FI – Solu Digital

Yksi projektialusta tuo näkyvyyden projektityöhön

29.5.2026

Projektityön suurin haaste ei ole työkalujen määrä vaan hajautunut tieto. Yksi projektialusta mahdollistaa näkyvyyden, ennakoinnin ja paremman päätöksenteon.

Yksi projektialusta tuo näkyvyyden projektityöhön

Projektityö muuttuu nopeammin kuin organisaatioiden johtamismallit. Projektien määrä kasvaa, yhteistyöverkostot laajenevat ja tietoa syntyy enemmän kuin koskaan aiemmin. Organisaatioilta odotetaan samalla nopeampia päätöksiä, parempaa ennakointia ja kykyä johtaa kokonaisuutta jatkuvassa muutoksessa.

Monessa organisaatiossa projektityötä tehdään paljon ja työkalujakin riittää. Haaste syntyy siitä, että tieto, yhteistyö ja johtaminen ovat hajautuneet liian moneen paikkaan.

Yksittäinen projekti voi näyttää onnistuneelta, vaikka kokonaisuus olisi jo menettänyt hallittavuutensa.

Projektityö hajautuu liian helposti

Projektityössä käytetään usein monia eri ratkaisuja tehtävien hallintaan, dokumentointiin, raportointiin ja yhteistyöhön. Jokaisella työkalulla on oma tarkoituksensa, mutta kokonaisuus alkaa helposti hajota.

Tehtävät löytyvät yhdestä järjestelmästä, dokumentit toisesta ja raportointi kolmannesta. Taloustieto, asiakastieto ja projektien tilannekuva elävät erillään toisistaan. Lopputuloksena syntyy ympäristö, jossa yksittäiset osat toimivat, mutta kokonaisuutta on vaikea nähdä reaaliaikaisesti.

Projektipalaverit täyttävät tiedon aukkoja. Raportointi muuttuu erilliseksi työksi, jonka tarkoitus on kertoa mitä tapahtui sen sijaan, että se tukisi päätöksentekoa juuri nyt.

Päivittäinen tekeminen jää helposti irralliseksi kokonaisuudesta. Henkilökohtaiset tehtävät, projektien eteneminen ja yhteistyö eri osapuolten kanssa eivät kohtaa samassa näkymässä. Työ etenee, mutta yhteinen tilannekuva puuttuu.

Hajautettu tieto tekee kokonaisuuden johtamisesta käytännössä mahdotonta.

Hajautettu tieto estää kokonaisuuden johtamisen

Projektijohtamisen suurin haaste ei enää ole yksittäisen projektin hallinta. Organisaatioiden pitää nähdä samanaikaisesti projektien tilanteet, resurssit, riskit, prioriteetit ja liiketoimintavaikutukset.

Tilanne muuttuu nopeasti vaikeaksi, jos tieto ei perustu yhteisiin rakenteisiin.

Monessa organisaatiossa johto tarkastelee edelleen erillisiä raportteja, projektikohtaisia näkymiä ja manuaalisesti koostettua tilannetietoa. Päätöksenteko perustuu helposti viiveelliseen tietoon, vaikka projektien tilanteet muuttuvat jatkuvasti.

Yksi projektialusta muuttaa koko johtamisen lähtökohdan. Kun projektityö, yhteistyö, dokumentit ja raportointi perustuvat samaan rakenteeseen, kokonaiskuva muodostuu automaattisesti osana päivittäistä tekemistä.

Yksilö näkee omat tehtävänsä, projektipäällikkö projektin tilanteen ja johto koko portfolion suunnan samasta kokonaisuudesta.

Hajautunut data estää tekoälyn hyödyt

Moni organisaatio yrittää hyödyntää tekoälyä projektityössä, vaikka projektien tieto on edelleen hajallaan eri järjestelmissä, dokumenteissa ja raporteissa. Usein tekoälyä hyödynnetään yksittäisten tehtävien automatisointiin, vaikka varsinainen haaste liittyy kokonaisuuden johtamiseen.

Tekoäly ei ratkaise projektijohtamisen ongelmia, jos organisaation tieto on edelleen hajautunut. Todellinen hyöty syntyy kuitenkin vasta silloin, kun tekoälyllä on käytössään yhtenäinen ja ajantasainen kokonaiskuva.

Jos projektitieto on hajautettuna eri järjestelmiin, analyysi jää helposti yksittäisten projektien tai työkalujen tasolle. Tekoäly voi nopeuttaa yksittäisiä tehtäviä, mutta kokonaisuuden johtaminen ei kehity.

Yhtenäinen tietorakenne, selkeät vastuut ja yhteiset toimintamallit luovat perustan sille, että tekoäly voi aidosti tukea projektijohtamista. Riskien tunnistaminen, poikkeamien havaitseminen, resurssien ennakointi ja tilannekuvan muodostaminen muuttuvat mahdollisiksi vasta silloin, kun tieto on rakenteista ja jatkuvasti käytettävissä.

Kilpailuetu ei synny tekoälystä vaan siitä, miten hyvin organisaatio pystyy yhdistämään tiedon, projektit ja päätöksenteon.

Raportointi ei enää riitä projektien johtamiseen

Projektisalkun johtaminen ei ole uusi ajatus. Organisaatiot ovat pitkään pyrkineet kokoamaan projekteja yhteen ja tarkastelemaan niitä portfoliona.

Usein näkymä perustuu kuitenkin edelleen raportointiin. Tietoa kerätään erikseen, yhdistellään manuaalisesti ja päivitetään viiveellä. Lopputuloksena syntyy tilannekuva, joka kertoo enemmän menneestä kuin nykytilanteesta.

Ero syntyy siitä, missä ja milloin tieto syntyy – ja miten se on käytettävissä. Kun projektityö tapahtuu samassa rakenteessa, näkymä ei ole enää erillinen raportti vaan jatkuvasti päivittyvä tilannekuva.

Johtaminen ei tällöin perustu vain menneen raportointiin. Huomio siirtyy jatkuvasti päivittyvään tilannekuvaan, jossa projektien riskit, prioriteetit ja muutokset näkyvät reaaliaikaisesti.

Perinteinen projektisalkku kokoaa tietoa projekteista. Moderni Project Hub yhdistää projektityön, tiedon ja johtamisen samaan näkymään.

Project Hub kokoaa projektityön yhteen

Moderni Project Hub on sekä tekninen ratkaisu että toimintamalli, jossa projektityö, yhteistyö, dokumentaatio, raportointi ja liiketoimintadata muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.

Microsoft 365 -ympäristössä Project Hub voi yhdistää projektinhallinnan, yhteistyön, dokumentinhallinnan, raportoinnin, automaation ja tekoälyn samaan näkymään. Integraatiot liiketoimintajärjestelmiin yhdistävät projektityön osaksi liiketoiminnan kokonaiskuvaa, vähentävät manuaalista tiedon siirtämistä ja parantavat tiedon laatua.

Projektityössä syntyvä tieto ei rajoitu tehtäviin ja aikatauluihin. Dokumentit, päätökset, viestintä ja asiakasyhteistyö vaikuttavat suoraan projektien etenemiseen. Kun kaikki tieto kuuluu samaan rakenteeseen, myös johtaminen perustuu todelliseen kokonaiskuvaan.

Yhteistyö ei myöskään rajoitu organisaation sisälle. Asiakkaat, kumppanit ja alihankkijat voivat osallistua samaan kokonaisuuteen hallitusti ja organisaation tietoturvavaatimukset huomioiden.

Tulevaisuuden kilpailuetu rakentuu näkyvyydestä. Projektit eivät ole irrallisia kokonaisuuksia, vaan osa yhteistä rakennetta, jossa resursseja, riskejä, aikatauluja ja suorituskykyä voidaan tarkastella yhtenäisesti.

Näkyvyys ratkaisee tulevaisuuden projektityössä

Projektityön määrä kasvaa edelleen, mutta samalla kasvaa myös vaatimus ymmärtää kokonaisuutta paremmin. Pelkkä tehokkuus ei enää riitä, jos näkyvyys puuttuu.

Kilpailuetu syntyy kyvystä yhdistää strategia, projektit, tieto ja päätöksenteko yhdeksi läpinäkyväksi kokonaisuudeksi. Organisaatio, joka pystyy näkemään tilanteensa jatkuvasti, pystyy myös reagoimaan nopeammin ja tekemään parempia päätöksiä.

Yksi projektialusta ei ole IT-hanke vaan johtamiskyvykkyys. Kyse on tavasta, jolla organisaatio rakentaa näkyvyyttä omaan toimintaansa.

Tulevaisuuden projektit eivät ole vain paremmin hallittuja kokonaisuuksia. Ne ovat osa ympäristöä, jossa tieto, yhteistyö, päätökset ja toteutus muodostavat jatkuvasti päivittyvän kokonaisuuden.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja, Partner

Kuinka johtaa muutosta arjessa – 5 vinkkiä onnistuneeseen muutokseen

13.5.2026

Muutos ei yleensä kaadu strategiaan, vaan siihen, miten se toteutuu arjessa. Onnistuminen ratkaistaan siinä, miten hyvin ihmiset ymmärtävät, kokevat ja ottavat uuden osaksi omaa työtään.

Kuinka johtaa muutosta arjessa – 5 vinkkiä onnistuneeseen muutokseen

Työelämässä muutos on jatkuvaa. Uusia työkaluja, toimintamalleja ja tavoitteita otetaan käyttöön nopeasti, mutta silti moni muutos jää puolitiehen. Muutos on suunniteltu hyvin, mutta arjessa se ei näy.

Tilanne ei yleensä johdu siitä, etteikö muutos olisi tarpeellinen. Useimmiten ratkaisevaa on se, miten muutos johdetaan ihmisten tasolla. Seuraavat viisi näkökulmaa auttavat viemään muutoksen suunnitelmista käytäntöön.

1. Kerro selkeästi, mikä muuttuu ja miksi

Epäselvä muutos vie energiaa ja aiheuttaa turhautumista. Jos ihmiset eivät tiedä, mitä oikeasti ollaan muuttamassa, syntyy helposti epäluottamusta ja vastarintaa.

Selkeys ei tarkoita täydellisiä vastauksia kaikkiin kysymyksiin. Riittää, että suunta on ymmärrettävä ja keskeiset asiat on sanoitettu konkreettisesti. Mikä muuttuu, mikä pysyy ennallaan ja miksi muutos tehdään.

Arjen tasolle vietynä tämä tarkoittaa sitä, että muutos näkyy jokaisen työssä. Kun ihminen ymmärtää, mitä hänen työssään tapahtuu eri tavalla huomenna kuin tänään, muutos alkaa tuntua hallittavalta.

2. Ota ihmiset mukaan keskusteluun

Pelkkä tiedottaminen ei riitä muutoksen läpivientiin. Ihmiset sitoutuvat muutokseen eri tavalla silloin, kun he pääsevät mukaan keskusteluun.

Keskustelu ei tarkoita pelkästään kysymysten vastaanottamista, vaan aitoa vuoropuhelua. Mahdollisuus tuoda esiin ajatuksia, huolia ja havaintoja rakentaa luottamusta ja yhteistä ymmärrystä.

Osallistaminen auttaa myös tunnistamaan asioita, joita suunnitteluvaiheessa ei ole huomattu. Usein juuri ne, joita muutos koskee eniten, näkevät käytännön vaikutukset kaikkein tarkimmin.

3. Hyväksy, että muutos herättää tunteita

Muutos ei ole vain rationaalinen päätös, vaan inhimillinen kokemus. Uusi voi herättää samaan aikaan innostusta, epävarmuutta ja jopa vastustusta.

Tunteiden sivuuttaminen hidastaa muutosta. Kun epävarmuutta tai huolia ei käsitellä, ne jäävät pinnan alle ja näkyvät käytännössä passiivisuutena tai vastarintana.

Tunteiden käsittely ei vaadi monimutkaisia malleja. Riittää, että niille annetaan tilaa. Kuunteleminen, kysyminen ja avoin keskustelu auttavat ihmisiä jäsentämään omaa suhdettaan muutokseen.

4. Tee oppimiselle tilaa arjessa

Muutos ei tapahdu yhdessä koulutuksessa tai käyttöönotossa. Uusi tapa tehdä työtä syntyy vähitellen, kokeilemalla ja oppimalla.

Oppiminen vaatii aikaa. Jos arki on täynnä kiirettä, uuden omaksuminen jää helposti pintapuoliseksi. Tällöin muutos ei juurru, vaan jää irralliseksi kokeiluksi.

Tilaa oppimiselle voi luoda pienilläkin teoilla. Yhteiset keskusteluhetket, kokemusten jakaminen ja lupa olla keskeneräinen auttavat tekemään muutoksesta pysyvämmän osan arkea.

5. Kehitä muutoskyvykkyyttä mikro-opiskelulla

Muutoskyvykkyys ei synny yksittäisestä hankkeesta, vaan jatkuvasta kehittymisestä. Organisaatiot, joissa muutokseen suhtaudutaan oppimisen kautta, pystyvät sopeutumaan ja kehittymään nopeammin.

Arkeen sopiva oppiminen on tässä ratkaisevaa. Pitkien koulutusten sijaan tarvitaan kevyitä ja helposti hyödynnettäviä tapoja kehittää työelämätaitoja.

Academy of Brainin mikrokurssit tuovat muutoksen johtamiseen, vuorovaikutukseen ja itsensä johtamiseen liittyvän oppimisen osaksi päivittäistä tekemistä. Lyhyet, alle 10 minuutin mittaiset sisällöt intranetissä tai Viva Learning -alustalla mahdollistavat jatkuvan oppimisen ilman, että työ keskeytyy.

Academy of Brain -mikrokurssit: Laadukas vuorovaikutus hajautetussa työssä

Muutos syntyy arjessa

Kun oppiminen on osa arkea, muutos ei jää irralliseksi tavoitteeksi. Se muuttuu tavaksi toimia.

Muutos ei onnistu pelkästään suunnittelemalla. Onnistuminen syntyy siitä, miten hyvin ihmiset ymmärtävät muutoksen, osallistuvat siihen ja oppivat uutta matkan varrella.

Kun muutos viedään arkeen asti, siitä tulee kestävä. Samalla rakentuu luottamus siihen, että muutokset eivät jää irrallisiksi, vaan ne viedään myös käytäntöön.

Microsoft 365 -projektien onnistuminen ei riipu pelkästään teknologiasta. Ratkaisevaa on myös se, miten uudet toimintatavat omaksutaan osaksi päivittäistä työtä.

Tutustu muutosjohtamisen palveluihimme ja ota yhteyttä, kun tarvitset kumppanin tukemaan muutoksen läpivientiä ja uusien toimintatapojen jalkauttamista arkeen.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Tekoäly ja puheohjaus kenttätyössä

30.4.2026

Tieto tallentuu työn aikana ja on heti käytettävissä, mikä parantaa näkyvyyttä, päätöksentekoa ja työn sujuvuutta ilman erillistä kirjaamista.

Kenttätyössä suurin ongelma ei ole raportoinnin vaikeus, vaan sen irtaantuminen itse työstä. Työ tehdään kohteessa, mutta tieto kirjataan myöhemmin – usein puutteellisesti tai ei lainkaan. Tilanne heikentää näkyvyyttä, datan laatua ja päätöksentekoa.

Huolto- ja asennustyössä arki näyttää usein tältä: työntekijä käy kohteessa, tekee työn ja siirtyy seuraavaan paikkaan. Raportointi siirtyy helposti myöhemmäksi – ja osa tiedosta saattaa jäädä kirjaamatta. Sama toistuu päivittäin ja kertautuu koko organisaation tasolla.

Raportointi osana kenttätyötä

Puheohjauksen ensimmäinen ja konkreettisin hyöty liittyy siihen, milloin raportointi tapahtuu. Sen sijaan että tiedot kirjattaisiin jälkikäteen, työntekijä voi sanella raportin heti kohteessa työn yhteydessä.

Raportointi ei enää keskeytä työtä, eikä sitä tarvitse siirtää myöhemmäksi. Kirjaaminen tapahtuu työn yhteydessä, mikä vähentää viivettä ja parantaa tiedon ajantasaisuutta.

Kenttätyössä muutos on merkittävä. Työ ei siirry toimistolle raportointia varten, vaan raportointi tapahtuu siellä missä työ tehdään. Samalla kirjaamisen kynnys madaltuu, mikä lisää raportoinnin kattavuutta.

Puhe tuo raportoinnin työn yhteyteen

Tekoäly muuttaa puheen selkeäksi ja käyttökelpoiseksi tekstiksi.Se ei pelkästään litteroi, vaan tulkitsee merkityksen ja muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden siitä, mitä työntekijä on tarkoittanut.

Tuloksena ei ole raakaa transkriptiota, vaan selkeä raportti. Samalla tieto voidaan kääntää tarvittaessa esimerkiksi englanniksi ja tallentaa suoraan oikeaan paikkaan.

Tässä vaiheessa puheohjaus ei ole enää käyttöliittymä, vaan osa prosessia, jossa tieto syntyy automaattisesti ja siirtyy eteenpäin ilman manuaalista työtä.

Tekoäly muuttaa puheen tiedoksi

Puheohjausta hyödynnetään tilanteessa, jossa työntekijä voi sanella raportin heti työn jälkeen suoraan kohteessa. Tekoäly käsittelee puheen ja muodostaa siitä valmiin tekstin, joka tallentuu järjestelmään työnkulun kautta ilman erillistä kirjaamisvaihetta.

Tekoäly tunnistaa puheesta myös kontekstia. Epätarkat ilmaukset, kuten “eilen”, muunnetaan täsmällisiksi päivämääriksi, ja kohde voidaan tunnistaa rekisteristä, vaikka nimi ei olisi täysin oikein sanottu.

Raportti syntyy valmiiksi työn aikana. Tieto tallentuu heti oikeaan paikkaan ja on käytettävissä ilman viivettä tai erillistä käsittelyä.

Tieto syntyy työn aikana

Kenttätyössä kriittisin tieto on usein yksinkertainen: kuka teki, mitä tehtiin, missä ja milloin. Kun tieto saadaan järjestelmään ajantasaisesti, organisaatio saa paremman näkyvyyden toimintaan.

Raportin yksityiskohtainen sisältö on toki tärkeää, mutta toissijaista verrattuna siihen, että tieto on olemassa ja käytettävissä. Puheohjaus madaltaa kynnystä kirjata tieto heti, jolloin se ei jää tekemättä kiireessä tai unohdu kokonaan.

Ajantasainen tieto tukee myös työn ohjausta ja resurssien hallintaa. Kun tieto on heti käytettävissä, päätöksiä voidaan tehdä ilman viivettä.

Vaikutukset työn tekemiseen

Puheohjaus ja tekoäly muuttavat työn rakennetta usealla tasolla. Muutos näkyy sekä arjessa että tiedon hyödyntämisessä.

Yksittäisen työntekijän näkökulmasta kirjaamiseen käytetty aika vähenee ja työ sujuvoituu. Raportointi ei enää ole erillinen tehtävä, vaan osa työn tekemistä. Ratkaisu vähentää kuormitusta ja parantaa työn sujuvuutta erityisesti liikkuvassa työssä.

Organisaation tasolla vaikutukset näkyvät parempana tiedon laatuna ja ajantasaisuutena. Kun raportointi tapahtuu reaaliaikaisesti, tieto on käytettävissä heti eikä viiveellä. Ratkaisu parantaa myös päätöksentekoa ja ennustettavuutta, koska toiminnasta syntyy jatkuvasti päivittyvä tilannekuva.

Missä puheohjaus toimii – ja missä ei

Puheohjaus toimii parhaiten tilanteissa, joissa työ tehdään muualla kuin järjestelmässä. Huolto, kunnossapito, energia-ala ja rakentaminen ovat tyypillisiä esimerkkejä ympäristöistä, joissa raportointi jää helposti jälkeen itse työstä.

Liikkuva työ, etäkohteet ja tilanteet, joissa kädet eivät ole vapaat kirjoittamiseen, korostavat puheohjauksen hyötyjä.

Toimistotyössä tilanne on toinen. Kun työ tehdään jo valmiiksi järjestelmässä, perinteinen tapa kirjata ja käsitellä tietoa on usein tehokkaampi.

Puheohjaus seuraavana kehitysaskeleena

Puheohjauksen kehitys ei pysähdy raportointiin. Seuraava askel on järjestelmät, jotka eivät vain vastaanota puhetta, vaan myös vastaavat ja ohjaavat.

Käytännössä tämä tarkoittaa tilannetta, jossa työntekijä voi keskustella järjestelmän kanssa, hakea tietoa ja saada ohjeita ilman erillistä käyttöliittymää.

Puheohjauksen yleistyminen tekee tästä kehityksestä todennäköisen. Samalla tekninen toteutus helpottuu, kun valmiit ratkaisut puheen käsittelyyn kehittyvät.

Parempi tieto päätöksenteon tueksi

Puheohjaus kannattaa nähdä osana laajempaa muutosta. Kyse ei ole vain uudesta käyttöliittymästä, vaan tavasta yhdistää työ ja raportointi.

Kun puhe yhdistyy tekoälyyn ja työnkulkuihin, tieto tallentuu suoraan työn yhteydessä. Ratkaisu parantaa tiedon laatua, vähentää manuaalista työtä ja tuo näkyvyyden lähemmäs todellista tekemistä.

Suurin arvo ei synny siitä, että raportit ovat parempia. Se syntyy siitä, että työ tulee kirjattua ajallaan.

Henry Scheinin
Johtava konsultti, partner

Lue lisää:

Copilot PowerPointissa – 5 vinkkiä tehokkaampiin esityksiin tekoälyn avulla

15.4.2026

Microsoft 365 Copilot PowerPointissa nopeuttaa esitysten tekemistä ja auttaa kehittämään sisältöä vaiheittain. Hyödynnä viisi käytännön vinkkiä rakenteen, diojen ja viestin parantamiseen.

Copilot PowerPointissa – 5 vinkkiä tehokkaampiin esityksiin tekoälyn avulla | Copilot in PowerPoint – 5 tips for more effective AI-powered presentations

Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Microsoft PowerPointissa tuo tekoälyn sisällön tuottamiseen ja rikastamiseen.

Copilotin tekoäly toimii esitystyössä jatkuvana työparina, jonka kanssa sisältöä ei vain luoda, vaan myös ohjataan, muokataan ja kehitetään iteratiivisesti.

Copilot PowerPointissa löytyy työkalurivin oikeasta reunasta, ja sen käyttö jakautuu kahteen rooliin. Copilot-chat ikkunan oikeassa reunassa toimii ajattelun tukena: siinä rakennetaan sisältöä, jäsennetään rakennetta ja annetaan ohjeita. PowerPointin Copilot puolestaan toteuttaa nämä suoraan dioihin.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että komennot annetaan PowerPointissa, ei erillisessä chatissa. Esityksen rakentaminen tapahtuu vuorovaikutuksessa, jossa Copilot tuottaa sisältöä ja käyttäjä ohjaa sitä eteenpäin.

Avataksesi Copilotin chatin, klikkaa Muokkaa Copilotin avulla, tai aloita esityksen luonti tai muokkaus suoraan PowerPoint-Copilotin avulla (tumma ikkunan tausta).

Klikattuasi Muokkaa Copilotin avulla, PowerPoint-Copilot löytyy esityksen vasemmasta yläkulmasta ja Copilot-chat oikealta (vaalea ikkunan tausta).

Lue viisi vinkkiämme, joiden avulla otat kaiken irti Copilotin ominaisuuksista PowerPointissa.

1. Aloita luonnostelu valmiilla tarinalla

Copilot PowerPointissa tarjoaa “Luo esitys” -toiminnon, jonka avulla koko esitys voidaan luoda yhdestä kehotteesta tai lähdedokumentista. Esityksen rakenne, otsikot ja puhujamuistiinpanot syntyvät automaattisesti, mutta lopputulos riippuu siitä, miten tarkasti ohjaat Copilotia.

Copilotin avulla voit siis aloittaa tyhjästä tai käyttää organisaatiosi brändättyä mallia ja saada toimivan rakenteen, jota voit muokata tarpeidesi mukaan. Ensimmäinen versio toimii lähtökohtana, jota jatkokehitetään tarkentamalla sisältöä Copilotin kanssa.

Käytännön vinkki: Kirjoita kehotteeseen aina tavoite, kohderyhmä ja lopputulos. Esimerkiksi: “Luo myyntiesitys B2B-päättäjille tekoälyn käyttöönotosta”.

Voit pyytää Copilotia luomaan esitysdiat, jotka se tallentaa esityksenä OneDrive-kansioosi.

Vaihtoehtoisesti voit rakentaa esityksen PowerPointissa Copilotin avulla.

Vaihe 1: Luo esityksen asiasisältö Copilot- chatissa.

Vaihe 2: Luo esityksen kalvot PowerPoint-Copilotin avulla.

Vaihe 3: Valitse esityksen tyyli Copilotin ehdottamista tyyli- ja kuvavalinnoista, tai käytä organisaation omaa esityspohjaa.

Vaihe 4: Muokkaa Copilotin ehdottamia dioja.

2. Luo visuaalisesti vaikuttavia ja selkeitä dioja

Yksi PowerPointin keskeisistä vahvuuksista on visuaalisuus. Copilot PowerPointissa auttaa valitsemaan kuvia, kuvakkeita, värejä ja asetteluja, jotka tukevat esityksen viestiä ja rakennetta. Visuaalisuus ei kuitenkaan ole vain ulkoasua, vaan myös sisällön selkeyttämistä.

Copilot toimii myös yksittäisillä dioilla. Voit pyytää sitä tiivistämään sisältöä, muuttamaan sävyä tai jäsentämään tekstin uudelleen ilman, että koko esitys muuttuu. Näin yksittäisestä diasta saadaan nopeasti ymmärrettävä ja visuaalisesti toimiva kokonaisuus.

Käytännön vinkki: Jos haluat luoda dynaamisemman visuaalisen ilmeen, pyydä Copilotia ehdottamaan teemaan sopivia kuvakkeita ja asetteluita jokaiselle dialle. Voit esimerkiksi käyttää kehotetta ”Ehdota kuvakkeita ja asetteluja tälle dian sisällölle”.

3. Luo dioja PDF-tiedostoista ja muista lähteistä

Copilotin käyttö PowerPointissa mahdollistaa esityksen rakentamisen useista lähteistä, kuten Word-, PDF- ja Teams-muistiinpanoista.

Ominaisuuden avulla säästät aikaa, kun Copilot luo olennaisiin tietoihin perustuvat diat puolestasi. Lisäksi Copilot osaa myös yhdistää useiden eri tiedostojen sisältöä yhteen esitykseen – voit esimerkiksi hyödyntää samaan aikaan Word-tiedostoja ja muita PowerPoint-esityksiä.

Copilot ei ainoastaan tiivistä sisältöä, vaan rakentaa siitä loogisen esitysrakenteen, jota voit jatkaa muokkaamalla.

Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia tekemään yhteenvedon PDF- tai Word-tiedostosta ja luomaan sen pohjalta tiiviitä dioja. Tämä toiminto auttaa erityisesti, jos esityksesi perustuu laajaan lähdeaineistoon, ja voit täydentää dioja myöhemmin omilla havainnoillasi.

4. Hyödynnä keskustelua diojen järjestelyssä

Copilot PowerPointissa toimii keskustelupohjaisesti, jolloin voit esittää kysymyksiä esityksen sisällöstä, pyytää tiivistyksiä ja ohjata rakennetta uudelleen. Esitystä ei tarvitse muokata manuaalisesti dia kerrallaan, vaan kokonaisuutta voi kehittää vuorovaikutteisesti.

Käytännön vinkki: Jos sinulla on monta diaa tai esityksesi tuntuu sekavalta, pyydä Copilotia tekemään koko esityksestä tiivistelmä. Tiivistelmä auttaa tunnistamaan ydinkohdat, jolloin voit karsia vähemmän olennaista sisältöä ja tuoda tärkeimmät asiat paremmin esiin.

5. Iteroi ja viimeistele esitys Copilotin kanssa

Copilotin käyttö PowerPointissa toimii parhaiten vaiheittaisena prosessina. Ensimmäinen versio esityksestä ei ole lopullinen, vaan sitä kehitetään ohjaamalla Copilotia tarkentamaan sisältöä, rakennetta ja viestiä.

Esitystä ei tarvitse muokata manuaalisesti dia kerrallaan. Copilotin avulla voit pyytää muutoksia koko esitykseen tai yksittäisiin dioihin, jolloin kokonaisuus pysyy johdonmukaisena ja viesti selkeänä.

Käytännön vinkki: Jatka keskustelua Copilotin kanssa esimerkiksi komennoilla “Lisää dia riskeistä” tai “Tee rakenteesta yksinkertaisempi”. Näin viet esitystä eteenpäin vaiheittain ilman, että aloitat alusta.

Löydä uusia ulottuvuuksia PowerPointin esityksiin Copilotin avulla

Microsoft 365 Copilot PowerPointissa nopeuttaa esitysten tekemistä alusta viimeistelyyn. Kun hyödynnät Copilotia rakenteen luomisessa, sisällön muokkauksessa ja esityksen kehittämisessä vaiheittain, esitykset syntyvät nopeammin ja niiden viesti pysyy selkeänä alusta loppuun.

Jos haluat ottaa Copilot PowerPointissa haltuun entistä paremmin, tutustu myös Copilot-koulutussivuumme.

Lue lisää Microsoft Copiloteista:

Tekoälyagentit epäonnistuvat väärästä syystä

27.3.2026

Tekoälyagentit siirtyvät kokeiluista osaksi liiketoimintaprosesseja. Todellinen arvo ei synny käyttöönotosta, vaan siitä, miten agentit muuttavat työn rakennetta ja miten niiden vaikutusta johdetaan.

Tekoälyagentit epäonnistuvat väärästä syystä

Suurin osa tekoälyagenttien käyttöönotosta epäonnistuu, koska niitä tarkastellaan työkaluna eikä osana liiketoimintaprosessia.

Microsoft on tuonut markkinaan uuden E7-lisenssikokonaisuuden, jonka Frontier Suite kokoaa yhteen Microsoft 365:n, Copilotin, tekoälyagentit, tietoturvan ja hallinnan samaan pakettiin. Kyse ei ole pelkästä lisenssilaajennuksesta, vaan tavasta määritellä tekoälyyn perustuva työympäristö, jossa tekoäly ei ole erillinen lisä, vaan oletus työn tekemisessä.

Monelle organisaatiolle E5-lisenssi on edelleen riittävä vaihtoehto, eikä välitöntä siirtymää tarvita. Kehityssuunta on silti selvä: kohti ympäristöä, jossa agentit ovat keskeinen osa prosesseja.

Microsoftin E7-lisennsi, Frontier Suite, sisältää tekoälyagentit ja Agent 365 agenttien hallintaan osana Microsoft 365 -pakettia. | Microsoft's E7 license, Frontier Suite, includes AI agents and Agent 365 for agent management as part of the Microsoft 365 package.

Teknologia kehittyy nopeasti mutta arvo syntyy vasta prosesseissa

Aiemmin käyttäjä teki työn ja järjestelmät tukivat yksittäisiä vaiheita. Työ eteni sovelluksesta toiseen, ja vastuu kokonaisuudesta pysyi ihmisellä alusta loppuun.

Nyt roolit muuttuvat selvästi. Käyttäjä ohjaa ja valvoo, kun taas agentit käsittelevät tietoa, tekevät tulkintoja ja vievät tehtäviä eteenpäin useiden vaiheiden yli ilman jatkuvaa ohjausta.

Copilot tukee yksittäistä käyttäjää, mutta agentti toimii osana liiketoimintaprosessia. Työ siirtyy tekemisestä ohjaamiseen, mikä muuttaa myös prosessien omistajuutta, vastuita ja mittareita.

Yksittäinen automaatio ei muuta kokonaisuutta

Tekoälyä pilotoidaan laajasti eri organisaatioissa, mutta hyödyt jäävät usein yksittäisiin käyttötapauksiin. Suurin osa käyttöönotosta jää puolitiehen. Kokeilut osoittavat potentiaalin, mutta vaikutus ei ulotu koko prosessiin tai liiketoimintaan.

Haaste ei ole teknologia, vaan se, miten arvo määritellään ja mitataan. Yksittäinen automatisoitu vaihe voi näyttää tehokkaalta, mutta kokonaisvaikutus jää epäselväksi, jos prosessin muut vaiheet eivät muutu samassa yhteydessä.

Arvo syntyy vasta, kun agentti toimii osana liiketoimintaprosessia ja käsittelee epästrukturoitua tietoa, kuten sähköposteja tai liitteitä. Agentti ei pelkästään siirrä dataa, vaan tulkitsee sisältöä, yhdistää tietoa eri järjestelmistä, tekee päätelmiä ja tukee prosessien ohjausta ja poikkeamien hallintaa.

Missä agentit tuottavat arvoa – ja missä eivät

Suurin hyöty syntyy prosesseissa, joissa tehtävät toistuvat ja noudattavat tiettyä rakennetta, mutta sisältävät silti tulkintaa vaativia vaiheita. Erityisen hyvin agentit toimivat silloin, kun käsiteltävä tieto ei ole valmiiksi rakenteista, kuten sähköposteissa, liitteissä ja vapaamuotoisessa tekstissä, jossa perinteinen automaatio ei riitä.

Hyöty korostuu prosesseissa, joissa on paljon manuaalista tarkistamista, tiedon siirtämistä ja riittävä volyymi. Tällöin vaikutus näkyy selkeästi läpimenoajoissa, laadussa ja kustannuksissa.

Jos toimintamalli vaihtelee tapauskohtaisesti eikä päätöksenteolle ole selkeitä sääntöjä tai kontekstia, agentin tuottama hyöty jää rajalliseksi. Agentti pystyy tulkitsemaan tietoa, mutta ei korjaamaan datan laadun tai prosessin rakenteen ongelmia.

Case: agentti osana prosessia

Prosessit, joissa käsitellään suuria määriä epästrukturoitua tietoa ja joissa manuaalinen työ hidastaa kokonaisuutta, ovat tyypillisiä käyttökohteita tekoälyagenteille.

Lähtötilanne

Monessa organisaatiossa osa asiakkaista lähettää tilauksia sähköpostilla, vaikka käytössä olisi erillinen tilauskanava. Viestit ovat rakenteeltaan vaihtelevia ja tiedot löytyvät eri kohdista viestiä tai liitteistä. Laskutus- ja asiakaspalvelutiimi käsittelee tilauksia manuaalisesti, mikä vie aikaa ja altistaa virheille sekä siirtää työn fokuksen rutiineihin.

Agentti prosessissa

Tekoälyagentti tunnistaa sähköpostista tilauksen ja yhdistää sen olemassa olevaan asiakkuuteen. Sisältö analysoidaan generatiivisen tekoälyn avulla, ja olennaiset tiedot poimitaan rakenteiseen muotoon.

Agentti muodostaa alustavan tilauksen, tarkistaa tietojen loogisuuden ja käsittelee puuttuvat tiedot automaattisesti tai ohjaa tapauksen tarkistettavaksi. Prosessi säilyy hallittuna human in the loop -mallin avulla ja hyväksytty tilaus siirtyy eteenpäin ilman manuaalista syöttöä.

Muutos arjessa

Manuaalinen tiedonsyöttö vähenee merkittävästi, työ nopeutuu ja käsittelyajat lyhenevät. Virheiden määrä pienenee, koska käsittely perustuu yhtenäiseen logiikkaan eikä yksittäisiin tulkintoihin.

Työn sisältö muuttuu. Rutiinitehtävistä siirrytään valvontaan, poikkeamien käsittelyyn ja asiakaskohtaiseen työhön, jossa asiantuntijan rooli korostuu.

Ilman hallintaa agentit eivät skaalaudu

Yksittäinen agentti on vasta alku ja organisaatioon syntyy nopeasti useita agentteja eri prosesseihin. Painopiste siirtyy yksittäisten ratkaisujen toteuttamisesta kokonaisuuden hallintaan, jossa agenttien toimintaa, vaikutuksia ja riskejä on pystyttävä ymmärtämään.

Organisaation on tiedettävä, mitä agentit tekevät, mitä dataa ne käsittelevät ja miten niiden toiminta vaikuttaa liiketoimintaan. Näkyvyys, vastuut ja poikkeamien hallinta muodostuvat keskeisiksi vaatimuksiksi.

Elinkaaren hallinta ja tietoturva nousevat keskiöön, kun agentteja kehitetään, päivitetään ja poistetaan käytöstä. On määriteltävä, mihin dataan agentti pääsee käsiksi, mitä se saa tehdä ja missä kohtaa ihmisen hyväksyntä on välttämätön.

Ilman hallintamallia agenttien määrä kasvaa, mutta niiden vaikutusta ei pystytä hallitsemaan. Siksi käyttöönoton rinnalle tarvitaan hallittu jatkokehitys, jossa näkyvyys, valvonta ja tietoturva ovat osa kokonaisuutta.

Microsoftin tarjoamat ratkaisut, kuten E7 Frontier Suite ja Agent 365, kokoavat agentit hallittavaksi ympäristöksi, jossa ohjaus, hallinta ja tietoturva toimivat yhtenä kokonaisuutena.

Skaalaus ei onnistu ilman oikeita valintoja

Keskeinen kysymys ei ole lisenssi, vaan kyky tunnistaa oikeat käyttökohteet. Arvo syntyy prosesseista, joissa agentti vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa läpimenoa ja parantaa laatua hallitusti.

Eteneminen rakentuu vaiheittain. Ensimmäiset käyttötapaukset valitaan prosesseista, joissa rakenne on selkeä ja hyöty on mitattavissa, jolloin vaikutus näkyy nopeasti ja opit ovat siirrettävissä laajempaan käyttöön.

Kokeiluista siirrytään hallittuun käyttöönottoon, jossa ratkaisut skaalautuvat osaksi laajempaa kokonaisuutta. Onnistuminen riippuu kyvystä yhdistää teknologia, prosessit ja ihmiset hallituksi kokonaisuudeksi, jossa agentit tukevat liiketoimintaa johdonmukaisesti ja mitattavasti.

Ota yhteyttä, ja autamme tunnistamaan, missä agentit tuottavat arvoa ja miten ne otetaan hallitusti käyttöön Microsoft 365 -ympäristössä.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Lue lisää:

Yhteydenottolomake

Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan Microsoft 365 -ympäristöön

13.3.2026

Solu 365 Templates kokoaa organisaation asiakirjamallit yhteen keskitettyyn palveluun Microsoft 365 -ympäristössä. Ratkaisu tukee asiakirjastandardien sekä metatieto- ja saavutettavuusvaatimusten huomioimista ja keskitettyä ylläpitoa mallitasolla.

Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan Microsoft 365 -ympäristöön

Asiakirjamallit ovat muun muassa julkishallinnossa ja useilla toimialoilla kriittinen osa toimintaa. Päätökset, lausunnot, pöytäkirjat ja viralliset kirjeet edellyttävät rakenteellista yhdenmukaisuutta, oikeita metatietoja ja saavutettavuutta. Mallien hajautunut hallinta aiheuttaa kuitenkin epävarmuutta, manuaalista työtä ja riskejä esimerkiksi vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta.

Microsoft 365 -ympäristö tarjoaa vahvan alustan dokumenttien hallintaan, mutta ilman selkeää mallipalvelua asiakirjojen laatu jää yksittäisten käyttäjien vastuulle. Solu 365 Templates täydentää Solu 365 -kokonaisuutta tuomalla asiakirjamallit osaksi hallittua, automatisoitua ja tietoturvallista toimintamallia.

Miksi asiakirjamallien hallinta on kriittistä

Kansallinen asiakirjastandardi SFS 2487:2024 määrittää asiakirjojen rakenteen, tietoalueet ja metatietovaatimukset. Samalla saavutettavuusvaatimukset, kuten WCAG 2.1, velvoittavat varmistamaan oikean lukemisjärjestyksen, ruudunlukijayhteensopivuuden ja vaihtoehtoiset tekstit. Pelkkä visuaalinen pohja ei riitä.

Metatietojen oikeellisuus vaikuttaa arkistointiin, tiedonhakuun ja julkisuuslain velvoitteiden täyttämiseen. Manuaalisesti täytetyt kentät lisäävät virheriskiä ja kuormittavat käyttäjiä. Versionhallinnan puutteet puolestaan johtavat tilanteisiin, joissa käytössä on vanhentuneita malleja.

Yhdenmukaisuus ei synny ohjeistuksella, vaan rakenteella. Keskitetty asiakirjamallien hallinta tukee yhdenmukaisten periaatteiden soveltamista koko organisaatiossa.

Yksi keskitetty mallipalvelu koko organisaatiolle

Solu 365 Templates on Microsoft 365 -ympäristöön integroitava asiakirjamallipalvelu, joka mahdollistaa mallien keskitetyn hallinnan, jakelun ja automatisoidun käytön.

Palvelussa voidaan rakentaa organisaation määrittelyjen mukaisia asiakirjamalleja, joissa huomioidaan sovellettavat standardit, metatietorakenteet ja saavutettavuusperiaatteet.

Mallit luodaan ja ylläpidetään Word-, Excel- ja PowerPoint-sovelluksissa. Käyttäjät voivat tallentaa asiakirjat suoraan Microsoft Teams-, SharePoint- ja OneDrive-sijainteihin. Metatiedot voidaan täyttää automaattisesti ja tallennus ohjata oikeaan kirjastoon ilman manuaalista valintaa.

Pääkäyttäjätyökalut mahdollistavat mallien hallinnan, julkaisemisen ja versioinnin keskitetysti. Päivitykset voidaan tehdä hallitusti, jolloin organisaatiossa on aina käytössä ajantasainen asiakirjamalli.

Solu 365 Templates -palvelussa voidaan rakentaa organisaation määrittelyjen mukaisia asiakirjamalleja, joissa huomioidaan sovellettavat standardit, metatietorakenteet ja saavutettavuusperiaatteet.

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus organisaation ehdoilla

Solu 365 Templates toteutetaan ensisijaisesti asiakkaan omassa Microsoft 365 -ympäristössä. Tiedot säilyvät organisaation hallinnassa, eikä asiakirjoja siirretä ulkopuolisiin järjestelmiin.

Palvelu tukee JIT 2025 -sopimusehtojen määritelmiä ohjelmistopalvelusta ja huomioi tietoturva- ja tietosuojavaatimukset, kuten GDPR:n, VAHTI-ohjeistukset ja JHS-suositukset. Vaihtoehtoisesti ratkaisu voidaan toteuttaa toimittajan hallinnoimassa Azure-ympäristössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti.

Tietoturva ei ole erillinen lisäominaisuus, vaan osa palvelun rakennetta.

Käyttöönotto ilman raskaita järjestelmämuutoksia

Solu 365 Templates ei edellytä uuden dokumenttijärjestelmän käyttöönottoa. Ratkaisu rakentuu olemassa olevan Microsoft 365 -ympäristön päälle ja hyödyntää organisaation nykyisiä työskentelytapoja.

Käyttöönotto on kevyt ja vaiheistettavissa. Palveluun sisältyy koulutus, dokumentaatio ja tuki. Organisaatio voi myös ulkoistaa mallien ylläpidon ja jatkokehityksen Solu Digitalin asiantuntijoille, jolloin sisäinen kuormitus vähenee.

Käyttöönotto mahdollistaa nopean hyödyn ilman suuria muutoshankkeita.

Osa Solu 365 -kokonaisuutta

Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan suoraan Microsoft 365 -ympäristöön, jossa organisaation asiakirjat jo laaditaan. Solu 365 -ratkaisu sisältää myös työryhmien ja projektien automaattisen perustamisen, jolloin uudet kokonaisuudet syntyvät ennalta määriteltyjen käytäntöjen mukaisesti.

Työryhmien perustaminen Solu 365 -automaatiolla luo uudet Microsoft Teams -työryhmät ja niihin liittyvät SharePoint-sivustot valmiin mallin pohjalta. Samalla syntyvät tarvittavat dokumenttikirjastot, kansiorakenteet ja käyttöoikeudet ilman manuaalista työtä. Ratkaisu soveltuu erityisesti pysyvien tiimien päivittäiseen työskentelyyn sekä organisaation ulkopuolisten tahojen kanssa tehtävään yhteistyöhön.

Projektien perustaminen Solu 365 -automaatiolla luo jokaiselle uudelle hankkeelle valmiin ja yhdenmukaisen rakenteen sekä siihen liitetyt perusresurssit. Samalla syntyvät Planner Premium -projekti tehtävineen, Teams-työtila ja tarvittavat asiakirjamallit ilman manuaalista perustamistyötä. Ratkaisu tukee organisaatioita, joissa projekteja käynnistetään säännöllisesti.

Kun työryhmien elinkaaren hallinta, projektien perustaminen ja asiakirjamallit toimivat yhtenä kokonaisuutena, dokumenttien rakenteet ja metatiedot pysyvät yhdenmukaisina.

Yhtenäinen mallipohja ei yksin takaa vaatimusten täyttymistä, mutta se luo edellytykset sille, että organisaatio voi huomioida standardit, metatietovaatimukset ja saavutettavuusperiaatteet systemaattisesti asiakirjoja laatiessaan.

Hallittu rakenne tukee vaatimusten huomioimista

Standardien ja saavutettavuusvaatimusten toteutuminen riippuu käytännön työskentelystä ja mallien hyödyntämisestä. Solu 365 Templates tarjoaa rakenteen ja työkalut, joiden avulla vaatimukset voidaan sisällyttää mallitasolle ja ylläpitää keskitetysti.

Keskitetty mallipalvelu helpottaa myös muutostilanteiden hallintaa, kun mallipohjiin tehtävät päivitykset voidaan julkaista organisaation käyttöön yhtenäisesti. Näin standardien, metatietorakenteiden tai saavutettavuusvaatimusten muutokset voidaan huomioida ilman, että käyttäjien tarvitsee muokata omia pohjiaan erikseen.

Keskitetty julkaisu, versionhallinta ja mallien ohjattu jakelu vähentävät riskiä, että organisaatiossa käytetään vanhentuneita tai epäyhtenäisiä pohjia. Lopullinen vaatimustenmukaisuus syntyy kuitenkin siitä, että käyttäjät hyödyntävät määriteltyjä malleja ja noudattavat organisaation ohjeistuksia.

Yhdenmukaisuus syntyy rakenteesta ja toimintatavasta

Asiakirjojen laatu, saavutettavuus ja metatietojen oikeellisuus eivät ole yksittäisiä teknisiä ominaisuuksia, vaan osa organisaation toimintamallia. Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien hallinnan rakenteelliselle tasolle ja mahdollistaa vaatimusten huomioimisen osana normaalia Microsoft 365 -työskentelyä.

Palvelu ei korvaa organisaation vastuuta sisällöstä tai ohjeistuksesta, mutta se tarjoaa työkalut ja hallintakehikon, joiden avulla vaatimuksia voidaan tukea johdonmukaisesti.

Haluatteko arvioida, miten asiakirjamallienne hallinta voidaan keskittää ja liittää osaksi Microsoft 365 -ympäristöänne?

Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten Solu 365 Templates voidaan sovittaa organisaationne tarpeisiin.

Yhteydenottolomake

Toimi tehokkaasti hybridiympäristössä

26.2.2026

Hybridityössä viestintä- ja yhteistyötaitojen lisäksi muun muassa ketterien työtapojen merkitys korostuu. Lue vinkkimme parempaan vuorovaikutukseen hajautetussa tiimissä.

Hybridityössä viestintä- ja yhteistyötaitojen sekä ketterien työtapojen merkitys korostuu.

Hybridityö on yleistyessään tuonut monia etuja, kuten lisääntynyt tuottavuus, joustavuus sekä työn ja yksityiselämän tasapaino. Se asettaa kuitenkin myös joitain haasteita, kuten tehokkaan viestinnän, yhteistyön ja koordinoinnin ylläpitäminen hajautettujen tiimien jäsenten välillä.

Kuinka voit olla menestyksekkäästi vuorovaikutuksessa hybridityöympäristössä ja hyödyntää ketteriä työmenetelmiä työsi johtamisessa? Nämä vinkit voivat auttaa sinua menestymään hybridityöympäristössä ja saavuttamaan ammatilliset ja henkilökohtaiset tavoitteesi.

1. Viesti selkeästi ja säännöllisesti

Hybridityöympäristössä viestinnän merkitys menestyksekkään tiimin toiminnassa korostuu entisestään. Selkeästi ja usein toteutettu kommunikointi kollegojesi, esihenkilöiden ja asiakkaiden kanssa eri kanavien ja työkalujen avulla auttaa niin itseäsi kuin muita pysymään perillä työn etenemisestä.

Hajautetuissa tiimeissä eri sijainneista käsin työskentelevät tiimin jäsenet eivät ole vuorovaikutuksessa kasvokkain tai reaaliajassa välttämättä koskaan. Tällöin viestintä auttaa rakentamaan luottamusta, suhteita ja yhteistyötä tiimin jäsenten kesken sekä jakamaan tietoa, palautetta ja ideoita.

Voit esimerkiksi jakaa tietoja, päivityksiä, palautetta ja kysymyksiä sähköpostin, chatin, puhelimen, videoneuvottelujen ja projektinhallintaohjelmiston avulla. Yhteisesti sovitut, selkeät toimintatavat eri viestintäkanavien käyttöön auttaa myös hallitsemaan keskeytyksiä paremmin ilman huolta digiähkystä.

Säännölliset tiimipalaverit esimerkiksi videopuheluina auttavat myös rakentamaan vahvaa yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Toistemme kehon kielen, äänen painojen, katseen suunnan sekä kasvojen ilmeiden lukeminen ja tulkinta ovat olennainen osa vuorovaikutusta, jonka avulla toimimme ja teemme hyviä päätöksiä. Etätyössä tämä ulottuvuus kommunikoinnista puuttuu, ellemme näe toisiamme ajoittain videopuhelujen avulla.

Hajautetun tiimin yhteisöllisyyttä voi ylläpitää säännöllisillä videopuheluilla esimerkiksi Microsoft Teamsilla.

2. Edistä yhteistyötä läpinäkyvyydellä

Viestinnän lisäksi yhteistyö on toinen olennainen taito hybridityössä. Sinun on työskenneltävä muiden kanssa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi, ongelmien ratkaisemiseksi ja ideoiden luomiseksi.

Hyödynnä Microsoft 365 -ohjelmia tehokkaaseen yhteistyöhön, kuten esimerkiksi työkaluja dokumenttien kommentointiin ja yhteismuokkaukseen. Teams-kanavat eri projekteihin tai työvaiheisiin auttavat keskittämään tiedon, dokumentit ja viestinnän omiin paikkoihinsa, jolloin työskentely eri asioiden parissa selkeytyy.

Hajautetussa tiimissä läpinäkyvyys siihen mitä muut tekevät ja mitä itse tekee, on tärkeää. Yhteisen tilannekuvan ylläpitämisestä seuraa väistämättä yhteistä koordinointia, joka taas edistää yhteisen ymmärryksen rakentamista. Hyvä ja toimiva työkalu on esimerkiksi Kanban-taulut vaikkapa Microsoftin Plannerissa, jolloin jokaisen tiimin jäsenen työjono on visuaalisesti nähtävillä.

Microsoft Plannerin kätevä Kanban-taulu auttaa ylläpitämään yhteistä tilannekuvaa tiimin töistä.

3. Ota käyttöön ketterät työtavat

Ketterät työtavat ovat toimintatapoja ja rakenteita, jotka auttavat tiimejä toimittamaan arvoa asiakkaille nopeasti ja joustavasti. Niiden sisällä yksilöt voivat toimia joustavasti ja autonomisesti. Ketterät työmenetelmät voivat auttaa sinua hallitsemaan työtäsi hybridiympäristössä, sillä ne edistävät sopeutumiskykyä, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.

Ketterien kehysten, kuten Scrumin, Kanbanin tai Leanin käyttö auttaa organisoimaan työsi lyhyisiin ja iteratiivisiin sykleihin. Töiden nopea versiointi mahdollistaa töiden esittelyn, josta voidaan käydä yhteistä pohdintaa.

Aiemmin mainitsemani Kanban-menetelmän keskeinen ajatus on jakaa projekti- tai muu työkokonaisuus pieniksi osiksi, tyypillisesti “tekemättä”, “työn alla” ja “tehty” mukaisiin vaiheisiin. Työtehtävien visualisointi auttaa priorisoimaan sekä optimoimaan työtä kuin myös rajoittamaan käynnissä olevan työn määrää.

Scrumin avulla monimutkaiset projektit ja tehtävät jaetaan järjestelmällisesti pienempiin ja täten helpommin ratkaistaviin osiin. Scrumissa tiimi pyrkii selvittämään, miten se pystyy saavuttaa yhteisen tavoitteen työskentelemällä yhdessä. Menetelmä rakentuu erilaisista rooleista, työkaluista ja kokouksista, joiden avulla tavoitetta kohti eteneviä tuloksia saavutetaan. Tiimi työstää kokonaisuuden osaprojektien tiettyjä, ennalta määritettyjä tehtäviä tyypillisesti noin 2–4 viikkoa kestävinä kehitysjaksoina eli sprintteinä.

Lean on filosofia ja joukko käytäntöjä, joiden tavoitteena on poistaa hukka ja maksimoida arvo missä tahansa prosessissa. Lean-työmenetelmät voivat auttaa hajautettuja tiimejä muun muassa optimoimaan työtään ja tuottamaan lisäarvoa asiakkaille sekä parantamaan tuottavuutta ja suorituskykyä virtaviivaistamalla työnkulkuja, vähentämällä virheitä ja lisäämällä yhteistyötä.

4. Säilytä terve työn ja yksityiselämän tasapaino

Työ- ja perhe-elämän tasapaino on kykyä tasapainottaa ammatilliset ja henkilökohtaiset velvollisuutesi ja kiinnostuksesi. Tasapainon saavuttaminen tai ylläpito voivat kuitenkin olla haastavia saavuttaa hybridityöympäristössä, koska saatat kohdata ongelmia, kuten ylityötä, eristäytymistä tai työuupumusta.

Sinun tulee pitää huolta fyysisestä ja henkisestä terveydestäsi ja asettaa hyvinvointisi etusijalle. Voit esimerkiksi asettaa säännöllisen ja realistisen aikataulun, pitää taukoja, harjoitella, meditoida, seurustella ja harrastaa kiinnostuksen kohteitasi. Sinun tulee myös kunnioittaa omaa ja muiden työaikaa sekä irrottautua töistä, kun olet valmis.

5. Tehosta hybridityöskentelyssä tarvittavia taitoja mikro-opiskelulla

Hybridityö on työskentelytapa, joka tarjoaa monia mahdollisuuksia ja etuja. Se vaatii kuitenkin myös joitain taitoja ja strategioita toimiakseen tehokkaasti monipuolisessa ja dynaamisessa työympäristössä.

Voit kehittää hybridityöskentelyssä tarvittavia taitoja, kuten laadukasta vuorovaikutusta, yhteistyötä, ketteriä työtapoja ja itsesi johtamista Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävien mikrokurssien avulla.

Academy of Brain -mikrokursseilla voit opiskella esimerkiksi ketteriä työtapoja hajautetun työn johtamiseen.

Valmis, lähes 80 kurssin paketti tarjoaa Intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa opiskeltavia koulutuksia kehittämään tärkeimpiä inhimillisiä taitoja, kuten yhteistyötä ja vuorovaikutusta, luottamusta ja turvallisuutta, johtajuutta, kasvun ajattelutapaa sekä henkistä hyvinvointia.

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää miten Microsoft 365 -työkaluilla tehostat hybridiympäristössä ja hajautetussa tiimissä työskentelyäsi!

Lue lisää:

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Yhteydenottolomake

Copilot Outlookissa – 5 vinkkiä hyödyntää tekoälyä tehokkaammin

13.2.2026

Microsoft 365 Copilot Outlookissa tehostaa työskentelyä merkittävästi. Opi hyödyntämään työkalua sähköpostien hallinnassa, tehtävien seurannassa ja kokousten suunnittelussa näiden viiden vinkin avulla.

Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Outlookissa tuo tekoälyavustajan suoraan sähköpostiisi, mikä helpottaa sähköpostien hallintaa, tehtävien järjestämistä ja kokousten suunnittelua. Ota käyttöön viisi vinkkiämme Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen Outlookissa arjen sujuvoittamiseksi.

1. Hyödynnä ”Tehtävien seuraaminen” -toimintoa

Copilotin käyttö Outlookissa auttaa seuraamaan ja priorisoimaan tehtäviä, jotta pysyt ajan tasalla tärkeistä sähköposteista ja tehtävistä.

Pyydä Copilotia listaamaan esimerkiksi viime viikon sähköpostit, joissa oli tärkeitä mainintoja tai suosituksia jatkotoimista. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat nopeasti selvittää, mitä asioita sinun tulee hoitaa tai tarkastella tarkemmin kiireisen viikon jälkeen.

Copilot auttaa seuraamaan ja priorisoimaan tehtäviä Outlookissa

Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia luomaan tehtävälistoja automaattisesti viesteistä, joissa mainitaan tärkeitä toimeksiantoja tai aikatauluja. Näin voit varmistaa, että tärkeät tehtävät eivät jää huomiotta.

2. Sähköpostien tiivistäminen ja suodattaminen

Copilot Outlookissa osaa tiivistää pitkiä sähköpostiketjuja ja poimia niistä keskeiset asiat. Näin säästät aikaa ja voit keskittyä viestien olennaiseen sisältöön ilman, että joudut käymään läpi koko keskustelua. Tiivistystoiminto on erityisen kätevä tilanteissa, joissa sähköposteja tulee runsaasti tai viestiketju on pitkä.

Copilotin yhteenvetotoiminto on erityisen kätevä tilanteissa, joissa sähköposteja tulee runsaasti tai viestiketju on pitkä.

Käytännön vinkki: Käytä Copilotin ”Yhteenveto”-toimintoa säännöllisesti projektien aikana, jotta pysyt ajan tasalla edistymisestä ja tärkeistä viestiketjuista ilman tietoylikuormaa.

3. Muuta sähköpostiketju kokouskutsuksi

Jos keskustelu sähköpostissa alkaa pitkittyä ja kaipaa selkeytystä, Copilotin käyttö Outlookissa mahdollistaa sen muuttamisen suoraan kokoukseksi. Valitse vain ”Ajoita Copilotin kanssa” -toiminto keskustelun yhteydessä, niin tekoäly luo automaattisesti kokouksen, tiivistää sähköpostiketjun keskeiset kohdat ja ehdottaa sopivia ajankohtia osallistujille.

Valitse "Ajoita Copilotin kanssa" -toiminto luodaksesi sähköpostiketjusta kokouskutsun.

Käytännön vinkki: Kun huomaat, että sähköpostikeskustelu alkaa venyä tai aiheuttaa väärinkäsityksiä, käytä Copilotin ”Ajoita Copilotin kanssa” -toimintoa järjestääksesi tapaamisen. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla ja asiat etenevät tehokkaasti.

4. Kokousten suunnittelu ja aikataulujen yhteensovittaminen

Copilot voi helpottaa kokousten järjestämistä ehdottamalla vapaita aikoja suoraan kalenteristasi. Sen avulla voit myös automaattisesti lähettää kokouskutsuja ilman manuaalista säätämistä. Tämä tekee aikataulujen yhteensovittamisesta sujuvampaa, erityisesti silloin, kun kyseessä on isompi ryhmä tai tiukka aikataulu.

Copilotin avulla voit automaattisesti lähettää kokouskutsuja.

Käytännön vinkki: Käytä Copilotin aikataulutustoimintoa hyödyksi etenkin silloin, kun sinulla on tiukkoja aikarajoja ja useita osallistujia. Copilot pystyy ehdottamaan parhaiten sopivia aikoja kaikille osapuolille, mikä vähentää edestakaista viestintää aikataulujen sopimiseksi.

5. Kielenhuollon ja tyylin tarkistaminen

Copilot Outlookissa tarkistaa sähköpostiviestien kieliasun ja antaa parannusehdotuksia viestin tyyliin. Näin varmistat, että viestisi ovat selkeitä, kohteliaita ja ammattimaisia, mikä on erityisen tärkeää asiakaskontakteissa tai muissa virallisissa viestintätilanteissa. Copilot voi ehdottaa myös vaihtoehtoisia ilmaisuja tai parannuksia, mikä tekee viestinnästä sujuvampaa ja ammattimaisempaa.

Copilot tarkistaa sähköpostiviestien kieliasun ja antaa parannusehdotuksia viestin tyyliin Outlookissa.

Käytännön vinkki: Pyydä Copilotia arvioimaan tärkeät viestit ennen niiden lähettämistä, etenkin jos viesti menee suurelle vastaanottajajoukolle tai sisältää kriittistä tietoa. Tämä auttaa varmistamaan, että viestin sävy on sopiva ja että se antaa ammattimaisen vaikutelman.

Kokeilemalla opit Copilotin mestariksi Outlookissa

Microsoft 365 Copilotin käyttö Outlookissa tarjoaa tehokkaita työkaluja sähköpostien ja ajanhallinnan tueksi. Hyödyntämällä Copilotia monipuolisesti voit säästää aikaa, parantaa viestinnän laatua ja pysyä ajan tasalla tärkeistä asioista. Näiden viiden vinkin avulla pääset alkuun ja opit käyttämään Copilotin ominaisuuksia niin, että sähköpostityöskentelystä tulee vaivatonta ja tuottavaa.

Haluatko hyödyntää Copilotia parhaalla mahdollisella tavalla? Tutustu Copilot-koulutukseemme.

Lue lisää Microsoft Copiloteista:

Tekoälyagenttien käyttöönotto ja hallittu jatkokehitys prosesseissa

29.1.2026

Tekoälyagenttien hyödyntäminen alkaa prosessin ymmärtämisestä ja rajauksesta. Hallittu käyttöönotto luo pohjan ratkaisuille, jotka mukautuvat toiminnan ja tarpeiden muuttuessa.

Tekoälyagenttien käyttöönotto ja hallittu jatkokehitys prosesseissa

Tekoälyagenttien arvo realisoituu, kun käyttöönottoa tarkastellaan osana prosessien kehittämistä. Tekninen toteutus ei yksin riitä, jos agentin rooli, vastuualue ja rajaukset jäävät epäselviksi. Selkeä lähtökohta tukee toiminnan hallittavuutta ja luottamusta ratkaisua kohtaan.

Käyttöönotto etenee useimmiten vaiheittain. Rajattu prosessi tarjoaa hallitun tavan testata toimintamallia, tunnistaa hyödyt ja arvioida vaikutukset ilman laajaa kertaluonteista muutosta. Samalla syntyy yhteinen ymmärrys siitä, mihin agentteja kannattaa seuraavaksi hyödyntää.

Jatkokehityksen kannalta keskeistä on, että agentit eivät jää yksittäisiksi kokeiluiksi. Yhteiset periaatteet, vastuut ja rajaukset mahdollistavat ratkaisujen laajentamisen ilman, että kokonaisuus menettää hallittavuuttaan.

Lue lisää agenttien roolista osana liiketoimintaprosesseja.

Rajattu käyttötapaus hallitun käyttöönoton lähtökohtana

Huoltokäyntien raportointi toimii hyvänä esimerkkinä agenttien hallitusta käyttöönotosta. Prosessi on rajattu, toistuva ja sisältää useita manuaalisia vaiheita, joissa tieto syntyy kentällä ja siirtyy järjestelmiin viiveellä.

Agentti voidaan kytkeä mukaan heti raportin syntyhetkellä, jolloin asentajan sanelemat havainnot litteroidaan, kohdistetaan oikeaan kohteeseen ja liitetään osaksi huolto-, tarkastus- tai kunnossapitoprosessia ilman erillistä manuaalista työtä. Samassa yhteydessä agentti voi merkitä raportin käsitellyksi, nostaa puuttuvat tiedot tarkistettaviksi tai ohjata tapauksen jatkoprosessiin, jos havainto vaatii lisätoimia.

Sama toimintamalli ei kuitenkaan rajoitu tekniseen huoltoon. Vastaava rakenne pätee monilla toimialoilla, kuten logistiikassa, tuotantoympäristöissä, kiinteistöjen ylläpidossa, energiatoimialalla sekä asiantuntija- ja palveluorganisaatioissa, joissa raportointi tai tilannetieto syntyy hajautetusti ja vaatii kohdentamista ennen jatkokäsittelyä.

Näitä esimerkkejä yhdistää se, että agentin rooli ei ole korvata prosessia, vaan toimia sen sisällä yhdistävänä kerroksena. Rajattu käyttötapaus tarjoaa hallitun aloituspisteen, jonka päälle agenttipohjaista toimintamallia voidaan laajentaa vaiheittain muihin prosesseihin.

Agenttien roolit, vastuut ja rajaukset

Agenttien hallittu käyttö edellyttää selkeitä rooleja. Agentti toimii aina määritellyssä tehtävässä ja ennalta rajatun tiedon varassa. Vastuut liittyvät siihen, mitkä toimenpiteet agentti hoitaa itsenäisesti ja missä vaiheessa tapaus siirtyy asiantuntijan käsiteltäväksi.

Roolien määrittely tukee luottamusta ratkaisuun. Kun agentin toiminta on rajattu ja läpinäkyvä, käyttöönotto etenee hallitummin ja päätöksenteko säilyy ihmisen vastuulla niissä kohdissa, joissa harkinta on välttämätöntä.

Selkeät rajaukset helpottavat myös jatkokehitystä. Agentin tehtävää voidaan laajentaa tai tarkentaa vaiheittain ilman, että koko prosessia rakennetaan uudelleen.

Jatkokehitys ja laajentaminen prosessilähtöisesti

Kun agentti on osa arjen prosessia, kehittäminen perustuu havaintoihin, kuten toistuviin puuttuviin raportteihin, käsittelyssä viivästyviin tapauksiin tai poikkeamiin, jotka ohjautuvat säännöllisesti asiantuntijoille.

Käyttö tuottaa tietoa siitä, missä vaiheissa työ hidastuu, missä poikkeamia syntyy ja mitkä tehtävät toistuvat. Havaintojen perusteella kehitystyö voidaan kohdistaa seuraaviin, eniten arvoa tuottaviin vaiheisiin.

Laajentaminen kannattaa kytkeä prosessien kokonaiskuvaan. Uusi agentti tai laajennettu tehtävä tukee olemassa olevaa toimintamallia eikä luo irrallista automaatiota. Kokonaisuus säilyy hallittavana myös ratkaisujen määrän kasvaessa.

Prosessilähtöinen jatkokehitys mahdollistaa sen, että agentit mukautuvat toiminnan muutoksiin. Ratkaisut tukevat jatkuvaa kehittämistä ilman tarvetta suurille kertaluonteisille uudistuksille.

Lue lisää agenttien roolista osana prosessien ohjausta ja poikkeamien hallintaa.

Agentit osana kestävää kehittämistä

Aiemmissa käyttötapauksissa (täällä [linkki osa 1] ja täällä [linkki osa 2]) kuvatut dokumenttien käsittely, poikkeamien tunnistaminen ja raportointiprosessit tarjoavat luontevan lähtökohdan agenttien hallitulle laajentamiselle.

Agenttipohjainen automaatio toimii parhaiten osana pidempää kehityspolkua. Selkeä aloitus, rajattu käyttötapaus ja vaiheittainen laajentaminen tukevat kestävää kehittämistä ilman hallinnan menetystä.

Ihmisen rooli säilyy keskiössä. Agentit hoitavat rutiineja ja tukevat päätöksentekoa, mutta vastuu kokonaisuudesta pysyy organisaatiolla. Selkeä roolitus ja rajattu vastuunjako tukevat luottamuksen rakentumista ja ratkaisujen pitkäaikaista hyödyntämistä.

Hallittu käyttöönotto luo perustan sille, että agentit muodostavat osan toiminnan jatkuvaa kehittämistä eivätkä jää yksittäisiksi ratkaisuiksi.

Jos tekoälyagenttien käyttöönotto tai jatkokehitys on ajankohtaista, kehittämisen voi aloittaa hallitusti yhteisessä työpajassa. Työpajassa tunnistetaan sopivat lähtökohdat ja määritellään selkeä polku ensimmäisestä käyttötapauksesta jatkokehitykseen.

Tutustu prosessien kehittäminen tekoälyn avulla -työpajaan.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Lue lisää:

Yhteydenottolomake

Tekoälyagentit prosessien ohjauksessa ja poikkeamien hallinnassa

15.1.2026

Kun prosessit monimutkaistuvat, suurin haaste ei ole yksittäinen työvaihe vaan kokonaisuuden ohjaus. Tekoälyagentit tukevat jatkuvaa tilannekuvaa ja auttavat reagoimaan poikkeamiin ajoissa.

Tekoälyagentit tukevat prosessien ohjausta, tilannekuvan muodostamista ja poikkeamien käsittelyä hajautetussa toimintaympäristössä.

Monissa organisaatioissa prosessit etenevät useiden järjestelmien ja tiimien kautta. Tieto kertyy vaiheittain, ja kokonaiskuva muodostuu usein vasta jälkikäteen raportoinnin kautta. Hajautunut tilannetieto vaikeuttaa ennakointia ja hidastaa reagointia tilanteissa, joissa poikkeamat vaatisivat nopeaa toimintaa.

Agenttipohjainen automaatio tuo prosesseihin jatkuvan seurannan näkökulman. Sen sijaan, että prosessin tilaa tarkastellaan määräajoin, agentit seuraavat tapahtumia reaaliaikaisesti ja nostavat esiin tilanteet, jotka poikkeavat odotetusta.

Agenttipohjainen toimintamalli siirtää painopistettä reaktiivisesta ohjauksesta ennakoivaan hallintaan. Tällöin prosessien kehittäminen perustuu havaintoihin, ei oletuksiin.

Lue lisää agenttien roolista prosessien peruskäsittelyssä ja tiedon hallinnassa.

Tilannekuvan muodostaminen hajautetusta tiedosta

Monissa toimintaympäristöissä tilannetieto syntyy useista lähteistä. Logistiikassa, tuotantoympäristöissä ja laajassa kenttätoiminnassa osa tiedosta päivittyy automaattisesti, mutta osa perustuu raportointiin tai tilannepäivityksiin, joita ei aina saada ajallaan.

Agentti voidaan määritellä seuraamaan jatkuvasti eri kanaviin ja järjestelmiin saapuvaa tietoa. Se tunnistaa ne kohteet, joilta päivitys puuttuu tai joiden tila poikkeaa odotetusta, ja yhdistää havainnot aiempaan kontekstiin ja historiatietoon.

Tilannekuva muodostuu prosessin sisällä ilman erillistä koontityötä. Asiantuntijat näkevät ajantasaisesti, missä kohtaa kokonaisuutta huomio tarvitaan.

Poikkeamien tunnistaminen ja ohjattu käsittely

Poikkeamat eivät ole ongelma itsessään, mutta niiden tunnistaminen liian myöhään aiheuttaa viiveitä ja lisätyötä. Monissa prosesseissa poikkeamat havaitaan vasta, kun vaikutukset näkyvät asiakastyössä tai raportoinnissa.

Agentti voi arvioida poikkeamia ennalta määriteltyjen sääntöjen ja historiatiedon perusteella. Osa poikkeamista voidaan tunnistaa hyväksyttäviksi, esimerkiksi suunniteltujen pysähdysten tai ennalta sovittujen poikkeustilanteiden perusteella.

Tilanteet, joille ei löydy hyväksyttävää selitystä, ohjautuvat jatkokäsittelyyn. Näin asiantuntijoiden huomio kohdistuu vain tapauksiin, jotka vaativat harkintaa tai päätöksentekoa.

Prosessien kehittäminen jatkuvan seurannan avulla

Kun prosessista kertyy tietoa jatkuvasti, kehittämistyö muuttuu luonteeltaan. Yksittäisten kehityshankkeiden sijaan prosessia voidaan tarkastella jatkuvana kokonaisuutena, jossa pullonkaulat ja viiveet tunnistetaan ajoissa.

Agentti seuraa esimerkiksi käsittelyaikoja, vaiheiden välisiä siirtymiä ja poikkeamien määrää. Näiden havaintojen perusteella muodostuu selkeä kuva siitä, mitkä vaiheet vaikuttavat eniten läpimenoaikaan ja kuormitukseen.

Kehitystoimet voidaan kohdistaa niihin kohtiin, joissa vaikutus on suurin. Prosessi mukautuu toiminnan ja volyymin muuttuessa ilman, että koko toimintamalli rakennetaan uudelleen.

Agentit osana hallittua prosessikokonaisuutta

Agenttien arvo syntyy erityisesti prosessien ohjauksessa ja valvonnassa, joissa tilannekuvan ajantasaisuus ja poikkeamien tunnistaminen vaikuttavat suoraan toiminnan sujuvuuteen. Yhteistä näille käyttötapauksille on hajautunut tieto ja tarve muodostaa kokonaiskuva ajoissa.

Agenttipohjainen malli ei korvaa olemassa olevia järjestelmiä, vaan toimii niiden välissä yhdistävänä kerroksena. Kehitys voidaan aloittaa yhdestä rajatusta prosessista ja laajentaa havaittujen hyötyjen perusteella.

Jos prosessien ohjaus, poikkeamien hallinta tai tilannekuvan muodostaminen on ajankohtainen kehityskohde, kehittämisen voi aloittaa hallitusti yhteisessä työpajassa. Työpajassa tarkastellaan prosesseja kokonaisuutena ja tunnistetaan kohdat, joissa agenttipohjainen automaatio tuo eniten arvoa.

Tutustu prosessien kehittäminen tekoälyn avulla -työpajaan täällä.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Lue lisää:

Yhteydenottolomake

Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena

31.12.2025

Agenttipohjainen automaatio tukee prosesseja, joissa tieto on hajallaan ja työ sisältää manuaalisia vaiheita. Kun rutiinit siirtyvät agenteille, päätöksenteko nojaa ajantasaiseen kokonaiskuvaan.

Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena

Agenttipohjainen automaatio tuo rakennetta prosesseihin, joissa tieto syntyy useissa järjestelmissä ja eri vaiheissa. Kun rutiininomainen tiedon käsittely siirtyy tekoälyagenteille, kokonaisuuden hallinta paranee ja päätöksenteko nopeutuu myös tilanteissa, joissa volyymit kasvavat.

Yksittäisten tehtävien automatisoinnin sijaan huomio kohdistuu yhä useammin kokonaisiin työnkulkuihin. Prosessien haasteet eivät useinkaan liity yhteen työvaiheeseen, vaan siihen, miten tieto siirtyy vaiheesta toiseen ja miten poikkeamat havaitaan ajoissa.

Agenttien rooli korostuu erityisesti prosesseissa, joissa manuaalinen työ, hajautunut tieto ja poikkeamien käsittely kuormittavat asiantuntijoita ja hidastavat toimintaa. Tällaisissa kokonaisuuksissa agentti toimii prosessin osana, ei erillisenä työkaluna.

Mitä tekoälyagentilla tarkoitetaan liiketoimintaprosesseissa

Tekoälyagentti on tiettyyn tehtävään tai rooliin rakennettu avustaja, joka toimii ennalta määriteltyjen sääntöjen, kontekstin ja organisaation oman datan pohjalta. Perinteiseen avustajaan verrattuna agentti ei ainoastaan vastaa kysymyksiin, vaan toimii aktiivisesti osana prosessia.

Agentti voi tunnistaa dokumenttityypin ja poimia siitä olennaiset tiedot. Lisäksi agentti voi vertailla eri lähteistä tulevaa dataa ja muodostaa kokonaiskuvan tilanteesta ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Toiminta voi käynnistyä tietystä tapahtumasta, kuten dokumentin tai viestin saapumisesta, tai agentti voi seurata prosessia jatkuvasti ja nostaa esiin tilanteita, jotka vaativat huomiota. Selkeä tehtävänmäärittely tekee ratkaisusta läpinäkyvän ja hallitun osan arjen työtä.

Agenttien hyödyt prosessien näkökulmasta

Agenttien käyttöönotto muuttaa työn rakennetta. Rutiininomainen tiedon käsittely siirtyy automaatiolle, ja asiantuntijatyö painottuu valvontaan, poikkeamien käsittelyyn ja päätöksentekoon. Manuaalinen tiedonsyöttö ja vertailu vähenevät, mikä pienentää virheriskiä ja parantaa prosessin luotettavuutta.

Rakenteinen data mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin ilman erillisiä koosteita. Tässä yhteydessä rakenteinen data tarkoittaa tietoa, joka on tallennettu yhdenmukaisessa muodossa ja kytkeytyy suoraan prosessin vaiheisiin, ei yksittäisiin tiedostoihin tai vapaamuotoisiin teksteihin. Samalla prosessien läpinäkyvyys paranee, kun tieto on helposti seurattavissa ja jäljitettävissä.

Skaalautuvuus korostuu tilanteissa, joissa tapahtumamäärät kasvavat tai prosessiin tulee uusia vaiheita. Agenttipohjainen malli kestää kuormituksen kasvun ilman, että resurssitarve kasvaa samassa suhteessa. Prosessi säilyy ennakoitavana ja hallittavana myös muutostilanteissa.

Paperi- ja liitepohjaisen tiedon käsittely prosessissa

Monissa prosesseissa keskeinen tieto syntyy edelleen liitteissä ja vapaamuotoisissa dokumenteissa. Rakentamisen ja infratoiminnan lisäksi vastaavaa aineistoa kertyy esimerkiksi teollisessa kunnossapidossa, logistiikassa, kiinteistöjen ylläpidossa sekä erilaisissa viranomais- ja lupa-asioihin liittyvissä prosesseissa. Dokumentit toimitetaan usein kuvina tai skannattuina tiedostoina, minkä jälkeen tiedot siirretään käsin järjestelmiin jatkokäsittelyä varten.

Agentti voidaan kytkeä prosessiin heti dokumentin saapuessa. Kun liite ohjautuu agentille, se tunnistaa asiakirjatyypin ja poimii siitä ennalta määritellyt tiedot, kuten määrät, päivämäärät ja tunnisteet. Toimintamalli soveltuu ympäristöihin, joissa dokumentteja syntyy hajautetusti ja käsittely tapahtuu useissa vaiheissa ja järjestelmissä.

Poimitut tiedot tallennetaan rakenteiseen muotoon ja alkuperäinen dokumentti liitetään mukaan, jolloin jäljitettävyys säilyy koko prosessin ajan. Työ painottuu tarkistamiseen ja poikkeamien käsittelyyn tiedon syöttämisen sijaan, ja tieto on heti käytettävissä projektien, talouden tai raportoinnin tueksi.

Tietojen täsmäytys ja poikkeamien hallinta

Monissa prosesseissa samaa tapahtumaa koskevaa tietoa kertyy useaan järjestelmään eri vaiheissa. Taloushallinnon lisäksi vastaavaa esiintyy esimerkiksi logistiikassa, energiatoimialalla, tuotantoympäristöissä sekä palveluorganisaatioissa, joissa operatiivinen tieto, maksutiedot ja raportointi syntyvät erillään toisistaan. Täsmäytys tehdään usein vertailemalla raportteja jälkikäteen, mikä vie aikaa ja altistaa virheille.

Agentti voidaan määritellä vertailemaan eri lähteistä tulevaa dataa automaattisesti. Tapahtumat kohdistetaan toisiinsa esimerkiksi määrän, ajankohdan ja tunnisteiden perusteella, riippumatta siitä, syntyykö tieto toiminnanohjauksessa, maksuliikenteessä vai erillisissä seurantajärjestelmissä. Toimintamalli soveltuu ympäristöihin, joissa tapahtumia on paljon ja käsittelyketju on hajautunut.

Täsmäävät tapaukset etenevät prosessissa ilman erillistä käsittelyä, ja poikkeamat ohjautuvat tarkistettaviksi. Asiantuntijoiden työ kohdistuu tilanteisiin, joissa tieto ei ole yksiselitteistä tai vaatii harkintaa. Samalla syntyy jatkuva näkyvyys prosessin tilaan ja niihin kohtiin, joissa poikkeamia syntyy toistuvasti.

Agenttipohjainen automaatio osana hallittua kokonaisuutta

Käyttötapaukset näyttävät, että agenttien arvo ei synny yksittäisestä toiminnosta, vaan tavasta, jolla ne kytkeytyvät prosessin eri vaiheisiin. Yhteistä näille esimerkeille on hajautunut tieto, manuaalinen käsittely ja tarve reagoida poikkeamiin ajoissa.

Agenttipohjainen malli tarjoaa keinon lähestyä prosessien kehittämistä vaiheittain. Rajattu käyttötapaus tekee kokonaisuudesta hallittavan ja auttaa tunnistamaan, missä kohtaa automaatio tuo eniten hyötyä. Sama periaate voidaan laajentaa seuraaviin prosesseihin ilman, että koko toimintamalli rakennetaan uudelleen.

Jos agenttipohjainen automaatio herättää ajatuksia omien prosessien näkökulmasta, kehittämisen voi aloittaa hallitusti yhteisessä työpajassa. Työpajassa tunnistetaan prosessit, joissa agentit tuovat eniten arvoa, ja hahmotetaan konkreettiset seuraavat askeleet.

Tutustu prosessien kehittäminen tekoälyn avulla -työpajaan.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Lue lisää:

Yhteydenottolomake

Copilot Excelissä – Power BI -hallintamallin kysely Excelissä Copilotin avulla

18.12.2025

Copilotin avulla Excelissä voi tehdä kyselyitä ja analysoida Power BI -dataa luonnollisella kielellä, mikä helpottaa ja nopeuttaa tiedon saantia ilman edistyneitä analyysitaitoja.

Power BI -analysointi Excelissä Copilotin avulla

Excel on pitkään ollut keskeinen työkalu datan analysoinnissa, ja nyt Microsoftin Copilot-teknologia tuo sen käyttäjille uuden ulottuvuuden. Copilot mahdollistaa intuitiivisen kyselyn ja analysoinnin luonnollisella kielellä, jolloin käyttäjän ei tarvitse olla edistynyt analyytikko saadakseen arvokasta tietoa datastaan.

Copilotin mahdollisuudet Excelissä

Copilot on tekoälypohjainen assistentti, joka auttaa tekemään kyselyjä ja analysoimaan dataa nopeasti ja intuitiivisesti. Se voi esimerkiksi auttaa sinua hakemaan tiettyjä arvoja, luomaan raportteja ja esittämään dataa ymmärrettävässä muodossa.

Excel ja Power BI ovat tehokas yhdistelmä, kun halutaan analysoida ja hallita suuria tietomääriä. Aiemmin Power BI -datamallin on voinut yhdistää Exceliin pivot-taulukointia varten, mutta nyt sama on mahdollista tehdä perinteisiä taulukoita käyttäen. Tällöin Power BI:n datamallia voidaan analysoida Excelissä Copilotin avulla yksinkertaisessa, mutta monipuolisesti kyseltävässä muodossa helposti ja nopeasti.

Huomioi kuitenkin, että Copilot tukee vain perinteisiä taulukoita, ei Pivot-tauluja, kun tuot dataa Exceliin.

Power BI -datan tuominen Exceliin

Power BI -datan tuominen Exceliin on yksinkertainen prosessi:

Valitse Excelissä Tiedot -> Nouda tiedot -> Fabric & Power Platform -> Power BI:ltä.

Valitse haluttu Power BI -datamalli ja tuo se Exceliin perinteisenä taulukkona.

Valitse tarvittavat mittarit ja dimensioarvot taulukon muodostamiseksi.

Power BI -datamallin tuonti Exceliin perinteisenä taulukkona

Tallenna tiedosto SharePointiin tai OneDriveen ja varmista, että automaattinen tallennus on käytössä. Näin varmistat, että data päivittyy dynaamisesti.

Copilotin käyttö kyselyissä

Kun taulukko on luotu, Copilotin avulla voit aloittaa kyselyjen tekemisen.

Valitse Excelissä Aloitus -> Copilot -> Keskustele.

Copilot ymmärtää luonnollista kieltä, joten voit kysyä esimerkiksi:

“Mitkä ovat viisi myydyintä tuotetta viimeisen kuukauden aikana?”
“Kuinka paljon liikevaihtoa tuoteryhmä X on tuottanut tänä vuonna?”

Copilot analysoi Power BI -dataa luonnollisen kielen perusteella

Copilot analysoi dataa luonnollisen kielen perusteella ja tarjoaa vastaukset selkeässä muodossa. Voit myös tarkentaa kysymyksiäsi ja pyytää esimerkiksi tietoja tietyistä kategorioista tai aikajaksoista. Copilotilla työskentely tehostaa analyysityötä ja auttaa sinua pääsemään syvällisempiin tuloksiin ilman monimutkaista koodia tai manuaalista työskentelyä.

Analysoi Power BI -dataa tehokkaammin Excelin ja Copilotin avulla

Copilotin käyttö Excelissä auttaa säästämään aikaa, kun kyselyt ja analyysit voidaan tehdä nopeasti ilman monimutkaisia manuaalisia prosesseja. Tekoälyavustajan käyttöliittymä on intuitiivinen, ja luonnollinen kieli tekee kysymysten muotoilusta helppoa. Automaattisen tallennuksen ansiosta Power BI:n datamalli pysyy ajan tasalla, ja analyysit perustuvat aina ajankohtaiseen tietoon, auttaen tekemään parempia päätöksiä datan pohjalta

Paras tapa hyödyntää Copilotia on varmistaa datan oikeellisuus, pitää datamalli päivitettynä ja tallentaa tiedostot pilvipalveluihin. Näin voit maksimoida Copilotin tarjoamat hyödyt.

Kokeile Copilotia jo tänään ja vie Excel-analyysisi uudelle tasolle!

Jere Palanne
CTO, Partner

Lue lisää Microsoft Copiloteista: