Valo intranetin korvaaminen on ajankohtaista monille organisaatioille, sillä sen kehityksen päättyminen on saanut yritykset siirtymään SharePointin intranettiin. SharePoint tarjoaa modernin ja joustavan ratkaisun, joka tukee organisaation kasvua.
Valo Intranet on siirtynyt ylläpitovaiheeseen, mikä tarkoittaa, että sen aktiivinen kehitys on päättynyt ja se keskittyy nyt ylläpitoon. Tämä muutos on saanut monet organisaatiot etsimään vaihtoehtoja, jotka tarjoavat modernimpia ja kehittyvämpiä intranet-ratkaisuja. SharePointin intranet on yksi suosituimmista vaihtoehdoista, joka tarjoaa joustavia ja monipuolisia ominaisuuksia.
Valo toimii SharePointin päällä ja käyttää sen rakenteita ja ominaisuuksia, mutta Valo intranet on suunniteltu ”valmiina käyttöön” -ratkaisuksi, eli se sisältää useita valmiiksi rakennettuja ominaisuuksia ja valmiita teemoja, mikä on vähentänyt intranetin rakennusaikaa ja nopeuttanut käyttöönottoa.
Valo intranetin korvaaminen SharePointilla – miten siirtymä onnistuu
Asiakkaamme päätti korvata vanhan Valo Intranetinsä SharePointin vakio-ominaisuuksilla tarjotakseen työntekijöilleen ajantasaisen ja turvallisen intranet-ratkaisun. Muutosprosessin tavoitteena oli tehdä siirtymä mahdollisimman saumattomasti ja käyttäjäystävällisesti.
Tässä tapauksessa muutos koski ennen kaikkea käyttöliittymän ja visuaalisuuden kevyttä uudistusta. Helpoimmin ja nopeimmin Valo Intranetin korvaaminen SharePointilla onnistuu luomalla uusi etusivu ja navigaatio, mikäli intranetin konsepti ja sisältö halutaan säilyttää samana.
Etusivusta tehtiin rakenteeltaan ja visuaalisilta ominaisuuksiltaan hyvin samankaltainen kuin se oli aiemmin, mikä helpotti käyttäjiä sopeutumaan muutokseen.
Myös navigaatio rakennettiin samanlaiseksi SharePointin vakio-ominaisuuksia hyödyntäen. Uuden intranetin navigaation linkit ohjaavat vanhan intranetin sivuille, jolloin sama sisältö löytyy yhtä nopeasti ja helposti kuin aiemmin.
Etusivun ja navigaation uudistamisen jälkeen Valo-sovellus poistettiin kaikilta intranetin sivuilta ja ne kytkettiin SharePointin keskussivustoon.
Uusi SharePoint-pohjainen intranet tarjoaa monia samoja etuja kuin Valo Intranet, mutta modernilla ja kehittyvällä alustalla. Asiakkaamme kanssa toteutettu projekti onnistui varmistamaan, että intranetin käyttö pysyi sujuvana.
SharePointin edut ja samankaltaiset ominaisuudet
SharePointin intranet tarjoaa monia etuja verrattuna Valo Intranettiin. Tässä on joitakin keskeisiä hyötyjä ja samankaltaisia ominaisuuksia:
- Käyttöliittymän helppokäyttöisyys
- SharePointin käyttöliittymä on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Vaikka muutos vaatii hieman aikaa ja opettelua, käyttöliittymä on suunniteltu niin, että käyttäjät voivat löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti.
- Sisällönhallinnan helppokäyttöisyys
- SharePointin moderni käyttöliittymä tukee selkeää ja helppoa sisällönhallintaa eikä vaadi tietoteknisiä erityistaitoja.
- Joustavuus ja mukautuvuus
- SharePoint tarjoaa laajan valikoiman mukautusmahdollisuuksia, joten intranetin voi räätälöidä tarkasti organisaation tarpeisiin. Käyttäjät voivat rakentaa sivuja, lisätä sovelluksia ja luoda työnkulkuja helposti ilman laajaa teknistä osaamista.
- Pikalinkit sekä uutissivut ja -syötteet
- Uudessa SharePointin intranetissä on monia samoja elementtejä kuin Valo Intranetissä, kuten pikalinkit ja uutiset. Nämä linkit ja uutiset sijaitsevat suunnilleen samoissa paikoissa kuin ennenkin, mikä auttaa käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedot varmistaen, että intranetin käyttö on sujuvaa ja tuttua loppukäyttäjille.
- Yhteisöllisyyttä tukevat ominaisuudet
- SharePoint sisältää ominaisuuksia, jotka tukevat työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä, kuten keskusteluryhmiä, blogeja ja sosiaalisia syötteitä.
- Turvallisuus ja tietoturva
- Microsoftin jatkuvasti kehittyvä tietoturva ja tietosuojaominaisuudet takaavat, että SharePointin intranet täyttää tiukat kansainväliset tietoturvastandardit ja -vaatimukset, mikä parantaa organisaation kykyä suojata arkaluonteista tietoa.
- Parempi integraatio Microsoft 365 -ekosysteemiin
- SharePoint on osa Microsoft 365 -ympäristöä, mikä mahdollistaa saumattoman integraation muihin Microsoftin työkaluihin, kuten Teamsiin, Outlookiin, OneDriveen ja Power Automateen. Näin tiedon jakaminen, yhteistyö ja prosessien automatisointi helpottuu.
- Kustannustehokkuus ja keskitetty hallinta
- Koska SharePoint sisältyy Microsoft 365 -tilaukseen, sen käyttäminen on kustannustehokkaampaa kuin erillisen Valo-lisenssin ylläpitäminen. Lisäksi keskitetty hallinta vähentää ylläpitokustannuksia ja yksinkertaistaa IT-hallintaa.
- Jatkuva kehitys ja tuki
- Microsoft kehittää ja päivittää SharePointia jatkuvasti, joten uusia ominaisuuksia ja parannuksia tulee säännöllisesti saataville. Tämä takaa, että intranet pysyy ajan tasalla ja tukee yrityksen kasvua pitkällä aikavälillä.
SharePointin tarjoama integraatio, tietoturva ja mukautuvuus tekevät siitä varteenotettavan vaihtoehdon Valo intranetin korvaajaksi, erityisesti yrityksille ja muille organisaatioille, jotka jo käyttävät Microsoft 365 -ympäristöä.
Kevyt vai syväluotaava intranetin käyttöönotto?
Asiakkaamme kanssa toteutettu projekti osoitti, miten helppoa ja nopeaa Valo Intranetin korvaaminen voi yksinkertaisimmillaan olla. Tämän kaltainen lähestymistapa asiaan on varmasti sopiva monen tyyppiselle organisaatiolle.
Vaihtoehtona on myös intranetin konseptin rakentaminen alusta lähtien organisaation tarpeita vastaavaksi kokonaisuudeksi, joka palvelee niin työntekijöitä intranetin käyttäjinä kuin myös intranetin hallinnasta vastaavia tahoja.
Intranetin konseptointi aloitetaan tyypillisesti määrittelytyöpajoilla, joissa sovellamme palvelumuotoilun periaatteita. Työpajat luovat perustan intranetin rakenteen ja hallintamallin suunnittelulle, jotta käyttäjät löytävät olennaisen tiedon ja tarvitsemansa työkalut mahdollisimman helposti. Suunnittelun pohjalta rakentuu kaikkia sidosryhmiä ja tarpeita hyvin palveleva intranet.
Sujuva siirtymä varmistaa jatkuvuuden
Valo Intranetin korvaaminen SharePointin intranetillä voi olla hyvin suoraviivainen prosessi, kun konsepti ja sisältö säilytetään ennallaan. SharePointin joustava ja muokattava rakenne mahdollistaa organisaation tarpeisiin mukautuvan ratkaisun, joka parantaa viestintää, yhteistyötä, turvallisuutta ja työntekijäkokemusta.
Pidä intranettinne ajan tasalla ja käyttäjäystävällisenä – ota meihin yhteyttä, niin päivitetään intranettinne yhdessä!
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
