Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena

31.12.2025

Agenttipohjainen automaatio tukee prosesseja, joissa tieto on hajallaan ja työ sisältää manuaalisia vaiheita. Kun rutiinit siirtyvät agenteille, päätöksenteko nojaa ajantasaiseen kokonaiskuvaan.

Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena

Agenttipohjainen automaatio tuo rakennetta prosesseihin, joissa tieto syntyy useissa järjestelmissä ja eri vaiheissa. Kun rutiininomainen tiedon käsittely siirtyy tekoälyagenteille, kokonaisuuden hallinta paranee ja päätöksenteko nopeutuu myös tilanteissa, joissa volyymit kasvavat.

Yksittäisten tehtävien automatisoinnin sijaan huomio kohdistuu yhä useammin kokonaisiin työnkulkuihin. Prosessien haasteet eivät useinkaan liity yhteen työvaiheeseen, vaan siihen, miten tieto siirtyy vaiheesta toiseen ja miten poikkeamat havaitaan ajoissa.

Agenttien rooli korostuu erityisesti prosesseissa, joissa manuaalinen työ, hajautunut tieto ja poikkeamien käsittely kuormittavat asiantuntijoita ja hidastavat toimintaa. Tällaisissa kokonaisuuksissa agentti toimii prosessin osana, ei erillisenä työkaluna.

Mitä tekoälyagentilla tarkoitetaan liiketoimintaprosesseissa

Tekoälyagentti on tiettyyn tehtävään tai rooliin rakennettu avustaja, joka toimii ennalta määriteltyjen sääntöjen, kontekstin ja organisaation oman datan pohjalta. Perinteiseen avustajaan verrattuna agentti ei ainoastaan vastaa kysymyksiin, vaan toimii aktiivisesti osana prosessia.

Agentti voi tunnistaa dokumenttityypin ja poimia siitä olennaiset tiedot. Lisäksi agentti voi vertailla eri lähteistä tulevaa dataa ja muodostaa kokonaiskuvan tilanteesta ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Toiminta voi käynnistyä tietystä tapahtumasta, kuten dokumentin tai viestin saapumisesta, tai agentti voi seurata prosessia jatkuvasti ja nostaa esiin tilanteita, jotka vaativat huomiota. Selkeä tehtävänmäärittely tekee ratkaisusta läpinäkyvän ja hallitun osan arjen työtä.

Agenttien hyödyt prosessien näkökulmasta

Agenttien käyttöönotto muuttaa työn rakennetta. Rutiininomainen tiedon käsittely siirtyy automaatiolle, ja asiantuntijatyö painottuu valvontaan, poikkeamien käsittelyyn ja päätöksentekoon. Manuaalinen tiedonsyöttö ja vertailu vähenevät, mikä pienentää virheriskiä ja parantaa prosessin luotettavuutta.

Rakenteinen data mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin ilman erillisiä koosteita. Tässä yhteydessä rakenteinen data tarkoittaa tietoa, joka on tallennettu yhdenmukaisessa muodossa ja kytkeytyy suoraan prosessin vaiheisiin, ei yksittäisiin tiedostoihin tai vapaamuotoisiin teksteihin. Samalla prosessien läpinäkyvyys paranee, kun tieto on helposti seurattavissa ja jäljitettävissä.

Skaalautuvuus korostuu tilanteissa, joissa tapahtumamäärät kasvavat tai prosessiin tulee uusia vaiheita. Agenttipohjainen malli kestää kuormituksen kasvun ilman, että resurssitarve kasvaa samassa suhteessa. Prosessi säilyy ennakoitavana ja hallittavana myös muutostilanteissa.

Paperi- ja liitepohjaisen tiedon käsittely prosessissa

Monissa prosesseissa keskeinen tieto syntyy edelleen liitteissä ja vapaamuotoisissa dokumenteissa. Rakentamisen ja infratoiminnan lisäksi vastaavaa aineistoa kertyy esimerkiksi teollisessa kunnossapidossa, logistiikassa, kiinteistöjen ylläpidossa sekä erilaisissa viranomais- ja lupa-asioihin liittyvissä prosesseissa. Dokumentit toimitetaan usein kuvina tai skannattuina tiedostoina, minkä jälkeen tiedot siirretään käsin järjestelmiin jatkokäsittelyä varten.

Agentti voidaan kytkeä prosessiin heti dokumentin saapuessa. Kun liite ohjautuu agentille, se tunnistaa asiakirjatyypin ja poimii siitä ennalta määritellyt tiedot, kuten määrät, päivämäärät ja tunnisteet. Toimintamalli soveltuu ympäristöihin, joissa dokumentteja syntyy hajautetusti ja käsittely tapahtuu useissa vaiheissa ja järjestelmissä.

Poimitut tiedot tallennetaan rakenteiseen muotoon ja alkuperäinen dokumentti liitetään mukaan, jolloin jäljitettävyys säilyy koko prosessin ajan. Työ painottuu tarkistamiseen ja poikkeamien käsittelyyn tiedon syöttämisen sijaan, ja tieto on heti käytettävissä projektien, talouden tai raportoinnin tueksi.

Tietojen täsmäytys ja poikkeamien hallinta

Monissa prosesseissa samaa tapahtumaa koskevaa tietoa kertyy useaan järjestelmään eri vaiheissa. Taloushallinnon lisäksi vastaavaa esiintyy esimerkiksi logistiikassa, energiatoimialalla, tuotantoympäristöissä sekä palveluorganisaatioissa, joissa operatiivinen tieto, maksutiedot ja raportointi syntyvät erillään toisistaan. Täsmäytys tehdään usein vertailemalla raportteja jälkikäteen, mikä vie aikaa ja altistaa virheille.

Agentti voidaan määritellä vertailemaan eri lähteistä tulevaa dataa automaattisesti. Tapahtumat kohdistetaan toisiinsa esimerkiksi määrän, ajankohdan ja tunnisteiden perusteella, riippumatta siitä, syntyykö tieto toiminnanohjauksessa, maksuliikenteessä vai erillisissä seurantajärjestelmissä. Toimintamalli soveltuu ympäristöihin, joissa tapahtumia on paljon ja käsittelyketju on hajautunut.

Täsmäävät tapaukset etenevät prosessissa ilman erillistä käsittelyä, ja poikkeamat ohjautuvat tarkistettaviksi. Asiantuntijoiden työ kohdistuu tilanteisiin, joissa tieto ei ole yksiselitteistä tai vaatii harkintaa. Samalla syntyy jatkuva näkyvyys prosessin tilaan ja niihin kohtiin, joissa poikkeamia syntyy toistuvasti.

Agenttipohjainen automaatio osana hallittua kokonaisuutta

Käyttötapaukset näyttävät, että agenttien arvo ei synny yksittäisestä toiminnosta, vaan tavasta, jolla ne kytkeytyvät prosessin eri vaiheisiin. Yhteistä näille esimerkeille on hajautunut tieto, manuaalinen käsittely ja tarve reagoida poikkeamiin ajoissa.

Agenttipohjainen malli tarjoaa keinon lähestyä prosessien kehittämistä vaiheittain. Rajattu käyttötapaus tekee kokonaisuudesta hallittavan ja auttaa tunnistamaan, missä kohtaa automaatio tuo eniten hyötyä. Sama periaate voidaan laajentaa seuraaviin prosesseihin ilman, että koko toimintamalli rakennetaan uudelleen.

Jos agenttipohjainen automaatio herättää ajatuksia omien prosessien näkökulmasta, kehittämisen voi aloittaa hallitusti yhteisessä työpajassa. Työpajassa tunnistetaan prosessit, joissa agentit tuovat eniten arvoa, ja hahmotetaan konkreettiset seuraavat askeleet.

Tutustu prosessien kehittäminen tekoälyn avulla -työpajaan.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Yhteydenottolomake

Copilot Excelissä – Power BI -hallintamallin kysely Excelissä Copilotin avulla

18.12.2025

Copilotin avulla Excelissä voi tehdä kyselyitä ja analysoida Power BI -dataa luonnollisella kielellä, mikä helpottaa ja nopeuttaa tiedon saantia ilman edistyneitä analyysitaitoja.

Power BI -analysointi Excelissä Copilotin avulla

Excel on pitkään ollut keskeinen työkalu datan analysoinnissa, ja nyt Microsoftin Copilot-teknologia tuo sen käyttäjille uuden ulottuvuuden. Copilot mahdollistaa intuitiivisen kyselyn ja analysoinnin luonnollisella kielellä, jolloin käyttäjän ei tarvitse olla edistynyt analyytikko saadakseen arvokasta tietoa datastaan.

Copilotin mahdollisuudet Excelissä

Copilot on tekoälypohjainen assistentti, joka auttaa tekemään kyselyjä ja analysoimaan dataa nopeasti ja intuitiivisesti. Se voi esimerkiksi auttaa sinua hakemaan tiettyjä arvoja, luomaan raportteja ja esittämään dataa ymmärrettävässä muodossa.

Excel ja Power BI ovat tehokas yhdistelmä, kun halutaan analysoida ja hallita suuria tietomääriä. Aiemmin Power BI -datamallin on voinut yhdistää Exceliin pivot-taulukointia varten, mutta nyt sama on mahdollista tehdä perinteisiä taulukoita käyttäen. Tällöin Power BI:n datamallia voidaan analysoida Excelissä Copilotin avulla yksinkertaisessa, mutta monipuolisesti kyseltävässä muodossa helposti ja nopeasti.

Huomioi kuitenkin, että Copilot tukee vain perinteisiä taulukoita, ei Pivot-tauluja, kun tuot dataa Exceliin.

Power BI -datan tuominen Exceliin

Power BI -datan tuominen Exceliin on yksinkertainen prosessi:

Valitse Excelissä Tiedot -> Nouda tiedot -> Fabric & Power Platform -> Power BI:ltä.

Valitse haluttu Power BI -datamalli ja tuo se Exceliin perinteisenä taulukkona.

Valitse tarvittavat mittarit ja dimensioarvot taulukon muodostamiseksi.

Power BI -datamallin tuonti Exceliin perinteisenä taulukkona

Tallenna tiedosto SharePointiin tai OneDriveen ja varmista, että automaattinen tallennus on käytössä. Näin varmistat, että data päivittyy dynaamisesti.

Copilotin käyttö kyselyissä

Kun taulukko on luotu, Copilotin avulla voit aloittaa kyselyjen tekemisen.

Valitse Excelissä Aloitus -> Copilot -> Keskustele.

Copilot ymmärtää luonnollista kieltä, joten voit kysyä esimerkiksi:

“Mitkä ovat viisi myydyintä tuotetta viimeisen kuukauden aikana?”
“Kuinka paljon liikevaihtoa tuoteryhmä X on tuottanut tänä vuonna?”

Copilot analysoi Power BI -dataa luonnollisen kielen perusteella

Copilot analysoi dataa luonnollisen kielen perusteella ja tarjoaa vastaukset selkeässä muodossa. Voit myös tarkentaa kysymyksiäsi ja pyytää esimerkiksi tietoja tietyistä kategorioista tai aikajaksoista. Copilotilla työskentely tehostaa analyysityötä ja auttaa sinua pääsemään syvällisempiin tuloksiin ilman monimutkaista koodia tai manuaalista työskentelyä.

Analysoi Power BI -dataa tehokkaammin Excelin ja Copilotin avulla

Copilotin käyttö Excelissä auttaa säästämään aikaa, kun kyselyt ja analyysit voidaan tehdä nopeasti ilman monimutkaisia manuaalisia prosesseja. Tekoälyavustajan käyttöliittymä on intuitiivinen, ja luonnollinen kieli tekee kysymysten muotoilusta helppoa. Automaattisen tallennuksen ansiosta Power BI:n datamalli pysyy ajan tasalla, ja analyysit perustuvat aina ajankohtaiseen tietoon, auttaen tekemään parempia päätöksiä datan pohjalta

Paras tapa hyödyntää Copilotia on varmistaa datan oikeellisuus, pitää datamalli päivitettynä ja tallentaa tiedostot pilvipalveluihin. Näin voit maksimoida Copilotin tarjoamat hyödyt.

Kokeile Copilotia jo tänään ja vie Excel-analyysisi uudelle tasolle!

Jere Palanne
CTO, Partner

Lue lisää:

Projektinhallinta Microsoftin työkaluilla tuo tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä

4.12.2025

Microsoftin projektinhallintaratkaisut tuovat arkeen joustavuutta, läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta sekä tukevat yhteistyötä, joka on projektien onnistumisen edellytys.

Projektinhallinta Microsoftin työkaluilla tuo tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä

Nykyisessä toimintaympäristössä projektien määrä kasvaa jatkuvasti, ja ne kytkeytyvät yhä useammin toisiinsa strategisella tasolla. Kokonaisuuden hallinta on haastavaa, eikä perinteiset työkalut enää riitä vastaamaan kaikkiin tarpeisiin.

Projektityön johtaminen organisaation laajuisesti onnistuu Microsoftin nykyaikaisilla, integroituvilla ja skaalautuvilla ratkaisuilla. Työkalut mahdollistavat projektien automatisoidun hallinnan, tarkemman resurssien ja aikataulujen seurannan sekä reaaliaikaisen näkymän koko projektisalkkuun.

Hyödyt näkyvät käytännössä kaikilla tasoilla: yksittäisen työntekijän päivittäisessä tekemisessä, tiimien yhteistyössä sekä johdon raportoinnissa ja päätöksenteossa. Kun manuaalinen työ vähenee ja laatu paranee, organisaatiot pystyvät reagoimaan nopeammin muutoksiin. Samalla yhteinen tekemisen kulttuuri vahvistuu.

Planner Premium ja Copilot uudistavat työnjakoa

Monille Planner on tuttu tehtävälistojen työkaluna, mutta premium-versio tarjoaa ominaisuudet, joilla hallitaan projekteja kokonaisvaltaisesti. Käytössä ovat muun muassa Gantt-kaaviot, aikajanat, riippuvuuksien hallinta ja resurssien kohdentaminen.

Planner Premiumin avulla tiimit voivat seurata tehtäviä visuaalisesti ja hallita työkuormaa läpinäkyvästi. Ratkaisu selkeyttää työnjakoa ja parantaa kommunikaatiota, erityisesti organisaatioissa, joissa projektien onnistuminen edellyttää monien sidosryhmien yhteistyötä.

Kun tähän yhdistetään Copilot-tekoälyn tuomat mahdollisuudet, projektien käynnistäminen ja hallinta nopeutuvat entisestään. Copilotin avulla voidaan luoda projektisuunnitelmia, asettaa tavoitteita ja seurata etenemistä. Manuaaliset vaiheet jäävät pois, ja tiimit voivat käyttää aikansa tehokkaammin itse projektiin.

Copilot tekoälyavustaja Microsoft Plannerissa premium-ominaisuuksilla | Copilot AI assistant in Microsoft Planner with premium features — *Copilot tekoälyavustaja Microsoft Plannerissa premium-ominaisuuksilla*

Projektisalkku johdon strategisena työkaluna

Projektisalkku kokoaa käynnissä ja suunnitteilla olevat projektit yhteen ja antaa johdolle ajantasaisen kuvan projektien tilasta, kustannuksista, resursseista ja riskeistä. Kun tiedot kerätään yhteen, johto voi ohjata projekteja ja tehdä päätöksiä luotettavasti. Power BI -raportointi tekee tiedoista helposti seurattavia ja selkeitä.

Projektisalkun avulla voidaan tunnistaa päällekkäisyyksiä, seurata strategisten tavoitteiden ja projektien yhteyksiä sekä priorisoida hankkeita paremmin. Lopputulos on selkeämpi kokonaiskuva ja resurssit ohjautuvat tehokkaammin sinne, missä niitä tarvitaan.

Roolipohjaiset näkymät varmistavat, että jokainen näkee juuri itselleen olennaiset tiedot. Projektipäällikkö voi tarkastella yksityiskohtia, tiimin jäsen näkee oman työnsä ja johto saa kokonaiskuvan. Tällöin eri tasojen yhteistyö helpottuu ja tiedonkulku on yhdenmukaista.

Solu 365 tuo projektien hallintaan yhtenäisyyttä

Solu 365® -ratkaisun avulla projektinhallinta saadaan yhtenäiseksi ja toistettavaksi prosessiksi. Ratkaisu luo projektit, työtilat ja dokumentaation automaattisesti Microsoftin ympäristöön valmiiden mallipohjien avulla.

Käytännössä projektin perustiedot syötetään lomakkeella tai integraation kautta, minkä jälkeen Solu 365 muodostaa automaattisesti kaikki tarvittavat rakenteet – Teams-ryhmän, tiedostopolut ja projektinhallinnan työkalut.

Ratkaisu tuo merkittävää tehokkuutta, kun tiimit löytävät tarvitsemansa materiaalit yhdestä paikasta. Virheet vähenevät, tietoturva paranee ja toimintatavat yhtenäistyvät koko organisaatiossa. Samalla yhteistyö eri osapuolten välillä helpottuu ja projektien laatu paranee.

*Solu 365® -ratkaisu luo projektit, työtilat ja dokumentaation automaattisesti Microsoftin ympäristöön valmiiden mallipohjien avulla.*

Sähköinen tuntikirjaus osaksi kokonaisuutta

Microsoftin ympäristöön integroitava sähköinen tuntikirjaus tekee työajanseurannasta sujuvaa ja tarkkaa. Jokainen käyttäjä saa näkyviin omat projektitehtävänsä ja voi kirjata tunnit vaivattomasti lomakkeelle. Hyväksymiskierto sisältyy ratkaisuun, mikä helpottaa esihenkilöiden ja projektipäälliköiden työtä.

Tallennetut tiedot viedään automaattisesti Microsoft Azuren tietokantaan, josta ne voidaan hyödyntää esimerkiksi Power BI -raportoinnissa. Ratkaisun avulla laskutus pysyy tarkkana, resurssit kohdentuvat oikein ja projektien seuranta on aina ajantasaista.

Läpinäkyvä tuntitietojen hallinta vahvistaa luottamusta ja tukee tiimien yhteistyötä, sillä kaikki osapuolet näkevät resurssien käytön avoimesti.

*Tuntikirjaustyökalu helpottaa työaikaseurantaa hyväksymiskierto- ja raportoinnin integrointiominaisuuksilla.*

Turun kaupunki yhtenäisti hankehallintaa Solu 365 -ratkaisulla

Turun kaupungin IT-palvelut otti Solu 365 -ratkaisun käyttöön parantaakseen hankkeiden hallintaa. Projektien tiedot, dokumentit ja viestintä keskitettiin Teams-työtiloihin, mikä toi lisää läpinäkyvyyttä ja yhtenäisti toimintatapoja.

Power BI:n reaaliaikainen seuranta tehostaa ohjausta, vähentää virheitä ja säästää aikaa. Yhteiset käytännöt varmistavat sujuvan yhteistyön eri tiimien välillä.

*Turun kaupungin IT-palvelujen käyttämä Solu 365 -työkalu ja Power BI -raportointi nopeuttaa hankkeiden hallintaa ja ohjausta.*

SSAB otti käyttöön sujuvamman projektinhallinnan ja tuntikirjaukset

SSAB:n Suomen yksiköt ottivat käyttöön Microsoftin teknologioihin perustuvan projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisun. Sen avulla projektien suunnittelu ja resurssienhallinta sujuvat entistä paremmin eri osastojen, kuten IT:n ja tehdastoimintojen, välillä.

Tehtävien hallinta ja tuntien kirjaaminen onnistuvat käyttäjiltä vaivattomasti, ja tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen sekä johdon raportointiin Power BI:n kautta. Ratkaisu tehostaa resurssien kohdentamista, tuo lisää selkeyttä ja tukee osastojen välistä yhteistyötä.

*SSAB käyttää Microsoftin teknologioihin perustuvaa projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisua.*

NRC Group kokosi hajautetun projektityön yhteen alustaan

NRC Groupin hajautettu organisaatio tarvitsi työkalun, joka kokoaisi projektitiedot yhteen. Solu 365 mahdollisti projektien dokumenttien, viestinnän ja tehtävien hallinnan keskitetysti Microsoft Teamsissa.

Ratkaisun ansiosta tiedonkulku parani, dokumentaation hallinta tehostui ja projektityö muuttui selkeämmäksi. Käyttöönotto oli kustannustehokas, ja mobiilikäyttö toi lisäarvoa kentällä toimiville tiimeille.

*NRC Group käyttää Solu 365 -työkalua projektien hallintaan Teamsissa.*

Junakalusto toi läpinäkyvyyttä kalustonhallinnan projekteihin

Junakalusto Oy:n projekteissa korostui tarve hallita monimutkaisia kalustonhallinnan kokonaisuuksia. Microsoftin projektinhallintaratkaisujen avulla projektien etenemistä voidaan seurata keskitetysti, mikä helpottaa aikataulujen ja resurssien hallintaa.

Projektityö on selkeytynyt ja resurssien kohdentaminen tarkentunut. Organisaatio pystyy reagoimaan muutoksiin aiempaa nopeammin, ja johdolla on parempi näkyvyys hankkeiden etenemiseen. Lisääntynyt ennakoitavuus tukee päätöksentekoa ja vähentää riskejä.

*Junakalusto Oy:n projektityö selkeytyi Microsoftin projektinhallintaratkaisujen avulla.*

Boliden Kokkola paransi investointiprojektien seurantaa ja raportointia

Boliden Kokkolassa modernit projektinhallinnan ratkaisut otettiin käyttöön investointiprojektien tueksi. Yhtenäinen näkymä mahdollistaa kymmenien, jopa satojen rinnakkaisten projektien seurannan samanaikaisesti.

Työkalujen ansiosta raportointi ja seuranta perustuvat aina ajantasaiseen tietoon, mikä antaa johdolle varmuutta päätöksentekoon ja lisää ennakoitavuutta investointien johtamisessa.

*Boliden Kokkolan tehtaan investointiprojektit pysyvät hallinnassa Microsoftin ratkaisuilla.*

Sako tehosti projektien johtamista modernilla työkalulla

Sako Oy, yksi Suomen perinteikkäimmistä teollisuusyrityksistä, tarvitsi ketterän ja käyttäjäystävällisen ratkaisun projektinhallintaan. Microsoft Project for the Web mahdollisti paremman yhteistyön eri tiimien välillä ja toi läpinäkyvyyttä projektien etenemiseen.

Ratkaisun käyttöönotto toi tehokkaamman projektinhallinnan, ajansäästöä ja selkeämmän kokonaiskuvan meneillään olevista hankkeista.

Microsoft Project for the Webin, eli nykyisen premium-ominaisuuksilla varustetun Plannerin, visuaaliset näkymät, välitavoitteet ja kriittisten polkujen seuranta ovat tukeneet Sako Oy:n vaativien projektien hallintaa.

Projektityön onnistuminen perustuu yhteisiin käytäntöihin

Moderni projektinhallinta perustuu yhteisiin käytäntöihin ja toimivaan yhteistyöhön. Microsoftin teknologiat tuovat tähän tarvittavat työkalut, mutta todellinen hyöty syntyy vasta, kun organisaatio sitoutuu yhteisiin toimintamalleihin.

Kun projektien eteneminen, aikataulut ja resurssit ovat läpinäkyvästi nähtävissä, voidaan ennakoida muutoksia, ehkäistä virheitä ja ohjata tekemistä oikeaan suuntaan.

Yhteistyö on projektien onnistumisen ytimessä, ei taustalla oleva sivutekijä. Kun kaikki osapuolet hyödyntävät samoja periaatteita ja jakavat yhteisen tietopohjan, syntyy edellytykset jatkuvasti kehittyville malleille ja toimintatavoille. Organisaation vahvuudeksi muodostuvat ketteryys, ennakoitavuus ja kyky vastata muuttuviin tarpeisiin. Tällaiset piirteet ovat ratkaisevia tuloksellisessa projektityössä.

Haluatko kehittää projektinhallintaa organisaatiossasi? Ota yhteyttä ja löydetään yhdessä ratkaisu, joka vie projektityösi uudelle tasolle.

Yhteydenottolomake

Power Platform -hallintamalli tukee turvallista ja tehokasta kehitystä

3.12.2025

Power Platform tarjoaa organisaatioille keinon kehittää sovelluksia ja automatisointeja ilman koodia. Hallintamalli varmistaa, että tämä kehitys pysyy hallittuna, turvallisena ja liiketoiminnan tavoitteita tukevana.

Microsoft Power Platform -hallintamalli turvalliseen ja tehokkaaseen sovelluskehitykseen | Microsoft Power Platform governance model for secure and efficient application development

Microsoft Power Platform tarjoaa organisaatioille tehokkaan tavan digitalisoida prosesseja ilman laajaa koodausosaamista. Power BI, Power Apps, Power Automate ja Power Pages muodostavat kokonaisuuden, jonka avulla voidaan kehittää sovelluksia, työnkulkuja ja raportteja liiketoiminnan tarpeisiin. Uusimpana lisänä Copilot Studio tuo tekoälyavusteiset toiminnot näiden työkalujen tueksi ja tehostaa kehitystyötä merkittävästi.

Power Platformin ydinajatus on antaa valtaa liiketoiminnalle. Kansalaiskehittäjät voivat testata ideoitaan ja rakentaa ratkaisuja itsenäisesti suoraan omiin tarpeisiinsa, jolloin IT voi keskittyä kokonaisuuden hallintaan ja tietoturvaan. Yhdistelmä mahdollistaa nopeammat kehityssyklit, ketterämmän reagoinnin muutoksiin ja paremman kustannustehokkuuden – mutta vain, jos kokonaisuus on hallinnassa.

Ilman yhteisiä rakenteita low-code-kehitys voi johtaa hajanaisuuteen ja tietoturvariskeihin. Siksi organisaation kannattaa rakentaa Power Platform -hallintamalli, joka määrittää selkeät periaatteet alustan hyödyntämiselle ja varmistaa, että kehitystyö tukee strategisia tavoitteita.

Hallintamalli yhdistää ketteryyden ja kontrollin

Hallintamallin keskeinen tehtävä on varmistaa, että Power Platformin käyttö on tehokasta, turvallista ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaista. Kun alustaa käytetään laajasti, hallintamalli tuo järjestystä ja yhtenäisyyttä. Ilman sitä sovellukset, automaatiot ja datayhteydet voivat syntyä eri puolille organisaatiota ilman yhteisiä sääntöjä.

Power Platform tarjoaa suuren potentiaalin innovaatioon. Liiketoimintayksiköt voivat kehittää itse ratkaisuja, jotka helpottavat päivittäistä työtä ja parantavat palveluiden laatua. Hallintamalli ei rajoita tätä kehitystä, vaan se mahdollistaa sen turvallisesti ja kestävällä tavalla.

Yhteiset periaatteet tukevat myös kustannusten hallintaa. Kun ympäristöt, lisenssit ja tietoturvakäytännöt on määritelty, vältetään päällekkäiset ratkaisut ja varmistetaan, että kaikki kehitys tapahtuu yhteisen alustan ehdoilla.

Power Platform -hallintamallin perusta on selkeä strategia ja visio.

Power Platform -hallintamalli alkaa strategiasta ja visiosta

Hallintamallin perusta on selkeä strategia ja visio. Organisaation on määriteltävä, miksi Power Platformia hyödynnetään, mitä hyötyjä tavoitellaan ja miten onnistumista mitataan. Tavoitteet tulee kytkeä liiketoiminnan kokonaisstrategiaan, jotta kehitystyö tuottaa todellista arvoa.

Nykytilan kartoitus on keskeinen vaihe. Sen avulla ymmärretään, missä määrin Power Platformia jo käytetään ja millaisia kehityskohteita löytyy. Työkaluna voidaan hyödyntää esimerkiksi Power Platform Adoption Assessmentia ja Maturity Model -viitekehystä, jotka auttavat hahmottamaan organisaation valmiustasoa.

Selkeät roolit ja vastuut tukevat tavoitteiden saavuttamista. Hallintamallin onnistuminen edellyttää ydintiimiä, johon kuuluu asiantuntijoita sekä liiketoiminnasta että IT:stä. Johdon tuki ja varhaisten omaksujien osallistuminen varmistavat, että hallintamallin linjaukset jalkautuvat käytäntöön.

Hallinta ja valvonta varmistavat Power Platformin tietoturvan

Hallintamallin toinen keskeinen osa on kehitystyön hallinta ja seuranta. Käytännöissä määritellään esimerkiksi ympäristöstrategia, tietoturvakäytännöt ja kehitysprosessit. Näin varmistetaan, että kaikki sovellukset ja automaatiot täyttävät organisaation vaatimukset.

Eri kehitystasoille voidaan määrittää omat pelisäännöt. Liiketoimintakriittiset sovellukset vaativat ammattikehittäjien ja IT:n tiivistä yhteistyötä, kun taas yksinkertaisemmat ratkaisut voivat syntyä kansalaiskehittäjien toimesta kevyemmän hallinnan piirissä. Tärkeintä on tasapaino nopeuden ja turvallisuuden välillä.

Monitorointi ja raportointi tukevat hallintaa. Käyttöä voidaan seurata esimerkiksi Center of Excellence Starter Kitin avulla, jolloin nähdään, mitä ympäristöissä tapahtuu, mitä sovelluksia käytetään ja millaisia yhteyksiä niihin liittyy. Näkyvyys mahdollistaa proaktiivisen kehittämisen ja riskienhallinnan.

Hallintamalli elää oppimisen ja jatkuvan kehityksen kautta

Hallintamalli ei pääty käyttöönottoon. Jatkuvuuden tuki on olennainen osa onnistumista, sillä Power Platform kehittyy jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia julkaistaan säännöllisesti. Mallin on pysyttävä joustavana, jotta se sopeutuu alustan ja liiketoiminnan muutoksiin.

Käyttäjien osaamisen kehittäminen on tärkeä jatkuvuuden elementti. Eri tasoilla toimivat käyttäjät tarvitsevat erilaista koulutusta: kansalaiskehittäjät hyötyvät työpajoista, joissa opitaan rakentamaan omia sovelluksia, kun taas ylläpitäjät voivat syventää osaamistaan hallinnasta ja tietoturvasta.

Yhteisön ja viestinnän ylläpito tukee sitoutumista. Kun kokemuksia, parhaita käytäntöjä ja menestystarinoita jaetaan aktiivisesti, Power Platform -ympäristöstä tulee osa organisaation oppivaa kulttuuria.

Selkeä hallintamalli tuo konkreettisia etuja, kuten parantunutta näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä, turvallisuutta, tehokkuutta ja kustannussäästöjä.

Power Platform -hallintamalli tuo selkeyttä ja tehokkuutta organisaatioon

Selkeä hallintamalli tuo konkreettisia hyötyjä. Se parantaa näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä alustan käyttöön, vahvistaa tietoturvaa ja mahdollistaa hallitun kasvun. Kehitystyö nopeutuu, kun valmiit periaatteet ja rakenteet tukevat uusia projekteja.

Kustannussäästöt syntyvät, kun kehitys on koordinoitua ja ympäristöjä hallitaan keskitetysti. Hallintamalli auttaa myös priorisoimaan, mihin kehitystyöhön panostetaan ja miten ratkaisuja ylläpidetään pitkällä aikavälillä.

Merkittävin hyöty liittyy kuitenkin organisaation kykyyn innovoida turvallisesti. Hallintamalli luo raamit, joiden sisällä kansalaiskehittäjät ja IT voivat yhdessä rakentaa uusia ratkaisuja ilman, että tietoturva tai hallinta vaarantuvat.

Hallittu Power Platform on strateginen kilpailuetu

Power Platform tarjoaa nykyaikaisen tavan kehittää sovelluksia ja automatisoida prosesseja ilman laajaa koodausosaamista. Jotta kehitys pysyy hallittuna ja turvallisena, tarvitaan selkeä Power Platform -hallintamalli, joka tukee liiketoiminnan strategisia tavoitteita ja ohjaa low-code-kehitystä yhteisten periaatteiden mukaisesti.

Kun roolit, rakenteet ja käytännöt on määritelty, organisaatio saa Power Platformista kestävän osan digitaalista kehitystään. Hyvin suunniteltu hallintamalli parantaa tuottavuutta, lisää näkyvyyttä ja mahdollistaa innovoinnin ilman tietoturvariskejä tai hallinnan menettämistä.

Selkeä hallintamalli tekee kehityksestä suunnitelmallista ja tehokasta. Solu Digital auttaa organisaatioita rakentamaan Power Platform -hallintamallin, joka yhdistää liiketoiminnan ja IT:n tavoitteet.

Ota yhteyttä ja rakennetaan yhdessä hallittu Power Platform -ympäristö organisaatiollesi.

Yhteydenottolomake

Dokumentin hallinta SharePointissa tekoälyagentin avulla

20.11.2025

Dokumentin hallinta SharePointissa onnistuu sujuvammin tekoälyn tukemana. Versioiden vertailu automatisoituu, mikä säästää aikaa ja tukee päätöksentekoa.

Dokumenttiversioiden hallinta SharePointissa tekoälyagentin avulla

Dokumentinhallinta on monessa organisaatiossa sekä olennainen osa asiantuntijoiden työnkuvaa että keskeinen tiedonhallinnan osa-alue. Kun dokumenteista syntyy versioita tarkastus- ja hyväksyntäprosesseissa, voi muutosten vertailu dokumenttiversioiden välillä olla aikaa vievää ja tarpeettoman kuormittavaa. Ihmisvoimin vertailu voi olla hankalaa, työlästä ja aikaa vievää, etenkin jos kyse on tärkeistä laatu- tai sopimusdokumenteista.

Versioiden välisten erojen hahmottaminen voidaan tehdä dokumenttien sisällön oikeellisuudesta vastaaville helpommaksi generatiivisen tekoälyn ja sitä hyödyntävän, Copilot Studiossa luodun agentin avulla.

Agentti voi toimia joko tekoälychatin tapaan tai se voidaan integroida suoraan Power Automatella tehtyyn dokumenttien hyväksymistyönkulkuun. Kummassakin tapauksessa dokumentin tarkastaja tai muutoksia julkaiseva hyväksyjä saa selkeän yhteenvedon muutoksista. Dokumenttien tarkastus ja hyväksyntä sujuvat nopeammin ja helpommin.

Tehokkaampi versiohallinta tekoälyagentilla

Agentti kokoaa muutokset selkeäksi yhteenvedoksi suoraan käyttäjän nähtäville joko chatissa tai työnkulun hyväksymispyynnössä. Tarkastaja tai hyväksyjä saa tekoälyn avulla laaditun tiivistelmän siitä, mitä on muuttunut edelliseen hyväksyttyyn versioon verrattuna.

Inhimillisten virheiden riski pienenee ja aikaa säästyy erityisesti tilanteissa, joissa dokumentteihin liittyy yksityiskohtaisia sisältövaatimuksia, kuten sopimusten ja laatudokumenttien kohdalla on.

Microsoft Wordissa on jo kauan ollut tarjolla toiminto, jolla voi korostaa muiden käyttäjien dokumenttiin tekemiä muutoksia tarkastuksen ja hyväksynnän helpottamiseksi. Toiminnallisuuden yksi rajoite on kuitenkin siinä, että se vain korostaa dokumenttiin tehdyt muutokset eikä varsinaisesti vertaile dokumenttia mihinkään tiettyyn versioon.

Tässä artikkelissa kuvattu tekoälyagentti taas tekee vertailua hyväksyttyä baseline-versiota vasten. Organisaatioille, joiden prosesseissa dokumenttien hyväksyntä on keskeinen osa laadunvarmistusta, se tuo merkittävää lisäarvoa.

Agentti voidaan julkaista toimimaan osana dokumenttien tarkastus- ja hyväksyntätyönkulkuja tai chattibotiksi SharePointin dokumenttikirjastoon tai halutulle Teams-kanavalle tai -keskusteluun.

Käyttäjän ei tarvitse hallita monimutkaista teknologiaa. Riittää, että sopimus- tai laatudokumenttien versionhallintaan luotu agentti on vahvistettu Power Automate -työnkulun avulla, esimerkiksi julkaistujen versioiden tallentamista vertailua varten. Lisäksi agentti tulee julkaista niin, että dokumenttien tarkastuksesta ja julkaisemisesta vastuussa olevat pääsevät sitä käyttämään.

Tekoälyagentti vertailee dokumenttiin tehtyjä muutoksia, helpottaen versionhallintaa.

Agentti tuo varmuutta sopimusten käsittelyyn

Sopimusten hallinta on tavallinen esimerkki prosessista, jossa dokumenttiversioiden vertailu on välttämätöntä. Uusien ehtojen lisääminen tai vanhojen muokkaaminen voi vaikuttaa merkittävästi sopimuksen vastuisiin, riskeihin ja organisaation toimintaan.

Tekoälyratkaisu tekee muutokset näkyviksi nopeasti ja ymmärrettävästi, jolloin versioiden tarkastelijat voivat keskittyä arvioimaan tehtyjen muutosten yhteenvetoa, sen sijaan että joutuisivat jokaisen muutoksen jälkeen sisäistämään koko dokumentin.

Luonnollisesti kokonaisuuden ymmärtäjääkin tarvitaan, eikä tekoäly ole siinä paras toimija, mutta rutiininomaisten muutosten vaikutusta on usein tarpeen arvioida monta kertaa sopimusneuvottelun ja -valmistelun aikana, ja juuri siihen tehtävään agentti on oikea työpari. Agentti tuo muutokset esiin suomen kielellä ja antaa selkeän kokonaiskuvan siitä, mikä on muuttunut.

Sopimusten käsittely muuttuu läpinäkyvämmäksi ja väärinymmärrysten mahdollisuus vähenee.

Laatudokumenttien hallinta entistä tarkempaa

Laatudokumenttien hallinta edellyttää muun muassa sitä, että ohjeista ja prosesseista on aina voimassa hyväksytty versio. Kun dokumentteihin tehdään muutoksia, niiden on oltava helposti jäljitettävissä. Agentti tukee tätä prosessia laatimalla muutoksista yhteenvedon dokumentin sisällön tarkastajalle tai sen hyväksynnästä päättävälle.

Esimerkiksi laatusertifikaattia ylläpitävä organisaatio voi hyödyntää agenttia nopeuttamaan ja helpottamaan laatudokumentaation ylläpitäjien työtä. He ovat usein kiireisiä substanssiasiantuntijoita, joille dokumentaation ylläpitäminen on tärkeä osa työtä, mutta ei varsinainen ydintehtävä.

Kun versioiden väliset erot ovat helposti nähtävissä, tarkastajan tai hyväksyjän on vaivatonta varmistaa, että muutos on perusteltu ja linjassa organisaation laadunhallintavaatimusten kanssa.

Projektisuunnitelmien päivitys agentin avulla

Projektisuunnitelmat elävät ja muuttuvat hankkeiden edetessä. Vertailu lähtötasoon ja muutosten hallinta on olennainen osa projektin johtamista, ja usein sidosryhmien on kyettävä seuraamaan, mitä muutoksia tavoitteisiin, aikatauluihin tai resursointiin on tehty.

Dokumenttiversioiden vertailuun kykenevä tekoälyagentti soveltuu erinomaisesti myös tähän tarkoitukseen. Tietoa tarvitsevat voivat sen avulla nopeasti hahmottaa muutosten laajuuden ja merkityksen ilman, että heidän tarvitsee lukea koko dokumenttia alusta loppuun.

Päätöksenteko nopeutuu ja projektien eteneminen pysyy paremmin hallinnassa. Selkeästi dokumentoidut muutokset helpottavat myös seurantaa ja raportointia.

Tekoälyä voidaan toisaalta hyödyntää myös projektitiedon rakenteistamiseen, eli esimerkiksi siihen, että projektisuunnitelmadokumentteihin kirjattu laadullinen tieto ja projektisalkun mittarien taustalla oleva data pysyvät paremmin synkronoituna.

Tekoälystä lisäarvoa dokumenttien hallintaan

Dokumenttiversioiden vertailuun kykenevä agentti tuo merkittävää lisäarvoa organisaation asiakirjaprosesseihin. Sen avulla dokumenttiversioiden vertailu muuttuu raskaasta ja aikaa vievästä työstä nopeaksi ja luotettavaksi prosessiksi.

Hyödyt korostuvat erityisesti sopimushallinnassa, laatudokumenttien hallinnassa ja projektisuunnitelmien päivityksissä, mutta ratkaisu on sovellettavissa laajasti erilaisiin asiakirjoihin. Tekoälyagentti säästää aikaa, vähentää virheitä ja tekee muutosten hallinnasta läpinäkyvämpää – juuri niitä asioita, joita nykyaikainen dokumentinhallinta edellyttää.

Haluatko tehostaa dokumentin hallintaa tekoälyn avulla? Ota yhteyttä ja rakennetaan yhdessä ratkaisu, joka tukee juuri teidän prosessejanne.

Henry Scheinin
Johtava konsultti, partner

Lue lisää:

Espoo Catering tehostaa tiedolla johtamista Solu Digitalin avulla

6.11.2025

Yhteistyö Solu Digitalin kanssa on tuonut Espoo Cateringille modernit työkalut tiedolla johtamiseen. Ratkaisut ovat tehostaneet prosesseja ja lisänneet arjen läpinäkyvyyttä.

Espoo Catering valmistaa aterioita päiväkodeille, kouluille sekä kaupungin kokouksiin ja edustustilaisuuksiin. | Espoo Catering prepares meals for daycare centers, schools, and city meetings and representative events.

Espoo Catering on Espoon kaupungin in house -yhtiö, joka valmistaa aterioita päiväkodeille, kouluille sekä kaupungin kokouksiin ja edustustilaisuuksiin. Päivittäin valmistetaan yli 77 000 ateriaa, joten prosessien tehokkuus ja talouden seuranta ovat keskeisiä koko toiminnan onnistumiselle.

Kun tuotanto ja asiakasmäärät ovat suuria, myös tiedonhallinnan on toimittava saumattomasti. Espoo Cateringin talouspäällikkö Minna Hanhinen kertoo, että aiempi raportointimalli oli työläs ja hajautettu eri järjestelmiin. Tiedon kokoaminen vei aikaa ja teki päätöksenteosta hidasta.

“Raportointi oli pitkälti manuaalista. Tietoja kerättiin eri lähteistä, ja Excel-taulukot eivät koskaan olleet täysin ajan tasalla. Muutosten päivittäminen vei aikaa ja virheitä sattui väistämättä”, hän kertoo.

Raportoinnin haasteista kohti automatisoitua talousohjausta

Ennen yhteistyötä Solu Digitalin kanssa Espoo Cateringin raportointi nojasi kirjanpidon tuloslaskelmiin ja taseisiin. Esihenkilöiden oli vaikea saada ajantasaista kokonaiskuvaa talouden tilanteesta, ja tieto eri kustannuspaikoista kulki hitaasti.

Taloushallinnon manuaaliset prosessit hidastivat päätöksentekoa ja lisäsivät virheiden riskiä. Tiedot eri yksiköistä piti kerätä käsin, eikä kaikkia lukuja pystytty vertailemaan keskenään. Budjetointi sekä ennusteiden laatiminen vaativat runsaasti manuaalista työtä ja aikaa.

Organisaatiossa päätettiin rakentaa moderni raportointiympäristö, joka kokoaisi kaiken talousdatan yhteen ja automatisoisi sen päivittymisen.

“Halusimme reaaliaikaisen näkymän siihen, missä mennään – ilman, että tiedon keräämiseen kuluu päiviä”, Minna kuvaa lähtötilannetta.

Microsoft-pohjaiset ratkaisut toivat tehokkuutta ja selkeyttä

Solu Digital toteutti Espoo Cateringille useita Microsoft-pohjaisia digiratkaisuja, jotka yhdessä muodostavat kattavan tiedolla johtamisen kokonaisuuden. Ydinosassa on Power BI -raportointi ja tietovarasto, jotka tarjoavat reaaliaikaisen näkymän tulosraportointiin, laskutustietoihin ja inventaareihin.

“Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Solu Digitalin toimittamiin Microsoft-pohjaisiin ratkaisuihin. Yhteistyön myötä saimme käyttöömme monipuolisen ja helppokäyttöisen talouden seuranta- ja raportointijärjestelmän, joka mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsaannin kaikille esihenkilöille”, Minna kertoo.

Power Apps -sovelluksella seurataan koulujen päivittäisiä asiakasmääriä reaaliaikaisesti. Sovellus tuottaa laskutuksen perustana käytettävän tiedon ja varmistaa sen oikeellisuuden. “Näemme heti, jos tietoja puuttuu, ja voimme reagoida saman tien. Se helpottaa arkea valtavasti.”

Lisäksi asiakasrekisteri ja sopimushallinta siirrettiin moderniin CRM- ja SharePoint-ympäristöön. Sähköinen allekirjoitus toteutettiin Assently-ratkaisulla, mikä paransi tiedonhallintaa ja sujuvoitti sopimusprosessia merkittävästi.

“Nyt kaikki asiakas- ja sopimustiedot löytyvät yhdestä paikasta. Se on iso harppaus eteenpäin aiemmasta Excel-maailmasta”, Minna sanoo.

Reaaliaikaisuus ja automaatio muuttivat talousohjauksen toimintamallin

Kun tiedot päivittyvät automaattisesti, myös reagointi nopeutuu. Esihenkilöillä on jatkuva näkymä oman yksikkönsä tuloksiin, asiakasmääriin ja hävikkiin. Muutoksiin voidaan tarttua heti eikä vasta seuraavan raportointikierroksen yhteydessä.

“Aiemmin piti odottaa raportteja tai kysellä tietoja muilta. Nyt pystymme tekemään päätöksiä faktojen perusteella heti, kun muutos näkyy järjestelmässä”, Minna kertoo.

Reaaliaikainen raportointi on lisännyt myös vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä. Käyttäjät näkevät itse, milloin tiedot on päivitetty ja missä mahdolliset puutteet ovat.

“Esihenkilöt pystyvät seuraamaan raportointipuutteita ja aikatauluja. Se on tehnyt raportoinnista huomattavasti läpinäkyvämpää”, Minna jatkaa.

Automaatio on vähentänyt manuaalista työtä ja vapauttanut aikaa analysointiin ja kehittämiseen. Datan vertailukelpoisuus eri kustannuspaikkojen välillä on parantunut, ja päätöksenteko perustuu nyt yhtenäiseen tietopohjaan.

Luottokumppanuus mahdollistaa jatkuvan kehityksen

Espoo Cateringin ja Solu Digitalin yhteistyön aikana on toteutettu useita kehityshankkeita eri järjestelmien ympärillä. Yhteistyötä kuvaavat parhaiten sanat joustavuus, ketteryys ja ratkaisukeskeisyys.

“Apua saa aina nopeasti, eikä meidän tarvitse jonottaa tikettijärjestelmässä. Asiat hoituvat suoraan ja mutkattomasti. Se tekee yhteistyöstä todella sujuvaa”, Minna kiittää.

Kumppanuus ei rajoitu vain nykyisiin ratkaisuihin. Espoo Catering kehittää parhaillaan myös tekoälyn hyödyntämistä osana talouden ohjausta ja tiedonhallintaa.

“Olemme valmistelemassa tekoälyn käyttöönottoa ja mietimme, miten agentteja voidaan aktivoida osaksi arkea”, Minna kertoo.

Yhteistyö on luonut vankan perustan jatkuvalle kehittämiselle. Minnan mukaan yhteistyö on ollut sekä teknisesti että inhimillisesti sujuvaa: “Olemme aina olleet yhteydessä Soluun, kun meillä on ollut haaste. Heiltä on löytynyt ratkaisu, eikä ole ollut ikäviä yllätyksiä. Kaikki on mennyt hienosti.”

Tutustu tarkemmin Espoo Cateringin ja Solu Digitalin yhteistyöhön täällä.

Tiekartta tekoälyn hyödyntämiseen

24.10.2025

Tekoälyn hyödyntäminen organisaatiossa vaatii selkeän tiekartan. Seitsemän vaihetta auttaa etenemään suunnitelmallisesti strategiasta käyttöönottoon ja jatkuvaan kehittämiseen.

Tiekartta tekoälyn hyödyntämiseen | Roadmap to utilizing artificial intelligence

Tekoälyn hyödyntäminen organisaatiossa ei ole yksittäinen projekti, vaan vaiheittain etenevä matka, joka edellyttää suunnitelmallisuutta, sitoutumista ja jatkuvaa kehittämistä. Kun tavoitteena on tuoda tekoäly osaksi liiketoimintaa, tarvitaan selkeä tiekartta ja ymmärrys eri vaiheiden merkityksestä.

Työstämämme infograafi tekee tekoälyn hyödyntämiseen organisaatiossa liittyvän monivaiheisen prosessin helposti hahmotettavaksi. Tiekartta auttaa tunnistamaan olennaiset asiat kussakin vaiheessa sekä varmistamaan, että kehitystyö etenee hallitusti ja tavoitteellisesti.

Alla käymme läpi tekoälyn tiekartan seitsemän askelta, jotka muodostavat kestävän pohjan tekoälyn onnistuneelle käyttöönotolle ja pitkäjänteiselle kehittämiselle.

Suunta ja strategia

Tekoälystrategia antaa suunnan koko matkalle. Ensin on määriteltävä, miksi tekoälyä tarvitaan, millaisia liiketoimintatavoitteita sillä tuetaan ja mitä hyötyjä tavoitellaan.

Johtotason sitoutuminen ratkaisee, päätyvätkö suunnitelmat käytäntöön. Ilman resursseja ja strategista ohjausta tekoälyratkaisut jäävät helposti kokeiluksi. Strateginen linjaus luo pohjan myös henkilöstön motivoinnille ja sitouttamiselle.

Strategian kirkastaminen auttaa viestimään henkilöstölle panostusten merkityksen. Kun tulokset ovat mitattavissa ja näkyvät arjessa, luottamus kasvaa ja organisaatio rohkaistuu etenemään seuraaviin vaiheisiin.

Konkreettisten käyttötapausten määrittely

Strategian jälkeen on tunnistettava konkreettiset käyttötapaukset, joissa tekoäly tuo todellista lisäarvoa. Esimerkiksi asiakaspalvelun automatisointi, prosessien tehostaminen tai ennustava analytiikka ovat yleisiä sovelluskohteita.

Selkeä priorisointi auttaa kohdentamaan resurssit oikein. Kun hyödyt ovat mitattavissa ja näkyvät suoraan arjen toiminnassa, ensimmäiset onnistumiset rakentavat luottamusta ja lisäävät halua jatkaa kehittämistä.

Käyttötapausten määrittely kannattaa tehdä datalähtöisesti. Kun organisaatio ymmärtää oman datansa laadun ja kattavuuden, voidaan valita juuri ne alueet, joissa tekoälyratkaisujen vaikutus on suurin. Tällöin voidaan kohdentaa resurssit oikein ja tulokset näkyvät nopeammin.

Työkalujen ja alustojen valinta

Seuraava askel on teknologian valinta. Tekoälyn tiekartta ohjaa pohtimaan, millaiset työkalut ja alustat sopivat parhaiten organisaation tarpeisiin.

Ratkaisujen on oltava yhteensopivia nykyisten järjestelmien kanssa ja skaalautuvia tulevaisuuden laajennuksiin. Integraatiot varmistavat, että tieto kulkee ja ratkaisuja voidaan kehittää pitkäjänteisesti.

Hyvin valitut alustat mahdollistavat paitsi tehokkaan toteutuksen myös jatkuvan kehittämisen. Teknologia on väline ja sen arvo riippuu siitä, miten sitä hyödynnetään liiketoiminnan tavoitteiden tukena.

Käyttökokemuksen suunnittelu ja pilotointi

Teknologian lisäksi on mietittävä, miten ratkaisu kohtaa käyttäjän. Käyttökokemuksen suunnittelu ja pilotointi ovat olennainen osa onnistunutta käyttöönottoa.

Pienimuotoiset kokeilut antavat tilaa oppimiselle ja virheiden korjaamiselle ennen laajamittaista käyttöönottoa. Käyttäjien osallistaminen pilotoinneissa lisää hyväksyntää ja vähentää muutosvastarintaa.

Pilotoinnin yhteydessä on hyvä määrittää myös työnjako ihmisen ja tekoälyn välillä. Kun tekoäly hoitaa rutiinit ja ihminen vastaa luovuudesta, kriittisestä arvioinnista ja päätöksistä, syntyy tehokas ja mielekäs kokonaisuus.

Koulutus ja muutosjohtaminen

Uudet työkalut jäävät helposti hyödyntämättä ilman riittävää osaamista. Henkilöstön koulutus ja muutosjohtaminen ovat siksi välttämättömiä osia tekoälyn jalkautuksessa.

Tekoälyratkaisujen käyttöönotto vaatii tukea, sparrausta ja aikaa omaksua uusia toimintatapoja. Koulutus ei ole kertaluonteinen ponnistus, vaan jatkuva prosessi, joka seuraa kehityksen mukana. Kun henkilöstö näkee, miten tekoäly helpottaa arkea, sitoutuminen kasvaa.

Muutosjohtaminen puolestaan varmistaa, että organisaation kulttuuri ja toimintamallit kehittyvät tekoälystrategian mukaisesti. Tällöin uudistukset juurtuvat arkeen.

Tietoturva, eettisyys ja käyttörajat

Vastuullinen tekoälyn käyttö edellyttää selkeitä periaatteita. Organisaation on määriteltävä rajat sille, millaista dataa tekoäly hyödyntää ja millaisia päätöksiä sen varassa voidaan tehdä. Myös yksityisyys esimerkiksi henkilötietojen käytössä on turvattava vastuullisesti.

Tietoturva ja tietosuoja on varmistettava kaikissa vaiheissa. Turvallisuus varmistetaan esimerkiksi Zero Turst -mallilla, datan anonymisoinnilla ja käyttöoikeuksien huolellisella hallinnalla.

Vastuullinen tekoäly luo pohjan kestävälle kehittämiselle. Kun riskit hallitaan, organisaatio voi keskittyä tekoälyn hyödyntämiseen täysimääräisesti.

Jatkuva kehittäminen ja seuranta

Tekoälyn hyödyntäminen organisaatiossa ei pääty käyttöönottoon. Se on jatkuva prosessi, jossa opitaan, mitataan ja parannetaan.

On tärkeää kerätä palautetta, arvioida vaikutuksia ja kehittää ratkaisuja ketterästi. Näin tekoäly pysyy ajan tasalla liiketoiminnan muuttuvien tarpeiden kanssa.

Organisaation kannattaa dokumentoida tekoälyn käyttö ja vaikutukset. Dokumentointi auttaa organisaatiota oppimaan ja täyttämään lakisääteiset vaatimukset. Kun järjestelmällinen seuranta ja kehittäminen kuuluvat arkeen, tekoälystä muodostuu pysyvä kilpailuetu.

Seuraavat askeleet tekoälyn hyödyntämisessä

Tekoälyn tiekartan seitsemän vaihetta muodostavat kokonaisuuden, joka auttaa organisaatiota etenemään hallitusti tekoälymatkallaan. Jokainen askel vahvistaa pohjaa seuraavalle, ja yhdessä ne luovat edellytykset onnistumiselle.

Tekoäly ei ole kertaluonteinen hanke, vaan jatkuva matka, jossa oppiminen ja sopeutuminen ratkaisevat. Kun organisaatio kasvaa rinnakkain teknologian kanssa, hyödyt moninkertaistuvat.

Tuemme yrityksiä ja organisaatioita kaikissa vaiheissa tekoälymatkalla. Autamme tunnistamaan oikeat käyttötapaukset, rakentamaan kestävän tekoälystrategian ja viemään ratkaisut käytäntöön niin, että ne palvelevat liiketoiminnan tavoitteita ja tukevat henkilöstön arkea.

Ota yhteyttä, jos haluat edetä suunnitelmallisesti ja varmistaa, että tekoäly tuottaa todellista arvoa organisaatiossasi.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja, partner

Pesmel vahvisti projektinhallintaansa Solu Digitalin tuella

9.10.2025

Pesmel uudisti projektinhallintansa Solu Digitalin avulla. Uusi ratkaisu toi projekteihin lisää läpinäkyvyyttä, ennakoitavuutta ja tehokkuutta koko organisaation tasolla.

Pesmel suunnittelee ja toimittaa automaattivarastoja, pakkausratkaisuja ja logistiikkajärjestelmiä.

Pesmel on suomalainen teollisuusyritys, joka suunnittelee ja toimittaa automaattivarastoja, pakkausratkaisuja ja logistiikkajärjestelmiä. Yrityksen asiakkaita löytyy erityisesti teräs-, sellu- ja paperi- sekä rengasteollisuudesta. Sen toiminnan keskiössä ovat laajat projektitoimitukset, joissa onnistuminen vaatii tarkkaa koordinointia ja sujuvaa yhteistyötä.

Projektipäällikkö Tiina Bayer kuvaa lähtötilannetta: ”Halusimme yhtenäisen systeemin, jossa tieto kulkee paikasta toiseen ja kaikki on helposti saatavilla. Tavoitteena oli myös vähentää päällekkäistä työtä, ettei samaa tietoa tarvitsisi päivittää moneen paikkaan.”

Tarve lisätä läpinäkyvyyttä ja vähentää päällekkäistä työtä sai Pesmelin etsimään uutta ratkaisua.

Yhtenäinen ratkaisu tukemaan arkea

Yhteistyössä Solu Digitalin kanssa Pesmel otti käyttöön projektinhallintaratkaisun, joka yhdistää aikataulutuksen, resurssien hallinnan ja projektirakenteet yhdeksi kokonaisuudeksi. Järjestelmä integroitiin Microsoft 365 -ympäristön toiminnanohjausjärjestelmään, ja samalla otettiin käyttöön Power BI -raportointia.

”Meillä on kaikki integraatiot ERP:iin, erilaisia templateja projektien hallintaan sekä näkymiä, jotka helpottavat projektipäälliköiden ja osastopäälliköiden työtä. Lisäksi olemme kehittäneet Power Apps -ratkaisuja tuotantoon ja saaneet automatisoitua raportointia”, Tiina kertoo.

Uudistus on tehnyt projektien etenemisestä näkyvämpää ja lisännyt työn hallittavuutta. Jo alkuvaiheessa hyödyt näkyivät siinä, että tieto oli aiempaa helpommin kaikkien osapuolten käytettävissä.

Läpinäkyvyyttä ja varhaista reagointia

Ratkaisun suurimmat hyödyt liittyvät tiedon yhtenäisyyteen ja näkyvyyteen. Kun budjetit, aikataulut ja tehtävät ovat yhdessä paikassa, niiden seuranta helpottuu ja poikkeamat voidaan huomata ajoissa.

”Kun projektin vaiheita voi seurata tarkemmin, esimerkiksi valmistuksen osalta, näemme heti jos aikataulu uhkaa venyä. Silloin voimme reagoida ajoissa”, Tiina sanoo.

Läpinäkyvyyden ansiosta myös riskienhallinta on parantunut. Jos kustannuksissa ilmenee yllättäviä eroja, projektipäälliköt voivat tarttua asiaan nopeasti ja estää budjetin ylityksiä. Hyödyt tukevat sekä päivittäistä työtä että johdon päätöksentekoa.

Solu 365 automatisoi projektityön perustan

Pesmel hyödyntää lisäksi Solu 365 -automaatiotyökalua, joka luo automaattisesti projektikohtaiset Teams-ryhmät ja tarvittavat M365-resurssit. Viestintä, dokumentointi ja yhteistyö alkavat heti projektin käynnistyessä ilman ylimääräisiä manuaalisia vaiheita.

”Monet asiakkaat ovat käyttäneet Teams-ryhmiä aktiivisesti. Se on ollut heille näkyvin osa muutosta ja saanut hyvää palautetta. Myös sisäisesti on tullut innostusta siitä, että päästään eroon monista erillisistä Excel-tiedostoista”, Tiina kertoo.

Automaatio on tehnyt projektien aloituksesta sujuvampaa ja vapauttanut aikaa varsinaiseen tekemiseen. Muutos on ollut merkittävä etenkin siinä, että uuden ratkaisun avulla projektien etenemistä voidaan seurata tarkemmin ja aikataulujen hallinta on selkeämpää.

Kumppanuus kehityksen tukena

Tiina kiittelee Solu Digitalin roolia projektin toteutuksessa: ”Meitä on kuunneltu tarkasti ja olemme voineet yhdessä miettiä, mikä ratkaisu toimii parhaiten juuri meidän toimintamallissamme. Lisäksi pienempiinkin tarpeisiin on reagoitu nopeasti, mikä on ollut iso apu arjessa.”

Solu Digital on ollut Pesmelille enemmän kuin pelkkä tekninen toimittaja, sillä se on toiminut aktiivisena kehityskumppanina. Uudistus on mahdollistanut sen, että järjestelmät tukevat aidosti projekti- ja osastopäälliköiden sekä taloushallinnon ja asiakkaiden tarpeita.

Pesmelin ja Solu Digitalin yhteistyö toi konkreettisia tuloksia: projektinhallinta on nyt läpinäkyvämpää, ennakoitavampaa ja tehokkaampaa. Yhtenäinen ratkaisu Microsoftin tutussa ympäristössä, automaatio ja sujuva kumppanuus ovat vahvistaneet Pesmelin kykyä hallita kansainvälisiä projekteja ja tukea yrityksen pitkän aikavälin kasvua.

Lue koko artikkeli Pesmelin ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä täältä.

Ota yhteyttä ja varaa projektinhallinnan demo

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.

Räätälöity ratkaisu teki Starkin projektinhallinnasta läpinäkyvämpää

25.9.2025

Solu Digitalin kanssa toteutettu projektinhallintatyökalu tehosti Starkin kehityshankkeiden johtamista, vahvisti tiedolla johtamista ja toi läpinäkyvyyden keskiöön strategisen työskentelyn tueksi.

Stark on ottanut käyttöön projektinhallintatyökalun, joka on tehostanut projektien hallintaa alusta loppuun.

Camilla Saari, Starkin Senior Business Development Analyst, on ollut keskeisessä roolissa työkalun kehittämisessä ja käyttöönotossa, kun yritys laittoi projektinhallintamallinsa perustat kuntoon ja loi puitteet, jotka kattavat muun muassa prosessit ja palaverikäytännöt.

Camilla korostaa, että projektinhallintatyökalu oli merkittävä osa tätä kokonaisuutta ja tukee sen kaikkia osa-alueita: ”Eri Microsoftin työkaluja yhdistelemällä Solu rakensi meille ratkaisun, joka tarjoaa valmiudet yksittäisen projektin sekä koko projektiportfolion johtamiseen.”

Kaikki tarvittava tieto, kuten suunnitelmat liittyen aikatauluihin ja resursseihin, tehtävälistat, statuspäivitykset sekä budjetin ja talouden seuranta, on koottu yhteen järjestelmään, mikä tekee työkalusta monipuolisen ja tehokkaan.

Työkalun avulla projektipäälliköillä on paremmat mahdollisuudet keskittyä olennaiseen työhönsä. Se lisää läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaistaa tiedonhallinnan projektisuunnitelmista ja aikatauluista budjetin seurantaan. Lisäksi se tukee strategista ajattelua ja mahdollistaa avoimemman yhteistyön Starkin tiimien ja yksiköiden sisällä sekä niiden välillä.

Räätälöity ratkaisu tukee strategisia kehityshankkeita

”Pidimme siitä, että Solu tarjosi mahdollisuuden rakentaa järjestelmä meidän omien projektinhallinnan prosessien ympärille sen sijaan, että olisimme joutuneet muokkaamaan prosesseja valmiin paketin mukaan.”

Järjestelmä rakennettiin yhdistelemällä Microsoftin eri työkaluja, kuten Microsoft Project for the Web -työkalua, Teamsia, SharePointia ja Power BI -raportointia.

Microsoftin palvelut olivat jo entuudestaan käytössä Starkilla, jonka vuoksi myös uusi ratkaisu haluttiin toteuttaa tutuilla työkaluilla ja näin varmistaa mahdollisimman sujuva käyttöönotto.

Työkalun strateginen merkitys näkyi erityisesti kehityshankkeiden priorisoinnissa ja portfolion hallinnassa. Se toi järjestelmällisyyttä ja varmuutta päätöksentekoon läpinäkyvän tiedon ollessa kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä, mikä mahdollisti myös paremman viestinnän ja läpinäkyvyyden Teams-ympäristössä, joka tukee tiimien yhteistyötä.

Projektipäälliköille selkeyttä ja ajansäästöä

Työkalun käytännön hyödyt näkyvät päivittäisessä työssä järjestelmän helpottaessa tiedonhallintaa ja raportointia.

”Työkalu mahdollistaa rakenteen, joka konkretisoi projektipäällikölle asioita ja selventää kokonaisuutta, jolloin heidän omakin ajatus projektistaan voi samalla kirkastua”, Camilla kiteyttää.

Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on työkalun kyky yhdistää kaikki keskeiset projektinhallinnan osa-alueet yhteen järjestelmään, jolloin projektitiedot ovat helposti saatavilla ja päivitettävissä. Tiedon keskittäminen parantaa projektien läpinäkyvyyttä koko organisaatiossa, eikä tieto enää jää piiloon sähköposteihin, työntekijöiden verkkoasemille tai yksittäisiin taulukoihin.

Työkalu integroituu Teamsiin, mikä tukee Starkin sisäistä viestintää ja dokumentointia saumattomasti.

Joustavaa yhteistyötä

Solu Digitalin joustava ja liiketoimintalähtöinen lähestymistapa on ollut tärkeä osa työkalun onnistunutta käyttöönottoa. Camilla kuvailee yhteistyötä sujuvaksi ja aidosti keskustelevaksi, mikä mahdollisti Starkin liiketoiminnallisten tarpeiden ymmärtämisen ja ratkaisujen sparrauksen yhdessä.

Solun tapa kommunikoida selkeästi ja ymmärrettävästi on myös helpottanut yhteistyötä: ”Se ei ole jokaisen ohjelmistotoimittajan kanssa itsestäänselvyys, että pystyisi ymmärtämään ja puhumaan sellaista tavallista kieltä, vaan se voi mennä hyvin tekniseksi välillä”, Camilla selventää.

Camilla suosittelee Solu Digitalia muille erityisesti joustavuuden takia niin yhteistyön kuin ratkaisun kehittämisen osalta.

”Yhdessä tekemisen tapa on ollut ilahduttavaa”, Camilla tiivistää.

Solu Digitalin tarjoama räätälöity ratkaisu ja yhteistyön henki ovat tehneet projektinhallinnasta tehokasta, selkeää ja ennen kaikkea läpinäkyvää – mikä luo vahvan pohjan kestävälle ja osallistavalle kehitystyölle koko Starkin organisaatiossa.

Tutustu tarkemmin Starkin ja Solu Digitalin yhteistyöhön täällä.

Ota yhteyttä ja varaa projektinhallinnan demo

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.

Microsoft Project Online päättyy – mitä seuraavaksi?

9.9.2025

Microsoft Project Online -palvelun käyttö päättyy syyskuussa 2026. Microsoft uudistaa projektinhallinnan työkalunsa vastaamaan nykyajan vaatimuksia ja tuo tilalle moderneja, tekoälyllä vahvistettuja ratkaisuja.

Microsoft Project Online päättyy – projektinhallinnan korvaavat ratkaisut

Project Online on palvellut organisaatioita pitkään, mutta sen arkkitehtuuri ei enää vastaa nykypäivän projektityön tarpeita. Microsoftin mukaan tavoitteena on siirtyä palveluihin, jotka tukevat paremmin yhteistyötä, skaalautuvuutta ja integraatiota Microsoft 365 -ekosysteemissä. Muutos antaa organisaatioille tilaisuuden uudistaa toimintamallit vastaamaan tulevaisuuden vaatimuksia.

Microsoft on vahvistanut, että Project Onlinen tuki päättyy syyskuussa 2026. Yritysten ja organisaatioiden on siis syytä valmistautua hyvissä ajoin, jotta siirtymä on hallittu ja projektinhallinta pysyy sujuvana myös tulevaisuudessa. Uudet ratkaisut tarjoavat samalla tilaisuuden hyödyntää tekoälyn tuomia etuja päätöksenteossa ja projektien ohjauksessa.

Uudet työkalut projektinhallintaan

Project Onlinen korvaajiksi Microsoft tarjoaa useita vaihtoehtoja, jotka täydentävät toisiaan ja muodostavat yhdessä modernin työkalupakin niin projektipäälliköille, johdolle kuin projektiryhmäläisille.

Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla tehokkaampaan tehtävienhallintaan

Microsoft Planner Premium tuo tehtävienhallintaan uusia näkymiä, kuten Gantt-kaaviot, tehtäväriippuvuudet ja kehittyneet raportit. Se on helppo omaksua ja sopii sekä pienille tiimeille että laajoihin projekteihin, joissa tarvitaan selkeää kokonaiskuvaa.

Premium-tason ominaisuudet auttavat hallitsemaan aikatauluja tarkemmin ja vähentämään päällekkäistä työtä. Organisaatiot voivat seurata projektin etenemistä reaaliajassa ja varmistaa, että jokainen tiimin jäsen pysyy ajan tasalla omista vastuistaan ja riippuvuuksista.

Microsoft Project Manager Agent tuo tekoälyn projektipäällikön tueksi

Project Manager Agent toimii tekoälypohjaisena apurina, joka analysoi projektien tilannetta ja ehdottaa seuraavia toimenpiteitä. Sen avulla projektipäälliköt voivat keskittyä päätöksiin, joilla on suurin merkitys, kun taas rutiinit hoituvat automaattisesti.

Agentti tunnistaa ajoissa riskit ja resurssien pullonkaulat, jolloin projektipäällikkö saa ennakoivaa tukea ja voi tehdä perustellumpia päätöksiä. Ratkaisu nostaa projektien onnistumisen todennäköisyyttä ja selkeyttää monimutkaisten kokonaisuuksien ohjausta.

Microsoft Project Manager Agent tekoälyassistentti projektipäällikön apuna | Microsoft Project Manager Agent AI assistant aids project manager

Microsoft Copilot työparina arjen projektityössä

Microsoft Copilot integroituu saumattomasti Teamsiin, Outlookiin ja muihin Microsoft 365 -sovelluksiin. Se auttaa tuottamaan raportteja, kokoamaan tietoa eri lähteistä ja luomaan projektisuunnitelmia nopeasti. Copilot toimii käytännössä henkilökohtaisena työparina, joka vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin.

Copilot tuo projektityöhön uudenlaista ketteryyttä. Se pystyy esimerkiksi muokkaamaan kokousmuistiot automaattisesti tehtävälistoiksi tai ehdottamaan seuraavia askelia projektin edetessä. Lopputuloksena on joustavampi työskentely ja entistä toimivampi tiimiyhteistyö.

Copilot for Microsoft 365 toimii muun muassa Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa | Copilot for Microsoft 365 works in Word, Excel, and PowerPoint, among other things

Solu Digitalin asiantuntemus tukena siirtymässä

Siirtymä Microsoft Project Onlinesta ei ole pelkkä tekninen päivitys, vaan strateginen mahdollisuus tarkastella koko projektinhallinnan toimintamalleja uudessa valossa. Muutos kannattaa nähdä tilaisuutena kehittää prosesseja, yhtenäistää käytäntöjä ja ottaa käyttöön ratkaisuja, jotka tukevat entistä paremmin organisaation tavoitteita.

Solu Digitalin asiantuntijoilla on yli 20 vuoden kokemus Microsoftin projektinhallinnan ratkaisujen toteutuksista ja kehittämisestä. Olemme erikoistuneet auttamaan organisaatioita siirtymään Microsoft Project Onlinesta moderneihin vaihtoehtoihin, kuten Planneriin premium-ominaisuuksilla, Copilot-ratkaisuihin ja tekoälyagentteihin.

Asiantuntijamme varmistavat, että ratkaisu tukee juuri teidän projektityönne tarpeita ja että muutos etenee hallitusti. Tarjoamme kokonaisvaltaista tukea niin tekniseen toteutukseen, koulutukseen kuin projektikulttuurin kehittämiseen.

Kun valitsette Solu Digitalin kumppaniksenne, saatte tueksi tiimin, joka tuntee Microsoftin projektinhallinnan työkalut ja ymmärtää samalla, miten ne tuodaan aidosti osaksi organisaation toimintaa.

Ota yhteyttä Solu Digitaliin ja löydetään yhdessä teidän organisaatiollenne paras polku Microsoft Project Onlinesta kohti tulevaisuuden projektityötä, jossa tehokkuus, läpinäkyvyys ja tekoäly kulkevat käsi kädessä.

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Voisiko M-Filesin korvaaminen Microsoft 365:llä tuoda kustannussäästöjä?

28.8.2025

Monilla organisaatioilla Microsoft 365 on jo käytössä. Tällöin M-Files saattaa muodostua helposti turhan lisäkulun, jonka voi poistaa siirtymällä Microsoft 365:n dokumentinhallintaan.

M-Filesin korvaaminen Microsoft 365:llä | replacing M-Files with Microsoft 365

M-Files on ilmoittanut siirtyvänsä käyttämään samaa infrastruktuuria kuin Microsoftin SharePoint. Palvelu tunnetaan nimellä SharePoint Embedded, ja se tarkoittaa, että M-Files nojaa jatkossa Microsoftin teknologiaan entistä vahvemmin. Muutos on saanut monet asiakkaat miettimään, onko erillisen järjestelmän ylläpito enää järkevää.

Microsoft 365 on jo useimmissa organisaatioissa arkipäivää. Outlook, Teams, OneDrive ja Office-työkalut muodostavat työnteon perustan, ja SharePoint on luonteva osa tätä kokonaisuutta. Kun dokumentinhallinta onnistuu M365:n sisällä, M-Filesin erillinen lisenssi voi tietyissä tilanteissa olla päällekkäinen kustannus.

Yksi alusta tuo mukanaan myös hallittavuuden. Kun tietovarastot, prosessit ja käyttäjät ovat samassa ekosysteemissä, hallinta yksinkertaistuu ja kokonaisarkkitehtuuri selkeytyy.

Vuoden takaisinmaksuaika dokumentinhallinnassa

M-Filesin erilliset lisenssit voivat olla merkittävä kuluerä, etenkin kun huomioidaan, että samat ydintoiminnot löytyvät Microsoft 365:stä. Moni organisaatio maksaa siis kahdesti dokumenttien hallinnasta – kerran M-Filesille ja kerran Microsoft 365 -lisenssien muodossa. Kustannustehokkuus nousee väistämättä kysymykseksi, kun samoista toiminnoista maksetaan kahdelle eri järjestelmälle.

Kun dokumentinhallinta siirretään osaksi jo olemassa olevaa Microsoft 365 -ympäristöä, poistuvat ylimääräiset lisenssimaksut kokonaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että investointi maksaa itsensä takaisin jopa vuoden sisällä. Säästöjä syntyy myös hallinnointikustannuksissa, sillä erillisen järjestelmän ylläpito ja tukipalvelut jäävät pois.

Säästöt eivät kuitenkaan rajoitu pelkkiin lisenssikuluihin. Kun kaikki toimii yhdellä alustalla, koulutuksen ja käyttäjätuen tarve vähenee. Henkilöstön ei tarvitse opetella kahta erillistä järjestelmää, mikä vähentää perehdytyskustannuksia ja nopeuttaa uusien työntekijöiden mukaan ottamista.

Työn tehokkuus kasvaa M-Filesista luovuttaessa

Microsoft 365:n vahvuus on sen tuttuus. SharePoint, Teams ja OneDrive ovat osa työntekijöiden päivittäistä tekemistä, joten dokumenttien hallinta tapahtuu luonnollisessa työympäristössä ilman ylimääräisiä käyttöliittymiä. Käyttäjät arvostavat yhden alustan mallia, jossa kaikki työkalut löytyvät samasta ekosysteemistä.

Tekoälyratkaisut, kuten Microsoft Copilot ja Syntex, tuovat dokumentinhallintaan uutta tehokkuutta. Metadatan hallinta, dokumenttien luokittelu ja sisällön tiivistäminen voidaan automatisoida, jolloin työntekijöiden aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Prosessit nopeutuvat ja manuaalinen työ vähenee merkittävästi.

SharePointin arkistointi tarjoaa rakenteen, joka helpottaa sekä dokumenttien säilyttämistä että tiedon elinkaaren hallintaa. Asiakirjoille voidaan määritellä automaattisia säilytyskäytäntöjä, jolloin ne arkistoituvat tai poistuvat organisaation politiikan mukaisesti. Arkistointi kytkeytyy myös Purview’n tietoturva- ja compliance-ratkaisuihin, mikä tekee dokumenttien hallinnasta läpinäkyvää ja vaatimustenmukaista.

Käytännön hyöty näkyy arjessa. Dokumentit löytyvät nopeasti hakutoiminnoilla, arkistointi hoituu automaattisesti ja raportteja voidaan koostaa aiempaa nopeammin. Microsoft 365 dokumentinhallinta helpottaa tiedonhallintaa ja parantaa työn tuottavuutta koko organisaatiossa.

Yksi alusta vähentää riskejä ja hajanaisuutta

Microsoftin vahvuutena on laaja ekosysteemi, jossa tietoturva ja hallinta ovat yhtenäisiä. Microsoft Purview tarjoaa kattavat työkalut käyttöoikeuksien hallintaan, säilytyskäytäntöihin ja auditointiin. Kun kaikki dokumentit pysyvät samassa ympäristössä, vaatimustenmukaisuuden seuranta ja raportointi helpottuvat.

Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten Outlookiin, ERP-ratkaisuihin ja CRM-järjestelmiin, toimivat natiivisti. Käyttöönotto ja ylläpito on suoraviivaisempaa Microsoftin natiivien integraatioiden avulla kuin M-Filesin kautta rakennetuissa liitoksissa. Microsoft kehittää jatkuvasti pilvipalveluidensa yhteentoimivuutta, mikä tuo organisaatioille pitkäjänteistä varmuutta investoinnista.

Kun dokumentit ja prosessit ovat yhdellä alustalla, riski hajanaisesta tiedonhallinnasta pienenee. IT-osaston hallintatyö vähenee, ja koko organisaatio voi luottaa siihen, että tiedot löytyvät yhdestä paikasta selkeällä käyttöoikeusmallilla.

Migraatio M-Filesista Microsoft 365:een

Siirtymä M-Filesista Microsoft 365:een vaatii suunnittelua, mutta se on teknisesti täysin toteutettavissa. Arkkitehtuurikartta auttaa hahmottamaan, miten nykyiset prosessit ja rakenteet siirretään hallitusti ja turvallisesti uuteen ympäristöön.

Arkkitehtuurikartta toimii siirtymän suunnittelun työkaluna. Sen avulla kuvataan nykyiset järjestelmät, tietovirrat ja integraatiot sekä hahmotetaan, miten ne voidaan korvata tai siirtää Microsoft 365 -ympäristöön. Kartta antaa kokonaiskuvan tavoitetilasta ja vaiheittaisesta polusta sinne, mikä helpottaa riskien hallintaa ja auttaa viestimään muutoksen vaikutuksista niin IT:lle kuin liiketoimintajohdolle.

Olemassa oleva metadata ja dokumenttien versiohistoria voidaan siirtää mukana, jolloin aiemmin tehty työ säilyy arvossaan. Organisaatio ei joudu aloittamaan nollasta, vaan voi hyödyntää jo olemassa olevan sisällön ja sen taustatiedot. Siirtymä etenee hallitusti sekä teknisesti että käyttäjien arjessa.

Migraatio on järkevää toteuttaa vaiheittain. Aloittamalla esimerkiksi SharePoint dokumenttien hallinnasta voidaan saada nopeasti näkyviä hyötyjä ja kokemusta uudesta toimintamallista. Tämän jälkeen käyttöönottoa voidaan laajentaa hallitusti muihin Microsoft 365 -työkaluihin, jolloin käyttökatkot pysyvät mahdollisimman vähäisinä ja henkilöstön sopeutuminen helpottuu.

Kohti kustannustehokkaampaa tulevaisuutta

Organisaatioissa, joissa Microsoft 365 on jo käytössä, M-Files saattaa muodostua ylimääräiseksi kustannukseksi. Kun dokumentinhallinta siirretään osaksi samaa alustaa, poistuvat päällekkäiset lisenssit ja arkkitehtuuri selkeytyy. Hyötynä on parempi käyttäjäkokemus, vahvempi tietoturva ja Microsoft 365:n Copilotin sekä muiden sisäänrakennettujen tekoälyratkaisujen tuoma lisätehokkuus.

Yksi alusta kokoaa yhteen dokumentit, prosessit ja yhteistyön työkalut, jolloin kokonaisuus on helpompi hallita ja kehittää. Päätös M-Filesin mahdollisesta korvaamisesta Microsoft 365:llä on askel kohti yksinkertaisempaa ja kustannustehokkaampaa tulevaisuutta.

Ota yhteyttä ja arvioidaan yhdessä, miten M-Files voidaan korvata Microsoft 365:llä kustannustehokkaasti ja hallitusti.

Tekoäly liiketoimintaprosessien tehostajana

14.8.2025

Vapauta aikaa, vähennä virheitä ja kehitä liiketoimintaprosesseja tekoälyn avulla. Oikein kohdennettu automaatio maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Tekoäly liiketoimintaprosessien tehostajana

Tekoäly ei ole enää vain teknologia-asiantuntijoiden aihe tai kokeiluhanke, vaan konkreettinen väline työn sujuvoittamiseen, laadun parantamiseen ja resurssien tehokkaampaan käyttöön.

Oikein käytettynä tekoäly voi tehostaa liiketoimintaprosesseja monella tavalla: se vähentää manuaalista työtä, minimoi virheitä, nopeuttaa reagointia asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeisiin ja avaa täysin uusia mahdollisuuksia liiketoimintaprosessien kehittämiseen.

Silti moni organisaatio epäröi, mistä tekoälyn hyödyntäminen liiketoimintaprosesseissa kannattaa aloittaa. Tärkeintä ei ole valita oikeaa teknologiaa tai työkalua heti alussa, vaan lähteä liikkeelle liiketoimintalähtöisesti: tunnistaa toistuvat, kuormittavat ja hitaat työvaiheet ja arvioida, voidaanko ne automatisoida tai uudistaa tekoälyn avulla.

Organisaatioiden ei tarvitse enää miettiä, pitäisikö tekoälyä hyödyntää liiketoimintaprosesseissa, vaan kysyä: missä sitä kannattaa hyödyntää ensin?

Tekoäly käytännössä: säästöä, nopeutta ja luotettavuutta

Yksi konkreettisimmista esimerkeistä löytyy tarjouspyyntöjen käsittelystä. Asiakasorganisaatiossa saapuvat sähköpostit käytiin aiemmin manuaalisesti läpi, ja pyynnöt ohjattiin oikeille liiketoimintayksiköille henkilöstön toimesta. Prosessi oli hidas, altis inhimillisille virheille ja kulutti asiantuntijoiden aikaa.

Uudessa ratkaisussa tekoäly automatisoi liiketoimintaprosessin, eli lukee saapuvat viestit, tunnistaa tarjouksen sisällön ja ohjaa sen automaattisesti oikealle tiimille. Selkeissä tapauksissa tekoäly tuottaa jopa alustavan tarjoustekstin, jonka asiantuntija tarkistaa ennen lähettämistä.

Tulokset olivat selkeitä: vastausaika lyheni, työkuorma keveni ja investoinnin takaisinmaksuaika jäi alle vuoteen. Ratkaisun ROI oli 33 % jo ensimmäisten 12 kuukauden aikana. Säästyneet resurssit voidaan kohdentaa arvoa tuottavaan työhön, kuten asiakastarpeiden ratkomiseen ja uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Tekoäly on myös vikasietoisempi kuin ohjelmistorobotiikka (RPA). Eräällä toisella asiakkaallamme korvattiin tilaus-toimitusprosessin tueksi kehitetty RPA tekoälypohjaisella ratkaisulla, koska robotiikka rikkoutui usein ja oli virhealtis.

Tekoälypohjainen liiketoimintaprosessien ratkaisu korvasi robotiikan, ja samalla saatiin järjestelmä, joka sopeutuu prosessin muutoksiin, on helppo ylläpitää ja toimii luotettavasti ilman IT-riippuvuutta.

Mistä tekoälyn hyödyntäminen kannattaa aloittaa juuri teillä?

Moni miettii, missä tekoäly tuottaa eniten hyötyä liiketoimintaprosessien näkökulmasta. Yleensä paras lähtökohta löytyy arjen tehtävistä – niistä, jotka toistuvat usein ja vievät paljon aikaa. Ennen listauksen tarkastelua on hyvä pysähtyä miettimään, missä työvaiheissa kuluu aikaa, syntyy virheitä tai tarvitaan jatkuvaa käsittelyä. Tällaisissa kohdissa tekoälyllä on usein eniten annettavaa.

Tässä muutamia kysymyksiä, jotka auttavat tunnistamaan tekoälyn mahdollisuuksia:

Onko meillä työvaiheita, joita tehdään edelleen manuaalisesti?
Käsitelläänkö isoja määriä sähköposteja, tilauksia tai raportteja toistuvalla tavalla?
Joudummeko tekemään samaa työtä useaan kertaan eri järjestelmissä?
Kuluuko asiantuntijoiden aikaa tehtäviin, joista tekoäly voisi selviytyä nopeammin?
Onko meillä dataa, jota ei tällä hetkellä hyödynnetä päätöksenteossa?

Usein tekoälypalveluiden kustannukset ovat pieniä verrattuna saavutettaviin hyötyihin – etenkin suurivolyymisissa liiketoimintaprosesseissa. Kun oikea käyttökohde tunnistetaan, investoinnin takaisinmaksu voi tapahtua nopeasti.

Jos vastasit kyllä edes yhteen kysymykseen, kyseessä voi olla hyvä lähtökohta tekoälyllä tehostettavalle liiketoimintaprosessille – erityisesti, koska tekoäly ei väsy, vaikka työmäärä kasvaa. Sen sijaan, että tarvitaan lisää henkilöresursseja, voidaan olemassa olevia hyödyntää tehokkaammin.

Tekoälyllä ei kannata paikata vanhaa

Yksi yleisimmistä virheistä on yrittää korjata prosessin osa-aluetta tekoälyllä ilman, että tarkastellaan kokonaisuutta. Tekoälyratkaisu toimii parhaiten, kun prosessi mietitään uusiksi:

Mitä syötämme prosessiin?
Mitä tuloksia odotamme?
Mitä manuaalista vaihetta ei enää tarvita?

Tekoälyratkaisu toimii parhaiten, kun prosessi ajatellaan uudelleen eikä vain yritetä automatisoida vanhaa toimintamallia. Tällöin rakennetaan jotain aidosti fiksumpaa ja kestävää – ei vain nopeutettua versiota vanhasta.

Älykkäät prosessit syntyvät yhteistyössä oikean kumppanin kanssa

Käyttöönoton ei tarvitse olla raskas. Pieni, hyvin suunniteltu pilotti riittää käynnistämään matkan tekoälyn hyödyntämiseen liiketoimintaprosesseissa. Me Solu Digitalilla autamme tunnistamaan parhaat käyttökohteet, valitsemaan sopivat teknologiat ja rakentamaan ratkaisut, jotka palvelevat sekä käyttäjiä että liiketoimintaa.

Yhdessä voimme:

Tunnistaa arvokkaimmat automatisoitavat kohdat
Kartoittaa käytettävissä olevan datan
Suunnitella pilotin, joka tuo näkyviä tuloksia nopeasti
Skaalata ratkaisun osaksi arkea

Ota yhteyttä – keskustellaan, mistä teidän tekoälymatkanne kannattaisi alkaa.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja