Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Ketterää projektinhallintaa Microsoft Projectilla

15.4.2018

Office 365 -palveluiden myötä olemme saaneet tottua välillä jopa hengästyttävään tahtiin ilmestyviin uusiin ominaisuuksiin. Yksi viime aikojen ehdottomasti mielenkiintoisimpia ominaisuuksia ovat Microsoft Projectiin tulleet ketterät projektinhallintaominaisuudet. Ketterän projektinhallinnan menetelmistä on tuotu työkalut Scrumin ja Kanbanin hyödyntämiseen. On kuitenkin hyvä huomata, että uudet ominaisuudet tulevat käyttöön vain Office 365 -tilauksen kautta käytettävään Microsoft Projectiin.

Uusien ominaisuuksien myötä laajenevat ohjelman käyttömahdollisuudet entisestään. Hienoa on se, että uudet ketterät projektinhallintaominaisuudet pikemminkin täydentävät kuin poissulkevat asioita. Näin kynnys lähteä kokeilemaan on matala. Uusien ominaisuuksien myötä etenkin projektien toteutus- ja seurantavaihe saa uusia mahdollisuuksia.

Scrumia ja Kanbanin varten on tuotu käyttöön omat näkymät, perinteisen kaltainen taulukko ja visuaalinen taulu. Työkalut ovat yksinkertaisia ja varsin joustavia. Voit helposti vaihtaa Scrumin ja Kanbanin välillä, taulun rakennetta voi muuttaa, lisätä säiliöitä tarpeen mukaan joko käsin tai automaattisella työkalulla, joka tunnistaa projektin keston. Tilanteen raportointi ja seuranta sujuvat myös joustavasti omilla työkaluilla.

Käyttäjä voi edelleen suunnitella projektin vanhoilla tutuilla tavoilla ja lähteä hyödyntämään uusia ketteriä ominaisuuksia vasta toteutusvaiheessa. Mikään ei myöskään estä sitä, että projekti suunnitellaan alusta alkaen Scrumin tai Kanbanin opein.

Joskus on kuultu väittämä siitä, että Microsoft Project on kankea ja ettei siitä ole mitään hyötyä etenkään ketterissä menetelmissä. Nyt viimeistään on syytä päivittää käsityksiä ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia. Jos olet Project Online -tilaaja, voit hallinnoida projekteja ja tehtäviä yksinkertaisten ja visuaalisten taulujen avulla, jotka tukevat Scrumia ja Kanbania. Tämä tehdään Microsoft Project -ohjelmassa seuraavasti.

Napsauta valintanauhan Projekti (Project) -välilehdeltä Joustava (Agile)

Agile-Project-1-1024x129

Valintaikkunassa valitse menetelmä, esim. Kanban

Agile-Project-2

Jos valitsit Kanban-menetelmän, saat käyttöösi valintanauhan Kanban-välilehden. Tämän jälkeen voit hiirellä siirtää tehtäviä sarakkeesta toiseen Keskeneräisten töiden taulu -näkymässä (Backlog Board).

Agile-Project-3

Esimerkkikuvassa on oikeaan laitaan lisätty uusi ”Hyväksytty”-sarake, johon hyväksytyt tehtävät voidaan hiirellä raahata.

Agile-Project-4

Tehtäviä voidaan hallita myös Keskeneräisten töiden taulukko -näkymässä (Backlog Sheet).

Agile-Project-5

Kaikki Kanban-näkymissä tehdyt muutokset päivittyvät johdonmukaisesti myös Gantt Kaavio -näkymään (Gantt Chart). Tällöin Agile-kentän avulla voidaan määritellä, käytetäänkö tehtävää Kanban-menetelmässä.

Agile-Project-6

Projektin Agile-tilanneraportteja voidaan tarkastella valintanauhan Raportti (Report) -välilehden kautta.

Agile-Project-7

Edellä kuvattiin Kanban-menetelmää. Jos valitset Scrum-menetelmän, saat käyttöösi Sprint-kentän ja -Sprintti-näkymiä. Tarvittaessa voit määritellä sprint-aikajaksot Hallinta (Adjust) -toiminnon avulla esimerkiksi kahden viikon pituisiksi.

Agile-Project-8

Sprintti-näkymissä voit tarkastella kaikkia tehtäviä tai keskittyä pelkästään kuluvan jakson tehtäviin.

Agile-Project-9

Lue lisää Project 2016:n uusista ominaisuuksista!

Arno Hakkarainen, Senior Consultant
Mikko Sorsa, Senior Consultant

Julkaistu: 15.4.2018


Projectin ja Plannerin yhdistelmällä hankkeet ja tehtävät hallintaan

5.9.2017

Project Online

Project Online on monipuolinen työkalu, kun yrityksessä tarvitaan kehittynyttä projektityöympäristöä. Tällöin projektipäälliköt voivat suunnitella projekteja Project Web App -liittymässä tai MS Project -työasemaohjelmassa. He voivat aikatauluttaa tehtävät ja suunnitella resursointia sekä tarkastella asiantuntijoiden kuormitusta. Salkkunäkymät kertovat projektien tilanteesta. Projektityömpäristö voidaan monipuolisesti konfiguroida yrityksen tarpeisiin.

Planner

Kun yrityksessä on käytössä Office 365 -ympäristö, on mahdollista hankkia työryhmälle Planner-työkalu. Sen avulla työryhmä voi kätevästi luoda uusia suunnitelmia, järjestää ja määrittää tehtäviä, jakaa tiedostoja, keskustella työtehtävistä ja päivittää edistymistä.

Project Onlinen ja Plannerin yhteiskäyttö

Edellä mainitut välineet on mahdollista integroida toimimaan yhdessä käyttämällä esimerkiksi ilmaista FluentPro:n toteuttamaa laajennusta.

Tällöin Project Onlinessa projektipäällikkö luo projektin ja aikatauluttaa tehtävät. Tämän jälkeen työntekijät näkevät tehtävät Plannerissa ja voivat raportoida tehtävien edistymisestä. Kaksisuuntaisen integraation avulla edistymätiedot päivittyvät Project Onlineen.

Kerromme mielellämme lisää kokemuksistamme Microsoftin projektityöympäristöjen sovittamisesta organisaatioiden tarpeisiin.

Mikko Sorsa
seniorikonsultti

Julkaistu: 5.9.2017


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2019 Solu Digital