Dokumenthantering med SharePoint

Dokumenthantering med Microsoft SharePoint hjälper dig att enkelt och datasäkert hitta information. Vi hjälper ditt företag att klargöra datamassan och underlätta samarbetet.

Dokumenthantering effektiviserar verksamheten

I dagens digitala arbetsmiljö ska dokumenthantering vara lätt och den ska stöda till exempel redigering som utförs av flera samtidiga användare. Samtidigt har också kraven på korrekt dokumenthantering vuxit vid sidan av.

Trots det används än idag webbaserad datalagring och till och med e-postapplikationen i många organisationer för gemensam dokumenthantering. Då uppnås inte den fulla potentialen hos dokumentens tillgänglighet och hanterbarhet. Olika versioner av dokumenten kan cirkulera i de anställdas e-post, och användarrättigheterna för den webbaserade datalagringen är röriga.

Det lönar sig att försöka komma bort från sådana rutiner och hitta en lösning med bättre datasäkerhet och som stöder digitalt teamarbete vid dokumenthantering. Vi har de bästa lösningarna för detta.

”Man var tvungen att hämta data rörande kunden och kundprojekt från flera olika platser och ringa för att bekräfta datans riktighet. Dokumenten fanns på flera olika platser och en del av informationen fanns inte i lagrat format. I konkurrensutsättningsfasen skissades Office 365-tjänsten och tillhörande Dynamics CRM Online, SharePoint Online, Project Online och Power Bi som en teknisk helhetslösning.”

Rakennusliike Lapti Oy

”Planeringsdokument, ritningar, promemorior och protokoll skrevs ut och skickades med e-post, och då var det stundtals utmanande att ta reda på vilken som var den senaste versionen. SharePoint användes redan som plattform för intranätet, och det var därför naturligt att fortsätta att utveckla samma plattform.”

HRM

Fråga en expert om mer

De rätta verktygen för alla behov

Dokumenten och filerna är organisationens digitala kapital. Företagets information bor i dokumenten. Därför är det viktigt för företaget att se till att dokumenten är aktuella, kan användas datasäkert och lätt kan hittas. Dokumenthantering fungerar bra med rätt verktyg:

  • SharePoint är ett dokumenthanteringssystem där de dokument som organisationen behöver lagras
  • Microsoft Teams är navet i teamarbetet. Det använder SharePoint och dess dokumenthanteringsegenskaper vid hantering av filer. Läs mer om Microsoft Teams här.
  • Yammer lagrar alla bilagor från diskussioner i SharePoint
  • OneDrive for Business är en plats för hantering av personliga dokument
  • Microsoft Viva samlar ihop organisationens kommunikation, data, inlärning, resurser och synpunkter på arbetet och välbefinnandet på en och samma plats som en del av samarbets- och produktivitetsverktygen i Microsoft 365 och Microsoft Teams. Läs mer om Microsoft Viva här.
  • Med Solu 365®-lösningen skapar du O365 och Teams-grupper i enlighet med de användningssituationer som är typiska för din egen organisation, exempelvis datamodeller, verktyg och dokumentunderlag som förutsätts i projektarbete. Läs mer om Solu 365® här.

”I lösningen är det viktigt för oss att det förutom möjlighet till kommunikation även finns dokumenthantering. Dessutom får systemet inte vara för bastant och det måste vara enkelt att använda.”

Panostaja

SharePoint för enkel och praktisk dokumenthantering

Microsoft SharePoint erbjuder mångsidiga verktyg för hantering, lagring och delning av dokument:

  • Obegränsad mängd lagringsutrymme för en växande mängd data
    • SharePoint Online-molntjänsten garanterar lagringsutrymme i lämplig storlek och prisklass med flexibilitet för de växande kraven på data och dokument
  • Hantering, lagring och delning av dokument var och när samt från vilken enhet som helst
    • Med SharePoint Online-molntjänsten kan de anställda arbeta med dokument som är viktiga för deras egna arbete oavsett tid, plats och enhet
    • Åtkomst till organisationens gemensamma dokument och egna personliga filer förutsätter inte mer än en webbläsare
  • Sökfunktioner som förbättrar datans och dokumentens sökbarhet och tillgänglighet
    • SharePoint hämtar snabbt och obehindrat resultat från alla Microsoft 365-program, visar noggranna sökresultat – ju noggrannare metadatan har definierats, desto bättre sökresultat kan SharePoint hitta
  • Funktioner som stöder samarbete
    • Samtidig redigering av dokument med andra användare samt kommenterings- och diskussionsegenskaper kopplade till hantering av dokument hjälper team att arbeta tillsammans och gör uppgiftshanteringen smidigare
  • Funktioner som effektiviserar arbete med data
    • Omfattande funktioner för automatisering av verktyg hjälper till att göra det effektivare att arbeta ensam eller tillsammans med andra
    • Arbetsflöden såsom godkännande- och kommenteringskedjor samt elektroniska underteckningar, larm och påminnelser för deadlines
    • Koppling av Power Automate-arbetsflöden som en del av dokumenthanteringen
  • Versionshantering som en del av dokumenthanteringen
    • Versionshistoriken beskriver väsentliga data som t.ex. vem som har skapat och redigerat filen, när filen har visats och ändrats
    • Versionshantering hjälper automatiskt att återställa tidigare lagrade filversioner
    • Säkerhetskopiering av dokument i molntjänsten
  • Verktyg som förstärker organisationens IT-rutiner och datasäkerhet
    • Rätt rutiner vid föråldrande av dokument, automatisering av borttagning eller förvaring, liksom sekretesspraxis görs baserat på klassificeringsmodellen för dokument
    • Begränsning av mappspecifika användningsrättigheter för personer eller Office 365-grupper
  • Organisationskulturens transparens, egenskaper som förstärker gemenskap och tillit
    • Ledningen, teamen och de anställda håller sig lättare ajour om de närmaste samarbetsparternas verksamhet, t.ex. deltagande i Yammer- och Teams-diskussioner.

Fråga en expert om mer

Hantering av dokument under hela deras livscykel

Det lönar sig att utforma dokumentens metadata utifrån användningsbehov, och det rekommenderas att använda dem på ett mångsidigt sätt. Metadata bör tillämpas så brett som möjligt, men automatiskt. Det är inte ändamålsenligt att skriva in dem för hand.

De verktyg och metoder som Solu Digital tagit fram erbjuder en lösning för hantering av dokument under hela deras livscykel samt en balanserad och användarvänlig metadatamodell.

Migration från flera källor till SharePoint

Utgångspunkten är ofta att kundorganisationens dokument är spridda på olika platser, t.ex. på webbaserade datalagringsstationer, e-post, personalens datorer och på andra platser.

Solu Digital överför dokumenten till SharePoint som en tjänst antingen med integrationsverktyg eller ett skräddarsytt skript. Användarnas egna dokument bör i allmänhet överföras av OneDrive for Business-användarna själva enligt Solu Digitals anvisningar.

Solu Digitals experter vägleder och utbildar hela personalen i korrekt hantering av dokument för att enkelt och smidigt kunna införa rutinerna i hela organisationen.

”Ibruktagandets definieringsfas ökade förståelsen för projekthanteringen. Interna processer har standardiserats och gjorts enhetliga. I nästa fas är avsikten att utvidga Investeringsfönstrets tjänster i riktning mot samarbetsparter.”

HRM

”När projektet startade upprättade vi tillsammans en vägkarta över utvecklingen och den stegvisa projektplanen med Solu Digital. På så vis kunde vi snabbt börja använda verktygen och möjligheten att utveckla tjänster medan användningserfarenheten växte. I de följande stegen ökar vi integrationen och automationen mellan tjänsterna.”

Rakennusliike Lapti Oy

Läs mer om våra SharePoint-utbildningstjänster

Bekanta dig med våra kundberättelser:

Vill du höra mer om dokumenthantering?

Kontakta Henry:

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital