Dokumentin hallinta SharePointissa onnistuu sujuvammin tekoälyn tukemana. Versioiden vertailu automatisoituu, mikä säästää aikaa ja tukee päätöksentekoa.
Dokumentinhallinta on monessa organisaatiossa sekä olennainen osa asiantuntijoiden työnkuvaa että keskeinen tiedonhallinnan osa-alue. Kun dokumenteista syntyy versioita tarkastus- ja hyväksyntäprosesseissa, voi muutosten vertailu dokumenttiversioiden välillä olla aikaa vievää ja tarpeettoman kuormittavaa. Ihmisvoimin vertailu voi olla hankalaa, työlästä ja aikaa vievää, etenkin jos kyse on tärkeistä laatu- tai sopimusdokumenteista.
Versioiden välisten erojen hahmottaminen voidaan tehdä dokumenttien sisällön oikeellisuudesta vastaaville helpommaksi generatiivisen tekoälyn ja sitä hyödyntävän, Copilot Studiossa luodun agentin avulla.
Agentti voi toimia joko tekoälychatin tapaan tai se voidaan integroida suoraan Power Automatella tehtyyn dokumenttien hyväksymistyönkulkuun. Kummassakin tapauksessa dokumentin tarkastaja tai muutoksia julkaiseva hyväksyjä saa selkeän yhteenvedon muutoksista. Dokumenttien tarkastus ja hyväksyntä sujuvat nopeammin ja helpommin.
Tehokkaampi versiohallinta tekoälyagentilla
Agentti kokoaa muutokset selkeäksi yhteenvedoksi suoraan käyttäjän nähtäville joko chatissa tai työnkulun hyväksymispyynnössä. Tarkastaja tai hyväksyjä saa tekoälyn avulla laaditun tiivistelmän siitä, mitä on muuttunut edelliseen hyväksyttyyn versioon verrattuna.
Inhimillisten virheiden riski pienenee ja aikaa säästyy erityisesti tilanteissa, joissa dokumentteihin liittyy yksityiskohtaisia sisältövaatimuksia, kuten sopimusten ja laatudokumenttien kohdalla on.
Microsoft Wordissa on jo kauan ollut tarjolla toiminto, jolla voi korostaa muiden käyttäjien dokumenttiin tekemiä muutoksia tarkastuksen ja hyväksynnän helpottamiseksi. Toiminnallisuuden yksi rajoite on kuitenkin siinä, että se vain korostaa dokumenttiin tehdyt muutokset eikä varsinaisesti vertaile dokumenttia mihinkään tiettyyn versioon.
Tässä artikkelissa kuvattu tekoälyagentti taas tekee vertailua hyväksyttyä baseline-versiota vasten. Organisaatioille, joiden prosesseissa dokumenttien hyväksyntä on keskeinen osa laadunvarmistusta, se tuo merkittävää lisäarvoa.
Agentti voidaan julkaista toimimaan osana dokumenttien tarkastus- ja hyväksyntätyönkulkuja tai chattibotiksi SharePointin dokumenttikirjastoon tai halutulle Teams-kanavalle tai -keskusteluun.
Käyttäjän ei tarvitse hallita monimutkaista teknologiaa. Riittää, että sopimus- tai laatudokumenttien versionhallintaan luotu agentti on vahvistettu Power Automate -työnkulun avulla, esimerkiksi julkaistujen versioiden tallentamista vertailua varten. Lisäksi agentti tulee julkaista niin, että dokumenttien tarkastuksesta ja julkaisemisesta vastuussa olevat pääsevät sitä käyttämään.
Agentti tuo varmuutta sopimusten käsittelyyn
Sopimusten hallinta on tavallinen esimerkki prosessista, jossa dokumenttiversioiden vertailu on välttämätöntä. Uusien ehtojen lisääminen tai vanhojen muokkaaminen voi vaikuttaa merkittävästi sopimuksen vastuisiin, riskeihin ja organisaation toimintaan.
Tekoälyratkaisu tekee muutokset näkyviksi nopeasti ja ymmärrettävästi, jolloin versioiden tarkastelijat voivat keskittyä arvioimaan tehtyjen muutosten yhteenvetoa, sen sijaan että joutuisivat jokaisen muutoksen jälkeen sisäistämään koko dokumentin.
Luonnollisesti kokonaisuuden ymmärtäjääkin tarvitaan, eikä tekoäly ole siinä paras toimija, mutta rutiininomaisten muutosten vaikutusta on usein tarpeen arvioida monta kertaa sopimusneuvottelun ja -valmistelun aikana, ja juuri siihen tehtävään agentti on oikea työpari. Agentti tuo muutokset esiin suomen kielellä ja antaa selkeän kokonaiskuvan siitä, mikä on muuttunut.
Sopimusten käsittely muuttuu läpinäkyvämmäksi ja väärinymmärrysten mahdollisuus vähenee.
Laatudokumenttien hallinta entistä tarkempaa
Laatudokumenttien hallinta edellyttää muun muassa sitä, että ohjeista ja prosesseista on aina voimassa hyväksytty versio. Kun dokumentteihin tehdään muutoksia, niiden on oltava helposti jäljitettävissä. Agentti tukee tätä prosessia laatimalla muutoksista yhteenvedon dokumentin sisällön tarkastajalle tai sen hyväksynnästä päättävälle.
Esimerkiksi laatusertifikaattia ylläpitävä organisaatio voi hyödyntää agenttia nopeuttamaan ja helpottamaan laatudokumentaation ylläpitäjien työtä. He ovat usein kiireisiä substanssiasiantuntijoita, joille dokumentaation ylläpitäminen on tärkeä osa työtä, mutta ei varsinainen ydintehtävä.
Kun versioiden väliset erot ovat helposti nähtävissä, tarkastajan tai hyväksyjän on vaivatonta varmistaa, että muutos on perusteltu ja linjassa organisaation laadunhallintavaatimusten kanssa.
Projektisuunnitelmien päivitys agentin avulla
Projektisuunnitelmat elävät ja muuttuvat hankkeiden edetessä. Vertailu lähtötasoon ja muutosten hallinta on olennainen osa projektin johtamista, ja usein sidosryhmien on kyettävä seuraamaan, mitä muutoksia tavoitteisiin, aikatauluihin tai resursointiin on tehty.
Dokumenttiversioiden vertailuun kykenevä tekoälyagentti soveltuu erinomaisesti myös tähän tarkoitukseen. Tietoa tarvitsevat voivat sen avulla nopeasti hahmottaa muutosten laajuuden ja merkityksen ilman, että heidän tarvitsee lukea koko dokumenttia alusta loppuun.
Päätöksenteko nopeutuu ja projektien eteneminen pysyy paremmin hallinnassa. Selkeästi dokumentoidut muutokset helpottavat myös seurantaa ja raportointia.
Tekoälyä voidaan toisaalta hyödyntää myös projektitiedon rakenteistamiseen, eli esimerkiksi siihen, että projektisuunnitelmadokumentteihin kirjattu laadullinen tieto ja projektisalkun mittarien taustalla oleva data pysyvät paremmin synkronoituna.
Tekoälystä lisäarvoa dokumenttien hallintaan
Dokumenttiversioiden vertailuun kykenevä agentti tuo merkittävää lisäarvoa organisaation asiakirjaprosesseihin. Sen avulla dokumenttiversioiden vertailu muuttuu raskaasta ja aikaa vievästä työstä nopeaksi ja luotettavaksi prosessiksi.
Hyödyt korostuvat erityisesti sopimushallinnassa, laatudokumenttien hallinnassa ja projektisuunnitelmien päivityksissä, mutta ratkaisu on sovellettavissa laajasti erilaisiin asiakirjoihin. Tekoälyagentti säästää aikaa, vähentää virheitä ja tekee muutosten hallinnasta läpinäkyvämpää – juuri niitä asioita, joita nykyaikainen dokumentinhallinta edellyttää.
Haluatko tehostaa dokumentin hallintaa tekoälyn avulla? Ota yhteyttä ja rakennetaan yhdessä ratkaisu, joka tukee juuri teidän prosessejanne.
Henry Scheinin
Johtava konsultti, partner
Lue lisää:
- Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
- Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot
- Kustomoitujen tekoälyavustajien rakentaminen Copilot Studiolla
- SharePoint Premium ja asiakirjojen käsittely Microsoft Syntexin avulla
- Microsoftin Copilot-tekoälyavustajat liiketoiminnan eri tarpeisiin
- 5 vinkkiä Copilotin käyttöön Wordissä
- 5 vinkkiä Copilotin käyttöön Teamsissä
- Microsoft 365 Copilotin laajentaminen deklaratiivisilla agenteilla
- Microsoft Project Manager Agent tuo tekoälyn projektipäällikön avuksi
- 5 vinkkiä Copilotin käyttöön Excelissä
- Tekoäly liiketoimintaprosessien tehostajana
- Tiekartta tekoälyn hyödyntämiseen
- Tekoäly päätöksenteon ja liiketoiminnan kehittämisen tukena
- Tekoäly liiketoiminnan kehitystyössä -työpajasarja
- Kaikki Solu Digitalin asiantuntijoiden artikkelit
