Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Taipuuko SharePointilla sopimushallinta?

2.6.2020

Kun sopimushallinta on keskeisessä osassa liiketoimintaa, korostuu toimivien käytäntöjen ja työkalujen merkitys entisestään. Parhaimmassa tapauksessa sopimushallinta tehostaa liiketoimintaa ja pahimmassa tapauksessa se aiheuttaa liiketoiminnalle tarpeettomia riskejä ja jopa tappioita.

Organisaatioissa on yhä käytössään riskialttiita tietokäytäntöjä. Dokumenttiversioita löytyy hajanaisesti työntekijöiden verkkolevyiltä ja sähköposteista. Näissä tilanteissa tietoturvariskin lisäksi sopimustieto siiloutuu ei-toivotulla tavalla, eikä sitä voida täysin hyödyntää koko organisaation sopimushallinnassa, sopimusten elinkaaren hallinnassa, eikä muissa liiketoiminnan prosesseissa.

Ratkaisuja moneen lähtöön

Erilaiset sähköiset järjestelmät tarjoavat ratkaisuja sopimusten elinkaarihallintaan. Tyypillisesti ne tukevat dokumenttien valmistelua ja lähettämistä, arkistointia ja allekirjoitusten keräämistä. Osassa organisaatioita käytetään sopimushallintaan erikoistuneita järjestelmiä, joihin voi hallinnan tukemiseksi luoda prosesseja. Jotkut organisaatiot taas käyttävät dokumentinhallintajärjestelmiä, joissa sopimushallinta on toteutettu lisämoduulina. Vaihtoehtoisesti erilaisiin projektinhallintasoftiin on myös mahdollista määritellä työnkulkumaisia käytäntöjä sopimushallintadokumentteja varten. Lisäksi ratkaisuja on tarjolla myös nopeasti ja vaivattomasti käyttöön otettavina pilvipalveluina.

Vaihtoehtoja ratkaisuille siis löytyy riippuen käyttötarpeesta sekä investoinnin määrästä rahassa ja ajassa mitattuna, mitä organisaatio on valmis projektiin laittamaan. Teknisen järjestelmän käyttöönotto saattaa kuitenkin vaatia infrastruktuuria, kuten esimerkiksi palvelimia ylläpitokustannuksineen, käyttäjien tunnusten luontia ja hallintaa sekä henkilöstön koulutusta. Projektin toteuttajalta saatetaan odottaa suoraan valmista avaimet käteen -ratkaisua eikä halukkuutta aina riitä sovittelemaan ratkaisua organisaation tietoteknisten edellytysten puitteissa, jotta investoidusta ratkaisusta saadaan kaikki hyöty ja teho irti.

Kustannustehokkuutta tutulla teknologialla

Oli ratkaisu mikä tahansa, kustannustehokkuus on hyvä pitää mielessä. Isoilla investoinneilla on paikkansa ja puolensa, kuten myös kevyillä pilviratkaisuilla. Tiesitkö, että jos organisaatiossasi on Office 365 käytössä, niin sinulla on jo sopimushallinnan työkalut käytössäsi?

SharePointiin rakennettu sopimushallinnan ratkaisu on helppo ja yksinkertainen. Työntekijöille jo tuttu toimintaympäristö kokoaa sopimukset yhteen keskitettyyn paikkaan, jossa sopimusten versionhallinta helpottuu ja selkeytyy. Keskitetty yhteisten dokumenttien hallintamalli parantaa sopimusprosessin läpinäkyvyyttä, hallittavuutta ja tietoturvaa sekä sopimustiedon saatavuutta ja saavutettavuutta huomattavasti. Tällöin näkymä sopimusten kokonaistilanteeseen organisaatiotasolla hyödyntää liiketoimintaa muun muassa riskienhallinnan minimoinnissa, talouden suunnittelussa ja toimittajasuhteiden johtamisessa.

Valtaosa suomalaisista keskisuurista ja suurista organisaatioista käyttää Office 365 -tuotteita, ne ovat työntekijöille tuttuja ja helppoja käyttää. Kun tekninen toteutus on jo olemassa, uuden ratkaisun käyttöönotto samassa toimintaympäristössä toteutuu nopeammin ja sujuvammin. Käyttäjiä ei tarvitse laajamittaisesti kouluttaa uuden järjestelmän ylläpitoon, sopimushallinnan prosessiin perehtyminen riittää, eikä panostettu aika ja raha ratkaisua toimittavan kumppanin kanssa kasva yli kipukynnyksen.

Automaatiolla tehostettua sopimushallintaa

Oleellisessa asemassa sopimushallinnassa on myös sopimusten seurannan hallinta, kuten määräpäivät, niiden uusiminen tai päättäminen ja näihin päivämääriin liittyvät herätteet. Microsoftin Power Automatella voidaan luoda työnkulkuja SharePointiin esimerkiksi erilaisille muistutuksille määräpäivistä ja tehtävistä sekä hyväksynnöille ja raportoinnille. SharePoint-pohjainen ratkaisu on helposti laajennettavissa kattamaan myös sähköiset allekirjoitukset hyödyntäen kolmannen osapuolen sähköistä allekirjoitusta tukevaa tuotetta, kuten vaikkapa erinomainen DocuSign.

Kiinteistöalalla toimivalla asiakkaallamme sopimushallinta on toteutettu SharePointissa näkymien avulla. Pääsivun kategoriat uusimmille, seuraavaksi sekä viimeksi vanhentuneille sopimuksille muodostavat käyttäjälle heti käsityksen sopimusten tilasta. Yksi näkymä kertoo kokonaistilanteen ilman yhtäkään klikkausta. Sopimusdokumenttien suodatus kategorioittain, toimittajittain, vastuuhenkilöittäin ja yhtiöittäin helpottaa dokumenttien löydettävyyttä ja hälytysten luonti dokumenteille on vaivattomasti vain parin klikkauksen päässä käyttäjän omalta laitteelta.

Mikäli organisaatiolla on tarvetta työtilalle sopimusdokumenttien hallintaan, Teams tarjoaa helppokäyttöiset työkalut sujuvoittamaan yhteistyötä esimerkiksi eri osastojen välillä.

Solu Digitalin SharePoint-ratkaisu sopimushallintaan, jossa yksi näkymä kertoo käyttäjälle kokonaistilanteen heti ilman yhtäkään klikkausta.
Yksi näkymä kertoo käyttäjälle kokonaistilanteen heti ilman yhtäkään klikkausta.

Metatiedoilla hyöty irti työkaluista

Homman pysyessä simppelinä, on käyttöaste ja käyttäjäystävällisyys myös taattu. Samoilla linjoilla kulkeva dokumenttien hallinnan metatietokäsittelyn periaate pätee sopimusdokumenttien hallinnassa vielä enemmän kuin missään muualla: dokumenttien metatietojen hallinnan on oltava mahdollisimman kattavaa, mutta automaattista. Mikäli tietotekninen ratkaisu edellyttää paljon metatietoja, sääntöjä ja riippuvuuksia, ei lopputulos välttämättä ole kaikista käyttäjäystävällisin eikä ratkaisu lopulta palvele tavoitettaan käytön muodostuessa liian monimutkaiseksi.

Toimivat käytännöt teknisen ratkaisun tueksi

Joskus sopimushallintajärjestelmän käyttöönottoprojekteissa vallitsee työkalukeskeinen ajattelutapa eikä sopimushallintaa tukeviin prosesseihin välttämättä kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Teknisen ratkaisun tulisi tukea sopimustenhallintaprosessia ja toimivien sekä yhtenäisten toimintamallien tulisi taas tukea sopimushallintajärjestelmän tehokasta käyttöä. Sopimusasioiden parissa työskentelevien tulee esimerkiksi tietää, mitä sopimukselle tehdään sen jälkeen, kun se on allekirjoitettu. Sopimushallintajärjestelmää hankkiessa onkin tärkeää muistaa jo projektin alusta lähtien määrittää ja tarvittaessa kehittää niin prosesseja, toimintamalleja kuin metatiedon hallintamallia.

Oletko etsimässä nopeaa, helppoa ja kustannustehokasta ratkaisua organisaationne sopimushallintaprosessin tueksi? Ota yhteyttä, demoamme ratkaisuamme mielellämme!

Henry Scheinin          Vilma Lindell
johtava konsultti         konsultti


Luottamus, löydettävyys ja Teamsin yksityiset kanavat

16.4.2020

Microsoft Teams on virtuaalisen ryhmätyön keskus. Virtuaalisella tarkoitamme ajasta ja paikasta riippumatonta, usein etätyötä, jota myös läsnätyöksi on kutsuttu. Tutkimuksemme mukaan monet virtuaalisen tiimityön haasteista ja siten myös epäonnistumisista liittyvät luottamuksen puuttumiseen.

Olipa kyse tiimin jäsenten välisestä, tai käytettävää teknologiaa kohtaan tunnetusta luottamuksesta, sen rakentumisella on iso merkitys tiimin onnistumisen kannalta.  Luottamusta voidaan tukea ihmisten välistä vuorovaikutusta jäsentämällä, sosiaalista identiteettiä vahvistamalla, sekä teknologian keinoin, kuten esimerkiksi hyödyntämällä kokouksissa videokuvaa aina kun se on teknisesti mahdollista.

Läpinäkyvyys

Organisaation voi laatia Teams-ryhmien luomiselle yhteisiä pelisääntöjä, mutta vastavuoroisesti työyhteisön jäsenten tulisi olla tietoisia tietoympäristöstä, jossa he toimivat.

Osana ryhmätyön vuorovaikutuksen jäsentämistä työyhteisö voi varmistaa, että jäsen näkee organisaation Teams-ryhmät nimeltä, ollen tietoinen niiden olemassaolosta, vaikkei välttämättä niiden sisällöstä, eikä myöhemminkään aikoisi jokaiseen niistä liittyä. Näin organisaatio voi kehittää omaa tietoarkkitehtuuriaan silmät auki ja vain näin se voi tehokkaasti estää päällekkäisten, samaa asiaa varten perustettujen Teams-työryhmien syntymisen.

Lähiaikoina (MIcrosoft 365 Roadmap Q3/2020) julkaistavan ominaisuuden myötä yksityiset Teams-ryhmät voidaan asettaa joko a) koko organisaation löydettäviksi tai b) siten, että ne eivät edelleenkään näy muille kuin jäsenilleen.

Tähän asti Solu 365 Portfolio on antanut asiakasorganisaatioidemme ihmisille mahdollisuuden helposti löytää myös ne Teams-ryhmät, joissa eivät itse ole jäseniä.

Yksityiset kanavat

On erityisiä tilanteita, joissa asian, aina työryhmän nimeä myöten, on pysyttävä salassa. Tätä tarvetta varten voidaan perustaa yksityinen Teams-ryhmä ja asettaa se ei-löydettäväksi eli käytännössä salaiseksi. Toinen, jo nykyisin käytössä oleva ja useimpiin tilanteisiin riittävä ja hyvin tietoturvallinen keino, on luoda yksityinen kanava. Teams-ryhmä, johon kanava luodaan voi mainiosti olla löydettävissä.

Yksityisten kanavien luonti voidaan sallia tai estää koko organisaation tasolla. Oletusarvoisesti ja siten myös useimmissa Microsoft 365 -ympäristöissä se on sallittu ja Teams-ryhmien omistajat voivat luoda tiimeihin yksityisiä kanavia. Kun kanava luodaan yksityisenä, sitä ei voi jälkeenpäin muuttaa tavalliseksi, eikä tavallista kanavaa voi muuttaa yksityiseksi. Valinta siis tehdään aina kanavaa luotaessa.

Jäsenet ja omistajat

Yksittäisen Teams-ryhmän tasolla voi Teams-ryhmän omistaja valita saavatko myös jäsenet luoda yksityisiä kanavia, vai eivät.

Yksityisellä kanavalla on omat, erilliset omistajansa ja jäsenensä, joiden täytyy olla kyseessä olevan Teams-ryhmän jäseniä, mutta ei välttämättä tarvitse olla sen omistajia, vaan jäsenyys riittää.

Ne Teams-ryhmän jäsenet, jotka eivät ole yksityisen kanavan jäseniä, eivät voi omien käyttöoikeuksiensa rajoissa lainkaan havaita yksityistä kanavaa eivätkä tiedä sen olevan olemassa.

Teams-ryhmän omistajat, jotka eivät ole yksityisen kanavan jäseniä, saattavat Teams-ryhmän asetuksissa Kanavat-näkymässä nähdä yksityisen kanavan nimen mutta eivät voi liittyä siihen, eivätkä nähdä sen keskustelua tai muuta sisältöä.

Vieraita voi liittää yksityisen kanavan jäseniksi, jos Teams-asetukset sen muuten sallivat. Vieraita ei kuitenkaan voi määrittää yksityisen kanavan omistajiksi eivätkä vieraat voi luoda yksityisiä kanavia.

Ominaisuudet ja rajoitteet

Yksityisellä kanavalla on vain keskustelut ja tiedostot. Siihen ei voi luoda välilehtiä, kuten esimerkiksi Planneria. Yksityisen kanavan tiedostoja varten syntyy automaattisesti SharePointin puolelle oma, erillinen sivustokokoelma, joka poikkeaa kaikista muista SharePointin sivustoista siinä, että siihen ei ole näkymää edes SharePointin hallintaportaalista. Toisin sanoen, edes yleinen järjestelmävalvoja ei pääse siihen muutoin kuin asettamalla itsensä sivustokokoelman järjestelmävalvojaksi PowerShell-komennolla.

Käyttötarkoitus

Tärkein seikka, jolla voi perustella yksityisen kanavan luontia, on se, että kanava todella halutaan pitää salaisena muilta. Käyttötarkoitus ei saa olla se, että suojataan omaa keskeneräistä työtä tai toisia tiimiläisiä infoähkyltä. Tämä erityisesti siksi että yksityistä kanavaa ei voi jälkeenpäin muuttaa yleiseksi.

Toinen seikka on muun kuin sisällön suhteellisen vähäinen monimuotoisuus. Yksityinen kanava tarjoaa käytännössä keskustelut ja tiedostot. Jos aihe on laaja ja näyttää siltä, että keskustelukanavia ehkä myöhemmin tarvitaan useita, kannattaa harkita erillisen Teams-ryhmän perustamista.

Yksityinen kanava on nimeään myöten pysyvästi suojassa asiaankuulumattomien katseilta. Siksi todella salaiset asiat kannattaa pitää yksityisillä kanavilla. Tiedostot voi tarvittaessa suojata Microsoft 365 turvallisuustunnisteiden avulla ja IRM-salata. Tarvittaessa Teams-ryhmässä voi olla useampiakin yksityisiä kanavia. Esimerkkejä sellaisista käyttötarkoituksista joihin yksityinen kanava sopii, ovat esimerkiksi turvallisuuteen, henkilötietoon tai vaikkapa yhteistoimintaneuvotteluihin liittyvät ja lailla salaisiksi määritellyt asiat.

Kanava vai tiimi, Microsoftilla on lisää ohjeita näiden kahden vaihtoehdon välillä tehtävää valintaa helpottamaan.

Henry Scheinin
johtava konsultti


Tuntematon käyttäjä

11.3.2020

Eilen 10.3.2020 usempikin asiakkaamme ilmoitti meille, osa hieman huolestuneeseen sävyyn, kaikkiin Teams-ryhmiin omistajaksi ilmaantuneesta “Tuntemattomasta käyttäjästä”.

Nopean selvityksen jälkeen havaitsimme, että kyseessä oli taustasovellus, ei luonnollinen käyttäjä ja sen ilmaantuminen näkyviin oli selvä virhe johon käyttäjät alkoivat reagoida: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/service-principal-account-now-shown-as-quot-unknown-user-quot-in/m-p/1219296.

Microsoft on julkaissut asiaa koskevan Advisoryn, jonka mukaan ongelma on, aivan oikein, kosmeettinen ja se “Tuntematon käyttäjä” tullaan poistamaan automaattisen prosessin toimesta.

Microsoft 365 advisory text

Henry Scheinin
johtava konsultti


Lisää jäseniä—Teamsin vierailijakäyttäjäksi liittyminen

23.1.2019

Haluat kutsua Teams-tiimiisi yhteistyökumppanin, asiakkaan, tavarantoimittajan tai muuten vain henkilön, joka ei ole oman organisaatiosi jäsen. Sinulle on jo selvää, että voit kutsua vierailijakäyttäjän (englanniksi Guest User) käyttäen mitä tahansa sähköpostiosoitetta, johon kutsun haluat lähettää. 


Lisää jäseniä

Vastaanottajan sähköpostitili

Sinun ei tarvitse kutsua lähettäessäsi tietää, onko vastaanottajalla sähköpostinsa kuluttaja- vai yrityspalvelussa, onko sähköpostilaatikko pilvessä vai palvelimella, onko kyseessä ehkä jopa Office 365 -sähköposti vai onko käyttäjällä mahdollisesti Microsoft-tili.

Azure AD:n näkökulmasta vierailijakäyttäjiä voi olla neljää eri tyyppiä:

* Toisessa tenantissa (vuokraajassa) käyttöoikeuden omaava Office 365 -käyttäjä
* Lisensoimaton Office 365 -käyttäjä
* Microsoft-tili
* Muu käyttäjä.

Jokaisessa edellä luetelluista tapauksista vieraallesi muodostetaan identiteetti organisaatiosi Azure Active Directoryyn ja hänestä tehdään samalla Office 365 -vierailijakäyttäjä. Automaattisesti muodostuvan vierailijakäyttäjätunnuksen muoto riippuu siitä, perustuuko vierailijan käyttöoikeus Office 365-identiteettiin vai Microsoft-tiliin, mutta siitäkään sinun ei tarvitse nyt välittää.

Office 365 -identiteetti tai Microsoft tili

Jos vierailijakäyttäjällä on käyttöoikeudellinen tai käyttöoikeudeton Office 365 -identiteetti, sitä hyödynnetään ensisijaisena tapana muodostaa vierailijakäyttöoikeus. Mikäli sitä ei ole, hyödynnetään Microsoft-tiliä. Mikäli sitäkään ei ole, vierailija ohjataan luomaan itselleen Microsoft-tili ja liittämään kutsuttu sähköpostiosoitteensa siihen. Se saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta on itse asiassa hyvin helppoa. Varmuuden vuoksi tein lyhyen videon, jonka katsomalla näet, miltä kutsusi vastaanottaminen näyttää tällaisen vierailijakäyttäjän silmin katsottuna.

Lisää luettavaa

SharePointissa vierailijakäyttäjän käyttökokemus ei paljoa poikkea oman organisaation jäsenen käyttökokemuksesta. Teamsin puolella eroja on ja ne on kuvattu tässä Microsoftin artikkelissa (englanniksi) https://docs.microsoft.com/fi-fi/microsoftteams/guest-experience.

Henry Scheinin

Johtava konsultti

Julkaistu: 23.1.2019


Office 365 Ryhmät – uhka vai mahdollisuus?

24.9.2017

Vuonna 2015 Microsoftin Office 365 tekijöiden, kehittäjien ja käyttäjien yhteisöstä alkoi kantautua viestejä uudesta toiminnallisuudesta, joka hyödyntää jokaisen Office 365 -tilauksen taustalla olevaa Azure Active Directory -tilausta.

Kyse oli tietenkin Office 365 Ryhmistä (Groups). Mielenkiinto Ryhmiä kohtaan kasvoi, kun huhtikuussa 2016 Microsoft julkaisi SharePoint Server 2016 -version ja samalla visionsa SharePointin tulevaisuudesta ja erityisesti sen pilviversion, SharePoint Onlinen uusien työryhmäsivustojen sovellusrajat ylittävistä uusista mahdollisuuksista.

Työkuormien toimintaperiaate

Sittemmin olemme oppineet, että kunkin Office 365 sovellusten kautta luotavat sisällöt eli ”työkuormat” perustavat automaattisesti taustalla olevaan Azure Active Directoryyn käyttäjilleen uuden Ryhmän tehden heistä Ryhmän jäseniä. Olemme alkaneet ajatella Ryhmiä Azure Active Directoryssa toimialueen paikallisten turvallisuus- ja jakeluryhmien luonnollisena jatkumona.

Ryhmä ei ole sovellus, vaan liittää työkuormat toisiinsa käyttäjiensä välityksellä. Käyttäjä jakaa Ryhmän muiden jäsenten kanssa Outlookin keskustelut, kalenterin, SharePointin, Muistikirjan, Plannerin ja tietyissä tapauksissa muitakin sisältöjä. Eli niitä työkuormia.

Kenelle Office 365 -ryhmät sopivat?

Ryhmät on tarkoitettu jokaisen käyttäjän ulottuville ratkaisemaan ryhmätyöskentelyn haasteita organisaation sisällä ja yhteistyöverkostoissa. Office 365 sovellusten avulla voidaan käydä verkkokokouksia (Skype for Business ja Teams, tulevaisuudessa vain Teams) ja siten se osaltaan vähentää tarvetta matkustamiselle ja joustavoittaa kokoustyöskentelyä. Keskustelusovellukset (Outlook, Yammer ja Teams) tukevat erilaisten ryhmien ja verkostojen tapaa viestiä. Teams tarjoaa lisäksi joustavan tavan rakentaa työryhmille näkymiä joiden kautta niin keskustelut kuin tärkeät dokumentit ja tehtävät ovat aina helposti käsiteltävissä. Planner -sovellus tukee tehtävien hallintaa. Se mahdollistaa henkilökohtaisten ja esimerkiksi projektikohtaisten tehtävälistojen ylläpitämisen.

Kaikki edellä luetellut ovat erinomaisia asioita digitaalista tietotyötä tekevien ihmisten ja työryhmien näkökulmasta, mutta valitettavasti Office 365 Ryhmiä vaivaavat toistaiseksi eräät puutteet.

1 Epäyhtenäinen käyttökokemus

Ryhmien jäsenet käyttävät eri sovelluksia työtehtäviinsä ja vuorovaikutuksessa Ryhmän muiden jäsenten kanssa. Kukin sovellus palvelee omaa tarkoitustaan ja soveltuu parhaiten juuri siihen käyttöön, mihin se on tehty. Useimmilla Office 365 -sovelluksilla on takanaan pitkä historia työpöytä- ja pilviversioita. Ryhmäulottuvuus on tullut sovellusten näkökulmasta uutena, eräänlaisena lisäominaisuutena, ja käytettävyyden suunnittelussa on jouduttu tekemään kompromisseja. Ryhmien perustamisesta jäsenten hallintaan ja Ryhmän ominaisuuksien päivittämiseen asti käyttöliittymä vaihtelee riippuen siitä, minkä sovelluksen kautta toimintoja tehdään. Käyttökokemus on epäintuitiivinen.

2 Kokonaiskuvan hahmottaminen on vaikeaa

Office 365 sovellusvalitsimeen (vohveli) saapuu pian tervetullut päivitys,  mutta jatkossakaan se ei tarjoa helikopteriperspektiiviä kaikkiin ryhmiin joissa käyttäjä on jäsenenä tai omistajana. Jälleen on mahdollista sovelluskohtaisesti nähdä omat Ryhmänsä luettelona ja haun avulla on mahdollista löytää julkiseksi merkittyjä ryhmiä, mutta käyttöliittymä on karu ja siirtyminen tiettyyn Ryhmään, tiettyyn työkuormaan vaatii turhan monta klikkausta.

Admin-käyttäjille on tarjolla hallintatyökaluja sekä Exchange- että Azure AD järjestelmävalvojalle, mutta jälleen täytyy kysyä: miksi ryhmien hallintaan tarvitaan kaksi erilaista admin-työkalua?

3 Orpoja ja päällekkäisiä ryhmiä

Edellä kerrotuista syistä johtuen käy helposti niin, että samaa tarkoitusta varten luodaan kaksi Ryhmää. Yksinkertaisesti ei ole huomattu, että tätä tarkoitusta varten on jo perustettu Ryhmä, kun ollaan luotu uutta Ryhmää. Toinen mahdollinen syy päällekkäisille ryhmille on se, että perustetaan ensin Ryhmä vaikkapa kalenteria varten ja kun sitten myöhemmin tarvitaan Planneria tehtävien hallintaan, perustetaan Ryhmä sillekin, vaikka Planner löytyy jokaisesta Ryhmästä valmiina. Kunhan ensin tietää etsiä sellaista.

Office 365 Ryhmien hallintamalli

Hallintamallin avulla on mahdollista ratkaista ainakin osa edellä kuvatuista puutteista. Ryhmien ja pilvipalvelun tarkoitus ja tehtävä organisaatiossa, eri toimijoiden roolit ja tehtävät sekä yleiset pelisäännöt on hyvä ajatella ja kirjata ylös. Niitä miettiessä kannattaa kiinnittää huomiota tiedon elinkaareen, tietoturvaan ja tarvittavan osaamisen kehittämiseen. Hallintamalli ei  ole kerralla valmis, vaan vaatii jatkuvaa ajan tasalla pitämistä ja kehittämistä

Ryhmät ovat osa Microsoftin laajaa visiota,  jossa Office 365, Windows 10 ja EMS -tietoturvaratkaisut yhdessä muodostavat voimakkaasti tekoälyyn (AI) tukeutuvan digitaalisen alustan nimeltä Microsoft 365. Microsoftin tavoitteena on valtaistaa, varmistaa palveluidensa rajaamaton saavutettavuus ja rakentaa luottamusta teknologiaan. Microsoft 365 hyödyntää tekoälyä moniin tehtäviin datakeskusten kuormantasauksesta tietoturvaan, konekäännöksistä automaattisiin sisältönostoihin. Yleensä tekoäly työskentelee käyttäjiltä kokonaan piilossa, mutta Microsoft Graph ja Delve ovat käyttäjälle näkyvä esimerkki tekoälyn tarjoamista automaattisista sisältönostoista. Niiden ja samankaltaisen toiminallisuuksien kautta Office 365 näyttää meille tärkeät Ryhmät silloin kun ryhmiä on paljon.  Jos voimme luottaa siihen, että tekoäly oppii riittävän nopeasti nostamaan esiin juuri ne oikeat Ryhmät, ei tarvita hallintamallia, hierarkkisia tietorakenteita tai metatietoihin perustuvia salkkunäkymiä.

Itse en luottaisi pelkästään tekoälyyn, vaan loisin hallintamallin Ryhmien käyttöä ohjaamaan ja tukemaan. Hallintamallin lisäksi vähintäänkin harkitsisin toteuttavani toisen, läpinäkyvämmän tavan Ryhmien luontiin, selaamiseen ja hallintaan. Ennen vuoden 2017 loppua tulemme kertomaan uutisia tähän liittyen. Solu Digital tuo markkinoille tuotteen Office 365 Ryhmien perustamista ja elinkaaren hallintaa tukemaan. Pysy kanavalla.

Henry Scheinin
johtava konsultti

P.S. Tätä kirjoittaessa sain lukea uutisia Solu Machines Oy:n konkurssista. Solu Digital ja Solu Machines ovat (olivat) etunimikaimoja, mutta muuta yhteistä niillä ei ole. Solu Digital elää ja voi hyvin.

Julkaistu: 24.9.2017


Power BI:n neljä vaihtoehtoa

24.5.2017

Power BI:n lisensointiin on Power BI Premiumin myötä saatavilla nyt neljäskin malli. Samalla vanhoja malleja on osittain uudistettu. Toisaalta ei liene vahingoksi kerrata asioita, sillä liika selkeys ei liene koskaan ollut se Microsoftin hinnoittelukäytäntöjen huonoin puoli.

Lisenssivaihtoehtoja on nyt neljä:
· Ilmainen Power BI Desktop
· Vanha tuttu Power BI Pro
· Vain paikalliseen käyttöön Power BI Report Server
· Uusi Power BI Premium.

Power BI Free

Nimensä mukaisesti Power BI Free tarjoaa Power BI:n keskeisimmät ominaisuudet ilmaiseksi käyttöön. Ilmaisversiolla Power BI –raporttien jakaminen organisaation jäsenille tai ulkoisille käyttäjille ei ole mahdollista. Jakaminen tunnistamattomille käyttäjille, siis julkisesti, tosin on mahdollista käyttäen ”Publish to Web” –toimintoa. Tällä tavoin jaettu sisältö on julkista ja kuka tahansa voi tarkastella sitä. Tämä onkin ilmaisessa mallissa tilanteesta riippuen joko hyvä tai huono puoli. ”Publish to Web” julkaisee http-linkin raporttiin niin kryptisessä muodossa, että sen arvaaminen on käytännössä mahdotonta. Linkin sijoittaminen suojatulle sivulle auttaa hieman, mutta missään nimessä tietoturvallisesta ratkaisusta ei ole kyse.

Power BI Pro

Kauan saatavilla ollut lisensointimalli Power BI Pro ei ole kokenut suuria muutoksia sen paremmin ominaisuuksiensa, kuin hinnoittelunkaan osalta. Tuotteen hinta on toistaiseksi 8,40€ kuukaudessa per käyttäjä. Tämä yrityskäyttöön tarkoitettu malli antaa käyttäjille mahdollisuuden ryhmätyöskentelyyn ja jakamiseen. Power BI Desktop, jolla Power BI –sisältöä luodaan, on lisenssimallista riippumatta täysin sama tuote.

Power BI Report Server

SQL Serverin Enterprise versio ja sen Power BI Report Server –laajennus yhdessä Power BI Desktopin kansssa tarjoavat mahdollisuuden Power BI -raporttien julkaisemiseen on-premises eli omassa sisäverkossa. Power BI Desktop on tässäkin mallissa ilmainen, mutta yrityskäyttöön soveltuvat ominaisuudet, esimerkiksi jakamistoiminnot, edellyttävät Power BI Pro -käyttöoikeuden hankkimista raporttien tekijöille. SQL Serverin hinnoittelusta on kerrottu lisää täällä. Tämä malli kiinnostanee ensisijaisesti organisaatioita, jotka eivät missään oloissa halua viedä dataa pilveen ja joilla jo on SQL Server Enterprise ja siihen liittyen Software Assurance (SA) -lisenssi hankittuna.

Power BI Premium

Tämä kokonaan uusi malli mahdollistaa eri tavoin raportteja käyttäville erilaiset lisenssit. Tiedon kuluttajat, siis käyttäjät, jotka vain lukevat raportteja, eivät tarvitse henkilökohtaista lisenssiä. Sen sijaan hinnoittelu on kapasiteettiin perustuvaa. Power BI Premium –tilaus käsittää 100 TB tallennustilaa Microsoftin pilvessä, mahdollisuuden käyttää Power BI Embedded –mallia, esimerkiksi omiin sovelluksiin integroitujen raporttien toteuttamisessa, sekä SQL Server Report Server -lisenssin.

Myös Power BI Premium sisältää mahdollisuuden Power BI Report Serverin käyttöön. Niinpä se mahdollistaa raporttien julkaisemisen joustavasti hyödyntäen sekä paikallisesti että pilveen tallennettua dataa.

Tiedon tuottajille pakollinen Power BI -käyttöoikeus on hinnaltaan sama kuin Power BI Pro –mallissa eli 8,40 € kuukaudessa per käyttäjä. Premium-version hinnan laskemisessa voi käyttää apuna tätä hintalaskuria.

Henry Scheinin

Julkaistu: 24.5.2017


Keskustelu- ja ryhmätyövälineiden runsaudenpula

24.12.2016

Office 365 tarjoaa käyttäjille koko joukon erilaisia keskustelu- ja ryhmätyövälineitä. Työryhmän jäsenten kytkeytyminen verkostoihin ja niiden suosima vuorovaikutustyyli auttavat suunnittelemaan sopivan keskustelu- ja ryhmätyövälineen valintaa. Tässä kirjoituksessa ei käsitellä sitä, kuinka järjestelmävalvoja voi suosia tai rajoittaa niistä joidenkin käyttöä, vaan keskitytään pohtimaan mahdollisuutta ennakoida käyttäjien todennäköisiä valintoja. Järjestelmävalvojan näkökulmaa tullaan käsittelemään myöhemmin julkaistavassa tekstissä.

Harold Jarche on kanadalainen oppimisen ja työn organisoimisen asiantuntija. Hän ehti toimia yli 20 vuotta Kanadan asevoimien palveluksessa erilaisissa kouluttamiseen liittyvissä tehtävissä ennen kuin hän vuonna 2003 perusti oman konsulttitoimiston. Jarche on luonut koko joukon käsitteitä jotka auttavat ymmärtämään työelämän jatkuvan muutoksen vaikutuksia. Hän uskoo, että kyky oppia uusia asioita on ainoa kestävä kilpailuetu aikana, jota hän kutsuu nimellä perpetual beta—ikuinen kokeilu. Ikuisen kokeilun ajatukseen sisältyy muun muassa, että se korostaa organisaatiomuutoksen sosiaalista vaikuttavuutta muutoksen teknisen toteuttamisen yksityiskohtien sijaan.

Jarche on kirjoittanut yhteiskunnasta, organisaatiosta ja taloudesta, joiden mallit on luotu aikana, jolloin vaihdon kohteena olivat fyysiset, eivät aineettomat hyödykkeet ja vuorovaikutus oli aina ensisijaisesti paikallista, ei globaalia. Kun hyödykkeemme ja vuorovaikutus muuttavat luonnettaan, olisi yhteisöjenkin muututtava mukana.

Tehdäkseen tiedosta kilpailuedun organisaatioiden pitää kytkeytyä verkostoihin, joista sen jäsenet ammentavat henkilökohtaisen tietonsa, oppivat uutta ja joiden jäseninä he itse asiassa tekevät suuren osan työnsä varsinaisesta sisällöstä, vaikkei niitä aina olekaan kuvattu organisaatio- tai prosessikaavioissa.

Työn tulevaisuus on erilaisten tuottavuus-, vaikuttamis- ja yhteistyöverkostojen toiminnan yhteen sovittamista. Yhteistyöverkostot organisoituvat tiedon jakamisen ympärille. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat valmiita syvempään vuorovaikutukseen ja mielipiteiden vaihtoon ja käsitystensä ja ymmärryksensä jakamiseen—ja uuden oppimiseen. Tuottavuusverkostot ovat tavoitteellisia ja selkeästi organisoituja ja niiden jäsenet jakavat työt keskenään.

Jutustelu, keskustelu ja ryhmätyö

Simon Terry on australialainen konsultti ja yritysvalmentaja, joka on kirjoittanut jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön merkityksistä työyhteisöissä. Useimmat pitävät arkista jutustelua viihdyttävänä ja inhoavat kokouksia. Ryhmätyö on kaikille välttämätöntä, mutta sen mahdollisuuksia ei ehkä tunnisteta, eikä varmasti osata hyödyntää.

Verkostot ja vuorovaikutustyylit Harold Jarchen ja Simon Terryn mukaan

Jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön käyttäytymismallit vahvistuvat juuri tietyntyyppisissä verkostoissa. Jutustelu on yhteistyöverkostoille ominainen tapa viestiä ja jakaa tietoa. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat keskustelevat mielellään, vaikuttavat toistensa mielipiteisiin ja luovat uutta tietoa. Tuottavuusverkostojen jäsenet tekevät keskenään ryhmätyötä organisaation konkreettisten tavoitteiden toteutumiseksi. Terryn mukaan viestintä- ja tiedonhallintavälineiden hankinnassa ei kiinnitetä riittävästi huomiota erilaisten vuorovaikutuksellisten käyttäytymismallien erityispiirteisiin, vaan pyritään usein ratkaisemaan kaikki ongelmat yhden välineen avulla. Vastatakseen erilaisiin tarpeisiin, välineen täytyy kuitenkin olla hyvin monipuolinen.

Monipuolinen tarkoittaa valitettavasti yleensä myös monimutkaista. Vaihtoehdoksi tarjotaan ”best-of-breed” –tyyppisiä sovelluksia, jotka kyllä suoriutuvat erinomaisesti kapeasta niistä käyttäjävaatimuksista, joita vasten ne nimenomaisesti on kehitetty, mutta eivät integroidu muihin järjestelmiin välttämättä heti ja helposti. Toisaalta, useamman erikoistyökalun käyttäminen ei pelasta meitä siltä, että viestit ja kanavat tahtovat sekoittua keskenään. Vaikka erilaisten käyttäytymismallien, jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön välillä osaamme liikkua sujuvasti, osaamme jopa kertoa moodin vaihtumisesta muille: ”tämä asia vaatii laajempaa keskustelua,” kontekstin vaihto digitaalisten viestintäkanavien välillä ei aina suju yhtä helposti. Käyttäytymismallit ovat suhteellisen universaaleja ja pysyviä, mutta organisaatioiden tulisi ymmärtää kuinka ja milloin tukea erilaisia vuorovaikutustapoja ja mitä se välineiltä vaatii.

Digitaalisen ryhmätyön ja keskustelun välineet Microsoftin tapaan

Yammerin ja SharePointin vihdoin löydettyä paikkansa käyttäjien mielessä, Microsoft on vuoden 2017 alussa tuomassa markkinoille uuden keskusteluvälineen osana Office 365 tuoteperhettä. Tarkkaa päivää Microsoft Teamsin tuotantoversion julkaisulle ei ole, mutta käytännössä Teams on jo tällä hetkellä kaikkien Office 365 –käyttäjien ulottuvilla ja kytkettävissä hallintakäyttöliittymästä. Käyttäjistä tieto uuden keskusteluvälineen julkaisusta saattaa tuntua runsaudenpulalta ja valinta eri välineiden kesken entistä vaikeammalta. Ahdistusta lisää ehkä entisestään Office 365 Groups, jonka avulla Outlookin jakelulistat voidaan muuntaa ryhmiksi, joiden sisäisiä keskusteluja voidaan käydä paitsi sähköpostijakelujen tapaan, myös keskustelusyötteinä Outlookin selainkäyttöliittymässä ja joka taustalla tekee asioita käyttäjän puolesta usein kysymättä.

Office 365 Groupsin roolia ei vielä ole täysin kaikkien käyttäjien toimesta ymmärretty. Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote, Kalenteri, Skype, Yammer, Planner ja Teams ovat osa Office 365 tuotetta ja niistä käytetään hieman hankalasti suomennettavaa käsitettä ”workload” eli Työkuorma. Työkuormalla tarkoitetaan tässä sovelluksen, laskentatehon ja käyttäjien aktiviteetin yhdistelmää. Siis jotakin enemmän, kuin pelkkä sovellus.

Office 365 Groups ja työkuormat

Office 365 Groups taas ei missään nimessä ole sovellus, vaan sitä kannattaa ajatella käyttäjähakemistoalustana, jonka päällä tiedot, käsitteet ja työt jaetaan ryhmän jäsenten kesken. Ryhmästä riippuu, mitä välineitä se tarvitsee ja haluaa käyttää. Käyttäjät voivat useimmissa Office 365 –ympäristöissä melko vapaasti luoda työkuormien välityksellä Office 365-ryhmiä ja juuri tätä valinnan vapautta ja hajautetun hallinnan periaatetta Microsoft tuo nyt korostetusti esille.

Viestintä- ja ryhmätyövälineiden runsaudenpula yksin Office 365 alustalla, herättää kysymyksiä siitä kuinka valita näistä sopivat tai sopivien yhdistelmä, ja toisaalta onko tässä varmasti kaikki mitä tarvitaan. Käyttäjien mieltymyksiä ja ryhmätyön ja keskustelun välineiden valintaa on selitetty muun muassa ikäjakaumalla. Esimerkiksi Teamsin kaltainen persistentti pikaviestinä on selvästi suositumpaa milleniaalien (s. 1980-1997) kuin x-sukupolven (s. 1965-1979) keskuudessa ja ero suurten ikäluokkien (s. 1946-1964) ja z-sukupolven (s. 1998-2020) välillä on vielä suurempi. On myös vertailtu eri välineiden suoriutumista ja valmiuksia esimerkiksi läpinäkyvyyden, välittömyyden, kompleksisuuden ja ryhmän koon näkökulmista. Sukupolvi saattaa olla hyvä tapa selittää yksittäisen käyttäjän mieltymystä tiettyyn välineeseen ja ominaisuuksien vertailu on hyödyllistä silloin kuin välineelle asetetut käyttäjävaatimukset on onnistuttu määrittelemään.

Microsoft ei yritä saada meitä valitsemaan yhtä välinettä tarjoamastaan, vaan valitsemaan niistä ne kaikki, jos ne miellyttävät käyttäjää. Simon Terry kritisoi Microsoftia siitä että se yrittää näin vallata ”kauppojen hyllyt” ja IT-ostajien mielet. Toisaalta juuri tämä ”jokaiselle jotakin” –tarjonta yhdistää ominaisuuksiltaan erilaiset sovellukset työkuormina Office 365 Groupsin kautta yhtenäiseksi käyttökokemukseksi, minkä pitäisi edesauttaa siirtymistä vuorovaikutustyylien ja verkostojen välillä.

Verkostot, vuorovaikutustyylit ja Office 365 Työkuormat

Olen yhdistänyt Harold Jarchen ajatuksen jakamisesta erilaisissa verkostoissa, Simon Terryn vuorovaikutustyylien ja Microsoftin Office 365 työkuormat samaan kuvaan. Nelikentän pystyakselina toimivat verkostoa määrittävä käsitepari, rakenteinen ja epämuodollinen, joilla tarkoitetaan verkoston organisoimisen tapaa. Sen vaaka-akselina toimivat käsitteet tavoitteellinen ja kokeileva, joilla tarkoitetaan tapaa jolla verkoston tehtävät määräytyvät. Samalle akselistolle olen sijoittanut Office 365 työkuormat SharePoint, Outlook, Yammer, Skype ja Teams. Toivon tämän verkoston organisoitumisen tapaan ja vuorovaikutustyyliin sidotun mallin avulla olisi mahdollista suunnitella ja tukea organisaatiota digitaalisten keskustelu- ja ryhmätyövälineiden valinnassa ja käyttämisessä sekä auttaa mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa.

Henry Scheinin
johtava konsultti

Julkaistu: 24.12.2016


Flow – tietojen yhdistäminen eri lähteistä, mahdotontako?

24.11.2016

“Erilaisten palvelujen käyttäjänä sitä usein huomaa toivovansa niiltä ominaisuuksia, ihan yksinkertaisia sellaisia, jotka kuitenkin lähempää tarkasteluina osoittautuvat mahdottomiksi toteuttaa käytännössä. Miksi niin?”, kysyy Henry Scheinin.

Esitin aiemmin näkemyksiäni palvelumuotoilusta. Käytännön elämässä palvelukokemusta ei useinkaan suunnitella käyttäjän näkökulmasta, puhumattakaan siitä että se olisi suunniteltu useampaa käyttäjäprofiilia, esimerkiksi sekä tiedon tuottajaa että sen kuluttajaa varten. Onneksi poikkeuksiakin löytyy. Käytetyn auton luovuttaminen uudelle omistajalle tapahtuu Trafin verkkopalvelussa kirjautumalla palveluun pankkitunnuksin, valitsemalla luovutettava ajoneuvo listasta ja antamalla ostajan sukunimi ja henkilötunnus sekä kertomalla omistussuhteen muutoksen päiväys. Siinä kaikki. Oletettavasti paljon muutakin tieto siirtyy samalla, mutta palvelu on suunniteltu niin että se mikä jo tiedetään, sitä ei enää uudelleen kysytä. Lisäksi tämä palvelu on tietenkin sähköinen joten papereiden etsiskelystä tai postittamisesta ei tarvitse huolehtia.

Miksi sitten näitä vastakkaisia esimerkkejäkin sitten on, jos kerran virtaviivaistettu palvelukokemus on ihan mahdollista tuottaa? Saamme silloin tällöin kuulla merkittävistä keksinnöistä ja uusista teknologisista ratkaisuista, jotka tulevat helpottamaan elämäämme. Ja kuitenkin liian usein nuo keksinnöt loistavat vain poissaolollaan. Kuilu mahdollisuuksien ja todellisuuden välillä tuntuu ylittämättömältä. Erilaisten palvelujen käyttäjänä sitä usein huomaa toivovansa niiltä ominaisuuksia; ihan yksinkertaisia sellaisia, jotka kuitenkin lähempää tarkasteluina osoittautuvat mahdottomiksi toteuttaa käytännössä. Miksi niin?

Haasteena tietojen yhdistäminen eri lähteistä

Valtiokonttori julkaisi osana digitalisaatiota koskevan selvityksensä loppuraporttia listan keskeisimmistä kehitysehdotuksista:

  • Palveluketjut selkeämmiksi
  • Tieto saataville ja hyötykäyttöön
  • Asioiden käsittely sujuvammaksi
  • Viranomaisten yhteistyö ja selkeät vastuut
  • Osaaminen ja resurssit joustavammin käyttöön
  • Hallinto ketterämmäksi
  • Tukea muutokseen yhteisistä palveluista.

Seitsemästä kohdasta neljä ensimmäistä liittyy suoraan eri järjestelmissä sijaitsevan tiedon yhdistelemiseen ja rajapintojen hyödyntämiseen. Sähköisten palvelujen suunnittelijan näkökulmasta juuri tietojen yhdisteleminen on ollut kompastuskivi. Olemme joutuneet tottumaan ajatukseen, jonka mukaan “olisi kiva jos tietoja voisi kätevästi siirtää palvelujen välillä, mutta ei, koska se nyt vaan on mahdotonta.”

Flow

Näistä lähtökohdista päätin kokeilla Microsoftin tuotetta nimeltä Flow. Tavoitteena oli luoda oikeilla metatiedoilla varustettu SharePoint Online -työtila aina kun Microsoft Dynamics CRM Online -järjestelmään luodaan uusi asiakastietue ja aina kun luodaan uusi projekti johon liittyy asiakas.

Flow on innostavasti nimetty tuote. Onhan se käsitteenä tuttu paitsi Helsingissä elokuussa järjestettävän festivaalin nimestä, myös mielentilana jossa luovuus kukoistaa ja toiminta itsessään kantaa eteenpäin.

Flown käyttö aloitetaan luomalla tunnus palveluun osoitteessa https://flow.microsoft.com/fi-fi. Palvelun käyttö on toistaiseksi maksutonta ja sen sisällöstä löytyy paitsi tukimateriaalia myös online-yhteisö, jossa toimii ainakin yksi aktiivinen, oikea asiantuntija vastailemassa käyttäjien kysymyksiin.

Vaikka esimerkissäni niin SharePoint Online kuin CRM Online ovatkin molemmat Microsoftin pilvituotteita, eivät Flown tarjoamat valmiit yhteydet suinkaan rajoitu niihin. Tarjolla on valmiita yhteyksiä monenlaisiin pilvipalveluihin, kuten vaikka Dropboxiin, Google Docsiin, Facebookiin, Twitteriin, Push-viesteihin ja niin edelleen, sekä mahdollisuus luoda yhdyskäytävä paikallisiin tietolähteisiin, kuten omalla palvelimella sijaitsevaan SQL-tietokantaan tai oman koneen kovalevyllä sijaitsevaan Excel-tiedostoon. Näiden lisäksi palvelusta löytyy myös mahdollisuus hyödyntää mukautettua ohjelmointirajapintaa. Kyseessä on siis mahdollisesti aidosti hyödyllinen tuote tietojen yhdistelyyn.

Käytännössä

Esimerkissäni kuvattu yhteys CRM:n ja SharePointin väliin oli suhteellisen helppo toteuttaa ilman mukautettua ohjelmointirajapintaa ja on nyt asiakkaamme tuotantokäytössä. (!) Johtuuko sitten siitä että palvelu on vielä beta-vaiheessa, vai mistä, mutta ehdollisten tarkistusten toteuttamisessa ilmeni ongelmia. Jouduin luopumaan niistä ja toteuttamaan tarkistukset tiedon lähteellä CRM:n työnkulkujen avulla. Onnekseni toinen Flown käyttäjä oli törmännyt samaan ongelmaan ennen minua, esittänyt ongelmansa foorumilla ja saanut siihen vastauksen: kehotuksen antaa palautetta Flown kehittäjille palautekanavana toimivan hymiökuvakkeen avulla. Ilmiselvä bugi siis.

Ajoittain palvelu toimii hitaasti. Työnkulkujen suorittaminen ja jopa sivujen lataaminen kestää kauan. Oletan, että näissäkin tapauksissa kyse on lastentaudeista.
Erilaisista virhetilanteissa käyttäjälle annettavat virheilmoitukset ovat osittain erittäin informatiivisia. Joissakin tapauksissa virheilmoituksen sisältyy linkki julkiseen Knowledgebase-artikkeliin, jossa on selitetty mistä virhe johtuu ja kuinka sen voi korjata. Valitettavasti kaikissa tapauksissa virheilmoitukset eivät olleet ihan yhtä selventäviä.

Flow on tarkoitettu ensisijaisesti niin sanotuille tehokäyttäjille. Koodia ei pääse kirjoittelemaan kehittimellä, ainakaan jos ei heti ala luoda omaa ohjelmointirajapintaa, vaan täytyy tyytyä selainkäyttöliittymään, joka sekin on enimmäkseen visuaalinen. Yksinkertainen työnkulku syntyy muutamassa minuutissa, ainakin jos käyttää pohjana valmista mallia joita palvelusta löytyy satoja. Silti kestää aikansa, ennen kuin käyttöön tottuu ja oppii hyödyntämään kaikkia hienouksia, joita on asetettu palvelun sinänsä hyvin yksinkertaisen käyttöliittymän kautta tarjolle.

Entä sitten?

Havainnollistaakseni Flown helppoutta, ja helpottaakseni omaa työtäni, olen luonut Flow-työnkulun nimeltä “Post WordPress feed on Facebook page and Twitter”. Olen julkaissut sen mallina yleisesti käytettäväksi joten sen pitäisi löytyä Flown mallikirjastosta muutaman päivän sisällä. Kun tämä juttu julkaistaan Solun verkkopalvelun RSS-syötteessä, se julkaistaan automaattisesti myös Facebookissa ja Twitterissä. Aikaa tämän työnkulun toteutukseen kului noin 15 minuuttia.

Henry Scheinin
johtava konsultti

Julkaistu: 24.11.2016


Ideasta projektiksi, projektista työtilaksi, työtilasta arkistoon

24.9.2016

Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia

Henry Scheinin

Aikaansa seuraavan organisaation keskitettyä tiedonhallinnan ja viestinnän ratkaisua kutsutaan yhteisölliseksi intranetiksi. Yhteisöviestintä on kivijalka. Sen päälle nostetaan tasavahvoina viestinnällinen osa ja työtilaratkaisu. Viestinnällinen intranetin osa toteuttaa organisaatioviestinnän tehtävää ja työtilojen avulla ratkaistaan tiedonhallinta ja vertaisviestintä.

Mitä vikaa tässä kuvassa on?

Se, että näennäisesti keskenään samanarvoiset asiat ovat todellisuudessa samanarvoisia vain tietystä, rajatusta näkökulmasta katsottuina. Valitettavasti juuri tämä näkökulma on ratkaisun hankinnan ja toteutuksen aikana usein se vallitseva.

Kaikki tieto ei ole samanarvoista. Tahattoman viestintäongelman ei välttämättä tarvitse olla wardrobe malfunction–mittakaavaa aiheuttaakseen paljon päänvaivaa. Johtaminen on viestimistä. Vääristymättömän viestin perillemeno täytyy voida varmistaa. Tarvitaan megafoni jolla voi kertoa asiat niin että kaikki varmasti kuulevat. Siksi organisaatiot priorisoivat megafonin, viestinnällisen intran, hankintaa ja toteutusta.

Tämä on jo sinällään vähän mutta sovittamattomasti ristiriidassa yhteisöllisen intranetin perusajatuksen kanssa. Tarkoitus on antaa ääni kaikille henkilöstöryhmille, lisätä vuorovaikutusta ja valtaistaa. Verkostomaiset työtavat ja niiden tuoma työilmapiirin muutos, työvälineiden ja -tapojen kuluttajistuminen, omat laitteet ja työn ja vapaa-ajan välisen eron hämärtyminen kaikki luovat painetta ottaa yhteisöllisyys vakavasti ja tukea verkostojen toimintaa.

Megafonin hankinnan varsinainen ongelma liittyy ajoitukseen. Merkittävä osa yhteisöllisen intranetin toteuttamisen resursseista käytetään yleensä ratkaisun elinkaaren alkuvaiheessa. Tiedonhallinnan ja vertaisviestinnän välineet määritellään ylimalkaisesti jos lainkaan ja käyttöönotto jätetään organisaation omalle vastuulle. Usein tämä ”sama viesti kaikille” ajattelu johtaa myös siihen että organisaation ja sitä ympäröivän maailman välinen kuilu kasvaa ja ajaudutaan yhä kauemmas tiedon ekosysteemiajattelusta.

Ajattele tiedon elinkaarta.

Organisaatioiden tieto on valtaosin dokumenteissa. Dokumenttien ohella tietoa viedään esimerkiksi rakenteisiin tietojärjestelmiin eli tietokantoihin. Tietoa on viesteissä joita organisaation jäsenet lähettävät ja vastaanottavat. Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia. Käsiteltävien dokumenttien määrä käyttäjää kohden on kymmenkertainen. Niiden lisäksi ovat vielä viestit, tietueet, liput ja laput.

Organisaation suhtautuminen tietoon määrittää tiedolle arvon. Tieto voidaan nähdä rasitteena jonka säilyttäminen maksaa. Vaihtoehtoisesti se voidaan nähdä voimavarana jonka karttuminen kasvattaa tietopääomaa. Tietoasenteesta johdettavat ratkaisut määrittelevät tiedon saavutettavuuden, löydettävyyden ja yhdisteltävyyden. Tiedon kartuttamiseen tähtäävä asenne johtaa tiedon elinkaaren hahmottamiseen kokonaisuutena.

Tiedon elinkaariajattelu saattaa edellyttää ideoinnin, projektinhallinnan ja arkistoinnin kokonaisratkaisua. Sen sijaan että kutakin varten hankitaan omat erillisratkaisunsa viestinnällisen intranetin lisäksi, nämä voidaan nähdä tiedon elinkaaren hallinnan näkökulmasta toisiaan tukevina vaiheina.

Työtilaratkaisu on mahdollista suunnitella kunnioittaen viestinnällisen intranetin ajatusta, raivaten tiedonhallinnan esteitä ja aidosti tukien verkostojen toimintaa, mutta se edellyttää priorisointia sekä oikea-aikaista ja riittävää resurssien allokointia. Onnistuneen ratkaisun avain on mieltää tiedon hallinta tiedon elinkaaren hallinnaksi.

Henry Scheinin
Senior Consultant

Julkaistu: 24.9.2016


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2020 Solu Digital