DE EFFEKTIVASTE LÖSNINGARNA FÖR INFORMATIONSHANTERINGEN

Solu Digital utnyttjar tekniker och verktyg från Microsoft att erbjuda lösningar och tjänster för olika behov.

Ta kontakt

Dokumenthantering med SharePoint

Microsoft SharePoint för lätt och smidig dokumenthantering

Microsoft SharePoint dokumenthanteringsprogrammet hjälper dig att hitta information lätt och datasäkert. Vi hjälper din organisation att rationalisera datainformationsmängden och att underlätta samarbetet inom dokumenthantering, såväl som inom dokumentlagring och -distribution. Med hjälp av SharePoints mångsidiga verktyg hålls dokument uppdaterade, informationssäkra och lätta att hitta.

Förbättra tillgången till information och dess synlighet, oberoende av tid, plats och dataenhet:

  • Koncentrera information och dokument till ett ställe på ett informationstryggt sätt
    • Undvik att information och dokument sprids ut till anställdas nätverksenheter och e-post, oåtkomliga för den övriga organisationen
  • Se till att informationen är aktuell och korrekt
    • Versionshistoriken visar relevant information om dokumentets skapande, visningar och ändringar
    • Versionshantering hjälper att återställa versioner av filer som sparats automatiskt tidigare
    • Dokumenten säkerhetskopieras i molntjänsten
  • Förbättra dokumentens tillgänglighet och hanterbarhet
    • SharePoint söker resultat från alla Microsoft 365 -program snabbt och enkelt och visar exakta sökresultat – ju noggrannare metadatat definierats, desto bättre sökresultat kan SharePoint finna
    • Tillgång till organisationens gemensamma dokument och egna personliga filer kräver inget annat än en webbläsare
  • Gör arbetet med information effektivare
    • Arbetsflöden som godkännandeförfarande och kommentarskedjor samt elektroniska underskrifter, alarm och påminnelser för deadlinedatum
    • Anslut  Power Automate, som automatiserar arbetsflöden, till en del av dokumenthanteringen.
  • Stöd samarbetet mellan anställda
    • Samtidig dokumentredigering med andra användare och kommentar- samt diskussionsegenskaper som länkas till dokumentet hjälper team att arbeta tillsammans
  • Förstärk organisationens IT-praxis och datasäkerhet
    • Rätt sorts praxis för dokument som föråldras, automatisering av dokumentborttagande dokumentförvaring samt sekretesspraxis görs på basen av klassificeringsmodellen för dokument
    • Mappspecifik begränsning av användarrättigheter för personer eller Office 365 -grupper
  • Förbättra organisationskulturens transparens, gemenskap och förtroende
    • Anställda håller sig bättre uppdaterade om verksamheten hos nära samarbetspartners genom att delta i till exempel Yammer- och Teams-diskussioner
  • Microsoft Viva -plattformen samlar ihop organisationens resurser och visioner om arbete samt välmående till en del av Microsofts samarbets- och produktivitetsverktyg
  • Automatisera arbetandet med dokument och Teams-grupper
    • Med hjälp av Solu 365®-lösningen skapar du O365- och Teams-grupper för din egen organisation enligt datamodell, verktyg och dokumentbotten som en typisk driftssituation, som till exempel projektarbete, kräver

”Planeringsdokument, ritningar, promemorior och protokoll skrevs ut och skickades med e-post, och då var det stundtals utmanande att ta reda på vilken som var den senaste versionen. SharePoint användes redan som plattform för intranätet, och det var därför naturligt att fortsätta att utveckla samma plattform.”

HRM

Ta i bruk SharePoint enkelt och snabbt enligt era behov

Vi skräddarsyr ibruktagandet av SharePoint enligt de olika faserna:

  • Definiering av organisationens dokumenthantering och gemensamma praxis
  • Vi specificerar en metadatamodell till stöd för organisationens IT-arbete
    • Verktyg och metoder som utvecklats av Solu Digital erbjuder en lösning som täcker hanteringen av dokumentens hela livscykel och möjliggör införandet av en balanserad och användarvänlig metadatamodell.      
  • Migrering från olika källor till SharePoint
    • Vid utgångsläge överför vi organisationens dokument till SharePoint som en service antingen genom att utnyttja migrationsverktyg eller genom en skräddarsydd skript. Användarnas egna dokument är oftast bäst att överföra till OneDrive for Business av användarna själva med hjälp av instruktioner från Solu Digital.                                   
  • Skolningar och workshops för effektiv användning av SharePoint

Experter från Solu Digital guidar och skolar hela personalen till rätt sorts hantering av dokument, så att de nya principerna lättare och smidigare blir en del av hela organisationens praxis.

”Ibruktagandets definieringsfas ökade förståelsen för projekthanteringen. Interna processer har standardiserats och gjorts enhetliga. I nästa fas är avsikten att utvidga Investeringsfönstrets tjänster i riktning mot samarbetsparter.”

HRM

Läs mer om våra SharePoint-skolningstjänster

Våra kundberättelser:

Vill du veta mer om dokumenthantering?

Kontakta Henry:

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi

L&T     

Copyright © 2022 Solu Digital