Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Microsoft Teamsin käyttö hallintaan

24.6.2020

Viime kuukaudet ovat olleet otollista aikaa Microsoft Teams -videokokoussovelluksen käytön yleistymisen suhteen etätyöskentelyn muututtua nopeasti uudeksi normiksi useille työntekijöille. Ajankohta on osuva Microsoftin keskenään integroitujen pilvipalveluiden ohjatessa käyttäjiä entistä enemmän Teamsin käyttöön. Teams-käytön laajeneminen näkyy omassa kalenterissa lisääntyneinä koulutuksina ja perehdytyksinä laidasta laitaan olevien organisaatioiden kanssa. Nämä koulutukset ja perehdytykset on pidetty milläs muulla kuin Teamsilla.

Nopea havainto on ollut se, että Teamsin kokouksien pitämiseen liittyvät ydintoiminnot sujuvat käyttäjiltä yleensä suhteellisen mainiosti. Sen sijaan sovelluksen laajempi käyttö koetaan usein haastavaksi, koska organisaatiossa ei välttämättä ole sovittu kovin tarkkaan yhteisiä pelisääntöjä, ”talon tapaa” Teamsin kanssa toimimiseen. Tämä on ollut hyvä ja luonnollinen hetki nostaa esiin keskustelu yhteisön oman pelikirjan luomisesta ja näin tukea työkalujen jalkauttamista. Keskustelun avaus on tyypillisesti saanut organisaation työntekijät pohtimaan asiaa omasta ja ennen kaikkea organisaation näkökulmasta; miten Teamsiä halutaan käyttää ja mitä siitä halutaan saada irti.

Nappulakohtaisia ohjeistuksia löytyy kattavasti Microsoftin tukimateriaaleista ja YouTuben videotutoriaaleista, niissä kuvataan sovelluksen käytön lisäksi erilaisten asetusten ja lisätoimintojen muuttaminen käyttötarkoituksen mukaan. Avain onnistumiseen on kuitenkin organisaation määrittämän menetelmän ja prosessin ohjeistus sekä opastus niin, että jokainen käyttäjä ymmärtää miten organisaatio haluaa, että asiaa käsitellään ja niihin liittyvien työkalujen kanssa toimitaan.

Teamsin ja muiden Microsoft 365 -ohjelmien hyödyistä kaikki irti

Suunnittelussa on hyvä muistaa, että Teams on osa toisiinsa kytkeytyvien Microsoftin tuotteiden muodostamaa kokonaisuutta.

Teams mahdollistaa sujuvaa ryhmätyötä muun muassa:

– Dokumenttien käsittelyllä: niiden työstäminen Office-ohjelmilla, tallentaminen ja jakaminen sekä SharePointin dokumentinhallinnan ominaisuuksien hyödyntäminen
– Tukemalla projektinhallintaa Plannerin avulla
– Kokouksien hallinnalla: niiden sujuvan suunnittelun, järjestämisen sekä niihin liittyvän aineiston, niin dokumenttien kuin OneNote muistiinpanojen käsittelyn.

Kun yksi osa kokonaisuudesta on hallussa, alkaa kokonaisuus hahmottua selkeämmin ja näin muiden osien ja toiminnallisuuksien hyöty kirkastua. Kokonaisuuden hahmottaminen tuo työntekijöille hyötynä ajan ja vaivan säästöä, tekeminen tehostuu sekä työnteon mielekkyys ja tuottavuus kasvaa, kun ei tarvitse turhaan hypellä useiden sovellusten ikkunoiden välillä. Suunnitteluun käytetty aika tulee konkreettisena ja kaikkiin kohdistuvana hyötynä takaisin. Kunnossa oleva oma pelikirja näkyy käyttäjille käytön selkeytenä ja helppoutena sekä liiketoiminnalle kasvaneena pääoman tuottoasteena.

Microsoft Teams -palaverien hallinta ja ryhmätyöskentely projektien ja muiden työntekijöitä yhdistävien aiheiden ympärillä on sujuvaa, kun organisaatio on määritellyt sovellukselle käyttötarkoituksen ja menetelmät.
Microsoft Teamsillä työskentely mahdollistaa kokoustamisen sekä yhteistyön kollegoiden kanssa keskittämällä asiakirjojen työstämisen ja keskusteluhistorian yhteen sovellukseen.

Avain onneen koulutuksen kautta

Kuten edellä todettu, yksi osa onnistumista on kunnossa oleva pelikirja. Sen lisäksi tulee muistaa, että kunnossa oleva ohjeistus ei yksin riitä vaan ohjeistuksen jalkauttaminen on se lopullinen avain onneen. Kun organisaatiolla on pelikirjan lisäksi saatavilla Microsoft Teams-ohjeet ja mahdollisuus koulutukseen, sujuvoittavat ja tehostavat ne sovelluksen käyttöä entisestään. Kouluttamisen ja konsultoinnin oikean tyyppinen ja oikea-aikainen hyödyntäminen asioiden kuntoon laitossa on yhtä tärkeää kuin loppukäyttäjien tarpeiden sekä näkökulmien huomioon ottaminen ja heidän osallistamisensa jo jalkautusprojektin suunnitteluvaiheessa. Yhteisen tavan kautta syntyy laadukas ja yhdenmukainen lopputulema.

Riehuuko organisaatiossanne villi länsi? Ota yhteyttä minuun tai muihin konsultteihimme ja otetaan tilanne yhdessä haltuun!

Arno Hakkarainen
Senior konsultti


Ketterää projektinhallintaa Microsoft Projectilla

15.4.2018

Office 365 -palveluiden myötä olemme saaneet tottua välillä jopa hengästyttävään tahtiin ilmestyviin uusiin ominaisuuksiin. Yksi viime aikojen ehdottomasti mielenkiintoisimpia ominaisuuksia ovat Microsoft Projectiin tulleet ketterät projektinhallintaominaisuudet. Ketterän projektinhallinnan menetelmistä on tuotu työkalut Scrumin ja Kanbanin hyödyntämiseen. On kuitenkin hyvä huomata, että uudet ominaisuudet tulevat käyttöön vain Office 365 -tilauksen kautta käytettävään Microsoft Projectiin.

Uudet ominaisuudet tuovat uusia mahdollisuuksia

Uusien ominaisuuksien myötä laajenevat ohjelman käyttömahdollisuudet entisestään. Hienoa on se, että uudet ketterät projektinhallintaominaisuudet pikemminkin täydentävät kuin poissulkevat asioita. Näin kynnys lähteä kokeilemaan on matala. Uusien ominaisuuksien myötä etenkin projektien toteutus- ja seurantavaihe saa uusia mahdollisuuksia.

Scrum ja Kanban -metodit

Scrumia ja Kanbanin varten on tuotu käyttöön omat näkymät, perinteisen kaltainen taulukko ja visuaalinen taulu. Työkalut ovat yksinkertaisia ja varsin joustavia. Voit helposti vaihtaa Scrumin ja Kanbanin välillä, taulun rakennetta voi muuttaa, lisätä säiliöitä tarpeen mukaan joko käsin tai automaattisella työkalulla, joka tunnistaa projektin keston. Tilanteen raportointi ja seuranta sujuvat myös joustavasti omilla työkaluilla.

Käyttäjä voi edelleen suunnitella projektin vanhoilla tutuilla tavoilla ja lähteä hyödyntämään uusia ketteriä ominaisuuksia vasta toteutusvaiheessa. Mikään ei myöskään estä sitä, että projekti suunnitellaan alusta alkaen Scrumin tai Kanbanin opein.

Onko Microsoft Project tarpeeksi ketterä?

Joskus on kuultu väittämä siitä, että Microsoft Project on kankea ja ettei siitä ole mitään hyötyä etenkään ketterissä menetelmissä. Nyt viimeistään on syytä päivittää käsityksiä ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia. Jos olet Project Online -tilaaja, voit hallinnoida projekteja ja tehtäviä yksinkertaisten ja visuaalisten taulujen avulla, jotka tukevat Scrumia ja Kanbania. Tämä tehdään Microsoft Project -ohjelmassa seuraavasti.

Napsauta valintanauhan Projekti (Project) -välilehdeltä Joustava (Agile)

Agile-Project-1-1024x129

Valintaikkunassa valitse menetelmä, esim. Kanban

Agile-Project-2

Jos valitsit Kanban-menetelmän, saat käyttöösi valintanauhan Kanban-välilehden. Tämän jälkeen voit hiirellä siirtää tehtäviä sarakkeesta toiseen Keskeneräisten töiden taulu -näkymässä (Backlog Board).

Agile-Project-3

Esimerkkikuvassa on oikeaan laitaan lisätty uusi ”Hyväksytty”-sarake, johon hyväksytyt tehtävät voidaan hiirellä raahata.

Agile-Project-4

Tehtäviä voidaan hallita myös Keskeneräisten töiden taulukko -näkymässä (Backlog Sheet).

Agile-Project-5

Kaikki Kanban-näkymissä tehdyt muutokset päivittyvät johdonmukaisesti myös Gantt Kaavio -näkymään (Gantt Chart). Tällöin Agile-kentän avulla voidaan määritellä, käytetäänkö tehtävää Kanban-menetelmässä.

Agile-Project-6

Projektin Agile-tilanneraportteja voidaan tarkastella valintanauhan Raportti (Report) -välilehden kautta.

Agile-Project-7

Edellä kuvattiin Kanban-menetelmää. Jos valitset Scrum-menetelmän, saat käyttöösi Sprint-kentän ja -Sprintti-näkymiä. Tarvittaessa voit määritellä sprint-aikajaksot Hallinta (Adjust) -toiminnon avulla esimerkiksi kahden viikon pituisiksi.

Agile-Project-8

Sprintti-näkymissä voit tarkastella kaikkia tehtäviä tai keskittyä pelkästään kuluvan jakson tehtäviin.

Agile-Project-9

Lue lisää Project 2016:n uusista ominaisuuksista!

Arno Hakkarainen, Senior Consultant
Mikko Sorsa, Senior Consultant

Julkaistu: 15.4.2018


Project Online käyttöön – Ketterästi käyttöön

24.10.2016

“Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla.” sanoo Arno Hakkarainen.

Pilvipalvelut heti tarjolla pienin mukautuksin

Pilvipalvelut ovat teknisesti heti tarjolla käyttöön pienin mukautuksin. Miten huolehdimme, että käyttäjät ja koko organisaatio kykenee hyödyntämään työkalun mahdollisuudet nopeasti ja joustavasti. Voiko käyttöönotto olla ketterä?

Microsoftin Project-tuoteperhe tarjoaa joustavan ja monipuolisen valikoiman erilaisiin projektinhallinnan työvälinetarpeisiin. Valikoiman mielenkiintoisin tuote on pilvipalveluihin nojautuva Project Online. Se tarjoaa Project Serverin tavoin monipuolisen ja skaalautuvan alustan projektinhallinnan eri kypsyystasoille. Organisaation koolla ei liioin ole väliä, tuote tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia niin pienille kuin suurille käyttäjämäärille.

Käyttöönotto teknisessä mielessä varsin vaivatonta

Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla. Varsinaiset mukautukset, salkkuattribuutit, näkymät, käyttäjäoikeudet ja vastaavat tehdään samoin kuin perinteisessä palvelinratkaisussa.

Projektikulttuurin kypsyys ja koko ohjaavat käyttöönottoa

Organisaation projektikulttuurin kypsyys ja käyttäjämäärä ohjaavat ratkaisun käyttöönottoprosessia. Kun asiakkaalla on selvä kuva siitä mitä tavoitellaan välineen käyttöönotolla, on varsin helppo yhdessä määritellä miten asiat ja toiminnallisuudet viedään työvälineeseen. Useammin on kuitenkin edessä tilanne, jossa asiakas on vasta siirtymässä yhteisten projektityötapojen käyttöön. Tällöin korostuu toimittajan vastuu siitä, että osataan kulkea käyttöönottoprosessi oikein ja asiakkaan kannalta tehokkaasti eteenpäin. Tiekartan laatiminen yhdessä ja vaiheittainen eteneminen luovat edellytykset onnistuneelle käyttöönotolle ja työkalun arjen käytölle.

”Learn-By-Doing”

Perinteisesti käyttöönotto tapahtuu pienen tiiviin ryhmän kanssa. Tavoitteena on saada mahdollisimman valmista ennen ratkaisun lanseerausta organisaatiolle. Tapa on tehokas, mutta pitää sisällään monia seikkoja joiden kanssa tulee olla tarkkana, kuten käyttötapojen määritys eri rooleissa, koulutukset ja muutoksen hallinta.

Pienet askeleet ovat hyvä tapa edetä

Kokemus on osoittanut hyväksi, tavan edetä pienin joustavin askelin eteenpäin. Määritellään ja viedään järjestelmään perusasiat, niin sanotut minimivaatimukset, jonka jälkeen lähdetään etenemään laittaen toiminnallisuus kerrallaan kuntoon. Se kuinka nopeasti edetään ja mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, riippuu asiakkaan lähtötilanteesta ja tavoitetasosta. Pienin ketterin askelin etenemällä ja laittamalla asiat pieninä palasina kuntoon saadaan synnytettyä oivalluksia ja ”ahaa-elämyksiä”. Lopputuloksena saadaan luotua yhteinen ymmärrys projektimenetelmän ja työvälineen välisestä suhteesta.

Ketterä eteneminen tekee sitouttamisesta helpompaa

Toinen merkittävä seikka ketterässä etenemisessä on se, että näin edeten organisaation sitouttaminen on myös helpompaa. Asioita voidaan määrittää tarkemmin pienissä paloissa, jokainen käyttäjäryhmä saa äänensä kuuluviin ja samalla käyttäjät myös hahmottavat miten omat toiveet ja vaatimukset peilaavat organisaation vaatimuksiin. Näin luodaan yhdessä organisaation oma projektinhallinnan työväline.

Pilvipalvelut ovat yhä enemmän päivittäistä arkea ja ohjaavat uudenlaiseen ajatteluun työkalujen hyödyntämisestä ja teknisen alustan mahdollisuuksista. Erityisesti korostuvat mallit ja tavat, joilla otamme työkalut käyttöön joustavasti käyttäjien ehdoilla ja arkea varten.

Arno Hakkarainen
Senior konsultti, erityisosaamisena Microsoft Project -tuoteperhe

Julkaistu: 24.10.2016


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2020 Solu Digital