Intranet parantaa viestintää, tukee yhteistyötä ja vahvistaa organisaatiokulttuuria, tarjoten tehokkaat työkalut tiedonhallintaan ja jatkuvaan osaamisen kehittämiseen.

Intranet on olennainen työkalu organisaatioille sen keskittäessä viestinnän, tiedonhallinnan ja yhteistyön yhteen alustaan, parantaen näin tehokkuutta ja työntekijöiden sitoutumista.

Intranetin roolin tärkeys organisaatioiden päivittäisessä toiminnassa on kasvanut merkittävästi hybridi- ja etätyön yleistyttyä viime vuosien aikana. Hyvin suunniteltu intranet toimii keskeisenä viestinnän ja yhteistyön alustana, joka auttaa organisaatioita pitämään työntekijät yhteydessä ja sitoutuneina, riippumatta heidän sijainnistaan.

Intranet tuo helppokäyttöisyyttä, yhteisöllisyyttä ja tehokkuutta työskentelyyn

Microsoft SharePointin viestinnällisen intranetin helppokäyttöinen ja intuitiivinen käyttöliittymä tekee siitä erittäin käyttäjäystävällisen. Käyttäjät löytävät helposti tarvitsemansa tiedot, kuten uutiset ja ohjeistukset, mikä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja helpottaa uusien toimintatapojen omaksumista.

Yhteisöllisyyttä ja viestintää tukevat toiminnot, kuten sosiaalisen median syötteet, keskustelu- ja kommentointimahdollisuudet sekä blogit, lisäävät vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä. Tämä luo yhteenkuuluvuuden tunnetta myös etätyötä tekevien keskuudessa.

Dokumenttien hallinta ja tehokas hakutoiminto ovat keskeisiä intranetin ominaisuuksia. SharePoint-pohjainen intranet tarjoaa monipuoliset työkalut dokumenttien versiohallintaan ja tiedon nopeaan löytämiseen, mikä tehostaa työskentelyä ja varmistaa ajantasaisen tiedon saatavuuden.

Jatkuva päivitettävyys ja skaalautuvuus varmistavat, että intranet mukautuu organisaation tarpeisiin. Uusien sivujen ja osioiden luominen on helppoa, mikä pitää sisällön ajankohtaisena ja järjestelmän skaalautuvana organisaation kasvaessa.

Microsoft Viva Connections yhdistää intranetin Teamsiin

Microsoft Viva Connections tuo intranetin suoraan Microsoft Teams -ympäristöön. Viva Connections -sovelluksen avulla käyttäjät pääsevät helposti intranetin etusivulle suoraan Teamsin käyttöliittymästä.

Tämä integrointi mahdollistaa työntekijöille pääsyn tärkeisiin uutisiin, ohjeisiin ja resursseihin ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa sovellusta. Viva Connections parantaa viestintää ja yhteistyötä, sillä se tuo intranetin keskeiset toiminnot ja sisällöt osaksi päivittäistä työskentelyä Teamsissä.

Mikro-opinnot osana intranetiä

Mikro-opinnot ovat lyhyitä ja ytimekkäitä oppimismoduuleja, jotka tukevat jatkuvaa oppimista ja ammatillista kehittymistä.

Organisaatiot voivat integroida mikro-opinnot osaksi intranetiä SharePointin ja Microsoft Viva Learning -sovelluksen avulla. Viva Learning keskittää oppimisen ja osaamisen kehittämisen Teamsiin, mahdollistaen oppimissisältöjen helpon jakamisen ja suosittelemisen.

Mikro-opintojen avulla työntekijät voivat kehittää osaamistaan ajasta ja paikasta riippumatta, mikä tukee organisaation oppimiskulttuuria ja parantaa työntekijöiden sitoutumista.

Intranet organisaatioviestinnän ja hybridityön tukena

Intranet parantaa sisäistä viestintää ja tiedonkulkua, mikä vähentää virheellisten tietojen leviämistä ja parantaa päätöksenteon laatua. Kaikki työntekijät pysyvät ajan tasalla tärkeistä uutisista ja muutoksista.

Huolellisesti suunniteltu ja säännöllisesti päivitettävä intranet osana organisaation viestintää tukee hybridityötä ja etätyöntekijöitä, mahdollistaen työnteon ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on erityisen tärkeää nykyaikaisessa työelämässä, jossa etätyö on yhä yleisempää.

Intranet tehostaa työntekoa tarjoamalla kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut yhdessä paikassa. Tämä vähentää ajan hukkaa tiedon etsimiseen ja mahdollistaa keskittymisen varsinaiseen työtehtävään, mikä lisää tuottavuutta ja parantaa työn laatua.

Viestintää ja yhteistyötä tukeva intranet vahvistaa organisaatiokulttuuria edistämällä yhteisiä arvoja ja luomalla yhteenkuuluvuuden tunnetta. Avoin ja läpinäkyvä viestintä parantaa organisaation ilmapiiriä ja työntekijöiden hyvinvointia.

Intranet tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista tarjoamalla helposti saatavilla olevan tiedon ja resurssit, jotka auttavat työntekijöitä saavuttamaan organisaation tavoitteet. Tarvittaessa se tukee myös projektinhallintaa, raportointia ja seurantaa, mikä parantaa organisaation kykyä reagoida muutoksiin.

SharePoint Premium älykkääseen tiedonhallintaan

SharePoint Premium on suunniteltu organisaatioille, jotka tarvitsevat tekoälypohjaisia, edistyksellisiä ominaisuuksia ja toimintoja perinteisen SharePoint Onlinen lisäksi.

Automatisoidut työnkulut vähentävät manuaalisen työn määrää, mikä parantaa tehokkuutta ja vähentää virheitä. Edistyksellinen dokumenttien hallinta, kuten versiohallinta ja metatietojen hallinta, tehostaa yhteistyötä ja helpottaa tiedon jakamista.

SharePoint Premiumin sisältämät tekoälypohjaiset ominaisuudet, kuten sisällön prosessointi ja optinen merkintunnistus (OCR), mahdollistavat älykkään tiedon poimimisen ja käsittelyn, mikä tehostaa tiedonhallintaa ja prosessointia entisestään.

Lisäksi SharePoint Premiumin parannettu tietoturva ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet varmistavat arkaluonteisten tietojen suojan ja noudattavat tietosuoja- ja turvallisuusstandardeja. Tämä tekee SharePoint Premiumista ihanteellisen ratkaisun edistykselliseen ja turvalliseen tiedonhallintaan, mikä parantaa organisaation kykyä reagoida muuttuviin tilanteisiin ja tarpeisiin.

Keskisuomalainen tehostaa toimintaansa Solu Digitalin avulla

Keskisuomalainen, yksi Suomen johtavista mediakonserneista, on hyödyntänyt intranet-ratkaisuja parantaakseen sisäistä viestintää ja työntekoa.

Keväällä 2023 Keskisuomalainen otti käyttöön SharePointin viestinnällisen intranetin osana Microsoft 365 -alustaa, mikä mahdollistaa paikkariippumattoman työskentelyn hajautetussa organisaatiossa. Intranetin avulla työntekijät voivat helposti jakaa tietoa ja pysyä ajan tasalla yrityksen uutisista ja ohjeista.

Keskisuomalaisen tietohallintojohtaja Lasse Palminen korostaa paikkariippumattoman työskentelyn merkitystä yritykselle, joka toimii hajallaan eri toimipisteissä ympäri Suomea.

Microsoft 365 -alustan avulla Keskisuomalainen on pystynyt keskittämään IT-palvelunsa ja hyödyntämään monipuolisia ratkaisuja, kuten Power BI -raportointia, Power Platform -automatisointeja  ja projektinhallintatyökaluja intranetin lisäksi.

Lasse Palminen toteaa, että Solu Digital on strateginen kumppani, joka on auttanut Keskisuomalaista pysymään aikataulussa ja budjetissa. Yhteistyön ansiosta Keskisuomalainen on voinut ottaa käyttöön uusia ratkaisuja nopeasti ja ketterästi, mikä on parantanut organisaation tehokkuutta ja tiedonkulkua.

Hyvin suunniteltu intranet parantaa koko organisaatiota

Hyvin suunniteltu intranet parantaa koko organisaatiota tarjoamalla keskitetyn alustan viestintään, tiedonhallintaan ja yhteistyöhön. Se varmistaa, että ajantasainen tieto on helposti saatavilla, mikä parantaa tehokkuutta, vähentää väärinkäsityksiä ja tehostaa päätöksentekoa.

Mobiilialustalla toimiva intranet tukee hybridityötä tarjoamalla pääsyn kriittisiin tietoihin ja työkaluihin missä ja milloin tahansa. Intranet vahvistaa organisaatiokulttuuria, edistää yhteistyötä ja lisää yhteisöllisyyttä.

Lisäksi se mahdollistaa työntekijöiden jatkuvan oppimisen ja osaamisen kehittämisen mikro-opintojen avulla, mikä parantaa työntekijöiden sitoutumista ja organisaation kokonaistehokkuutta.

SharePoint-pohjainen intranet tarjoaa monipuoliset ja skaalautuvat ratkaisut, jotka mukautuvat organisaation tarpeisiin ja tukevat sen kasvua ja kehittymistä.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja