Kesäloma on monelle vuoden odotetuin aika: hetki irrottautua arjen kiireistä ja nauttia vapaudesta. Vaikka teknologia ja loma eivät aina tunnu sopivan samaan lauseeseen, voi tekoäly oikeassa muodossa olla yllättävän hyvä loma-apuri. Se ei vaadi jatkuvaa ruudun tuijottamista, vaan voi auttaa taustalla tekemään arjesta sujuvampaa ja vapaa-ajasta nautittavampaa. Tässä viisi vinkkiä siihen, miten tekoäly voi tukea lomailua kevyesti ja käytännöllisesti.
Yksi yleisimmistä stressinaiheista ennen lomaa on matkasuunnittelu. Mihin mennä, mitä tehdä, kuinka pysyä budjetissa? Tässä kohtaa tekoäly voi toimia ideointikumppanina. Syöttämällä esimerkiksi viestin chat-avustajaan: “Perheloma autolla Norjassa, budjetti 1500 €, aikaa 6 päivää”, kielimalli voi ehdottaa karkean reittisuunnitelman, arvioida kustannuseriä ja antaa vinkkejä nähtävyyksistä tai aktiviteeteista. Se tarjoaa selkeän rungon, jonka varaan on helppo rakentaa käytännön toteutus.
Lomalla syöminen on sekä nautinto että joskus pieni haaste, etenkin mökillä tai reissussa, kun kauppaan ei jaksa lähteä. Tekoälyä voi hyödyntää ja kysyä, mitä voisi laittaa ruoaksi sen mukaan, mitä kaapista löytyy. Esimerkiksi “Mitä voin tehdä pastasta, tomaatista ja fetasta?” tuottaa useita herkullisia vaihtoehtoja. Tämä on paitsi helppoa, myös hyvä tapa vähentää ruokahävikkiä.
Valokuvien ottaminen kuuluu lähes jokaisen lomaan. Generatiivisen tekoälyn avulla voit luoda matkakuvista persoonallisia muistoja: voit muuntaa ne maalauksiksi, sarjakuviksi tai tehdä automaattisia kollaaseja. Sovellukset kuten Canva AI tai Lensa tekevät tästä helppoa, eikä se vaadi erityisiä kuvankäsittelytaitoja.
Jos matkustat ulkomaille, tekoäly voi helpottaa myös kielimuurin ylittämistä. Sovellukset, joissa yhdistyvät tekoäly ja kuvantunnistus, mahdollistavat kyltteihin tai ruokalistoihin tutustumisen omalla kielellä. Älypuhelinsovellukset voivat myös toimia yksinkertaisina tulkkeina, kun haluat kysyä reittiä tai tehdä ostoksia.
Ja jos lomalla tekee mieli kirjoittaa muistoksi päiväkirjaa tai blogia, mutta tyhjä sivu tuntuu vaikealta, tekoäly voi auttaa myös siinä. Se voi ehdottaa kysymyksiä, auttaa muotoilemaan ajatuksia ja jopa koostaa päivän tapahtumat siistiksi yhteenvedoksi. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos haluat myöhemmin koostaa matkakertomuksen tai jakaa kokemuksia läheisten kanssa.
“Tekoäly ei ole este lomalle, vaan huomaamaton apuri, joka tekee lomasta sujuvamman. Kun arjen pikkuasiat hoituvat helpommin, jää enemmän tilaa läsnäololle ja levollisille hetkille”, kertoo Marko Koskela Solu Digitalista.
Kaiken kaikkiaan tekoäly ei ole lomalla häiriötekijä, vaan oikein käytettynä näkymätön avustaja, joka auttaa pienissä asioissa ja antaa sinulle enemmän aikaa keskittyä olennaiseen: rentoutumiseen, elämyksiin ja yhdessäoloon.
Järjestelmällinen laatudokumenttien hallinta parantaa laatua, vähentää riskejä ja varmistaa tiedon säilyvyyden sekä luo perustan vastuulliselle ja kilpailukykyiselle toiminnalle.
Tehokas laatudokumenttien hallinta on kriittinen osa organisaation toimintaa ja laadun kehittämistä. Kun prosessikuvaukset, auditointiraportit ja työohjeet ovat ajantasaisia, helposti löydettävissä ja yhdenmukaisesti hallittuja, toiminta tehostuu ja laatu paranee. Samalla riskit pienenevät ja viranomaisten sekä sertifioijien vaatimuksiin vastaaminen helpottuu.
Hyvin suunniteltu dokumentinhallinta ei ole pelkkä tekninen ratkaisu, vaan osa organisaation kulttuuria. Se tukee oppimista, jatkuvaa parantamista ja vastuullisuutta. Hallittu ja läpinäkyvä dokumentointi tuo selkeyttä myös arjen työhön ja mahdollistaa yhteisten toimintatapojen vakiinnuttamisen.
Monissa organisaatioissa laatudokumentit jäävät hajanaisiksi ja epäselviksi, mikä heikentää toiminnan johdonmukaisuutta. Ilman järjestelmällisyyttä ohjeet unohtuvat, päivittymättömät versiot aiheuttavat virheitä ja tieto katoaa esimerkiksi henkilövaihdosten myötä. Oikein hallittuna dokumentointi luo vakautta ja pohjan pitkäjänteiselle kehitykselle.
Laatudokumenttien hallinta ehkäisee virheitä ja varmistaa yhdenmukaisuuden
Dokumenttien tulee olla ajantasaisia, versionhallittuja ja helposti saatavilla. Yhdenmukaiset ohjeet ohjaavat henkilöstöä toimimaan samalla tavalla, mikä yhtenäistää prosesseja ja vähentää virheitä. Laatu paranee ja inhimillisten virheiden riski pienenee.
Yksi olennainen näkökulma on vaatimustenmukaisuus. Esimerkiksi ISO 9001 -sertifiointi tai viranomaisvaatimukset edellyttävät dokumentoitua näyttöä toimintatavoista ja jatkuvasta kehittämisestä. Hyvin hallinnoidut dokumentit helpottavat auditointeja ja osoittavat, että toiminta perustuu todelliseen laatuun.
Laatudokumentointi toimii myös tärkeänä tiedon säilyttäjänä. Kun kokemuksia ja kehitysehdotuksia kirjataan systemaattisesti, tieto säilyy henkilöstövaihdoksista huolimatta. Jatkuva oppiminen mahdollistuu ja samat virheet vältetään tulevaisuudessa.
Organisaatiot, jotka panostavat dokumentinhallintaan, voivat toimia tehokkaammin, hallita riskejä ja vastata asiakkaiden odotuksiin luotettavammin. Kyse ei ole vain hallinnollisesta velvollisuudesta, vaan strategisesta työkalusta, joka tukee laatua, vastuullisuutta ja kilpailukykyä.
Luokittelu tekee dokumenteista löydettäviä, suojattuja ja ajantasaisia
Tiedon luokittelu on yksi tehokkaan laatudokumenttien hallinnan kulmakivistä. Ilman selkeää rakennetta dokumenttimassa voi kasvaa hallitsemattomasti, mikä vaikeuttaa oikean tiedon löytämistä ja lisää virheiden riskiä. Luokittelun avulla asiakirjat jaetaan loogisiin ryhmiin esimerkiksi sisällön, kriittisyyden tai säilytysajan perusteella.
Kun dokumentit on ryhmitelty ja merkitty oikein, ne löytyvät helposti oikeassa tilanteessa. Työnteko tehostuu, reagointi muutostilanteissa nopeutuu ja toiminta pysyy yhtenäisenä kaikilla organisaation tasoilla.
Luokittelu tukee myös tietoturvaa. Luottamuksellisia tai henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja voidaan käsitellä erityisillä suojaus- ja säilytyskäytännöillä. Tällöin varmistetaan, että tieto ei päädy vääriin käsiin ja että sääntelyn vaatimukset täyttyvät. Selkeä luokittelu on edellytys myös tiedon elinkaaren hallinnalle – esimerkiksi automaattisille poistoprosesseille, jotka estävät vanhentuneen tiedon jäämisen käyttöön.
Hyvin luokiteltu tieto tekee järjestelmästä luotettavan ja kehittyvän. Rakenteen ja hallinnan kautta dokumentointi muuttuu aidosti vaikuttavaksi osaksi laadunhallintaa, eikä jää vain näennäiseksi toimintatavaksi.
SharePoint – alusta tehokkaaseen ja automatisoituun dokumentinhallintaan
Microsoft SharePoint tarjoaa keskitetyn, turvallisen ja joustavan ratkaisun laatudokumenttien hallintaan. Sen avulla dokumentit voidaan tallentaa, luokitella, versioida ja jakaa hallitusti koko organisaation käyttöön. SharePointin avulla hallinta ei ole vain arkistointia, vaan aktiivista laatutyötä.
Metatietojen ja luokittelukenttien avulla dokumentit voidaan järjestää helposti löydettäviksi ja ajantasaisiksi. Versiohistoria puolestaan takaa, että kaikki muutokset tallentuvat ja aiemmat versiot ovat palautettavissa. Ajantasainen hallinta on erityisen tärkeää prosessikuvauksissa ja työohjeissa, joissa virheet voivat heijastua suoraan käytännön toimintaan.
Dokumenttimallien automaatiolla versiointia voi selkeyttää entisestään. Tällöin dokumentin versiotieto päivittyy suoraan asiakirjaan. Automaatiolla sekä dokumentin että dokumenttikirjaston metatiedot päivittyvät osaksi dokumentin sisältöä.
Kolmivaiheinen hyväksyntäprosessi nopeuttaa ja yhdenmukaistaa laatudokumentin työstämistä.
Asiakirja lähetetään tarkastajille luonnostilassa, jolloin taustalla pyörivä Power Automate -työnkulku muuttaa asiakirjan tarkastelussa-tilaan.
Tarkistaja saa ilmoituksen Teamsiin tai sähköpostiin tarkastettavasta asiakirjasta, jonka hän voi dokumentin tarkistamisen jälkeen hyväksyä tai hylätä suoraan jommankumman sovelluksen kautta.
Dokumentin tarkistaja voi lisätä kommentin hyväksynnän tai hylkäyksen yhteydessä.
Mikäli kaikki tarkistajat hyväksyvät dokumentin, se päivittyy hyväksytty-tilaan. Kun dokumentti hyväksytään, se julkaistaan näkyville koko organisaatiolle – selkeänä, ajantasaisena versiona. Tarkistuskierroksella hylätty asiakirja palaa takaisin luonnostilaan työstettäväksi.
Lisätoimintona voidaan ottaa käyttöön lukukuittaus: käyttäjä vahvistaa dokumentin lukemisen yhdellä klikkauksella. Läpinäkyvyys paranee, ja tärkeät ohjeet tavoittavat varmasti henkilöstön.
Yhtenäinen dokumentinhallinta tuo todellista arvoa
Laatudokumenttien hallinta heijastuu suoraan organisaation toimintakykyyn, laatuun ja luotettavuuteen. Selkeä rakenne, versiohallinta ja systemaattinen hyväksyntäprosessi varmistavat, että kaikki käyttävät samaa, ajantasaista tietoa ja virheet vähenevät.
Luokittelun ja automaation kaltaiset ratkaisut tukevat arjen sujuvuutta ja tiedonhallinnan pitkäjänteisyyttä. Kun dokumentit löytyvät helposti, niitä päivitetään hallitusti ja tietoturva säilyy, koko organisaation toiminta tehostuu. Erityisesti SharePoint tarjoaa tähän joustavan ja skaalautuvan ympäristön, jossa hallinta ei ole riippuvaista yksittäisistä henkilöistä tai osastoista.
Hyvin toteutettu laatudokumenttien hallinta on lopulta kilpailuetu: se luo luottamusta niin asiakkaisiin kuin viranomaisiin, vahvistaa sisäistä osaamista ja antaa organisaatiolle kyvyn kasvaa hallitusti. Panostus hallintaan maksaa itsensä takaisin parempana laatuna, sujuvampina prosesseina ja valmiutena kohdata muutokset systemaattisesti.
Ota yhteyttä ja autamme suunnittelemaan ja toteuttamaan toimivan ja tulevaisuuden vaatimukset täyttävän dokumentinhallinnan ratkaisun, joka tukee liiketoimintanne tavoitteita.
Copilot Excelissä tuo uutta tehokkuutta datan käsittelyyn. Opi, miten tekoäly nopeuttaa analysointia, automatisoi kaavat ja tukee raportointia.
Microsoft 365 Copilot Excelissä mullistaa tapasi työskennellä taulukoiden parissa. Copilot Excelissä mahdollistaa nopean analyysin, helpon kaavoituksen ja tehokkaan raportoinnin. Tässä viisi vinkkiä, joiden avulla hyödynnät Copilotin käyttöä Excelissä parhaalla mahdollisella tavalla.
1. Automatisoi laskelmat kaavasarakkeilla
Copilot Excelissä helpottaa kaavojen käyttöä. Pyydä Copilotia esimerkiksi laskemaan makean veden osuuden taulukosta, jossa on pinta-alatiedot: ”Laske makean veden osuus kokonaispinta-alasta kunnittain.”
Copilot luo automaattisesti kaavasarakkeen, jossa laskelma tehdään puolestasi. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen monimutkaisten kaavojen kanssa, sillä Copilot varmistaa laskennan oikeellisuuden ja säästää aikaa.
Käytännön vinkki: Jos työskentelet toistuvien laskelmien parissa, pyydä Copilotia tallentamaan kaava malliksi, jota voit käyttää myöhemmin muissa tiedostoissa.
2. Korosta tärkeitä tietoja ehdollisella muotoilulla
Copilotin käyttö Excelissä voi helpottaa datan analysointia luomalla visuaalisia korostuksia ehdollisen muotoilun avulla. Esimerkiksi, jos haluat nähdä suurimmat arvot taulukossa, voit pyytää: ”Korosta 10 korkeinta myyntilukua sarakkeessa [Myynti].”
Copilot luo muotoilun automaattisesti, jolloin tärkeät tiedot erottuvat selkeästi. Tämä ominaisuus auttaa tunnistamaan nopeasti trendit ja poikkeamat suuristakin datamääristä.
Käytännön vinkki: Kokeile käyttää väriskaalaa, kun analysoit tietosarjaa, jossa haluat nähdä esimerkiksi arvot alhaisimmasta korkeimpaan yhdellä silmäyksellä.
3. Analysoi tekstisarakkeita helposti
Copilot Excelissä osaa analysoida myös tekstipohjaista dataa, kuten asiakaspalautteita tai avoimia kyselyvastauksia. Voit pyytää sitä tiivistämään tekstisarakkeen pääteemat: ”Tee yhteenveto asiakkaiden palautteista.”
Copilot löytää toistuvat teemat ja tiivistää ne helposti ymmärrettäväksi raportiksi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun käsittelet suuria määriä laadullista dataa.
Käytännön vinkki: Kun työskentelet kyselytulosten kanssa, pyydä Copilotia luomaan yhteenveto, joka sisältää sekä pääteemat että niihin liittyvät avainluvut.
4. Hyödynnä kyselyjä ja ajanjaksoanalyyseja
Copilot osaa analysoida dataa valitun ajanjakson perusteella. Esimerkiksi, jos haluat tarkastella tietoja viime kvartaalilta, voit pyytää: ”Tee yhteenveto viime kvartaalin myynnistä.”
Copilot suodattaa tiedot automaattisesti ja tarjoaa selkeän yhteenvedon. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun seuraat liiketoiminnan kehitystä ja raportoit säännöllisesti.
Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia näyttämään ajanjaksovertailu kahden eri kvartaalin välillä, jolloin voit nähdä kehityksen yhdellä silmäyksellä.
5. Luo visuaaliset raportit ja kaaviot automaattisesti
Copilot Excelissä voi luoda ja päivittää raportit puolestasi. Voit pyytää esimerkiksi: ”Luo raportti viime kuukauden myynnistä pylväsdiagrammin kanssa.”
Copilot koostaa tiedot ja esittää ne visuaalisesti selkeässä muodossa. Lisäksi voit pyytää sitä päivittämään raportin automaattisesti uusilla tiedoilla aina tarpeen mukaan.
Käytännön vinkki: Kun tarvitset raporttiin lisätietoja, pyydä Copilotia täydentämään se esimerkiksi markkinatrendien tai alueellisen myynnin havainnoilla.
Ota Excelin mahdollisuudet haltuun Copilotin avulla
Microsoft 365 Copilot Excelissä tehostaa työskentelyäsi automatisoimalla monimutkaisia laskelmia, tekemällä nopeita analyysejä ja luomalla visuaalisesti vaikuttavia raportteja vaivattomasti.
Käyttämällä Copilotin ominaisuuksia monipuolisesti voit säästää aikaa ja keskittyä olennaiseen – päätöksentekoon ja tiedon hyödyntämiseen. Näiden viiden vinkin avulla opit hyödyntämään Copilotin tarjoamat edut ja viet Excel-osaamisesi uudelle tasolle.
Uusi Microsoft Project Manager Agent ja uudistunut Planner premium-ominaisuuksilla hyödyntävät tekoälyä ja tuovat projektinhallintaan uusia ratkaisuja, jotka tukevat projektipäälliköiden ja tiimien työtä entistä tehokkaammin.
Teamsissa on nyt käytettävissä päivitetty Planner-sovellus. Uutta suunnitelmaa luodessasi voit valita joko tutun Plannerin tai laajemmat toiminnot sisältävän Planner with Premium features -vaihtoehdon. Premium-versio tarjoaa edistyneitä työkaluja, kuten pää- ja alitehtävien hallinnan, joustavamman aikataulutuksen, tehtävien väliset linkitykset sekä resurssien hallinnan. Aikataulutuksen tueksi käytettävissä on myös visuaalinen Gantt-kaavio.
Suunnitelmien seurantaa tukevat myös kattavat salkkunäkymät ja Power BI -raportit, jotka auttavat hahmottamaan projektien kokonaisuutta.
Premium-suunnitelmissa on käytettävissä myös Copilot-avustaja, joka voi esimerkiksi ehdottaa uusia alitehtäviä suunnitelmaan tai tunnistaa projektin mahdollisia pullonkauloja. Keväällä 2025 Copilot tulee julkiseen esikatseluun, ja sen käyttö sisältyy Planner ja Project -palvelupaketti 3:n lisenssiin.
Project Manager Agent mukautuu suunnitelmiesi mukaan
Voit ottaa Project Manager Agentin käyttöön jo suunnittelun alussa. Kuvaa, millaista suunnitelmaa olet tekemässä, ja liitä mukaan taustamateriaalia, kuten tarjousasiakirjoja tai projektiohjeita. Agentti hyödyntää näitä tietoja ja laatii suunnitelman, joka vastaa juuri sinun tarpeitasi.
Tämän jälkeen Project Manager Agent alkaa rakentaa suunnitelmaa syöttämiesi tietojen perusteella. Pian suunnitelman tehtävät näkyvät Taulu-näkymässä.
Voit sen jälkeen pyytää agenttia tarkentamaan tehtäviä, jolloin se alkaa automaattisesti lisätä konkreettisia toimenpiteitä tehtävälaatikoiden sisälle.
Tekoäly jäsentää tehtävät puolestasi
Agentti voi esimerkiksi tarkentaa tehtävää ”Tee markkinointisuunnitelma” tarjoamalla konkreettisia toimenpiteitä sen laatimista varten. Nämä toimenpiteet esitetään kyseisessä tehtävälaatikossa Loop-komponentin sisällä.
Project Manager Agent voi tuottaa useita yksityiskohtaisia työvaiheita, joita voit hyödyntää työn edistämisessä. Ehdotuksia voi tarvittaessa muokata ja kommentoida.
Tavoitteena on helpottaa työtäsi tarjoamalla selkeä, vaiheittainen etenemismalli, joka säästää aikaa ja tuo rakennetta tekemiseen.
Useita agentteja yhteistyössä projektinhallinnan tukena
Project Manager Agent -kokonaisuuden perustana toimii joukko tekoälyagentteja, joista jokainen on erikoistunut omaan osa-alueeseensa, kuten tiedon käsittelyyn, tehtävien jäsentelyyn tai aikataulutukseen. Agentit myös kommunikoivat keskenään, mikä tehostaa projektinhallintaa merkittävästi.
Keväällä 2025 tekoälyagentti tulee saataville julkisessa esikatselussa. Sen käyttö edellyttää sekä ”Planner ja Project palvelupaketti 3” -lisenssiä että Microsoft 365 Copilot -lisenssiä.
Tulossa lisää – automaattisia raportteja ja vähemmän rutiinitehtäviä
Vuoden 2025 aikana Project Manager Agent saa lisää ominaisuuksia. Yksi merkittävimmistä on automaattinen projektin tilanneraportointi, jonka tavoitteena on keventää projektipäällikön rutiinitehtäviä.
Saat ajankohtaiset tilannekatsaukset käyttöön ilman manuaalista tiedonkeruuta, mikä helpottaa esimerkiksi viikoittaisten kokousten valmistelua ja tekee projektinhallinnasta läpinäkyvämpää.
Valo intranetin korvaaminen on ajankohtaista monille organisaatioille, sillä sen kehityksen päättyminen on saanut yritykset siirtymään SharePointin intranettiin. SharePoint tarjoaa modernin ja joustavan ratkaisun, joka tukee organisaation kasvua.
Valo Intranet on siirtynyt ylläpitovaiheeseen, mikä tarkoittaa, että sen aktiivinen kehitys on päättynyt ja se keskittyy nyt ylläpitoon. Tämä muutos on saanut monet organisaatiot etsimään vaihtoehtoja, jotka tarjoavat modernimpia ja kehittyvämpiä intranet-ratkaisuja. SharePointin intranet on yksi suosituimmista vaihtoehdoista, joka tarjoaa joustavia ja monipuolisia ominaisuuksia.
Valo toimii SharePointin päällä ja käyttää sen rakenteita ja ominaisuuksia, mutta Valo intranet on suunniteltu ”valmiina käyttöön” -ratkaisuksi, eli se sisältää useita valmiiksi rakennettuja ominaisuuksia ja valmiita teemoja, mikä on vähentänyt intranetin rakennusaikaa ja nopeuttanut käyttöönottoa.
Valo intranetin korvaaminen SharePointilla – miten siirtymä onnistuu
Asiakkaamme päätti korvata vanhan Valo Intranetinsä SharePointin vakio-ominaisuuksilla tarjotakseen työntekijöilleen ajantasaisen ja turvallisen intranet-ratkaisun. Muutosprosessin tavoitteena oli tehdä siirtymä mahdollisimman saumattomasti ja käyttäjäystävällisesti.
Tässä tapauksessa muutos koski ennen kaikkea käyttöliittymän ja visuaalisuuden kevyttä uudistusta. Helpoimmin ja nopeimmin Valo Intranetin korvaaminen SharePointilla onnistuu luomalla uusi etusivu ja navigaatio, mikäli intranetin konsepti ja sisältö halutaan säilyttää samana.
Etusivusta tehtiin rakenteeltaan ja visuaalisilta ominaisuuksiltaan hyvin samankaltainen kuin se oli aiemmin, mikä helpotti käyttäjiä sopeutumaan muutokseen.
Myös navigaatio rakennettiin samanlaiseksi SharePointin vakio-ominaisuuksia hyödyntäen. Uuden intranetin navigaation linkit ohjaavat vanhan intranetin sivuille, jolloin sama sisältö löytyy yhtä nopeasti ja helposti kuin aiemmin.
Etusivun ja navigaation uudistamisen jälkeen Valo-sovellus poistettiin kaikilta intranetin sivuilta ja ne kytkettiin SharePointin keskussivustoon.
Uusi SharePoint-pohjainen intranet tarjoaa monia samoja etuja kuin Valo Intranet, mutta modernilla ja kehittyvällä alustalla. Asiakkaamme kanssa toteutettu projekti onnistui varmistamaan, että intranetin käyttö pysyi sujuvana.
SharePointin edut ja samankaltaiset ominaisuudet
SharePointin intranet tarjoaa monia etuja verrattuna Valo Intranettiin. Tässä on joitakin keskeisiä hyötyjä ja samankaltaisia ominaisuuksia:
Käyttöliittymän helppokäyttöisyys
SharePointin käyttöliittymä on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Vaikka muutos vaatii hieman aikaa ja opettelua, käyttöliittymä on suunniteltu niin, että käyttäjät voivat löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti.
Sisällönhallinnan helppokäyttöisyys
SharePointin moderni käyttöliittymä tukee selkeää ja helppoa sisällönhallintaa eikä vaadi tietoteknisiä erityistaitoja.
Joustavuus ja mukautuvuus
SharePoint tarjoaa laajan valikoiman mukautusmahdollisuuksia, joten intranetin voi räätälöidä tarkasti organisaation tarpeisiin. Käyttäjät voivat rakentaa sivuja, lisätä sovelluksia ja luoda työnkulkuja helposti ilman laajaa teknistä osaamista.
Pikalinkit sekä uutissivut ja -syötteet
Uudessa SharePointin intranetissä on monia samoja elementtejä kuin Valo Intranetissä, kuten pikalinkit ja uutiset. Nämä linkit ja uutiset sijaitsevat suunnilleen samoissa paikoissa kuin ennenkin, mikä auttaa käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedot varmistaen, että intranetin käyttö on sujuvaa ja tuttua loppukäyttäjille.
Yhteisöllisyyttä tukevat ominaisuudet
SharePoint sisältää ominaisuuksia, jotka tukevat työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä, kuten keskusteluryhmiä, blogeja ja sosiaalisia syötteitä.
Turvallisuus ja tietoturva
Microsoftin jatkuvasti kehittyvä tietoturva ja tietosuojaominaisuudet takaavat, että SharePointin intranet täyttää tiukat kansainväliset tietoturvastandardit ja -vaatimukset, mikä parantaa organisaation kykyä suojata arkaluonteista tietoa.
Parempi integraatio Microsoft 365 -ekosysteemiin
SharePoint on osa Microsoft 365 -ympäristöä, mikä mahdollistaa saumattoman integraation muihin Microsoftin työkaluihin, kuten Teamsiin, Outlookiin, OneDriveen ja Power Automateen. Näin tiedon jakaminen, yhteistyö ja prosessien automatisointi helpottuu.
Kustannustehokkuus ja keskitetty hallinta
Koska SharePoint sisältyy Microsoft 365 -tilaukseen, sen käyttäminen on kustannustehokkaampaa kuin erillisen Valo-lisenssin ylläpitäminen. Lisäksi keskitetty hallinta vähentää ylläpitokustannuksia ja yksinkertaistaa IT-hallintaa.
Jatkuva kehitys ja tuki
Microsoft kehittää ja päivittää SharePointia jatkuvasti, joten uusia ominaisuuksia ja parannuksia tulee säännöllisesti saataville. Tämä takaa, että intranet pysyy ajan tasalla ja tukee yrityksen kasvua pitkällä aikavälillä.
SharePointin tarjoama integraatio, tietoturva ja mukautuvuus tekevät siitä varteenotettavan vaihtoehdon Valo intranetin korvaajaksi, erityisesti yrityksille ja muille organisaatioille, jotka jo käyttävät Microsoft 365 -ympäristöä.
Kevyt vai syväluotaava intranetin käyttöönotto?
Asiakkaamme kanssa toteutettu projekti osoitti, miten helppoa ja nopeaa Valo Intranetin korvaaminen voi yksinkertaisimmillaan olla. Tämän kaltainen lähestymistapa asiaan on varmasti sopiva monen tyyppiselle organisaatiolle.
Vaihtoehtona on myös intranetin konseptin rakentaminen alusta lähtien organisaation tarpeita vastaavaksi kokonaisuudeksi, joka palvelee niin työntekijöitä intranetin käyttäjinä kuin myös intranetin hallinnasta vastaavia tahoja.
Intranetin konseptointi aloitetaan tyypillisesti määrittelytyöpajoilla, joissa sovellamme palvelumuotoilun periaatteita. Työpajat luovat perustan intranetin rakenteen ja hallintamallin suunnittelulle, jotta käyttäjät löytävät olennaisen tiedon ja tarvitsemansa työkalut mahdollisimman helposti. Suunnittelun pohjalta rakentuu kaikkia sidosryhmiä ja tarpeita hyvin palveleva intranet.
Sujuva siirtymä varmistaa jatkuvuuden
Valo Intranetin korvaaminen SharePointin intranetillä voi olla hyvin suoraviivainen prosessi, kun konsepti ja sisältö säilytetään ennallaan. SharePointin joustava ja muokattava rakenne mahdollistaa organisaation tarpeisiin mukautuvan ratkaisun, joka parantaa viestintää, yhteistyötä, turvallisuutta ja työntekijäkokemusta.
Pidä intranettinne ajan tasalla ja käyttäjäystävällisenä – ota meihin yhteyttä, niin päivitetään intranettinne yhdessä!
Junakalusto Oy parantaa projektien hallinnan ja raportoinnin läpinäkyvyyttä sekä resurssien käytön ennakoitavuutta Microsoft Project for the Web ja Power BI -työkaluilla.
Pääkaupunkiseudun Junakalusto Oy omistaa ja hallinnoi Helsingin seudun liikenteen (HSL) lähijunakalustoa. Yhtiö hankkii, rahoittaa ja ylläpitää alueen junia sekä varmistaa niiden elinkaaren hallinnan, jotta HSL-alueen matkustajien kulkeminen junayhteyksillä onnistuu turvallisesti, luotettavasti ja laadukkaasti.
Junakalusto Oy on äskettäin ottanut käyttöön uudet digitaaliset työkalut parantaakseen projektien hallintaa ja raportoinnin läpinäkyvyyttä. Ratkaisuksi valikoitui Microsoftin Project for the Web -työkalu, nykyään tunnettu nimellä Planner premium-ominaisuuksilla, ja Power BI -raportointityökalu, jotka toimivat tutussa Microsoft-ympäristössä.
”Meillä on aika paljon isoja sidosryhmiä, niin heidän kanssaan Microsoftin työkalut ovat selkeämpiä ja helpompia käyttää”, kertoo Jani Luoma, Junakalusto Oy:n kalustojohtaja.
Erityisesti työkalujen käyttö suoraan Microsoft Teamsissa on tehostanut työskentelyä Teamsin ollessa yksi yrityksen henkilöstön käytössä olevista päätyökaluista. Uusia työkaluja käytetään projekteissa, jotka koskevat noin 80 junan elinkaaren hallintaa.
Parempi läpinäkyvyys ja ennakoitavuus projekteissa
Projektinhallinnan ja raportoinnin parantunut läpinäkyvyys auttaa ennakoimaan resurssien käyttöä tarkemmin. Aikataulujen ja tehtävien kokoaminen yhteen paikkaan helpottaa projektien seurantaa ja varmistaa, että ne etenevät suunnitellusti.
Microsoft Project for the Web mahdollistaa projektien aikataulutuksen ja työkuormien hallinnan reaaliaikaisesti. Työkalun avulla Junakalusto Oy voi reagoida nopeasti mahdollisiin muutoksiin ja varmistaa, että resurssit käytetään tehokkaasti.
Power BI puolestaan tarjoaa visuaaliset ja interaktiiviset raportit, joiden avulla voidaan analysoida ja seurata projektien edistymistä, vertailla projekteja sekä tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Power BI -raportit päivittyvät automaattisesti, mikä on vähentänyt manuaalisen työn määrää Excel-taulukoiden ja PowerPoint-esitysten parissa organisaatiossa.
”Tiedämme huomattavasti paremmin mihin työkuormamme jakautuu ja missä mahdolliset kipupisteet ovat. Voimme myös ennakoida resurssien käyttöä paremmin pidemmällä aikavälillä. Kaltaisessamme pienessä organisaatiossa pitää kuitenkin olla hyvin tiedossa, jos vastaan tulee tilanne, ettei resurssit riittäisikään”, Jani selventää.
Yhteistyö Solu Digitalin kanssa
Solu Digitalin asiantuntija on auttanut Junakalusto Oy:ta integroimaan Microsoft Project for the Webin ja Power BI:n osaksi heidän olemassa olevia järjestelmiään. Ratkaisut on räätälöity vastaamaan yrityksen tarpeita ja haasteita.
”Yhteistyö on sujunut joustavasti. Solulta on ehdotettu ratkaisuja meille laajemman asiantuntemuksen perusteella”, Jani kertoo.
Projektien parantunut suunnittelu, seuranta ja raportointi on tehostanut päätöksentekoa ja yrityksen toimintaa. Uusien työkalujen avulla Junakalusto Oy pystyy edelleen parantamaan junakaluston elinkaaren hallintaa ja kunnossapitoa, mikä takaa turvalliset ja luotettavat junamatkat kaikille HSL-alueen matkustajille.
Lue koko artikkeli Junakalusto Oy:n ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä.
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
Microsoft 365 Copilotin tekoälyyn pohjautuvat deklaratiiviset agentit ovat mainio tapa luoda nopeasti ja helposti kustomoituja agentteja eri käyttötapauksiin ilman monimutkaista koodaamista tai vaativaa tekoälyosaamista.
Esivaatimukset: Microsoft 365 Copilot and Microsoft 365 lisenssit.
Deklaratiivisen agentin eli tekoäly botin käyttö mahdollistaa Microsoft 365 Copilotin mukauttamisen käyttäjien tarpeiden mukaan. Agenteille, tai boteille annetaan rakennettaessa ohjeet, toiminnot ja tietolähteet, joiden avulla ne vastaavat käyttäjälle halutun tarpeen mukaisesti.
Esimerkkejä deklaratiivisista agenteista:
Kääntäjä-agentti, joka kääntää esimerkiksi blogeihin tai tiedotteisiin liittyviä tekstejä ja hyödyntää spesifioituja ohjeita tai sanastoa
Luonnostelu-agentti, joka hyödyntää aiemmin luotua sisältöä. Sen tietolähteenä on esimerkiksi aiemmin luodut tiedotteet, julkaisut tai muut tekstit tai uuteen tekstiin tarvittava tieto eri muodossa
Projektinhallinta-agentti, joka vastaa projektinhallintaan liittyviin kysymyksiin ja käyttää tietolähteenään projektihallinnan opasta
Osaamis-agentti, joka osaa vastata kysymyksiin yrityksen sisäisistä vastuista ja osaamisesta. Se pitää sisällään tietoa siitä, kuka vastaa mistäkin yrityksen toiminnosta ja antaa tarvittaessa ihmisten tai tiimien yhteystiedot
Microsoftin tekoäly botti perustuu samaan teknologiaan Microsoft 365 Copilotin kanssa ja se onkin mainio tapa rajata ja kustomoida Copilotia. Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin deklaratiivinen agentti on paras ratkaisu, miten agentti rakennetaan ja jaetaan käyttöön.
Miten Microsoft 365 Copilot deklaratiivinen agentti eroaa muista agenteista?
Deklaratiivisten agenttien ja kustomoitavien agenttien eli muiden Microsoftin tekoäly bottien erot on listattu alla olevaan taulukkoon:
Ominaisuus
Deklaratiiviset agentit
Kustomoitavat agentit
Käyttö
Microsoft 365 Copilotin käyttötapauskohtainen soveltaminen
Kustomoitavat tekoälysysteemit ja monimutkaiset prosessit
Kustomointi
Rajoitetut Copilot mallit ja toiminnallisuudet
Kustomoitavissa olevat tekoälyominaisuudet
Proaktiiviset toiminnallisuudet
Ei saatavilla
Saatavilla
Kanavat
Integroitu M365 sovelluksiin
Saatavilla M365 sovelluksissa ja muissa kanavissa
AI moottori
Microsoft 365:ssä
Copilot Studio tai Azure AI
Deklaratiiviset agentit ovat oikea ratkaisu, kun halutaan agentin toimivat Copilotin kielimallien ja toimintamallien mukaisesti sekä ottaa agentti nopeasti käyttöön ilman monimutkaista koodaamista tai konfigurointia.
Muissa monimutkaisempia ominaisuuksia, logiikkaa tai jakamisvaihtoehtoja vaativissa tilanteissa kannattaa Microsoft tekoäly botti toteuttaa Copilot Studion tai Azure AI:n avulla.
Nopea kehittäminen ja jakaminen
Deklaratiivisten agenttien luonti niin SharePointissa kuin M365 Chatissa on hyvin samanlaista. Ne voidaan luoda joko keskusteluikkunassa tekoälyn avulla tai konfiguroimalla ohjeita ja muita agentin asetuksia manuaalisesti.
Keskusteluikkunassa agentin luonti tapahtuu kuvailemalla agentin ominaisuuksia ja vastailemalla kysymyksiin. Keskustelemalla agentin luonti tapahtuu käyttäjän Microsoft-tunnuksen kieliasetuksen mukaisella kielellä.
Agentin voi myös konfiguroida manuaalisemmin Configure-välilehdellä. Agentille voi asettaa nimen, ikonin ja kuvauksen, jotka näkyvät käyttäjille. Sen lisäksi agentille voi asettaa tekstimuotoiset ohjeet sen toimintaa varten. Nämä ohjeet kannattaa kuvailla tarkasti, sillä ne vaikuttavat suoraan agentin toimintaan ja niiden raja on 8000 merkkiä.
Ohjeissa kannattaa mainita seuraavia asioita:
Yleiset ohjeet agentin toiminnasta
Sävy, millä agentti puhuu
Rajoitukset (mistä ei saa puhua)
Keskusteluesimerkit
Vaiheittaiset ohjeet keskusteluun
Deklaratiiviselle agentille voi antaa tietolähteiksi nettisivuja tai SharePoint-tietolähteitä. SharePointista tietolähteeksi voi lisätä yksittäisiä tiedostoja, kansioita, kirjastoja tai sivustoja ja ne noudattavat agentin käyttäjän oikeuksia. Eli agentin sisältämä tietämys on riippuvainen sille lisätyistä kohteista sekä niiden jakoasetuksista.
Agentille voi lisäksi antaa tietolähteeksi Microsoft Searchin kautta linkitettyjä ulkoisia tietolähteitä, kuten kuvan esimerkissä oleva Jira-yhteys.
Agentille voi antaa lisäkyvykkyyksiä halutessaan, jotka laajentavat sen osaamista. Code interpreter antaa agentille mahdollisuuden luoda ja ajaa koodia erilaisten laskutoimitusten ja data-analyysien tueksi. Image generator taas mahdollistaa agentille kuvien luomisen Copilot Designerin avulla.
Agentille voidaan asettaa aloitusviestejä, joiden avulla käyttäjä pääsee nopeammin liikkeelle keskustelussa ja ymmärtää agentin kyvykkyyksiä paremmin.
Agentin toimintaa voi jatkuvasti testata samalla, kun sitä luo tai sen asetuksia muokkaa. Voit esimerkiksi suoraan testata lisätyn tietolähteen tai ohjeiden toiminnan ja muokata niitä joustavasti.
Kun agentti on valmis sen voi julkaista käyttöön valitsemalla ”Create”. Tämän jälkeen agentille voi asettaa kolme erilaista jakovaihtoehtoa, jotka ovat:
Kaikki organisaatiossani
Valitut käyttöoikeusryhmät
Vain minä
Jos agentin jakaa muiden käyttöön, sen jakaminen tapahtuu näkymästä saatavan linkin kautta. Agenttia ei siis voi jakaa esimerkiksi Teams-kanavalle, vaan deklaratiivisten agenttien käyttö tapahtuu aina Microsoft 365 Copilotin kautta.
Deklaratiivisten agenttien avulla organisaatiot voivat luoda yhtenäisiä ja henkilökohtaisia kokemuksia sekä automatisoida erilaisia prosesseja tiimin perehdyttämisestä asiakasongelmien tehokkaaseen ratkaisemiseen.
Microsoftin tekoäly botti tarjoaa mahdollisuuden yhdistää monia tietolähteitä ja lisäominaisuuksia, mikä tekee niistä tehokkaita työkaluja organisaation tarpeisiin.
Lue lisää Microsoft 365 Copilot deklaratiivisista agenteista Microsoftin sivuilta (englanninkieliset).
Uuden työkalun mahdollistama läpinäkyvyys on parantanut Boliden Kokkolan investointiprojektien hallintaa, lisäten ennustettavuutta sekä tehokkuutta.
Boliden Kokkola on tehostanut työskentelyä investointiprojekteihin liittyvässä toiminnassaan Microsoftin projektinhallintatyökalun Project for the Webin, eli nykyisen premium-ominaisuuksilla varustetun Plannerin ansiosta.
Solu Digitalin konfiguroima työkalu investointiportfolion hallintaan on helpottanut merkittävästi investointiprojektien hallintaa Boliden Kokkolassa mahdollistamalla entistä paremman arvioinnin, seurannan ja päätöksenteon.
Lisääntynyt läpinäkyvyys parantaa investointiportfolion hallintaa
Merkittävin työkalun tuomista eduista on ollut läpinäkyvyyden lisääntyminen yli 400 investointiprojektin portfolion hallinnassa.
”Lähdimme hakemaan kokonaisratkaisua, joka tarjoaisi näkyvyyttä hankkeisiimme koko projektin elinkaaren yli sen alkaessa ideasta, joka portfolion hallinnan kautta valikoituu toteutukseen, ja sitten se toteutetaan”, kertoo Boliden Kokkolan investointipäällikkö Jere Penttinen.
Yrityksessä tehdään tyypillisesti 60–100 hanketta vuodessa, joten tarve oli hallita myös käynnissä olevia hankkeita läpinäkyvästi.
Jere korostaa, kuinka työkalu on mahdollistanut investointiprojektien visualisoinnin ja tulevaisuuden näkymien suunnittelun eri sidosryhmille. Tämä on auttanut keskustelua siitä, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä.
”Kun meillä on läpinäkyvyyttä, niin se antaa yrityksen toimivalle johdolle mahdollisuuden tehdä valintoja ja ohjata yrityksen toimintaa strategian mukaiseksi ja varmistaa, että ne hankkeet mitä teemme ja mihin käytämme rahojamme, ovat strategiamme mukaisia”, Jere kertoo.
Parempaa ennakoitavuutta työskentelyyn
Läpinäkyvyyden parantuminen ei ole ainoastaan tehnyt Boliden Kokkolan toiminnasta tehokkaampaa, vaan se on myös mahdollistanut paremman ennakoitavuuden.
”Meillä on huomattavasti parempi ajantasainen tilannetieto siitä, missä mennään koko ajan. Meidän tulevien vuosien suunnittelu on paljon paremmalla tasolla nykyään,” kertoo yrityksen digitalisaatiopäällikkö Marko Salmi.
Hänen mukaansa palaute eri sidosryhmiltä on ollut kiittävää niin konsernin kuin paikallisen toimipaikan johdolta.
Tuotantolaitoksen osastojen päälliköt ovat erityisen tyytyväisiä siihen, että heillä on nyt parempi näkyvyys osastojensa tuleviin tehtäviin. Myös projektien vetäjät ovat kiitelleet konkreettisia työkaluja, jotka auttavat heitä suoriutumaan paremmin työtehtävistään.
Kommunikaatio sujuvan yhteistyön kulmakivenä
Solu Digitalin asiantuntemus ja kyky ymmärtää Boliden Kokkolan tarpeet olivat ratkaisevia tekijöitä yhteistyön aloitukselle. Yhteistyö aloitettiin kevyellä konseptin testauksella, jotta työkalun soveltuvuus voitiin varmistaa.
Jere kehuu erityisesti vasteaikaa ja palvelua, mitä he ovat saaneet Solu Digitalilta: ”Kun olemme esittäneet jotain muutosehdotuksia tai pyyntöjä, niin ne on toteutettu nopeasti.”
Marko kiittelee Solu Digitalin asiantuntijoiden osaamista ja palvelualttiutta sekä henkilökohtaista viestintää: ”Monesti luodaan tiketti jonnekin ja se vastaanottaja ymmärtää sen täysin väärin ja tehdään jotain muuta kuin toivottiin. Emme ole kokeneet tällaisia haasteita tässä yhteistyössä, sillä kommunikaatio suoraan sovelluskehittäjän kanssa on toiminut tehokkaasti.”
Avoin ja matalan kynnyksen viestintä puolin ja toisin on myös saanut kiitosta sekä Jereltä että Markolta. Heidän mukaansa keskustelut ovat olleet hyviä ja rakentavia, ja he arvostavat sitä, että heille kerrotaan myös, jos jokin idea ei ole toteutuskelpoinen.
Projektitietojen keskittäminen yhteen paikkaan, nopea ja selkeä kommunikaatio sekä asiantunteva palvelu ovat olleet avaintekijöitä uuden työnkalun käyttöönotossa.
Lue koko artikkeli Bolidenin ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä.
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
Microsoft 365 Copilot Teamsissä tehostaa tiimityöskentelyä huomattavasti. Opi hyödyntämään työkalua kokousten, viestinnän ja tiedonhaun tehostamiseksi näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Microsoft Teamsissä tuo tekoälyn tiimityöhön ja työnkulun tehostamiseen.
Copilot voi auttaa tiedon jäsentämisessä, viestinnässä ja tehtävien hallinnassa, mikä parantaa tehokkuutta erityisesti silloin, kun tiimi työskentelee etä- tai hybridiympäristössä. Lue viisi käytännöllistä vinkkiämme, joilla saat kaiken irti Copilotin toiminnoista Teamsissä.
1. Kokousten tiivistäminen tehokkaasti
Copilot Teamsissä mahdollistaa kokousten tiivistämisen, jolloin voit keskittyä olennaiseen. Se seuraa kokouksen kulkua ja tiivistää tärkeät päätökset ja tehtävät selkeään muotoon. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen silloin, kun tiimissä on paljon jäseniä ja keskustelu rönsyilee.
Käytännön vinkki: Voit pyytää Copilotia tekemään yhteenvedon esimerkiksi kaikista kokouksen aikana sovituista toimenpiteistä tai @-maininnoista, jolloin se kirjaa erityisen tärkeät kohdat automaattisesti.
2. Tehosta viestintää säätämällä sävyä ja muotoa
Copilot Teamsissä auttaa viestinnässä säätämällä viestiesi sävyä ja muotoa. Tämä ominaisuus on kätevä kiireisessä viestinnässä, jossa haluat varmistaa, että viestin tyyli vastaa vastaanottajan odotuksia.
Käytännön vinkki: Käytä Teamsissä Copilotin muotoilutoimintoja, kuten ”kirjoita uudelleen” tai ”säädä sävyä.” Voit valita sävyn kuten ”asiantunteva” tai ”innostava”, mikä auttaa viestiäsi välittämään oikeanlaisen vaikutelman.
3. Tiedon haku keskustelun aikana
Copilotin käyttö Teamsissä tekee Teams-keskusteluista aiempaa tehokkaampia, sillä voit hakea kokouksessa käsiteltyjä tietoja, raportteja ja tilastoja nopeasti ilman tarvetta etsiä niitä erikseen. Tietojen integrointi keskusteluihin parantaa päätöksenteon nopeutta ja laatua. Tämä on arvokasta erityisesti päätöksentekoa tukevissa kokouksissa.
Käytännön vinkki: Copilotin hakutoimintojen tehokas käyttö mahdollistaa tietojen haun Teams-keskustelujen aikana esimerkiksi kysymällä tärkeimmät kohdat viime kuun asiakaspalavereista tai projektin edistymisestä.
4. Tehtävien hallinta ja muistutukset
Copilot Teamsissä auttaa hallitsemaan tiimisi tehtäviä sujuvammin. Se voi luoda ja priorisoida tehtävälistoja, seurata määräaikoja ja muistuttaa tulevista tehtävistä. Näin voit keskittyä tärkeimpiin toimiin, eikä mikään jää huomiotta.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotia luomaan automaattisia muistutuksia määräajoista. Voit esimerkiksi pyytää Copilotia muistuttamaan sinua tärkeistä määräajoista viikoittain. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä suurissa projekteissa, joissa on monia osakokonaisuuksia.
5. Analysoi kokous- ja keskusteludataa
Copilotin käyttö Teamsissä tarjoaa analytiikkatoimintoja, jotka auttavat kehittämään tiimisi työprosesseja. Sen avulla voit analysoida, miten tiimi kommunikoi ja missä on parantamisen varaa. Copilot voi esimerkiksi tarkastella keskusteludataa ja tiivistää keskeiset teemat, mikä antaa tietoa siitä, miten yhteistyötä voi parantaa.
Käytännön vinkki: Hyödynnä Teamsissä Copilotin analytiikkatoimintoja ja pyydä sitä luomaan raportteja, jotka auttavat tiimityön ja kommunikaation kehittämisessä. Tällä tavoin voit seurata tiimin yleistä suoriutumista ja kehityskohteita.
Tehosta työskentelyäsi hyödyntämällä Copilotia
Copilot Teamsissä on tehokas työkalu tiimityöhön ja tehtävien hallintaan. Näiden viiden vinkin avulla voit hyödyntää Copilotin mahdollisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla ja parantaa tiimityösi tehokkuutta ja selkeyttä.
Power BI yhdistää datan eri lähteistä ja visualisoi sen ymmärrettävästi. Se mahdollistaa automaattisen raportoinnin, reaaliaikaisen analyysin ja tukee tiedolla johtamista, mikä tehostaa organisaation päätöksentekoa. Lue kuinka Polygon Finland paransi raportointia Power BI -työkalun avulla.
Power BI on Microsoftin kehittämä business intelligence -analytiikkatyökalu, joka mahdollistaa organisaatioille tehokkaan datan analysoinnin ja visualisoinnin tukien päätöksentekoa ja tiedolla johtamista.
Monipuolisen Power BI -työkalun avulla eri lähteistä kerätty data voidaan yhdistää, jalostaa ja esittää helposti ymmärrettävillä tavoilla, jotka palvelevat liiketoiminnan tavoitteita. Työkalu tehostaa erityisesti taloushallinnon ammattilaisten työtä, sillä Power BI mahdollistaa automaattisen raportoinnin ja visuaaliset analyysit ilman raskaita manuaalisia prosesseja.
Power BI:n keskeiset ominaisuudet ja työkalut
Microsoftin Power BI tarjoaa käyttäjäystävällisiä ominaisuuksia ja joustavan analyysialustan, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää dataansa monipuolisesti.
Power BI koostuu seuraavista keskeisistä työkaluista:
Power BI Desktop: Työpöytäsovellus, joka on suunniteltu monimutkaisten raporttien luomiseen ja datan analysointiin. Power BI Desktopin avulla käyttäjät voivat yhdistää dataa useista lähteistä ja rakentaa visualisointeja, kuten kaavioita ja graafeja, jotka selkeyttävät analyysin tuloksia.
Power BI Service: Pilvipohjainen alusta, jonka kautta raportit voidaan jakaa koko organisaatiolle. Pilvipalvelussa raportit pysyvät ajan tasalla automaattisten päivitysten ansiosta ja ovat kaikkien tarpeellisten sidosryhmien käytettävissä reaaliaikaisesti.
Power BI Mobile: Mobiilisovellus, jonka avulla raportteja voidaan tarkastella missä ja milloin tahansa. Tämä lisää erityisesti myyntitiimien ja liikkuvien ammattilaisten mahdollisuuksia tehdä nopeita ja informoituja päätöksiä paikan päällä.
Power BI:n kyky yhdistää eri tietolähteet ja tarjota yhdenmukainen visuaalinen alusta säästää aikaa ja yksinkertaistaa analyysiprosesseja. Data on aina saatavilla helposti hyödynnettävässä muodossa, mikä nopeuttaa raportointia ja parantaa päätöksenteon laatua.
Hyvin suunniteltu tietovarasto Power BI:n perustana
Tehokkaan raportointityökalun hyödyt maksimoituvat, kun sen rinnalla käytetään hyvin rakennettua tietovarastoa. Tietovarasto toimii Power BI:n perustana, sillä se kerää dataa eri järjestelmistä ja muokkaa sen yhdenmukaiseen muotoon, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja takaa tiedon luotettavuuden.
Hyvin rakennettu tietovarasto on keskeinen osa tehokasta tiedolla johtamista. Se koostuu seuraavista elementeistä:
Laadukas ja määrämuotoinen tieto: Tietovaraston data on huolellisesti dokumentoitua, korkealaatuista ja standardisoitua, mikä varmistaa sen luotettavuuden ja käytettävyyden.
Aikasidonnaisuus: Data tallennetaan ajallisesti järjestettynä, mikä mahdollistaa trendien seurannan ja historiallisen analyysin.
Yhtenäinen tietokerros: Tietovarasto yhdistää eri lähteistä peräisin olevan datan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, mikä helpottaa tiedon hallintaa ja analysointia.
Käyttäjäryhmien tarpeiden huomiointi: Tietovarasto on suunniteltu palvelemaan eri käyttäjäryhmien tietotarpeita tehokkaasti, mikä lisää organisaation tuottavuutta ja reagointikykyä muutoksiin.
Tietovaraston ansiosta organisaatio voi luottaa siihen, että kaikki raportoinnissa käytettävä data on tarkkaa ja helposti saatavilla. Näin voidaan nopeuttaa raportointiprosesseja, koska tiedot ovat jo esikäsiteltyjä ja yhdenmukaistettuja eri lähteistä.
Lisäksi tietovarasto parantaa analyysien luotettavuutta ja toistettavuutta. Kun data on tallennettu ja dokumentoitu oikein, se mahdollistaa myös monipuolisemmat ja syvällisemmät analyysit, kuten historiallisten trendien ja kehityskulkujen tarkastelun. Tämä auttaa organisaatiota ymmärtämään liiketoiminnan suuntauksia ja tekemään ennakoivia päätöksiä.
Hyvin rakennettu tietovarasto tarjoaa myös joustavuutta ja skaalautuvuutta, mikä tarkoittaa, että se voidaan mukauttaa organisaation kehittyviin tarpeisiin. Tietovaraston avulla BI-raportointi on pitkäjänteisempää ja se tukee tiedolla johtamista organisaation kaikilla tasoilla.
Power BI -raportointi Polygonilla
Power BI -raportointityökalun käyttöönotto Polygon Finland Oy:lla on tuonut merkittäviä parannuksia yrityksen raportointiprosesseihin. Projekti alkoi keväällä 2020, jolloin tavoitteena oli luoda viikkoraportti kenttähenkilöstölle. Tuloskorttiraportin jälkeen raportointi on laajentunut kattamaan useita eri raportointitarpeita yrityksen talouden ja operatiivisen toiminnan puolella.
Polygon on erikoistunut kiinteistövahinkojen ja sisäilmaongelmien tutkimus- ja korjauspalveluihin sekä muun muassa rakennustyömailla suoritettavaan olosuhdehallintaan.
Alkuvaiheessa Power BI kokosi hajallaan olevaa tietoa yhteen ja lisäsi sen saatavuutta. Nykyään Power BI on korvannut kokonaan manuaalisesti Excelillä rakennettavat raportit, mikä on automatisoinut ja tehostanut raportointiprosesseja merkittävästi.
Power BI:n käyttöönoton myötä raportointi on selkeytynyt ja keskitetty yhteen paikkaan raporttien päivittyessä automaattisesti joka yö. Lisäksi dynaamiset raportit toimivat koko organisaation laajuisesti, mikä on helpottanut tiedon jakamista ja analysointia.
”Käytännössä kaikki keskeiset talouden raportit, tulosraportit, projektiraportit, laskutus, tulleet tilaukset ja muun muassa käyttöaste pyörivät Power BI:ssä”, kertoo Polygonin Controller Salla Javanainen.
Sallan mukaan Power BI on vähentänyt hänen manuaalista työmäärää kahdella päivällä kuukaudessa: ”Tietenkin on tullut jotain työtä lisää tästä Powero-nimisen raportointityökalumme ylläpitämisestä, täsmäyttämisestä ja kehitystyöstä, mutta pääasiassa kuitenkin se kaksi työpäivää on ollut käytettävissä johonkin muuhun tärkeämpään tekemiseen.”
Power BI:n visuaaliset raportit ovat auttaneet käyttäjiä ymmärtämään ja omaksumaan tietoa paremmin, vähentäen Excelin käyttötaitojen tarvetta henkilöstöllä ja tehden raportoinnista helpommin lähestyttävää kaikille käyttäjille.
Salla kertoo, että manuaalisen työn väheneminen on vapauttanut aikaa vuorovaikutteisempaan työhön, kuten lukujen analysointiin sekä niistä keskusteluun ja käyttäjien neuvontaan.
”Tässä on tehty monta vuotta nyt yhteistyötä, ja mielestäni se on sujunut hyvin isossa kuvassa. Välillä on tilanteita, että tarvitsemme nopeasti apua, niin se on ollut hienoa, että Solu on pystynyt reagoimaan nopeasti ja joustavasti”, Salla kiittelee.
Power BI tukee tiedolla johtamista
Power BI auttaa organisaatioita hyödyntämään dataa tehokkaammin ja tukee strategista sekä operatiivista päätöksentekoa yhdistämällä tiedot yhdeksi johdonmukaiseksi näkymäksi. Työkalu parantaa analyysien tarkkuutta ja nopeuttaa raportointiprosesseja, auttaen organisaatioita kehittämään toimintaansa ja reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.
Onko organisaationne tiedolla johtamisen perusta kunnossa, vai kaipaisiko se syvempää hyödyntämistä? Ota yhteyttä – kartoitetaan yhdessä tarpeisiinne sopiva ratkaisu ilman turhaa ajankäyttöä ja ylimääräisiä budjettikuluja.
Microsoft 365 Copilot Wordissä tehostaa asiakirjatyöskentelyä merkittävästi. Opi hyödyntämään työkalua sisällön luonnissa, muokkauksessa ja hallinnassa näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Wordissä sujuvoittaa työskentelyä monin eri tavoin. Lue viisi vinkkiämme Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen tekstin luonnissa, muokkaamisessa ja sisällön hallinnassa.
1. Sisällön luonnostelu olemassa olevista tiedoista
Copilot Wordissä tarjoaa tehokkaan tavan luoda sisältöä hyödyntämällä olemassa olevia dokumentteja. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat koostaa uutta tekstiä aiemmista lähteistä ilman aikaa vievää tiedon manuaalista siirtelyä.
Voit pyytää Copilotia ottamaan mukaan tietoa juseammasta Word- tai PowerPoint-tiedostosta ja luomaan uuden asiakirjan luonnoksen niiden perusteella.
Käytännön vinkki: Jos sinulla on useita asiakirjoja, joista tarvitset tietoa, voit kirjoittaa Copilotille kehotteen, kuten ”Luonnostele raportti hyödyntäen dokumentteja X, Y ja Z”. Tämä säästää aikaa ja auttaa sinua tuottamaan yhtenäisen kokonaisuuden nopeasti.
2. Tiivistä ja käsittele PDF-tiedostoja vaivattomasti
Copilotin käyttö Wordissä helpottaa PDF-tiedostojen käsittelyä. Voit tiivistää PDF-tiedoston sisällön tai tehdä vertailun kahden PDF-tiedoston välillä suoraan Wordissa. Tämä toiminto auttaa erityisesti tilanteissa, joissa sinulla on esimerkiksi sopimusasiakirjoja, joista on tehtävä yhteenvedot tai vertailtava eri versioita.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotin PDF-ominaisuuksia, jos sinulla on asiakassopimuksia, joita haluat analysoida. Pyydä esimerkiksi, ”Tee yhteenveto sopimuksesta” tai ”Vertaa kahta PDF-dokumenttia”. Tämä säästää aikaa manuaaliselta vertailulta ja auttaa keskittymään keskeisiin eroihin.
3. Bing-haku ja tietojen kerääminen suoraan Wordissä
Copilot Wordissä tarjoaa integroidun Bing-haun, joka antaa mahdollisuuden hakea tietoa suoraan Wordista poistumatta dokumentista. Tämä mahdollistaa keskeytyksettömän kirjoittamisen ja tiedonhankinnan yhdellä alustalla.
Käytännön vinkki: Kun tarvitset tarkempaa tietoa, voit kysyä Copilotilta suoraan, esimerkiksi ”Mitä ovat vuoden 2024 tärkeimmät markkinatrendit?” Copilot hakee vastauksen ja tuo sen suoraan Wordiin, jolloin säästät aikaa ja saat ajankohtaista tietoa suoraan työtilaan.
4. Tarkennettu analyysi ja tiivistäminen keskusteluista ja kokouksista
Copilotin käyttö Wordissä auttaa tiivistämään ja jäsentämään tietoa helposti ymmärrettäväksi, jos esimerkiksi työskentelet laajojen kokousmuistioiden tai projektikeskusteluiden parissa. Tekoälyavustaja osaa myös yhdistää kokousmuistioihin tekstimuotoisia keskusteluita, jolloin kaikki olennainen tieto löytyy yhdestä tiivistetystä yhteenvedosta.
Käytännön vinkki: Kun sinulla on iso määrä kokousmuistiinpanoja, voit pyytää Copilotia tiivistämään keskustelun keskeiset kohdat kirjoittamalla ”Tee yhteenveto viime kokouksesta.” Tämä ominaisuus on erinomainen apu projektien seurannassa ja raportoinnissa, sillä saat tärkeimmät tiedot kompaktisti esille.
5. Sisällön viittaaminen ja integrointi laajempiin asiakirjoihin
Copilot Wordissä mahdollistaa jopa 75 000 sanan lähteiden hyödyntämisen asiakirjoissa. Tämä tarjoaa joustavuutta, erityisesti laajoja projektisuunnitelmia tai raportteja kirjoitettaessa. Voit lisätä tietoa organisaation eri lähteistä, ja Copilot integroi sen saumattomasti asiakirjaan.
Käytännön vinkki: Hyödynnä laajemman viittauksen mahdollisuutta, kun työstät asiakirjaa, johon tarvitaan kattavaa taustatietoa. Voit esimerkiksi kirjoittaa ”Lisää esitysluonnokseen taustatiedot dokumentista X” ja Copilot täyttää pyytämäsi osion laajalla sisällöllä. Tämä vähentää manuaalista tiedonhakua ja takaa, että kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta.
Kokeilemalla opit Copilotin käytön mestariksi
Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissä tuo tehokkuutta ja joustavuutta sisällöntuotantoon. Käyttämällä Copilotia monipuolisesti voit säästää aikaa, jäsentää tietoa selkeämmin ja luoda ammattimaisempia asiakirjoja. Näiden viiden vinkin avulla pääset hyödyntämään Wordissä Copilotin parhaita ominaisuuksia ja saat merkittäviä etuja kirjoitustyössä.
Nordic Source parantaa asiakkaidensa toimitusketjujen läpinäkyvyyttä vastuullisuustiedon tehokkaan hallinnan, raportoinnin ja tiedolla johtamisen avulla.
Vastuullisuuden merkitys jatkaa kasvuaan yritysten toiminnassa ja raportoinnissa, eikä syyttä.
Euroopan Unionin CSRD:tä (Corporate Sustainability Reporting Directive) eli yritysten kestävyysraportointidirektiiviä sovelletaan vuoden 2024 tilikaudella ensimmäistä kertaa. Uusien Euroopan kestävän kehityksen raportointistandardien tavoitteena on parantaa yritysten kestävyyden läpinäkyvyyttä ja integroida kestävyys osaksi liiketoiminnan strategiaa ja päätöksentekoa.
Direktiivi velvoittaa yrityksiä raportoimaan vastuullisuudesta ympäristö- ja sosiaalivaikutusten sekä ihmisoikeuksien osalta, mikä voi edellyttää muutoksia yrityksen toiminnassa, esimerkiksi toimitusketjuissa ja markkinoinnissa.
Vastuullisuusraportoinnin rooli on laajentunut kattamaan myös toimitusketjun eri tahot esimerkiksi elintarviketeollisuuden yritysten parissa.
Nordic Source Osuuskunta tarjoaa hankintaa palveluna asiakkailleen mukaan lukien tunnetut brändit kuten Anora, Atria, Fazer, Olvi, Paulig ja Valio. Nordic Source auttaa asiakkaitaan epäsuorissa hankinnoissa ja tuomaan läpinäkyvyyttä epäsuorien hankintojen toimitusketjuihin löytämällä parhaat toimintamallit ja hankintakonseptit.
”Teemme ulkoistettua hankintaa nimenomaan epäsuorissa hankinnoissa, eli teemme sopimuksia, kilpailutuksia sekä toimittajajohtamista liittyen esimerkiksi matkustus-, siivous- ja tehdaspalveluihin. Asiakkaamme hoitavat operatiivisen ostamisen itse”, Nordic Sourcen toimitus- ja hankintajohtaja Eija Repo selventää.
Hänen rooliinsa kuuluu kehittää ja ylläpitää vastuullisia hankintakäytäntöjä sekä varmistaa, että osuuskunnan toimet ovat koko ajan linjassa asiakkaiden vastuullisuusvaatimusten kanssa.
Vastuullisuus alkaa toimittajien tuntemisesta
Vastuullisuus on ytimessä kaikessa, mitä Nordic Source tekee.
”Me toteutamme asiakkaidemme toiveita ja tarpeita esimerkiksi siinä, mitä toimittajilta vastuullisuusmielessä vaaditaan. Tämä tarkoittaa toimittajavaatimuksia, toimittaja-auditointeja ja vastuullisuusraportointia, joiden mittareina toimivat muun muassa laatusertifikaatit, ympäristösitoumukset ja kyvykkyys hiilidioksidilaskelmiin.”
Asiakkaiden näkökulmasta vastuullisuus tarkoittaa, että heidän toimittajansa täyttävät tietyt vastuullisuusstandardit ja hankinta tehdään eettisesti.
”Toimittajien kyvykkyyden varmistaminen ja sen esiin tuominen on se, mitä me teemme. Raportoimme toimittaja-auditointien löydöksiä sekä asiakkaillemme että myös auditoitaville toimittajille. Toimittaja-auditointi on osoittautunut erittäin hyödylliseksi siinä, miten hyvin tunnemme toimittajan toimintatavat. Se antaa myös toimittajalle keinoja kehittää heidän omaa toimintaansa”, Repo lisää.
Nordic Sourcen auditoinnit varmistavat, että toimittajat pystyvät prosessikuvauksilla ja toimintatavoista kertomalla osoittamaan mitä asioita vastuullisuuden eteen tehdään.
”En muista, että milloin olisi pystynyt sellaista vaikuttavuutta tekemään toimittajatyössä kuin mitä tässä pystyy tekemään.”
Tehokasta vastuullisuustiedon hallintaa
Nordic Sourcella on kehitetty kattava tietokanta organisaation asiakastietojen, hankintahankkeiden, toimittajatietojen ja vastuullisuustiedon hallintaan.
”Meillä on tietokannassa kaikki vastuullisuuteen liittyvä tieto, ja pyrimme siihen, että tieto on siellä vain kerran ja se on aina ajan tasalla”, Repo selventää.
Tietokanta on rakennettu Microsoft SharePointiin niin, että se kattaa kaiken tarvittavan tiedon toimittajista ja heidän vastuullisuustoimistaan. Tietokanta sisältää muun muassa laatusertifikaatit, ympäristösitoumukset sekä auditointitulokset ja -löydökset.
”Tietokannassa on kaikki mahdolliset raportoinnin ja johtamisen näkymät, mitä tarvitsemme”, Repo lisää. Tällöin Nordic Source pystyy seuraamaan ja raportoimaan vastuullisuudesta tehokkaasti ja tarkasti.
Vastuullisuusraportointi Nordic Sourcella
Nordic Source raportoi vastuullisuudesta asiakkailleen säännöllisesti. ”Meillä on kuukausiraportit, joissa ESG (Environmental, Social, Governance), eli ympäristö, yhteiskuntavastuu ja hyvä hallintotapa on oma osionsa, mutta jatkossa vastuullisuusdataan perustuvan raportin tulemme jakamaan asiakkaidemme kanssa kahdesti vuodessa”, Repo kertoo.
Asiakkaille toimitetaan raportteja, joissa kerrotaan toimittajien vastuullisuusasioista ja siitä, miten ne täyttävät asetetut vaatimukset. ”Asiakkaamme pystyvät sitten hyödyntämään tätä tietoa omassa vastuullisuusraportoinnissaan”, Repo kertoo.
Näiden raporttien avulla Nordic Source varmistaa, että kaikki vastuullisuustoimet ovat läpinäkyviä ja dokumentoituja. Tällöin vastuullisuus ja tiedolla johtaminen ovat käytännössä toteutuvia ja dokumentoituja toimenpiteitä, jotka tuovat lisäarvoa sekä osuuskunnalle että sen asiakkaille.
”Nyt kun raportointityökalu on meillä aktiivisesti käytössä, niin pystymme kertomaan asiakkaillemme, että tämä on nykytilanne toimittajien vastuullisuuskyvykkyydessä”, Eija toteaa.
