Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot

2.5.2024

Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot tehostavat projektinhallintaa, auttaen saavuttamaan tavoitteet nopeammin ja vaivattomammin.

Microsoft Plannerin premium-ominaisuudet yhdistävät Microsoftin arvostetun projektinhallintatyökalun parhaat puolet ja tekoälyn, tarjoten intuitiivisen ja saumattoman käyttökokemuksen. Voit hallita kaikkia tehtäviäsi keskitetysti, oli kyse sitten pienistä tehtävälistoista tai laajoista projekteista.

Plannerin premium-ominaisuudet mahdollistavat työskentelyn tiimisi tarpeiden mukaisesti, tarjoten monipuolisia malleja, näkymiä ja lähestymistapoja – tauluista ja listoista aikajanoihin ja sprintteihin.

Keväällä 2024 pääsemme tutustumaan Plannerin uusiin premium-ominaisuuksiin ja Copilotin mahdollisuuksiin käytännössä. Microsoft jatkaa ratkaisujensa kehittämistä lisäämällä uusia, käyttäjäpalautteeseen pohjautuvia ominaisuuksia ja toimintoja.

Teamsin uusi Planner -sovellus tarjoaa laajemmat mahdollisuudet

Kun luot uuden suunnitelman Teamsin uudistetussa Planner-sovelluksessa, voit valita perinteisen Planner-suunnitelman tai kattavamman Planner with premium features -suunnitelman (aiemmin nimeltään Project for the Web).

Plannerin premium-ominaisuuksien avulla voit hyödyntää tehtävien jakoa pää- ja alatehtäviin, monipuolista aikataulutusta, tehtävien linkitystä ja resurssien hallintaa sekä tarkentaa aikataulua Gantt-kaavion avulla.

Omat tehtävät -näkymä

Microsoft Plannerin ”Omat tehtävät” -näkymä tarjoaa kattavan yleiskuvan kaikista käyttäjän tehtävistä, mikä helpottaa päivittäisen ja viikoittaisen työn hallintaa. Tämä näkymä parantaa työtehoa tarjoamalla hakutoiminnot, jotka nopeuttavat tehtävien löytämistä ja hallintaa. Lisäksi se kokoaa tehtävät myös esimerkiksi merkityistä sähköposteista.

Kuinka Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot voivat mullistaa työskentelytapasi

Microsoft Copilot on tekoälyavustaja, joka on suunniteltu tukemaan uusien suunnitelmien luomista, tavoitteiden asettamista, projektin tilan seurantaa ja muutoksiin reagointia projektin edetessä. Copilotin luonnollisen kielen komentojen ansiosta projektinhallinta on entistä helpompaa ja tehokkaampaa, antaen tiimillesi mahdollisuuden keskittyä olennaiseen.

Kuvittele tilanne, jossa projektipäällikön täytyy nopeasti luoda uusi projektiaikataulu useiden sidosryhmien kanssa. Copilot auttaa määrittelemään tehtäviä ja tarjoaa ehdotuksia projektin tehostamiseksi, mikä varmistaa, että voit sopeutua nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Sujuvampaa ja tehokkaampaa projektinhallintaa

Microsoft Plannerin premium-ominaisuudet yhdessä Copilotin kanssa luovat käyttäjäystävällisen ja älykkään yhdistelmän, joka tekee projektinhallinnasta sujuvaa ja tehokasta. Riippumatta siitä, toimitko pienessä yrityksessä tai suuressa organisaatiossa, nämä työkalut auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi nopeammin ja vaivattomammin.

Jäämme innolla odottamaan tilaisuutta esitellä Microsoft Plannerin premium-ominaisuuksien ja Copilotin tarjoamia uuden aikakauden projektinhallinnan ratkaisuja käytännössä.

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Lue lisää:

Microsoft Project Server -tuki päättyy – mitä seuraavaksi?

2.5.2024

Microsoftin tuki Project Server -sovellukselle päättyy. Sen korvaava Microsoftin uusi projektiympäristö hyödyntää tehokasta Power Platform -arkkitehtuuria ja automaatiota.

Microsoft Project Server on helpottanut projektinhallintaa virtaviivaistamalla prosesseja, tehostamalla yhteistyötä ja tukemalla projektin tilannetietoon perustuvaa päätöksentekoa.

Microsoft on päättämässä työkalun tuen julkaisemansa aikataulun mukaan. Project Server 2019 -tuki loppui vuoden 2024 alussa ja pidennetyn jakson päättymispäivä on 14. heinäkuuta vuonna 2026.

Aiemmin Microsoft ilmoitti Project Onlinen tuen loppuvan myös, mutta tällä hetkellä päättymispäivää tuen osalta ei ole julkaistu. Microsoft kuitenkin rohkaisee organisaatioita suunnittelemaan Project Onlinesta siirtymistä uuteen Plannerin premium-versioon mahdollisimman pian.

Siirtymistä toiseen työkaluun kannattaa siis alkaa suunnitella hyvissä ajoin.

Microsoft Project Server ja Project Online

Microsoft Project Server ja Project Online ovat vastanneet erilaisiin projektinhallinnan tarpeisiin, kuten projektitietojen keskittämiseen, resurssien tehokkaaseen allokointiin, projektisalkun hallintaan ja reaaliaikaiseen raportointiin.

Monipuoliset ominaisuudet ovat palvelleet käyttäjiään monien vuosien ajan, mutta yhä useammat organisaatiot ovat vaihtaneet luotetuista alustoista Microsoftin uusimpaan projektinhallinnan työkaluun, Microsoft Plannerin premium-versioon, aiemmin tunnettu nimellä Project for the Web.

Erityisesti suurten ja monimutkaisten projektien hallintaan soveltuvat Microsoft Project Server ja Project Online on joissakin tilanteissa koettu liian järeiksi organisaation tyypillisiin projektinhallinnan tarpeisiin.

Microsoftin uuden projektiympäristön myötä projektityö helpottuu ja nopeutuu:

Yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä: Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka ansiosta se on helppokäyttöinen sekä satunnaisille käyttäjille että kokeneille projektipäälliköille.
Nopea käyttöönotto: Planner-sovelluksen premium-version avulla käyttäjät voivat aloittaa projektien suunnittelun nopeasti ilman monimutkaista ja aikaa vievää asennusta, mikä mahdollistaa nopean projektin käynnistämisen. Ympäristön voi sujuvasti konfiguroida organisaation tarpeisiin.
Yhteistyö: Integrointi Microsoft Teamsin ja muiden Office 365 -sovellusten kanssa helpottaa saumatonta yhteistyötä ja viestintää tiimin jäsenten välillä. Työtä voidaan myös automatisoida.
Kustannustehokkuus: Project for the Webin, eli nykyisen Plannerin premium-version lisenssimaksut ovat huomattavasti pienemmät kuin Project Serverin ja Project Onlinen; projektipäälliköille usein riittää Project Plan 1 -lisenssi (noin 9,40 €/kk), tai käyttötavoista riippuen Project Plan 3 -lisenssi (noin 28,10 €/kk), kun taas projektityöntekijät eivät tarvitse erillistä Project -lisenssiä.

Alla oleva taulukko vertailee vanhan Project Onlinen sekä uuden työkalun keskeisimpiä ominaisuuksia:

	Project Online	Project for the Web / Planner Premium -ominaisuuksilla
Tuotteen elinkaari	Microsoft ei enää kehitä, tuotetuki päättymässä	Microsoft kehittää jatkuvasti paremmaksi
Projektin tehtävien suunnittelu ja aikataulutus	MS Project -työasemaohjelmassa ja selaimessa	Selaimessa / Teams-sovelluksessa
Salkkunäkymät ja projektilomakkeet	Selaimessa ja Power BI -raporteilla	Selaimessa ja Power BI -raporteilla
Resursointi	MS Project -työasemaohjelmassa hyvin monipuolisesti. Lisäksi selaimessa	Selaimessa (karkean tason resursointi) / Teams-sovelluksessa
Teams-käyttö	Teamsiin nettisivuja upottamalla	Teamsin Planner-sovellus
Arkkitehtuuri, Integrointi ja automatiikka	Tietoja voidaan lukea odata-haulla. Tietoja voidaan muokata kehittäjien toimesta. Prosesseja voidaan rajatusti automatisoida	Tehokas Power Platform –arkkitehtuuri. Monipuolinen intergroitavuus (Dataverse) ja prosessien automatisointi (Power Automate)
Tehtävien edistymisen päivitys	Projektityöntekijät voivat merkitä projektitehtäviään tehdyksi. Vaatii Project- lisenssin.	Projektityöntekijät voivat merkitä projektitehtäviään tehdyksi. Ei vaadi Project- lisenssiä.
Tuntien kirjaaminen	Projektityöntekijät voivat kirjata tuntinsa. Vaatii Project-lisenssin.	Plannerissa ei ole tuntien kirjausta. Voidaan käyttää Solu Digitalin tuntikirjauslomaketta, mikä ei vaadi Project-lisenssiä.
Viva Goals -yhteensopivuus	Ei ole yhteensopiva	Integroituu Viva Goals -projekteihin

Microsoft Planner premium-versio ja Solu 365® -automaatiotyökalu keskitettyyn projektinhallintaan

Plannerin premium-version monipuoliset ja helppokäyttöiset ominaisuudet ovat yhdistettävissä Solu 365® -automaatiotyökaluun, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen työkalun kaikkiin projektityöskentelyn tarpeisiin.

Uuden projektin perustiedot voidaan määritellä luontilomakkeella. Tällöin syntyy automaattisesti uusi Planner-projekti oheistietoineen.

Automatiikka voi tarvittaessa luoda mm. seuraavat asiat:

Uusi Planner-projekti tietyllä mallipohjalla
Uusi Teams-kanava halutulla rakenteella.
Dokumenttien kansiorakenne
Valmiit asiakirjamallit Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina esimerkiksi raporteille tai pöytäkirjoille, mikä varmistaa yhdenmukaisen työskentelyn koko organisaatiossa
Projektikohtaiset tuntikirjausrivit tuntikirjaussovellukseen
OneNote-muistiot

Solu 365® -automaatiotyökalulla luotujen projektien dokumentit sisältävät automaattisesti tarvittavat projekti- ja asiakirjakohtaiset metatiedot, mikä parantaa tiedon löydettävyyttä, hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä.

Organisaation yhtenäisten käytänteiden mukainen projektinhallinta tehostuu ja nopeutuu Solu 365:n keskittäessä projektien hallinnan, projektiviestinnän, tuntikirjaukset ja resurssien hallinnan, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhteen paikkaan.

Solu 365 ja Microsoft Plannerin premium-versio yhdessä tarjoavat kokonaisvaltaisen ja helppokäyttöisen ratkaisun korvaamaan Microsoft Project Serverin ja Project Onlinen. Nopea ja kustannustehokas käyttöönotto tekee uuteen ratkaisuun siirtymisestä sujuvaa.

Ota yhteyttä minuun tai kollegoihini, mikäli sinulla on kysyttävää projektinhallinnan ratkaisuista!

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Lue lisää:

Ajankäytön hallinnalla enemmän tuloksia ja vähemmän stressiä

10.4.2024

Hallitsemalla ajankäyttöäsi vähennät stressiä ja saat enemmän tuloksia aikaan. Lue blogistamme vinkit ja käytä aikasi tehokkaampaan työskentelyyn.

Onko sinulla kiire? Tuntuuko, että moni tärkeäkin asia jää tekemättä, kun työpäivä on täynnä palavereja, puheluita ja muita ad hoc -tyyppisiä asioita? Mitä asioille voi tehdä? Käyn tässä läpi monia tuttuja asioita, joista olen itse kokenut saavani hyötyä.

1 Mitä minun pitää saada aikaiseksi?

Pareton laki on monelle tuttu ja ajankäytön osalta sen voi tiivistää siten, että 20 prosenttia töistä muodostaa 80 prosenttia tuloksista. Näitä töitä tai tehtäviä voisi kutsua A-tehtäviksi ja ne ovat niitä, joiden perusteella minua ja tuloksiani arvioidaan. A-tehtäviin kuluu tyypillisesti aikaa 60–120 minuuttia kerrallaan ja niitä ei voi olla kovin montaa saman päivän aikana. Mitä ovat sinun A-tehtäväsi?

Sitten on seuraavaksi tärkeimpiä B-tehtäviä, joihin tyypillisesti kuluu aikaa 30–60 minuuttia. Kolmannen tason työt eli C-tehtävät ovat rutiineja, kuten laskujen tarkastus, sähköposteihin vastaaminen ja niin edelleen. Näihin kuluu 10–30 minuuttia kerrallaan. Usein ne ovat tehtäviä, jotka eivät tuota mitään lisäarvoa, mutta jotka on tehtävä jossain vaiheessa.

Aakkosissa tulee seuraavaksi D eli delegoitavat tehtävät. Ja lopuksi on E-tehtävät eli eliminoitavat työt.

Aina kun mieleen tulee uusi tehtävä tai sinulle tarjotaan uusia töitä, ota tehtävälistasi esille. Mieti mitä tehtävä sinulle edustaa ja priorisoi se tärkeyden ja työmäärän mukaan.

Mutta eihän elämä ihan näin helppoa ole. Aina on myös niin sanottuja pakollisia tehtäviä, jotka pitää hoitaa, jotta kollegasi voi jatkaa omaa työtään. Usein nämä työt kannattaa hoitaa heti alta pois ja toisaalta työpäivään on varattava aikaa, että nämäkin ehtii hoitamaan.

2 Työn keskeyttäjät

Aikavarkaat keskeyttävät ajatusprosessin ja tehokkuus kärsii, kun joutuu uudelleen orientoitumaan käsillä olevaan työhön. Torju aikavarkaat ja mieti miten voit ennalta ehkäistä keskeytyksiä. Seuraavassa esitän muutamia vinkkejä.

”Rikollisten” toimintatapojen tunteminen on tärkeää. Jos puhelut jatkuvasti keskeyttävät työsi, tarkastele millaisia puhelut ovat ja kuka niitä soittaa. Saattaa olla, että kollegasi on tottunut soittamaan ja kysymään sinulta sen sijaan, että itse etsisi tai miettisi vastauksen. Opettele olemaan vastaamatta kysymykseen puhelussa, vaan lupaa palata myöhemmin, ja voit myös toimittaa vastauksesi hitaamman kanavan kautta, esimerkiksi sähköpostitse. (Tosin en juurikaan kannata sisäisiä meilejä.) Aikavaras saattaa huomata, että toimintatapa ei enää toimi ja lopettaa puhelut.

Toisaalta asetamme itsellemme turhaan työn keskeyttäviä ilmoituksia ja hälytyksiä. Sähköposti-ilmoitukset tai muut näytön laitaan tulevat ilmoitukset keskeyttävät tai häiritsevät ajatusprosessia. Teamsissä on Älä häiritse -tila, jolloin puhelut tai viestit eivät tule läpi ja puhelin voi myös olla äänettömänä.

Myös turhat kokoukset ja palaverit ovat aikavarkaita. Jos aikasi kuluu kokouksissa, mieti niiden tarpeellisuus ja kuinka ne tukevat sinun työsi tuloksellisuutta. Voi olla, ettei poissaolosi kokouksista ole mahdollista, tällöin voit yrittää kehittää kokousten tehokkuutta esimerkiksi agendan ja ajankäytön osalta.

3 Kalenteri työn suunnittelun tueksi

Usein aliarvioimme tehtäviin kuluvaa aikaa ja yliarvioimme kykyämme hoitaa ne. Kalenteroi työsi, ainakin edellä mainitut A- ja B-tehtävät. Kalenterilla lisäät oman työsi hallintaa. Mikäli lisäksi käytät värikoodeja kalenterimerkinnöille, esimerkiksi asiakastöille oma väri ja sisäisille palavereille oma, näet mihin aikasi kuluu ja voit kehittää ajankäyttöäsi tuloksellisemmaksi.

Kalenterin käyttö ja jakaminen työyhteisön sisällä lisää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa toimivamman arjen. Asiantuntijatyössä tehtävien listaaminen voi olla toimivaa, mutta on monesti myös stressaavaa, koska lista saattaa tuntua mahdottomalta toteuttaa tässä ja nyt.

Aikatauluttamalla tehtävät, huomioiden niille asetetut määräajat, olet mukana kehittämässä organisaatiotasi toimimaan resurssiviisaasti ja toteuttamaan lupaukset aikataulun mukaisesti.

4 Suunnittele työpäiväsi

Oletko aamuihminen vai tehokkaimmillasi iltapäivällä? Milloin pystyt parhaiten keskittymään vaativiin työtehtäviin? Suunnittele työpäivä energiatasojesi mukaan, mikäli se on mahdollista. Älä tunge kalenteria liian täyteen, sillä erilaiset pakolliset tehtävät ja muutokset muutoin sotkevat helposti päiväsi.

Asiantuntijatehtävissä 60/40-sääntö on toimiva: 60 prosenttisesti aikataulutettu päivä jättää tilaa muutoksille. Johtajalle sama sääntö toimii toisinpäin, sillä johtamistyössä muutoksia ja erilaisia yllätyksiä on vielä enemmän tarjolla.

5 Henkilöstön osaamisen kehittämisellä tehokkuutta työskentelyyn

Ajankäytön hallinta on taito, josta organisaation jokainen työtekijä hyötyy samalla kun organisaation toiminta kokonaisuudessaan tehostuu.

Työelämän taitoja kehittävien koulutuksien tarjoaminen henkilöstölle alle 10 minuutin kestoisina mikrokursseina tuo lukuisia etuja; työntekijöiden hyvinvointi paranee, yhteistyön tekeminen sujuvoituu ja työskentelyn tuloksellisuus lisääntyy.

Tehosta työntekijöiden oppimista Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävien mikrokurssien avulla intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa. Valmis 50 kurssin paketti tarjoaa koulutuksia kehittämään tärkeimpiä inhimillisiä taitoja, kuten johtajuutta, kasvun ajattelutapaa, luottamusta ja turvallisuutta, henkistä hyvinvointia, itsensä johtamista sekä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää miten Microsoft 365 -työkaluilla saat lisää hallintaa ajankäyttöösi ja tehoa työhösi!

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Mielenrauhaa Project for the web -ylläpitopalveluilla

27.3.2024

Microsoft Project for the web -ylläpitopalvelut ulkoistettuna antaa mahdollisuuden keskittyä olennaiseen samalla kun työkaluun tehty investointi hyödynnetään täysin.

Microsoftin Project for the web on löytänyt hyvin sijansa projektityökalujen markkinassa. Tuotteen helppokäyttöisyys, skaalautuvuus ja ennen kaikkea käyttöönoton helppous ovat syyt tämän takana.

Merkittävä syy suosiolle lienee myös siinä, että Project for the web on helppo integroida, ja sitä voidaan hyödyntää yhdessä lähes kaikkien Microsoft 365 -ympäristön palveluiden kanssa. Tyypillisen Power BI:llä toteutetun raportoinnin lisäksi Project for the web on usein liitetty osaksi automaattista työryhmien luontia kuten Solu 365 -ratkaisun kanssa. Nämä seikat mahdollistavat hyvinkin laajat ja monipuoliset käyttöönotot.

Työkalun käyttöönotto on laajuudestaan huolimatta aina investointi, josta tulisi pitää huolta. Hyvistä aikomuksista huolimatta ei organisaation omat voimavarat aina riitä käyttöönotetun ratkaisun ylläpitoon, vaan pahimmillaan se alkaa aikaa myöten rapautua ja sen myötä ratkaisu jää hiljalleen käytöstä pois.

Toisaalta organisaatiot ovat usein ”sokeita” niin, että pitkään käytössä olleiden ratkaisujen kanssa on päässyt syntymään kankeita ja epäkäytännöllisiä työtapoja, joista on vaikea päästä eroon. Tällaisissa tilanteissa on järkevää sparrailla asioita osaavan kumppanin kanssa, ulkopuolinen taho tuo usein uusia näkökulmia ja ajatuksia asioihin, joita ei ole tullut ajatelleeksi. Näistä syistä on hyödyllistä ja järkevää ulkoistaa ylläpito kokonaan tai osittain kumppanille.

Ylläpitopalveluun voidaan sisällyttää tarpeen mukaan muun muassa seuraavia asioita:

Ohjelmistopäivitysten ajantasaisuuden ja integraatioiden tarkistus.
Varmuuskopioinnin onnistumisen ja palautussuunnitelman tarkistus.
Tietoturvan tarkistus, jonka avulla varmistetaan, että kaikilla käyttäjillä on asianmukaiset käyttöoikeudet.
Tietojen eheyden ylläpito arkistoimalla tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot, kuten vanhat projektit, tehtävät ja raportit.
Raporttien ajantasaisuuden tarkistus, jonka avulla varmistetaan, että raportit ovat ajan tasalla ja heijastavat projektien tilaa oikein.
Päivitetään tarvittaessa, esimerkiksi osana jatkuvaa pienkehitystä, niin ratkaisun lomakkeistoa, niiden toiminnallisuuksia kuin myös raportteja, jotta ne vastaavat kulloisiakin liiketoiminnan tarpeita.
Yhdessä asiakkaan kanssa sovitulla tavalla kerätään palautetta käyttäjiltä ratkaisun käytettävyydestä ja kehittämistarpeista.
Säännöllinen tiedottaminen tuotteen uusista piirteistä ja toiminnallisuuksista sekä niiden mukanaan tuomista jatkokehitysmahdollisuuksista.
- Edellisen pohjalta suunnitellaan yhdessä tulevia kehityskohteita ja päivitetään jatkokehityksen Road-mappia.
Päivitetään tarvittaessa käyttäjien koulutusmateriaaleja ja ohjeistuksia, erityisesti uusien ominaisuuksien tai päivitysten jälkeen.
Hoidetaan uusien työntekijöiden perehdytys.

Ylläpitopalvelut ulkoistettuna osin tai kokonaan antavat mielenrauhaa organisaation kaikille portaille. Varmuus siitä, että investointi tuottaa sitä hyötyä mitä varten se on hankittu, antaa mahdollisuuden keskittyä olennaiseen, eikä aikaa huku turhaan huolehtimiseen.

Solu Digitalilla on pitkä ja vankka kokemus projektinhallintatyökaluista erityyppisissä organisaatioissa niin käyttöönotoissa, konsultoinneissa kuin koulutuksissa. Ulkoistamalla ylläpitopalvelut meille voi organisaatiosi nukkua yönsä rauhassa.

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää organisaatiosi tarpeista ja tavoitteista!

Arno Hakkarainen
Senior konsultti

Lue lisää Project for the webistä täältä

Solu Digital kehittää intranetistä oppimisen alustan Academy of Brainin mikrokursseilla

15.3.2024

Solu Digital tarjoaa intrapohjaisia oppimisratkaisuja yhteistyössä Academy of Brainin kanssa

Digitaalisen tiimityön johtavana kehittäjänä olemme aloittaneet yhteistyön Academy of Brainin kanssa tuodaksemme organisaation sisäisiä oppimisratkaisuja asiakkaillemme. Tämä yhteistyö on askel kohti introjen innovatiivista hyödyntämistä, jolloin psykologisten työelämätaitojen oppimissisältö on helposti saavutettavissa.

Academy of Brainin tutkittuun tietoon perustuvat mikro-opintovideot ovat nyt saatavilla osana Solu Digitalin tarjoamia SharePoint-introja ja Microsoft Viva Learning -sovelluksen koulutustarjontaa. Tämä tekee oppimisesta helppoa ja nopeaa noin viiden minuutin mittaisien videoiden ansiosta.

Yhteistyö tuo Solu Digitalin tarjontaan merkittävää osaamista organisaatioiden henkilöstön osaamisen kehittämiseen yhdistämällä psykologiset työelämätaidot edistyneisiin digitaalisiin ratkaisuihin työelämän tehostamiseksi ja kuormituksen vähentämiseksi.

Psykologiset työelämätaidot viittaavat kykyihin ja osaamiseen, jotka auttavat yksilöä menestymään työelämässä. Esimerkiksi Academy of Brain tarjoaa mikro-oppimisvideoita sellaisista teemoista kuin moderni johtajuus, inhimillinen tuottavuus ja hyvinvointi, vuorovaikutus, yhteistyö ja kasvun ajattelutapa.

Nämä taidot voivat auttaa yksilöitä navigoimaan haastavissa tilanteissa, työskentelemään tehokkaasti tiimeissä ja kehittämään kasvun ajattelutapaa, joka auttaa jatkuvasti kehittymään ja mukautumaan työpaikan muutoksiin.

Academy of Brainille yhteistyö on merkittävä osa heidän missiotaan työskennellä inhimillisemmän työelämän puolesta. Academy of Brainin mikrokoulutusten laajentuessa Microsoftin SharePoint-intranetteihin potentiaalinen toimintakenttä moninkertaistuu niin Suomessa kuin kansainvälisestikin.

Sisäiset oppimisratkaisut mahdollistavat Solu Digitalin ja Academy of Brainin asiakkaille saumattoman pääsyn oppimiseen, alhaisemmat oppimiskynnykset, suuremmat Intran käyttöasteet ja paremman viestinnän tehokkuuden.

Solu Digital on sitoutunut kehittämään digitaalisia ratkaisuja erilaisiin organisaation tarpeisiin varmistaen sujuvan ja tietoturvallisen työn ajasta ja paikasta riippumatta. Yhdessä Academy of Brainin kanssa luomme entistä inhimillisempää ja tehokkaampaa työelämää.

Lue lisää: Kehitä osaamistasi työelämätaitojen mikro-opinnoilla

Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten

27.2.2024

Microsoft Copilot for Microsoft 365 -tekoälypalvelun käyttöönotto sujuu paremmin, kun tietoturva on kunnossa ja pääsy tarvittavaan tietoon löytyy.

Tietoturvan perusteet kuntoon

Microsoft Copilot for Microsoft 365 on valmis käyttöönotettavaksi niin suurissa kuin pienissäkin yrityksissä, mutta kuinka valmiita yritykset ovat? Microsoft suosittelee, että tietoturvaan liittyvät perusasiat saatetaan kuntoon ennen Copilotin käyttöönottoa. Mitä se tarkoittaa käytännössä?

Zero trust -ajattelu lähtee siitä, että jokainen tietoyhteys ja palvelupyyntö saattaa olla peräisin kontrolloimattomasta lähteestä, ja että kaikkia yhteyksiä ja pyyntöjä tulisi käsitellä sen mukaisesti. Se ohjaa nimensä mukaisesti olemaan koskaan luottamatta mihinkään olettamiin ja aina varmistamaan tiedon tai pyynnön alkuperän. Käytännössä tietoympäristön ylläpitäjiltä edellytetään toimia, joilla:

varmistetaan aina käyttäjien identiteetti ja käyttöoikeudet,
määritetään käyttöoikeuksia vain todelliseen tarpeeseen ja vain niin lyhyeksi aikaa kuin on välttämätöntä,
hyödynnetään saatavilla olevia käytön seurannan raportteja ja turvallisuustyökaluja jatkuvasti ja mahdollisimman kattavasti.

Koska Microsoft Copilot for Microsoft 365 avaa uudenlaisen näkymän koko organisaation tietopääomaan, on syytä varmistaa, että edellä kerrotut tietoturvan perusasiat on huomioitu ennen käyttöönottoa.

*Dall-E-kielimallipohjainen tekoälyratkaisu loi tämän kuvan Zero Trustista kehotuksestani.*

Pääsy sisältöön

Kuten uusi ja tehokas haku, tarjoaa Copilot organisaatiolle uusia näkökulmia ja reittejä tietoon. Vaikka tieto on ollut koko ajan olemassa, se on saattanut olla monilta piilossa ennen Copilotia, ja jonka myötä tieto saa uusia yleisöjä, eli uusia käyttäjiä.

SharePointin ja Teams-ryhmien sisällöstä tehdyt jakamislinkit koko organisaation kanssa eivät yleensä ole tiedossa tai käytössä kuin muutamilla käyttäjillä, mutta antavat siitä huolimatta organisaation kaikille käyttäjille pääsyn. Copilot löytää tällaisten linkkien takaa löytyvän sisällön ja perustaa käyttäjäkohtaiset vastauksensa myös niihin.

Laaja asetus, ”Yrityksen Xyz henkilöt”, on monissa SharePoint Online -sivustoissa ollut jakamisen oletusarvona käytössä jo vuosia, eivätkä käyttäjät tai ylläpito ole huomanneet tarkistaa asetuksia. Useimmiten on riittänyt, että linkki toimii sen tarkoitetuilla käyttäjillä.

Viimeistään nyt kannattaa muuttaa toimintatapaa, oletusjakamisasetuksiin kiinnittää huomiota ja Copilotin käyttöönoton yhteydessä selvittää onko jakamislinkkejä tehty sisältöön, jonka ei tulisi olla laajasti löydettävissä ja tekoälyn avulla hyödynnettävissä.

SharePoint Advanced Management (SAM) tarjoaa raportteja, joiden avulla voi tunnistaa ne sivustot, joilta jakamislinkkejä löytyy. Nämä raportit eivät kuitenkaan paljasta yksittäisiä dokumentteja, joissa tarpeetonta jakamista on käytetty, mutta ne voidaan helposti tunnistaa PowerShell-skriptin avulla ja sitten pyytää sisällön omistajia korjaamaan linkit.

SharePoint Advanced Management (SAM)kuuluu aiemmin Microsoft Syntexin nimellä tunnettuun kokonaisuuteen, joista suuri osa tunnetaan nykyisin nimellä SharePoint Premium.

SAM sisältää nimensä mukaisesti koko joukon erilaisia kontrolleja ja raportteja SharePoint-ympäristön tehokkaaseen hallinnointiin. Mukaan mahtuu esimerkiksi tiedostolatausten estämisen käytännöt, SharePointin sivustotasolla tehtyjen muutosten historiaraportit, SharePoint-kirjastojen luottamuksellisuustunnisteiden oletusarvot ja SharePoint-sivustojen elinkaarenhallinta, joitakin mainitakseni.

Kannattaa huomioida, että SAM on lisäkäyttöoikeuteen perustuva työkalu, joka laajentaa Microsoft 365 -tilaukseen sisältyviä ominaisuuksia ja tuo niiden lisäksi tarjolle kokonaan uusia. SAM-lisenssi vaaditaan organisaation kaikilta käyttäjiltä, joskaan sitä ei tarvitse kaikille osoittaa.

Tietosuojaa, tiedonkäsittelyn säädöstenmukaisuutta ja käytäntöjen noudattamista voidaan ohjata ja valvoa Microsoft Purview luottamuksellisuustunnisteiden ja -käytäntöjen avulla.

Toisenlaisen haasteen tietoon pääsylle saattaa muodostaa se, että kaikki tarpeellinen tieto ei välttämättä olekaan Copilotin ulottuvilla. Näin voi olla, koska tieto ei ole Microsoft 365:ssä. Sisällön migraatio Microsoft 365:een on joskus tarpeen ja viisasta, jos samalla päästään eroon vanhentuvista järjestelmäversioista. Se ei kuitenkaan ole välttämätön edellytys Copilotin hyödyntämiselle ulkoisten tietolähteiden kanssa:

Graph Connectorien avulla ulkoiset tietolähteet on helppo tuoda Microsoft-haun indeksoinnin ja Copilotin ulottuville.
Pluginien avulla Copilotia voidaan tehokkaasti laajentaa hyödyntämään ulkoisia tietolähteitä valmiiden ohjelmointirajapintojen yli.

Tavoitteet, kokemus ja työkalut käyttöönoton tueksi

Copilotin käyttöönoton ajuri on tietotyöntekijöiden kokema ja usein myös heidän ilmaisemansa tarve. Microsoftin mukaan 64 % tietotyöntekijöistä kokee, ettei heillä ole riittävästi aikaa ja resursseja kaikkien tehtäviensä tekemiseen. 70 % kertoo olevansa valmiit delegoimaan tekoälylle niin paljon tehtäviä kuin mahdollista.

Vaikka näiden lukujen valossa Copilotia käyttöönottavan organisaation tavoitteet saattavat vaikuttaa itsestään selviltä, voi silti olla hyvä pysähtyä hetkeksi kysymään, mitä Copilotin käyttöönotolla oikeastaan tavoitellaan ja miten näihin tavoitteisiin on mahdollista päästä.

Copilot-käyttöönotto koko organisaatiolle kannattaa turvata varmistamalla ennakkoon, vaikka epävirallisestikin, ylimmän johdon, lakiasioista vastaavien, IT-palveluiden ja liiketoimintajohdon tuki.

Aiemmin toteutettu pilotti Copilotin kanssa on hyvä purkaa käyttöönotosta vastaavan työryhmän kesken, saatavilla olevaa metriikkaa ja raportointia unohtamatta. Mahdollisesti havaitut ongelmat ja epäilykset on hyvä nostaa pöydälle. Jos pilottia vielä ei ole tehty, siitä kannattaa aloittaa.

Organisaation Copilot-edelläkävijöitä kannattaa pyytää mukaan tukemaan ja auttamaan sekä neuvomaan muita esimerkiksi kehotteiden kirjoittamisen kanssa. Copilot for Microsoft 365 lab on kätevä työkalu, jonka tarkoitus on auttaa kaikkia käyttäjiä harjaantumaan turvalliseen vuorovaikutukseen Copilotin kanssa. Microsoftin tekoälyn apu ja oppiminen -sivusto tarjoaa vinkkejä siihen, kuinka Copilot for Microsoft 365 ja muut Copilotit saadaan tehokäyttöön.

Lue lisää tekoälystä:

Ota yhteyttä, niin autamme varmistamaan, että organisaatiosi on valmis ottamaan Copilotin käyttöön sujuvasti!

Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner

SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan

27.2.2024

Microsoft SharePoint Premium tarjoaa joukon lisäominaisuuksia, joiden avulla SharePoint-ympäristöjen ja niiden sisältöjen käyttö ja hallinta helpottuvat.

*Dall-E-kielimallipohjaisen tekoälyratkaisun tulkinta SharePoint Premiumista kehotukseni mukaisesti.*

Mikä on SharePoint Premium?

Microsoftin uudella SharePoint-tuotteella on tyypilliseen tapaan ehtinyt olla jo useita nimiä, mutta tällä kertaa nimenvaihdosta ja viimeisintä nimeä voi pitää onnistuneena. SharePoint Premium tarjoaa nimensä mukaisesti ensiluokkaisia ominaisuuksia ja toimintoja organisaatioille, jotka tarvitsevat enemmän kuin tavalliseen SharePoint Online -tilaukseen sisältyy.

SharePoint Premium -palveluista kuultiin ensimmäisen kerran Project Cortexin nimellä. Esikatseluversioina niitä tuli tarjolle ensin SharePoint Syntex ja sittemmin Microsoft Syntex -nimien alla. Edelleen osa dokumentaatiosta kantaa Syntex-nimeä, eikä sitä vielä kannata kokonaan unohtaa. Toisaalta, vaikka SharePoint Premiumin palveluvalikoima hieman poikkeaakin Microsoft Syntexin valikoimasta, on kyse kuitenkin samasta tuotteesta.

Tuotteena se on vielä ehkä hieman hankalasti hahmotettava, sillä se sisältää joukon hyvin erilaisia lisäominaisuuksia, joiden suurin yhteinen tekijä on se, että ne jollakin tavalla laajentavat SharePointin ominaisuusvalikoimaa ja käyttökokemusta.

Mitä SharePoint Premium tarjoaa?

Suurin osa palveluista on tätä kirjoittaessa jo julkisesti saatavilla joko esikatselu- tai tuotantoversiona, joskaan aivan kaikki eivät ole vielä saatavilla eurooppalaisille käyttäjille. Hidastava tekijä lienee tarvittavien konesalipalveluiden skaalaaminen maantieteellisesti oikeilla alueilla. Eurooppalaisten käyttäjien dataa ei voida eurooppalaisen tietosuojakäytännön ja Microsoftin ja EU:n välisten sopimusten nojalla tallentaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle edes tilapäisesti.

SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoima on suorastaan hengästyttävän pitkä:

Microsoft 365 Archive
- Microsoft 365 Archive (esikatselu) tarjoaa natiivin, Microsoft 365 -palvelun sisään integroidun sähköisen arkiston, johon toistaiseksi voidaan siirtää vain kokonaisia SharePoint-sivustoja ja Microsoft Teams -ryhmiä.
- Palvelun hinnoittelu perustuu arkistoidun datan määrään. Palvelua voi suositella lähinnä sellaisille organisaatioille, jotka joutuvat maksamaan SharePoint Online -lisätallennustilasta, koska Microsoft 365 Archiven tallennustilan hinta on noin kolmanneksen SharePoint Online -lisätallennustilan hinnasta.
- Arkistoitujen sivustojen sisältöön ei ole pääsyä, vaan ne on palautettava eli uudelleenaktivoitava, jos sisältöä arkistoinnin jälkeen tarvitaan. Myös palauttaminen on maksullista.
Microsoft 365 Backup
- Microsoft 365 Backup (esikatselu)on helppokäyttöinen ja kustannustehokas varmistuspalvelu SharePoint Exchange ja OneDrive -sisällöille. Palvelun avulla organisaatiot voivat esimerkiksi turvata toimintansa jatkuvuutta ja suojautua ransomware-hyökkäyksiltä.
- Palvelun piiriin valitaan halutut sisällöt, jotka ovat sen jälkeen palautettavissa palautuspisteisiin, joita on 15 minuutin välein viimeisen 14 päivän ajalta ja sitä edeltävältä ajalta viikon välein, aina vuoden taakse. Sitä edeltävältä ajalta sisältöjä ei voida palauttaa.
Sisällön prosessointi
- Sisällön prosessointitarjoaa joukon erilaisia tekoälymalleja, joiden avulla sisältöä voidaan automaattisesti tunnistaa ja poimia dokumenteista tietoa hyödynnettäväksi.
- Valtaosa Microsoft 365 -palveluita käyttävien organisaatioiden datasta on ei-rakenteisessa muodossa. Käytännössä tästä vain murto-osa on informaatiota ja suurin osa esitystapaa ja muuta ohjailutietoa.
  - Itse informaatiosisällöstäkin usein vain pieni osa on käyttökelpoista ja tarpeellista jatkohyödyntämisen kannalta ja juuri tämän arvokkaan sisällön tunnistamisessa ja poimimisessa sisällön prosessointi voi olla hyödyksi.
  - Esimerkiksi automaattinen lomaketunnistus ja laskujen tietojen poimiminen jonkin toistuvan merkkijonon perusteella ovat tällaisia käyttötapauksia.
Sisältökysely
- Sisältökysely on edistyneempi Microsoft-haku SharePoint-kirjastoissa. Se mahdollistaa metatietosarakkeiden perusteella tehtäviä hakurajauksia helposti ja nopeasti hakukäyttöliittymässä.
Optinen merkintunnistus
- Optinen merkintunnistus eli OCRvoi olla tarpeen, kun digitaalisia dokumentteja halutaan luoda kuvatiedostoista, jotka sisältävät esimerkiksi painettua tai käsin kirjoitettua tekstiä.
Reunahuomautukset
- Reunahuomautukset .pdf- (ja .ai-, .dwg-, .epub-, .rtf-, sekä .tiff-) dokumentteihin joko itselle tai muiden käyttäjien kanssa yhteisiksi tarkoitettuina mahdollistavat ei-muokattavien dokumenttien kommentoinnin ja muistiinpanojen lisäämisen niihin.
Kuvien merkitseminen
- Kuvien merkitseminen eli tunnisteiden (tagien) muodostaminen tekoälyn avulla ja niiden lisääminen hallittujen metatietojen Kuvatunnisteet-sarakkeeseen automaattisesti.
SharePoint eSignature
- SharePoint eSignature (vain USA)eli natiivi sähköisen allekirjoituksen palvelu on tällä hetkellä saatavissa USA:n markkina-alueella ja tulossa saataville muualla maailmassa vuoden 2024 aikana. Alkuun tämä palvelu tukee vain pdf-tiedostoja.
Taksonomialuokitukset
- Taksonomialuokitukset eliTaxonomy tagging analysoi dokumenttien sisällön generatiivisen tekoälyn avulla ja valitsee annetun hallittujen metatietojen termijoukon termeistä dokumentin sisältöä kuvaavat metatiedot automaattisesti.
- Tunnistaminen ei perustu ainoastaan avainsanojen etsimiseen dokumentin sisällöstä, vaan sen sisällön semanttiseen analyysiin eli sen merkityssisällön tulkintaan tekoälyn avulla.
Sisällön koostaminen
- Sisällön koostaminenmodernien tiedostomallien avulla soveltuu käytettäväksi, kun on tarpeen luoda vakiomuotoisia asiakirjoja, joissa vain tietyt osat sisällöstä muuttuvat.
- Muuttuviin osiin sisältö voidaan tuoda joko käyttäjän antamasta syötteestä, jonkin toisen dokumentin tai luettelokohteen metatiedoista tai vaikkapa Power Automate -työnkulun avulla ja täten muuttaa koko dokumentin luonti automaattiseksi. Sisällön koostaminen tukee toistaiseksi vain MS Word-tiedostoja.
- Metatietojen pohjalta täydennettävän sisällön ohella modernit tiedostomallit tukevat myös ehdollisia osia siten, että esimerkiksi valitsemalla jonkin tietyn metatietoarvon, dokumenttiin lisätään kappale tai osio, jota ei muuten näytettäisi.
SharePoint Embedded
- SharePoint Embedded tarjoaa uuden tavan hallita tiedostoja ja asiakirjoja osana mitä tahansa sovellusta, sisällyttäen mukaan Microsoft 365 -ominaisuuksia, kuten yhteistyön ja yhdenmukaisuusvaatimusten sekä sisällön hallintaa.
- SharePoint Embedded tarjoaa API-pohjaisen mallin sisältösovellusten rakentamiseen ilman valmista käyttöliittymää.

Täydentyvä ominaisuusvalikoima

Tuoreimpina tulokkaina SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoimaan Microsoft ilmoitti 16.2.2024 käännösten SharePoint Premium Translations -palvelun olevan pian julkisesti saatavilla. Palvelun on tarkoitus mahdollistaa kokonaisten dokumenttien kääntäminen kieleltä toiselle automaattisesti ja muotoilut säilyttäen. Palvelu tukee 110 eri kieltä, joukossa on myös suomen kieli.

SharePoint Premium Autofill columns eli metatietojen automaattinen täydentäminen on tulossa vuoden 2024 aikana. Kilkkailtavan demon perusteella se näyttää hieman samankaltaiselta kuin taksonomialuokitukset, mutta SharePoint Premium Autofill columns mahdollistaa eri tyyppisten metatietosarakkeiden tekoälyohjatun luomisen ja arvojen populoimisen esimerkkien ja tekoälyn avulla.

Mitä SharePoint Premium maksaa?

SharePoint Premiumilla on kaksi erilaista hinnoittelumallia: käytön mukaan laskutettava pay-as-you-go ja käyttäjäkohtaisesti lisensoitu per-user-malli. SharePoint Premium tulee (todennäköisesti) jatkossa perustumaan vain käytön mukaan laskutettaviin palveluihin Microsoft Syntex SharePoint Advanced Managementin muututtua omaksi tuotteekseen ja käyttäjäkohtaisen lisenssinsä alle.

SharePoint Premium pay-as-you-go-palvelut edellyttävät Azure-tilausta ja ne laskutetaan toteutuneen käytön perusteella sen kautta. Esimerkiksi palveluna saatava generatiivisen tekoälyn hyödyntämiseen perustuva automaattinen metatietojen luokitusmerkintä maksaa $0,05/tapahtuma: Käytön mukaan laskuteltavat palvelut ja Microsoft Syntex hinnoittelu – Microsoft Syntex | Microsoft Learn

Jotkin palvelut, esimerkiksi sisältökysely eli Content Query on meneillään olevan Kokeile Microsoft Syntex ja tutustu sen palveluihin – Microsoft Syntex | Microsoft Learn -kampanjan aikana, eli 30.6.2024 asti, maksuttomia.

SharePoint Premium vai Copilot?

SharePoint Premium ei ole osa Copilot -tuoteperhettä, vaikka selviä yhtymäkohtiakin löytyy. Molemmat voivat olla osa organisaation tekoälystrategian toteuttamissuunnitelmaa.

Siinä missä Copilot on paremminkin henkilökohtainen tuottavuustyökalu, on SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoima suunniteltu tukemaan liiketoiminnan ja tiedonhallinnan prosesseja tietyissä tarkkaan mietityissä käyttötapauksissa. Osa SharePoint Premiumin ominaisuusvalikoimasta tuo tekoälyn osaksi käyttäjäkokemusta ja käyttäjän vuorovaikutusta sisältöjensä kanssa.

Lue lisää tekoälystä:

Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner

Tiedosta kilpailuetusi

15.2.2024

Organisaation kerryttämä ja omistama tieto on arvokasta pääomaa, joka vaatii kunnollisen infrastruktuurin. Kuinka tehokkaasti organisaatiossasi hyödynnetään tietoa?

Mikä on sinun organisaatiosi kilpailuetu tietopääomassa? Onko organisaatiollasi tietoa palveluidenne tai tuotteittenne käytöstä? Onko teillä metriikkaa asiakkailta, josta voisi tuottaa syötettä asiakkaille vertailutietona ja keinona kehittää heidän omaa toimintaansa? Onko tilaus-toimitusprosessista saatavasta tiedosta mahdollista luoda kilpailuetua?

Tieto on yksi tärkeimpiä omaisuuseriä, jonka hyödyntämisessä on runsaasti potentiaalia. Tiedon avulla voidaan tarjota eväitä suorituskyvyn nostamiseksi ja tehostamiseksi sekä luoda uusia innovaatioita. Tietopääomaa voidaan hyödyntää sisäisesti sekä asiakkaiden ja kumppanien kanssa. Miten tieto näkyy organisaatiosi visiossa ja strategiassa?

Tietorakeista tietorakenteiksi

Tietopääomaa rakennetaan ja kulutetaan. Rakentamisen osalta olemme havainneet, että usein tieto on epäformaalia, dokumentaatio on puutteellista tai metatiedot puuttuvat. Nämä aiheuttavat manuaalista työtä ja tieto ei välttämättä kumuloidu myöhemmin käytettäväksi, vaan se on kertaluonteista. Tietopääoma vaatii kunnollista infrastruktuuria.

Tiedon rakentajia ovat oma henkilöstö, asiakkaat ja kumppanit, eli ne samat roolit, jotka kuluttavat tietoa.

Henkilöstön hiljaisen tiedon tekeminen näkyväksi ja dokumentoiduksi edistää tietopääoman kerryttämistä. Työntekijät ovat organisaation sydän. Kun he tuntevat, että heidän panostansa ja näkemystänsä arvostetaan, he ovat motivoituneempia jakamaan osaamistaan. Luo foorumeita, kuten työpajoja ja verkostoitumistilaisuuksia, joissa työntekijät voivat vaihtaa ideoitaan ja oppia toisiltaan.

Asiakkaat ovat kullanarvoisia tietolähteitä. Kerää palautetta, seuraa asiakaskokemuksia ja jaa näitä tietoja organisaatiosi kanssa. Tämä ei ainoastaan paranna asiakastyytyväisyyttä, vaan antaa myös organisaatiollesi arvokasta tietoa markkinoiden tarpeista ja trendeistä.

Kumppaneiden kanssa jaetut tiedot voivat synnyttää tehokkaita liiketoimintamalleja. Yhdistä voimavarat ja osaaminen yhteisten hankkeiden kautta. Tämä luo synergiaa, joka auttaa kaikkia osapuolia kasvamaan ja menestymään yhdessä.

Sijoittajat etsivät organisaatioita, jotka ovat vahvoja tietopääomansa suhteen. Näytä heille, kuinka organisaatiosi hyödyntää tietoa kilpailuetuna. Tiedon läpinäkyvyys luo luottamusta ja antaa sijoittajille vahvan perustan uskoa organisaatiosi menestymiseen.

Tunnista sidosryhmien tietotarpeet

Sidosryhmillä on omat tietotarpeensa. Sisäisten sidosryhmien tietotarpeet voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin:

Miten tehdä parempia ja nopeampia päätöksiä pohjautuen faktoihin, todisteisiin ja analyyseihin
Resurssien, prosessien ja työnkulkujen optimointi tunnistamalla pullonkaulat, aukot ja mahdollisuudet kehittämiselle
Uusien ideoiden, ratkaisujen ja mahdollisuuksien löytäminen kilpailuedun kehittämiseksi.

Ulkoiset sidosryhmät ovat organisaation ulkopuolisia tahoja, joilla on kiinnostus tai vaikutus organisaatiosi toimiin ja tuotoksiin. Heidän tietotarpeensa voivat olla esimerkiksi seuraavia:

Asiakkaiden käyttäytymisen ja tarpeiden tunnistaminen sekä ennakointi
Koordinointi ja yhteistyö tilaus-toimitusprosessin tehostamiseksi läpi arvoketjun jakamalla tietoa, näkymiä ja parhaita käytäntöjä
Varmistuminen siitä, että yhteistyön tuotokset noudattavat toimialan regulaatiota ja säädöksiä tarjoamalla tarkkaa, kattavaa ja ajantasaista raportointia ja dokumentaatiota.

Tee tiedosta kilpailuetu

Hyödynnä ja kehitä tietopääomaa kuten mitä tahansa muuta resurssia.

Määrittele organisaatiosi visio ja strategia sekä määrittele kuinka tieto tukee niitä.
Tunnista avainsidosryhmät, heidän tarpeensa, kiinnostuksen kohteet ja tavoitteet.
Arvioi nykyinen tietopääomasi ja puutteet.
Luo tietostrategia ja tiekartta, joka hahmottelee tavoitteet, painopisteet ja toimenpiteet oman tietovarannon hyödyntämiseksi.
Ota käyttöön ja monitoroi tietostrategiaasi ja tiekarttaa mitaten lopputulemia ja vaikutuksia.

Olisiko esimerkiksi asiakastieto, josta olisi hyvä lähteä liikkeelle? Tunnistetaan mitä asiakastietoa löytyy järjestelmistä ja mitä kertaluonteisista exceleistä ja powerpointeista sekä miten tieto voitaisiin rakenteistaa ja raportoida dimensioittain.

Tai toimittajatieto osana vastuullisuutta; tiedämmekö mitä laatu- ja vastuullisuussertifikaatteja toimittajalla on ja milloin ne erääntyvät, ja mitä tai kuinka paljon kukin toimittajista meille toimittavat?

Kiinnostaisiko keskustella aiheesta lisää ja tutkia miten Microsoftin tarjoamat tekoälypalvelut ja muut resurssit voivat edistää tietopääoman kehittämistä ja hyödyntämistä?

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää!

Lue lisää tekoälystä:

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä boteista

8.1.2024

Microsoft Teamsissa käytettävät botit tehostavat Teamsin käyttöä automatisoiduilla toimenpiteillä. Lue vinkit Teams-bottien ominaisuuksista.

Botit eli automatisoidut ohjelmat ovat yksi tapa tehostaa Microsoft Teamsin käyttöä. Niitä voidaan käyttää parantamaan tehokkuutta automatisoimalla tehtäviä.

Microsoft Teamsissa on käytössä erilaisia botteja, kuten esimerkiksi:

Botit, jotka tarjoavat käyttäjille apua ja tukea tarjoamalla vastauksia käyttäjien kysymyksiin.
Botit, jotka auttavat käyttäjiä luomaan kokouksia, hallitsemaan kalenteria ja aikatauluttamaan tapahtumia.
Botit, jotka automatisoivat arkipäiväisiä tehtäviä, kuten raporttien luomisen ja tiedostojen hallinnan.
Botit, joiden avulla käyttäjät voivat kommunikoida keskenään ja lähettää viestejä.

Microsoft Teamsissa käytettävien bottien avulla organisaatiot voivat automatisoida arkipäiväisiä tehtäviä ja sujuvoittaa työnkulkuja, jotta työntekijät voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.

Botit auttavat myös luomaan yksilöllisiä kokemuksia käyttäjille, jolloin he voivat nopeasti ja helposti saada tarvitsemansa tiedot.

Bottien käytön avulla:

Aikaa säästyy
Tehokkuus ja tuottavuus paranevat ja
Virheet vähenevät.

Vinkki 1: Etsi henkilöitä organisaatiossasi

Microsoftin julkaisema Who-botti kertoo organisaation työntekijöistä, kuten esimerkiksi kenen esihenkilö joku on, minkä parissa eri henkilöt työskentelevät ja ketkä ovat jonkun henkilön kollegoja.

Botti on kätevä työkalu erityisesti suurissa organisaatioissa, joissa työskentelee satoja tai tuhansia henkilöitä.

Klikkaa Teamsin vasemman puoleisesta palkista auki kohta Sovellukset ja kirjoita who hakukenttään. Klikkaa Lisää ja Teams lisää botin avaamalla uuden keskusteluikkunan botin kanssa.

Jotta botti voi etsiä tietoa, sinun tulee klikata kohtaa Allow.

Voit kokeilla botin antamia hakukomentoja.

Botti vastaa komentoosi etsimällä tietoa Microsoft 365 -ympäristöstä.

Kun viet hiiren kursorin viestikenttään ja painat välilyöntiä, saat ehdotuksia ja selityksiä eri hakukomennoille.

Vinkki 2: Luo kyselyjä helposti ja nopeasti

Microsoftin Polls-sovellus toimii kätevästi myös bottina.

Klikkaa Teamsin vasemman puoleisesta palkista auki kohta Sovellukset ja kirjoita polls hakukenttään. Klikkaa Lisää, jos sovellusta ei ole vielä asennettu Teamsiisi, tai klikkaa alasvetovalikkoa Avaa-napin vieressä ja valitse haluatko lisätä Polls-sovelluksen tiimin kanavalle, keskusteluun tai kokoukseen.

Kirjoita tiimin nimi ja valitse haluamasi kanava ja klikkaa määritä botti.

Teams lisää botin valitsemaasi kanavaan ja viestikenttään ilmestyy @Polls, paina enter ja Polls-botin ilmoitus aukeaa kanavan keskusteluun.

Kirjoita viestikenttään @Forms ja kyselyn kysymys. Erottele eri vaihtoehdot pilkulla. Keskustelun osallistujat voivat vastata kyselyyn helposti ja nopeasti.

Vinkki 3: Kerää tietoa

Microsoft Power Automate tarjoaa rajattomasti mahdollisuuksia automatisoida erilaisia tehtäviä. Power Automatella luodulla botilla voi esimerkiksi kerätä tietoa helposti.

Käyttäjän tarvitsee vain täyttää lomakkeen tietokentät suoraan Teams-keskustelussa ja tiedot tallentuvat automaatioon määritettyyn sijaintiin.

Vinkki 4: Automatisoi uusien Teams-ryhmien luonti

Solu 365 -automaatiotyökalumme auttaa luomaan Teams-ryhmiä organisaation ennalta määritettyjen asetusten mukaisesti.

Solu 365 botti ohjeistaa käyttäjää vaihe vaiheelta uuden Teams-ryhmän luomisessa.

Vahvistuksen jälkeen uusi Teams-ryhmä luodaan automaattisesti tilaajan syöttämien tietojen perusteella.

Epäselvissä tilanteissa botti antaa muita vaihtoehtoja käyttäjälle, jotta uusi Teams-ryhmä voidaan luoda lomakkeen avulla tai tukipyyntönä esimerkiksi organisaation IT-osastolle.

Vinkki 5: Tehosta työskentelyä

Microsoftin sovellusvalikoimasta löytyy suuri määrä bottisovelluksia erilaisiin tarkoituksiin.

Klikkaa vasemmasta reunasta Sovellukset ja kirjoita hakukenttään bot, jonka avulla hakutuloksiin suodattuu bottisovellukset.

Mikäli tarjolla olevista bottisovelluksista ei löydy omiin tarpeisiin sopivaa ratkaisua, voi räätälöidyn botin rakentaminen olla tarpeen.

Botin rakentaminen Teamsiin IT-yrityksen toimesta on yleisesti ottaen kustannustehokasta, eikä se vie paljon aikaa, kun tarvittavan botin toiminnallisuudet ja esimerkiksi liittämiset eri tietolähteisiin eivät ole kovin monimutkaisia.

Lue lisää vinkkejämme Teams-käytön tehostamiseen:

Onko organisaatiossasi arkipäiväisiä tehtäviä, joiden automatisointi kannattaa? Ota yhteyttä ja suunnittelemme tarpeisiinne parhaiten sopivan automaatioratkaisun!

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner

Tehosta toimintaa Microsoft Bookingsin ja Power Automate -liittimen avulla

11.12.2023

Microsoft Bookings tapaamisten ajanvaraukseen tehostaa minkä tahansa organisaation toimintaa automatisoimalla prosesseja Power Automate -liittimen avulla.

Nykypäivän hektisessä maailmassa Microsoft Bookings tarjoaa tehokkaan työkalun tapaamisten varaukseen ja hallintaan, yksinkertaistaen tapaamisten varausprosessia kaikille yrityksille tai organisaatioille.

Työkalun avulla asiakastapaamisten aikataulujen tekeminen helpottuu ja yritysten kalentereiden hallinta onnistuu saumattomasti.

Microsoft tarjoaa Power Automate -liittimen, jonka avulla yritykset voivat automatisoida ja optimoida tapaamisten hallinnan työnkulkujaan ja hyödyntää Microsoft Bookingsin ominaisuuksia entistä paremmin.

Microsoft Bookings helppoon tapaamisten varaukseen

Microsoft Bookings on käyttäjäystävällinen tapaamisten aikataulutussovellus varauksien vaivattomaan hallintaan. Sen avulla asiakkaat voivat itse varata aikoja yrityksen henkilöstön ja palveluiden saatavuuden perusteella verkkosivujen kautta.

Yksinkertainen ja helposti muokattava käyttöliittymä auttaa säästämään minkä tahansa palvelukeskeisen yrityksen tai organisaation sekä sen asiakkaiden aikaa ja vaivaa välttämällä ajanvaraukseen liittyvät sähköpostikeskustelut tai puhelut.

Muokattavat varaussivut: Yritykset voivat luoda oman brändin mukaisia henkilökohtaisia varaussivuja sekä määritellä tarjolla olevia palveluita, henkilöstön saatavuutta ja aikataulusääntöjä.
Verkko- ja mobiilikäyttö: Asiakkaat voivat käyttää varausjärjestelmää millä tahansa Internet-yhteydellä varustetulla laitteella, varmistaen vaivattoman käyttömukavuuden.
Henkilöstön hallinta: Yritykset voivat hallita henkilöstökalentereita, määrätä palveluita tietyille tiimin jäsenille ja asettaa yksilöllisiä työaikoja.
Automaattiset muistutukset: Automaattiset sähköpostivahvistukset ja -muistutukset auttavat vähentämään saapumatta jättämistä ja pitämään sekä asiakkaat että henkilökunta ajan tasalla.
Kalenterin integrointi: Varaukset synkronoidaan saumattomasti Outlookin ja muiden kalentereiden kanssa, jolloin vältetään kaksinkertaiset varaukset ja muut päällekkäisyydet.

***Microsoft Bookings sujuvoittaa palveluiden ajanvarausta kätevästi myös mobiililaitteilla.***

Microsoft Bookings ja Microsoft Power Automate -työnkulut

Microsoft Power Automate on automaatioalusta, jonka avulla käyttäjät voivat luoda työnkulkuja toistuvien tehtävien ja prosessien automatisoimiseksi.

Integroimalla Microsoft Bookingsin Power Automateen sen erillisen liittimen kautta, organisaatiot voivat hyödyntää automaation tehoa tuottavuuden parantamiseksi ja saumattoman kokemuksen tarjoamiseksi asiakkaille.

Kyseinen liitin yhdistää Microsoft Bookingsin ja muut Power Automaten tukemat sovellukset, palvelut ja tietolähteet. Sen avulla käyttäjät voivat luoda automaattisia työnkulkuja, jotka käynnistyvät esimerkiksi tietyistä varausprosessin tapahtumista, tai integroida varaustiedot muihin liiketoimintatyökaluihin kuten asiakkuudenhallintajärjestelmään.

Power Automate -liittimen avulla voi esimerkiksi automatisoida:

ajanvarauksen vahvistuksen lähettämisen tarvittavine tietoineen ja kalenteriliitteineen sekä muistutukset sähköpostitse ja tekstiviestitse
henkilöstön kalenterien synkronoinnin uusien tapaamisten ajanvarauksen yhteydessä
ilmoitukset ja hälytykset henkilökunnalle uusista varauksista tai aikataulujen muutoksista
tapaamisen jälkeisen seurannan esimerkiksi lähettämällä seurantasähköposteja tai kyselyjä palauteen keräämiseksi ja asiakastyytyväisyyden parantamiseksi
asiakastietojen synkronoinnin muihin liiketoimintatyökaluihin, kuten CRM-järjestelmiin
ajanvarausten raportoinnin tukemaan päätöksentekoa ja resurssien allokointia
tapaamisen uudelleenjärjestelyn tarkistamaan henkilöstön saatavuuden ja ehdottamaan vaihtoehtoisia tapaamisaikoja
varauksen peruutuksen hallinnan esimerkiksi ilmoittamaan henkilökunnalle, lähettämään peruutusvahvistuksen asiakkaalle ja vapauttamaan peruuntunutta ajankohtaa muille varauksille.

Automatisoimalla toistuvia tehtäviä ja hyödyntämällä erilaisia viestintäkanavia, organisaatiot voivat optimoida ajanvarausprosessinsa, tehostaa asiakkaiden sitoutumista sujuvalla vuorovaikutuksella ja edistämään suhteita eri sidosryhmien kanssa virtaviivaistamalla toimintaansa tehokkaasti.

Hyödyntämällä Microsoft Bookingsia yhdistettynä Microsoft Power Automate -liittimeen, organisaatiot voivat keskittyä tarjoamaan huippuluokan palveluita ja luomaan mielekkäitä asiakaskokemuksia.

Lue lisää Power Platformista:

NRC Group tehostaa projektityöskentelyä Solu 365 -automaatiotyökalulla

29.11.2023

NRC Group helpottaa henkilöstön työskentelyä helppokäyttöisellä ja mobiilisti toimivalla Solu 365 -työkalulla, jolla projektikohtaiset tiedot, tiedostot, Teams-keskustelut ja dokumenttipohjat pysyvät järjestyksessä.

Raideinfran rakentajana ja kunnossapitäjänä toimivassa NRC Groupissa työskentelee Suomessa noin 1000 henkilöä eri puolella Suomea.

Projektien lisäksi henkilöstöä työskentelee yrityksen viidellä päätoimistolla sekä alueellisissa projektitoimistoissa yhteensä 17 paikkakunnalla Suomessa, joten mobiilisti työskentely on ensisijaisen tärkeää niin kentällä kuin toimistossa.

Kun Microsoft SharePointin alustalla toimiva dokumentinhallintajärjestelmä tuli tiensä päähän, tietohallinto aloitti uuden ratkaisun etsimisen toteuttamalla tarvekartoituskyselyn henkilöstölle.

Kysely toi paljon arvokasta ja yksityiskohtaista palautetta siitä, millainen ratkaisu palvelisi henkilöstön tarpeita parhaiten.

”Tämä mobiilikäyttöisyys oli tärkeä asia, joka nousi esille, kertoo Head of Group IT Anu Asikainen NRC Group tietohallinnosta.

Uuden ratkaisun toivottiin olevan myös yksinkertainen ja helppokäyttöinen.

”Tiedostot ja tiedot olivat erillisessä ympäristössä, joka oli vähän hankalammin tavoitettavissa, kun sinne piti mennä aina selaimella ja kirjautua, niin halusimme siihen jotain helpompaa ratkaisua. Se on sitten ollut tämä Teams-ratkaisu, jota kautta pystymme hallinnoimaan meidän kaikki tiedot ja tiedostot”, kertoo NRC:llä projekti-insinöörinä työskentelevä Tommi Ilola.

Keväällä 2023 NRC:llä otettiin koko henkilöstön käyttöön Solu Digitalin kehittämä Solu 365 -automaatiotyökalu, jonka kautta myös dokumenttien mallipohjat ovat kätevästi saatavilla projektikohtaisen tiedon, tiedostojen ja keskustelujen lisäksi. Tommin mukaan työskentelyä helpottaa myös se, että työkalun saa linkitettyä työntekijän oman tietokoneen resurssienhallintaan.

Konsernin IT Service Manager Ann Heinonen kokee Solu 365 -työkalun auttavan myös laajemmassa mittakaavassa: ”Mitä paremmin meidän porukkamme osaa sitä Teamsia käyttää tämän ratkaisun takia, niin he pystyvät hyödyntämään sitä myös muussa työskentelyssään, että se on aina vaan plussaa kaikki mitä he oppivat siitä miten he käyttävät Teamsia.”

”Olemme olleet tosi tyytyväisiä, että päädyimme tähän ja ne kaikki vaatimukset saatiin täytettyä näillä Microsoftin työkaluilla”, Anu toteaa.

Yhteistyö Solun kanssa jatkuu kehitysprojektien parissa ja tulevaisuudessa Ann sekä Anu uskovat kääntyvänsä Solun asiantuntijoiden puoleen herkästi.

Lue koko artikkeli NRC Group Finlandin ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä

Tutustu muihin asiakastarinoihimme:

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä välilehdistä

15.11.2023

Microsoft Teamsin kanavien välilehdet tarjoavat monia mahdollisuuksia yhdistää eri tietolähteitä ja tehostaa työskentelyä. Lue vinkit tietolähteiden integroimiseen.

Microsoft Teams toimii tietotyön keskuksena, johon voi yhdistää eri tietolähteitä. Eri kanavien välilehtiä voi hyödyntää esimerkiksi yksittäisistä dokumenteista, SharePointista, Plannerista, Power BI:stä ja Power Appsista peräisin olevien tietojen integroimiseen.

Yhdistämällä eri tietolähteitä Microsoft Teams -välilehtiin käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä reaaliajassa kollegoiden ja muiden sidosryhmien kanssa, jakaa tietoa ja tehdä päätöksiä nopeammin.

Lue vinkkimme kuinka helppoa tietojen integroiminen on Microsoft Teamsin välilehtiä käyttäen.

Vinkki 1: Lisää dokumentteja

Jos tiimilläsi on käytössä usein työstettyjä dokumentteja, niiden lisääminen kanavan välilehdelle kannattaa.

Klikkaamalla kanavan välilehden +-kuvaketta voit valita vaihtoehdoista Word, PowerPoint ja Excel. Tämä avaa ikkunan, jossa voit valita tiedoston joko omalta tietokoneelta tai jaetuista kirjastoista eli eri tiimien ja kanavien SharePoint-sivustoista.

Vinkki 2: Lisää SharePoint-sivu tai sivusto

Kanavan välilehti voi linkittää SharePoint-sivustoon. Tämän välilehden avulla käyttäjät voivat käyttää ja tarkastella SharePointiin tallennettuja asiakirjoja ja muita tietoja.

Lisää SharePoint-sivu välilehdelle klikkaamalla +-kuvaketta kanavavälilehdellä ja valitse Sivusto lisätäksesi SharePoint-sivuston.

Tämä avaa ikkunan, johon käyttäjät voivat kirjoittaa SharePoint-sivuston osoitteen. Voit valita lähetetäänkö kanavalle ilmoitus lisätystä välilehdestä.

Kun osoite on syötetty, välilehti lisätään kanavaan.

Voit myös lisätä erillisen SharePoint-sivun välilehdelle valitsemalla SharePoint.

Tällöin voit valita uuteen ikkunaan avautuvista vaihtoehdoista sivun joko kyseisen Teams-ryhmän SharePoint-sivustosta tai mistä tahansa organisaation SharePoint-sivustosta.

Vinkki 3: Lisää Planner

Microsoft Planner helpottaa tehtävien ja projektinhallintaa, kun tehtäviä voi luoda ja jakaa tiimin jäsenille sekä seurata työn edistymistä suoraan Teamsista.

Lisää Planner-välilehdelle klikkaamalla +-kuvaketta kanavan välilehdellä ja valitse Tasks – Planner ja To-Do.

Tämä avaa ikkunan, jossa voit valita suunnitelman käytettävissä olevien suunnitelmien luettelosta, mikäli sellaisia jo löytyy kyseisestä tiimistä. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden suunnitelman.

Vinkki 4: Lisää Power BI

Microsoft Power BI:llä luotuja raportteja ja visualisointeja voi liittää kanavan välilehdille nopeaa ja vaivatonta tietojen tarkastelua varten.

Lisää Power BI -välilehti klikkaamalla kanavan välilehden +-kuvaketta ja valitse Power BI. Jos sovellusta ei näy listassa, klikkaa kohtaa Näytä kaikki tai kirjoittamalla hakukenttään Power BI.

Uuden ikkunan avautuessa, kikkaa Tallenna ja Teams lisää Power BI -välilehden kanavalle.

Valitse haluamasi työtila tai sovellus uuteen ikkunaan avautuvista vaihtoehdoista. Voit myös lisätä sinulle jaettuja resursseja.

Vinkki 5: Lisää Power Apps-sovellus

Microsoft Power Appsin avulla luotuja sovelluksia voi myös lisätä välilehdelle.

Lisää Power Apps -välilehti klikkaamalla kanavan välilehden +-kuvaketta ja valitse Power Apps.

Tämä avaa ikkunan, jossa voit valita sovelluksen käytettävissä olevien sovellusten luettelosta.

Kun sovellus on valittu, välilehti lisätään kanavaan.

Tehosta työskentelyä yhdistämällä eri tietolähteitä

Eri tietolähteiden yhdistäminen Teams-välilehtiin tehostaa työnkulkua ja tarjoaa käyttäjille nopean ja helpon pääsyn tarvittuihin tietoihin yhdestä paikasta. Lisäksi tietolähteiden hyödyntäminen auttaa saamaan paremman näkyvyyden tiimin työhön ja prosesseihin, jolloin tiimin jäsenet voivat tehdä tietoisempia päätöksiä.

Lue lisää vinkkejämme Teams-käytön tehostamiseen: