkaisujen löytymistä. Microsoft Copilotin avulla asiakaspalvelijat voivat keskittyä oleelliseen ja tarjota asiakkaille nopeita ja tehokkaita ratkaisuja.
Copilot in Dynamics 365 Customer Service on erikoistunut asiakaspalveluun ja auttaa hallitsemaan asiakaskyselyitä, kun taas Copilot in Dynamics 365 Field Service tukee kenttätyöntekijöitä antamalla reaaliaikaista tietoa työpaikalla syntyvien ongelmien ratkaisuun.
Lisäksi Copilot in Dynamics 365 Customer Insights tarjoaa arvokasta asiakasdataa, auttaen henkilökohtaisten asiakaskokemusten luomisessa. Copilotin asiakaspalveluun suunnatut tekoälyratkaisut osoittavat, kuinka tekoälyn hyödyntäminen voi tehostaa asiakaspalvelun operaatioita.
Microsoft Copilot for Service nopeuttaa asiakaskyselyiden käsittelyä ja ratkaisujen löytymistä
Myyntityön Copilot-tekoälyavustajat
Myyntityöhön suunnatut Copilot-tekoälyratkaisut ovat erinomaisia työkaluja tekoälyn hyödyntämiseen liiketoiminnassa, erityisesti asiakassuhteiden ja myyntiprosessien hallinnassa.
Microsoft Copilot for Sales tarjoaa myyjille oivalluksia ja suosituksia, joiden avulla he voivat keskittyä tärkeimpiin asiakkuuksiin ja tunnistaa mahdollisuuksia asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi. Myynnin tekoälyavustaja analysoi asiakkaiden toimintaa ja trendejä, mikä mahdollistaa tarjousten tarkemman räätälöinnin ja vapauttaa aikaa asiakassuhteiden kehittämiseen.
Copilot in Dynamics 365 Sales tukee myyntistrategiaa ja asiakasdialogia tarjoamalla myyjille oivalluksia tehokkaampiin vuorovaikutuksiin. Se analysoi aiempia vuorovaikutuksia ja asiakaspalautetta, antaen kohdennettuja ehdotuksia kauppojen nopeampaan sulkemiseen. Lisäksi Copilot ennakoi asiakaskäyttäytymistä ja tulevia tarpeita, mikä vahvistaa kilpailuetua.
Microsoft Copilot for Sales analysoi myyntipalavereja puhelun aikana
Datan analysoinnin ja raportoinnin Copilot-tekoälyratkaisut
Microsoft tarjoaa Copilot-tekoälyä myös datan analysointiin ja raportointiin, mikä on yksi merkittävimmistä tekoälyn hyödyntämisen alueista liiketoiminnassa.
Copilot in Microsoft Fabric on tekoälypohjainen työkalu, joka parantaa datan analysointia ja tarjoaa yrityksille uusia tapoja hyödyntää keräämäänsä dataa tehokkaammin.
Copilot in Power BI on suunnattu erityisesti datan visualisointiin, mikä mahdollistaa monimutkaisten tietokokonaisuuksien esittämisen visualisointeina ja raportteina. Power BI Copilotin avulla organisaatiot voivat tehdä datasta päätöksentekoa tukevaa ja hyvin esitettyä tietoa.
Näiden ratkaisujen avulla tekoäly liiketoiminnassa tarjoaa selkeitä kilpailuetuja datan analysoinnissa ja päätöksenteossa.
Copilot in Power BI auttaa visualisoimaan raportteja ja monimutkaisia tietokokonaisuuksia
Tietoturvan Copilot-tekoäly – Microsoft Security Copilot
Tietoturva-ala hyötyy merkittävästi tekoälyavustajien tarjoamista reaaliaikaisista uhka-analyyseista ja nopeasta reagoinnista tietoturvahaasteisiin.
Microsoft Security Copilot on turvamuuriin integroitu tekoälyratkaisu, joka skannaa jatkuvasti ympäristöä tietoturvauhkien varalta ja antaa suosituksia niiden torjumiseksi. Se analysoi suuria tietomääriä nopeasti ja havaitsee epäilyttävää toimintaa, kuten epätavallisia kirjautumisyrityksiä ja tietoliikenteen poikkeavuuksia, jotka voivat viitata tietomurtoyrityksiin.
Security Copilot tarjoaa myös tukea yrityksen tietoturvapolitiikan noudattamisessa ja auttaa henkilöstöä tunnistamaan mahdollisia uhkia. Lisäksi tekoälyavustaja auttaa automatisoimaan uhkien torjuntaa vähentäen manuaalisen työvoiman tarvetta ja antaen tietoturvatiimille mahdollisuuden keskittyä strategisiin haasteisiin.
Copilotin avulla organisaatiot voivat pysyä askeleen edellä kyberuhkia, mikä lisää tietoturvaresurssien tehokkuutta ja tukee kokonaisvaltaisesti yrityksen turvallisuusstrategiaa.
Tietoturvan Copilot osoittaa, miten tekoäly liiketoiminnassa voi tarjota välittömiä ja arvokkaita tietoturvahyötyjä.
Microsoft Security Copilot analysoi suuria tietomääriä nopeasti ja havaitsee epäilyttävää toimintaa
Copilot-ratkaisut IT-kehittäjille ja Power Platformissa
Microsoftin Copilot-palvelut tarjoavat ratkaisuja myös IT-kehittäjille, jotka luovat organisaation omia digitaalisia sovelluksia ja ratkaisuja.
Microsoft Copilot in Azure auttaa pilvipalvelujen optimoinnissa ja hallinnassa, tarjoten kehittäjille tukea ja oivalluksia. Copilot analysoi pilviympäristön resurssien käyttöä ja tarjoaa suosituksia suorituskyvyn parantamiseksi. Se myös helpottaa skaalautuvuutta ja auttaa varmistamaan tietoturvan ylläpidon muuttuvissa tarpeissa.
Copilot in Azure analysoi pilviympäristön resurssien käyttöä ja tarjoaa suosituksia suorituskyvyn parantamiseksi
Power Platformin Copilotit, kuten Copilot in Power Apps, Copilot in Power Automate ja Copilot in Power Pages, mahdollistavat sovellusten ja automatisoitujen työnkulkujen luomisen ilman koodaustaitoja.
Nämä työkalut nopeuttavat kehitysprosessia ja vähentävät manuaalista työtä, jolloin käyttäjät voivat keskittyä liiketoimintatavoitteisiin. Copilot tarjoaa myös reaaliaikaisia suosituksia, mikä helpottaa työnkulkujen ja sovellusprojektien muokkausta ja optimointia tarpeiden mukaan.
GitHub Copilot tarjoaa kehittäjille autocompletion-ominaisuuden, joka nopeuttaa ohjelmointiprosessia ja auttaa siistin koodin kirjoittamisessa.
Näiden ratkaisujen avulla tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa on mahdollista jopa ilman laajaa teknistä osaamista.
Copilot in Power Apps auttaa mukauttamaan sovelluksiaCopilot in Power Automate auttaa optimoimaan liiketoimintaprosesseja ja luomaan automatisoituja työnkulkuja tavoitteidesi mukaisestiCopilot in Power Pages auttaa luomaan verkkosivustoja helposti ja nopeasti
Azure AI Studio puolestaan tarjoaa alustan tekoälymallien kehittämiseen ja käyttöönottoon Azure-ympäristössä. Näiden työkalujen avulla organisaatiot voivat viedä tekoälyä syvemmälle liiketoiminnan prosesseihin ja rakentaa täysin räätälöityjä AI-ratkaisuja.
Microsoft Copilot Studiolla voit luoda omia Copilot-tekoälyavustajia
Microsoft Copilotit tukevat tekoälyn hyödyntämistä liikentoiminnassa
Microsoftin Copilot-avustajat tarjoavat laajan kirjon tekoälyratkaisuja, jotka tukevat käyttäjää monipuolisesti eri Microsoft-tuotteissa ja palveluissa. Niiden sovelluskohteet vaihtelevat laajasti, ja käyttäjät voivat hyödyntää Copilotia lähes jokaisella toimialalla ja roolissa.
Microsoft Copilot tuo tekoälyn liiketoiminnan arkeen, tehostaen toimintaa, parantaen asiakaskokemusta ja kehittäen organisaation toimintaa monin tavoin. Copilotit ovat konkreettinen esimerkki siitä, miten tekoälyä voidaan hyödyntää liiketoiminnassa.
Copilot-lisensointi ja hinnoittelu
Microsoftin Copilot-tekoälyavustajien hinnoittelu ja lisensointi vaihtelevat tuotteen ja käyttötarkoituksen mukaan.
Microsoft 365 Copilot: Copilot on saatavilla lisäosana Microsoft 365 -palvelupaketteihin, kuten E5, E3, F1, F3, Business Basic, Business Premium ja Business Standard, edellyttäen olemassa olevaa Microsoft 365 -tilausta. Lue lisää palvelupaketeista täältä.
Dynamics 365 Copilotit: Copilot-ominaisuudet sovelluksissa, kuten Dynamics 365 Sales, Customer Service, Field Service ja Customer Insights, sisältyvät yleensä kyseisten Dynamics 365 -sovellusten lisensseihin. Lue lisää palvelupaketeista täältä.
Microsoft Viva Copilot: Tekoälyavustaja integroituu eri Viva-moduuleihin, kuten Viva Engageen, Viva Insightsiin ja Viva Goalsiin, hinnoittelun vaihdellessa moduulikohtaisesti. Kehittyneet Copilot-koontinäytön ominaisuudet edellyttävät Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeutta sekä Viva Insights-, Viva Workplace Analytics- ja työntekijäpalaute-käyttöoikeutta tai Viva-ohjelmistopaketin käyttöoikeutta.
Copilot for Sales, Copilot for Serviceja muut roolipohjaiset Copilot-agentit (joiden tuotenimeen sisältyy Copilot for) edellyttävät erillistä lisenssiä.
Power Platformin Copilotit: Copilot-ominaisuudet Power BI:ssä, Power Appsissa, Power Automatessa ja Power Pagesissa kuuluvat kyseisten palveluiden lisensseihin. Hinnoittelu perustuu yleensä käyttäjäkohtaisiin tai kapasiteettipohjaisiin malleihin. Lue lisää palvelupaketeista täältä.
Github Copilot on saatavilla kuukausitilauksena hinnoittelun vaihdellessa yksittäisten kehittäjien ja yrityskäyttäjien välillä. Lue lisää palvelupaketeista täältä.
Microsoft Copilot Studion hinnoittelu perustuu kuukausittaiseen kapasiteettiin. Peruspaketti sisältää 25 000 viestiä kuukaudessa ja lisäviestejä voi ostaa tarvittaessa. Lue lisää täältä.
Azure AI Studio: Työkalun hinnoittelu ja lisensointi riippuvat käytetyistä Azure-palveluista ja resursseista. Lue lisää täältä.
Sako Oy laajentaa automaattiaseisiin ja käyttää Microsoftin projektityökalua varmistaakseen onnistuneen yhteistyön Suomen ja Ruotsin puolustusvoimien kanssa.
Sako Oy on suomalainen asevalmistaja, jolla on pitkä historia ja vahva maine korkealaatuisten ampuma-aseiden valmistajana. Yritys perustettiin vuonna 1921, ja se on sittemmin kasvanut merkittäväksi toimijaksi niin kotimaassa kuin kansainvälisillä markkinoilla.
Nykyisin kansainväliseen Beretta-konserniin kuuluva Sako tunnetaan erityisesti laadukkaista tarkkuuskivääreistään ja metsästysaseistaan. Yrityksen tuotevalikoima on laajentunut, ja konsernin kautta saatavilla on myös muita asetyyppejä, kuten haulikoita ja pistooleja
Yksi Sako Oy:n merkittävimmistä projekteista on yhteistyö Suomen ja Ruotsin puolustusvoimien kanssa. Tämä hanke keskittyy uusien, automaattiasejärjestelmien kehittämiseen ja toimittamiseen molemmille maille.
Projekti on laaja-alainen ja sen tavoitteena on varmistaa, että molemmat maat saavat käyttöönsä parhaat mahdolliset käsiaseperheeseen kuuluvat puolustusvälineet.
Uuden äärellä
Sakon viranomaismyyntiosastolla projektipäällikkönä työskentelevä Inessa Taneli kertoo, että merkittävä yhteistyö puolustusvoimien kanssa on vienyt Sakon toiminnan uuden äärelle: ”Tämän projektin myötä meille on tullut automaattiaseet myös valikoimaan, ja se on meille uutta bisnestä pulttilukkoisten kivääreiden rinnalla.”
Muun muassa yrityksen tehdasta Riihimäellä laajennettiin automaattiaseiden valmistuksen varmistamiseksi, ja tehdasta tullaan laajentamaan lisää lähivuosina projektin edetessä kakkosvaiheeseen.
Uuden aluevaltauksen myötä tuli otollinen hetki ottaa käyttöön Microsoftin projektinhallintatyökalu, Project for the Web, joka nykyisin tunnetaan nimellä Planner premium-ominaisuuksilla. Työkalun käyttöönotto toteutettiin yhdessä Solu Digitalin kanssa.
Miljoonan palan palapeli
Inessan työnkuvaan kuuluu olla asiakkaiden lisäksi tekemisissä Sakon tuotekehityksen, tuotannon, laadunvalvonnan sekä muun muassa tuotteen turvallisuudesta, verifioinnista, konfiguraation hallinnasta ja tuotteen käyttöön liittyvistä ohjeistuksista ja koulutuksista vastaavien osastojen kanssa.
Osapuolia on monia ja projektin eteneminen on samanaikaisesti riippuvainen eri osastojen työn tuloksesta: jos jonkin osaston työ ei etene suunnitellusti, toinen projektin osa-alue ei voi valmistua. Inessa kutsuu projektia ”miljoonan palan palapeliksi” ja naurahtaa.
”Sidosryhmiä riittää ja kun on vielä uusi tuotevalikoima, niin tekemistä ja uuden oppimista riittää.”
Visuaalisuutta projektinhallintaan
Uusi projektinhallintatyökalu on osoittautunut hyödylliseksi projektien suunnittelussa ja aikataulutuksessa erityisesti ominaisuuksien, kuten välitavoitteiden, eri työvaiheiden ja -tehtävien välisten riippuvuussuhteiden ja kriittisten polkujen määrittämisen ansiosta.
Inessan mukaan helppokäyttöinen Project for the Web on auttanut havainnollistamaan projektikokonaisuuden eri vaiheita: ”Nyt varsinkin, kun meillä on uusi tuote ja siihen liittyvä laaja vaatimusluettelo, niin Project for the Web auttaa oppimaan matkan varrella, että mitä kaikkea on tapahtunut ja paljon se on vienyt aikaa.”
”Mielestäni Project for the Web on ollut erittäin hyödyllinen työkalu strategisessa työssä. Visuaalinen näkymä auttaa hahmottamaan tehtävien kokonaisuuden, mikä tekee työstä selkeämpää ja helpommin ymmärrettävää”, hän selventää.
Projektinhallinnan lisäksi Sakolla on käytössä myös työkalu tuntikirjausten tekemiseen ja Power BI:llä toteutettu raportointi, jonka avulla Inessa raportoi asiakkaille projektin etenemistä.
Toimiva yhteistyö kaiken a ja o
Tiivistä yhteistyötä ja jatkuvaa viestintää eri osapuolten välillä vaativassa projektissa on ollut erityisen tärkeää, että työkalut ja prosessit ovat mahdollisimman tehokkaita ja selkeitä.
Inessa korostaa sujuvan yhteistyön Solu Digitalin asiantuntijoiden kanssa olleen isossa roolissa uuden työkalun onnistuneessa käyttöönotossa erityisesti viestinnän, reagoinnin ja yleisesti avuliaan ja tukevan asenteen osalta. Hän korostaa toimivan yhteistyön olevan kaiken a ja o minkä tahansa työkalun käyttöönottoprojektissa.
”Suosittelen Solu Digitalia kumppaniksi, koska he reagoivat nopeasti ja kuuntelevat tarpeet tarkasti, pyrkien aina vastaamaan niihin parhaalla mahdollisella tavalla. Jos eteen tulee haastavampia tilanteita, he ryhtyvät heti selvittämään ja etsimään ratkaisuja – tämä on mielestäni ollut erityisen hienoa.”
Lue koko artikkeli Sakon ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä
Microsoft SharePoint Premium tarjoaa tekoälyavusteista asiakirjojen sisällön prosessointia ja hallintaa vähentäen manuaalisen työn määrää.
SharePoint Premium -tuotepaketti sisältää kirjavan valikoiman älykkäitä tiedonhallinnan työkaluja. Tuotenimellä Syntex tunnettu asiakirjojen käsittely mallien avulla, on yksi SharePoint Premiumin hyödyllisistä, tekoälyyn ja optiseen merkintunnistukseen perustuvista ominaisuuksista.
Asiakirjojen käsittely Syntexin malleja käyttäen, tarkoittaa käytännössä asiakirjojen luokittelua ja tietojen poimintaa asiakirjoista.
Sisällön prosessointi luokittelun avulla on tarpeen esimerkiksi silloin, kun sähköpostilla saapuvien tarjouspyyntöjen tulvasta halutaan luokitella ja ohjata edelleen eri liiketoimintayksiköille kuuluvat yhteydenotot.
Esimerkki 1: tarjouspyyntöjen luokittelija
Tarjouspyyntöjen luokittelu helpottaa työtä ja nopeuttaa tarjouspyyntöihin vastaamista
Korjausrakentamista ja korjausrakentamisen suunnittelupalveluita tehdään kahdessa eri liiketoimintayksikössä yrityksessä. Kaikki tarjouspyynnöt halutaan vastaanottaa yhdessä sähköpostiosoitteessa, vaikka tarjoukset laaditaan eri liiketoimintayksiköissä. Tässä Microsoft Syntex Asiakirjan rakenteeton käsittely pystyy auttamaan tunnistamalla sähköpostiviestistä selitteitä, kuten avainsanoja, säännöllisiä lausekkeita (regex) ja rakenteita, joiden avulla niiden luokittelu onnistuu.
Tuekseen Syntex tarvitsee sähköpostin ohjaamisen SharePointiin luokittelua varten ja luokitellun sähköpostin siirtelyn oikeisiin kansioihin Power Automate -työnkulkujen avulla.
Tarjouspyyntöjen luokittelija vähentää ihmistyön määrää ja lyhentää tarjouspyyntöihin vastaamiseen kuluvaa aikaa.
Esimerkki 2: eräanalyysien automaatio
Eräanalyysien automaatio säästää työaikaa tekemällä tarpeettomaksi tietojen käsin poiminnan ja syöttämisen
Luokittelun ohella Microsoft Syntex pystyy myös poimimaan tunnistettua tietoa asiakirjoista. Poimintaan voidaan käyttää samaa Asiakirjan rakenteetonta käsittelyä kuin luokitteluunkin. Tietojen poiminta Asiakirjan rakenteettoman käsittelyn avulla tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakirjojen sisällöstä voidaan poimia tietoa SharePointin tiedostokirjaston sarakkeisiin.
Toisessa esimerkissä elintarvikkeita valmistavan yrityksen raaka-ainetoimitusten eräanalyyseista voidaan poimia raaka-ainetoimittajien nimet, tilausnumerot, erätunnisteet, tuotteet ja niiden määrä erissä. Tämäkin automatiikka vaatii tuekseen Power Automate -työnkulkuja.
Syntexin tekoälyyn perustuvan tunnistamisen vahvuutena on sen kyky tunnistaa ja poimia tietoa erilaisista, rakenteeltaan ja muodoltaan toisistaan poikkeavista asiakirjoista, joissa myös poimittavan sisällön muoto, esimerkiksi päivämäärien esitystapa, voi olla kirjavaa.
Esimerkissämme Asiakirjojen rakenteeton käsittelijä luokittelee asiakirjan eräanalyysiksi ja muiden tietojen ohella poimii siitä parasta ennen -päivämäärän joko muodossa ”12/31/2024”, ”31.12.2024”, ”12/2024” tai ”2024-12”. Sen jälkeen Power Automate -työnkulun avulla tieto voidaan ”puhdistaa” muotoon ”2024-12-31” riippumatta alkuperäisestä esitystavasta. Periaate on tuttu liiketoimintatiedon raportoinnin ratkaisuista, joissa tiedon laadun parantamisella on usein merkittävä rooli.
Eräanalyysit ovat tärkeä osa elintarvikkeiden tuotantoketjun läpinäkyvyyttä ja turvallisuutta. Niiden automaattinen käsittely tekee kokonaan tarpeettomaksi tietojen käsin poiminnan ja syöttämisen toiminnanohjausjärjestelmään.
Muut asiakirjojen käsittelyn mallit
Tietojen poimintaan rakenteettoman käsittelyn ohella voidaan käyttää Syntexin Vapaapiirtotiedoston tai Jäsennetyn asiakirjan käsittelyä.
Vapaapiirtotiedostolle näytetään toisistaan jonkin verran poikkeavien asiakirjaesimerkkien sisällöstä poimittava tekstialue, joka tunnistetaan rakenteettoman käsittelyn tapaan selitteiden avulla, mutta sen avulla asiakirjoja ei luokitella.
Jäsennetty asiakirjan käsittely tarkoittaa käytännössä lomaketunnistusta. Sitä voidaan tehokkaasti käyttää tietojen poimintaan silloin, kun kaikki käsiteltävät asiakirjat ovat muodoltaan samanlaisia.
Teknologiateollisuus on menestyksekkäästi parantanut tavoitteellisuutta ja läpinäkyvyyttä ottamalla käyttöön OKR-mallin ja Viva Goalsin.
Teknologiateollisuus ry on viime vuosina kokenut merkittävän muutoksen siirtyessään kohti OKR-mallin (Objectives and Key Results) hyödyntämistä. Mittavan muutosprosessin tavoitteena on ollut parantaa organisaation tavoitteiden selkeyttä ja läpinäkyvyyttä.
Vuonna 2023 Teknologiateollisuus otti käyttöön Microsoftin Viva Goals -alustan, joka on merkittävästi helpottanut OKR-mallin toteuttamista ja seuraamista.
OKR-mallilla ketteryyttä ja konkretiaa toimintaan
OKR-malli otettiin käyttöön vuonna 2020, kun Teknologiateollisuus päätti parantaa organisaationsa toiminnan tavoitteellisuutta ja läpinäkyvyyttä. Tavoitteena oli selkeyttää organisaation tavoitteet ja mitata niiden saavuttamista systemaattisella ja seurattavalla tavalla.
OKR-mallilla pyrittiin yhdistämään pitkän aikavälin strategiset tavoitteet ja päivittäinen toiminta. Mallin käyttöönoton myötä organisaatio pystyi varmistamaan, että kaikki työntekijät työskentelivät kohti yhteisiä päämääriä.
”Meillä on tietysti valtavan isoja, yhteiskunnallisia ja muutokseen tähtääviä tavoitteita pyrkiessämme vaikuttamaan päätöksentekijöihin ja poliitikkoihin, niin se toimintasuunnitelmien teko tuntui aika irralliselta touhulta kaiken kaikkiaan”, kertoo jäsenpalvelupäällikkö Tarja Ihalainen, joka toimi OKR-mallin käyttöönoton keskiössä.
OKR-malli toi mukanaan ketteryyttä ja konkretiaa, mikä auttoi organisaatiota keskittymään olennaiseen. Tavoitteiden ja avaintulosten määrittely antoi henkilöstölle selkeät suuntaviivat ja mittarit, joiden avulla he voivat arvioida edistymistään.
Vuonna 2023 Teknologiateollisuus päätti siirtyä käyttämään Viva Goals -alustaa, joka korvasi aiemmin käytetyn PowerPoint-pohjan. ”Työkalu oli luonnollinen valinta, koska käytämme Microsoftin ohjelmistoja muutenkin”, Ihalainen kommentoi.
Viva Goals teki OKR-mallin seuraamisesta ja visualisoimisesta merkittävästi helpompaa ja intuitiivisempaa.
Alustan käyttöönotto sujui vaiheittain, ja ensin koekäyttöön otettiin muutama pilottitiimi. Pilottikokeilujen aikana opittiin, miten alusta toimii ja miten sitä voidaan hyödyntää tehokkaammin.
Viva Goalsin avulla tiimit ja yksilöt voivat nyt nähdä selkeästi, miten heidän työnsä liittyy organisaation laajempiin tavoitteisiin. Työkalun käyttö on lisännyt motivaatiota ja sitoutumista, kun työntekijät ymmärtävät paremmin työnsä merkityksen ja vaikutuksen.
Läpinäkyvällä toiminnalla tuloksia
Läpinäkyvyys on ollut keskeinen tekijä OKR-mallin käyttöönotossa. Myös tiimeille annettu vapaus valita itselle sopivin tapa toimia on auttanut muutoksessa OKR-mallin mukaiseen toimintaan. OKR-malliin siirryttiin kolmea periaatetta noudattaen:
Pysähdytään tertiileittäin katsomaan, missä ollaan menossa suhteessa tavoitteisiin. Tämä mahdollistaa tavoitteiden edistymisen jatkuvan arvioinnin ja tarvittavien muutosten tekemisen ajoissa.
Tavoitekeskustelut siirtyivät esihenkilön ja työntekijän välisistä keskusteluista yhteisiin OKR-keskusteluihin, mikä lisää tiimityötä ja yhteisymmärrystä tavoitteista.
Toiminnasta tehtiin aidosti läpinäkyvää, sillä jokaisen tiimin ja yksilön OKR:t ovat kaikkien nähtävillä.
”Läpinäkyvyys on auttanut meitä seuraamaan edistymistä ja varmistamaan, että kaikki työntekijät ovat tietoisia yhteisistä päämääristä”, Tarja kertoo. Läpinäkyvyys koko organisaation tasolla luo luottamusta ja lisää yhteistä ymmärrystä organisaation suunnasta.
Sinnikkyydellä ja jatkuvan parantamisen periaatteella kohti menestystä
Teknologiateollisuuden matka OKR-mallin ja Viva Goalsin käyttöönotossa on ollut merkittävä muutosprosessi. Haasteista huolimatta organisaatio on onnistunut parantamaan toiminnan tavoitteellisuutta ja läpinäkyvyyttä.
”Tärkeintä on, että uskalletaan kertoa, jos ei ymmärretä, ja pyydetään apua”, Ihalainen painottaa.
Jatkuva oppimisprosessi ja sinnikkyys ovat olleet avainasemassa Teknologiateollisuuden menestyksessä.
”Sellainen sinnikkyys ja tämän OKR-ajattelun suuntaan meneminen ja hyväksyminen, että tämä on jatkuvaa parantamista, ovat tärkeitä tällaisessa muutoksessa, jossa ihmisten pitää lähteä ajattelemaan niitä asioita ja toimimaan toisella tavalla”, Tarja kiteyttää.
Teknologiateollisuuden siirtyminen Viva Goalsin käyttöön on auttanut organisaatiota saavuttamaan suurempaa selkeyttä ja läpinäkyvyyttä tavoitteiden asettamisessa ja seuraamisessa. Tämä muutos on lisännyt työntekijöiden motivaatiota ja sitoutumista, ja se on ollut keskeinen tekijä organisaation menestyksessä.
Lue koko artikkeli Teknologiateollisuuden ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä.
Copilot Studio yhdistää kohdennettujen tekoälyavustajien luonnin sekä uudenlaisen tavan luoda nopeasti chatbotteja Microsoft 365 -ympäristöön ja sen ulkopuolelle.
Copilot Studio on osa viime vuonna julkistettujen Microsoftin Copilot-sovellusten kokonaisuutta, ja se on muiden Copilot-sovellusten ohella ottanut suuria harppauksia eteenpäin tämän vuoden aikana.
Yleisesti Copilotista puhuttaessa tarkoitetaan Microsoft 365 Copilotia, joka käyttää laajaa kielimallia, yrityksen dataa M365-ympäristöstä sekä internettiä eri sovelluksissa kuten selaimessa, sähköpostissa tai Teamsissa.
Tekoälyavustajien nopea luonti eri tietolähteistä
Copilot Studio sen sijaan tarjoaa mahdollisuuden luoda kustomoituja tekoälyavustajia, joiden tietämys perustuu käyttäjän valitsemiin tietolähteisiin. Copilot Studion avulla bottien luominen on todella nopeaa ja se mahdollistaa botin testaamisen luomisen yhteydessä.
Tietolähteinä voi käyttää esimerkiksi julkisia nettisivuja, yksittäisiä dokumentteja sekä M365-ympäristön dataa, kuten SharePoint sivustoja, OneDriveä ja Dataverseä. Näiden lisäksi Copilot Studio mahdollistaa kytkeytymisen yrityksen muihin tietolähteisiin kuten SQL-kantoihin tai kustomoitujen yhdistimien luomisen. Tämän myötä voidaan saavuttaa paljon laajemmin dataa M365 Copilotiin verrattuna.
Saatavilla olevat tietolähteet Copilot Studiossa:
Julkinen nettisivu
Dokumentit
SharePoint
OneDrive
Dataverse
Esikatselutilassa olevat tietolähteet:
Tekoälyavustajan toimintojen käynnistäminen keskustelun avulla
Laajan tietolähdevalikoiman lisäksi Copilot Studion mullistava ominaisuus on toimintojen käynnistäminen keskustelun perusteella. Se mahdollistaa esimerkiksi Power Automate -työnkulkujen liittämisen osaksi tekoälyavustajaa. Näin käyttäjä voi halutessaan käynnistää automaation keskustelusta, joka esimerkiksi lähettää sähköpostia, päivittää projekteja tai hakee ajantasaista tietoa taulukkomuotoisesta datasta.
Tietolähteitä ja toimintoja voidaan käyttää joko kielimallin tai aiheiden kautta. Aiheet (Topics) mahdollistavat keskusteludialogien luonnin tai toimintojen liittämisen niihin.
Ne voidaan laukaista alkamaan avainsanoilla tai fraaseilla kuten ”Kirjaa tunnit” tai ”Hae projektin tiedot”. Sen jälkeen niihin voidaan käsikirjoittaa keskustelupolkuja esimerkiksi tuntien kirjaamisen järjestelmään ja polkuun voidaan siten liittää tunnit kirjaavan automaation ajaminen, jonka syötteenä toimii käyttäjän antamat tunnit.
Adaptiiviset kortit ovat lyhyitä keskusteluun upotettavia, kevyitä JSON-pohjaisia käyttöliittymän pätkiä, joiden avulla voidaan kysyä ja validoida käyttäjän antamaa tietoa. Alla olevassa esimerkissä tuntikirjauksen tietojen syöttö tapahtuu kortin avulla, jolloin käyttäjäkin tietää paremmin, mitä tietoa on antamassa. Kortteihin voidaan upottaa kuvia, pudotusvalikoita ja näppäimiä sekä käyttäjän antaman tiedon kuten sähköpostiosoitteiden validointia.
Kustomoidun Copilotin kielimallia voidaan parantaa hyödyntämällä ja lisäämällä entiteettejä, jotka kuvastavat yleisiä asiakokonaisuuksia tai termejä. Niitä on oletuksena useita, kuten ikä, kieli tai tiedosto, jotka kuvaavat yleisesti käytettyjä asiakokonaisuuksia.
Näiden joukkoon voi lisätä yrityksen omia spesifejä termejä tai listauksia kuten tuotekoodeja tai kategorioita. Entiteetit auttavat bottia ymmärtämään keskustelua paremmin.
Copilotin käyttäjien tunnistautuminen
Copilotin käyttäjien tunnistautumiseen on olemassa kolme mahdollista tapaa:
Ei tunnistautumista
Tunnistautuminen Entra ID:llä (vain Teams- tai Power Apps -sovelluksissa)
Manuaalinen kirjautuminen (kirjautuminen muissa sovelluksissa)
Tunnistautuminen kannattaa jättää pois, mikäli botti tulee käyttöön yrityksen ulkopuolisille käyttäjille, esimerkiksi nettisivuille. Mikäli sovellus tulee käyttöön yrityksen omille käyttäjille, on Entra ID helpoin keino, sillä se tunnistaa käyttäjän tiedot automaattisesti. Jos sovellus taas tulee käyttöön muualle ja käyttäjät halutaan tunnistaa, niin kannattaa valita vaihtoehto 3.
Copilot Studio tukee suomen kieltä tällä hetkellä, mutta osa toiminnoista on saatavilla vain englanniksi.
