Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Teams tehokäyttöön

14.9.2020

Virtuaalisen ryhmätyöskentelyn helppous

Viime kuukausien aikana on monen kokeneenkin tietotekniikan hyödyntäjän suusta kuultu kommentit siitä, miten Teamsin käyttö on ollut jonkinmoinen oppimispolku. Ei sen vuoksi, että ohjelmaa olisi vaikea käyttää, vaan sen vuoksi, että oppimisessa on pohjimmiltaan ollut kyse poisoppimisesta. Siis siitä kaikkein vaikeimmin haltuunotettavasta 
oppimisesta. Ehkäpä tyypillisempänä esimerkkinä se, miten asiaan liittyvän viestin tai kommentin lisääminen tahtoi väkisinkin lipsahtaa sähköpostin puolelle. Nyt voi vain ihmetellä miten ennen on pärjännyt pirstaleisen sähköpostitiedon kanssa. Teams-kanavaan tallennettua keskustelua on tavattoman helppo selata ja vanhatkin asiat löytyvät viestiketjusta nopeasti. 

Toinen uusi toimintatapa, ei ehkä niinkään poisoppimiseen, vaan uuden oppimiseen liittyvä äärimmäisen hyödyllinen uusi toiminnallisuus on ollut välilehtien lisääminen Teams-kanavalle. Nyt saan kerättyä yhteen paikkaan eri tietolähteistä löytyvän tiedon niin, että minun ja tiimini on helppo se löytää ja sitä hyödyntää. Raportit, dokumenttikirjastot, eri sovellukset asiaan liittyvän tiedon tallentamiseen, vain muutamia mainitakseni, siististi yhdessä paikassa helposti löydettävissä ja hyödynnettävissä 

Helppous haastaa 

Käytön helppous ja monipuoliset ryhmätyötä tukevat toiminnallisuudet tuovat mukanaan myös haasteita – osin käyttäjän korvien väliin, osin organisaation toimintatavalle. Yhteinen nimittäjä on luottamus. Luottamus siihen, että teen käyttäjänä asiat oikein ja oikeaan paikkaan, organisaation kannalta olennaista on se, että käyttäjät käsittelevät sitä tietoa, mikä heille kuuluu tietoturvallisesti oikealla tavalla. 

Konkreettisista haasteista yksi, osin luottamukseen liittyvä, on loppukäyttäjän sekä organisaation kannalta tapa välttää ryhmien ja kanavien päällekkäisyyksiä, ettei saman asian tai aihepiirin ympärille synny montaa samaa ryhmää. Vastataksemme tähän haasteeseen olemme kehittäneet Solu365:n, joka tarjoaa strukturoitua hallittavuutta ryhmien luontiin yhden luukun periaatteella.  

Kuka saa nähdä ja mitä – yli organisaatiorajojen ja niiden ulkopuolelle 

Aiemmassa blogissani korostin Teams-käytön pelikirjan tärkeyttä, joka tuo avun edellä mainittuihin haasteisiin. Hyvin karkeasti tiivistäen, 
pelikirjalla selätetään yksi keskeinen, toistuvasti vastaan tuleva haaste: ”Kuka saa nähdä ja mitä”. Itse näen niin, että juuri asioiden näkyvyys on yksi tärkeimpiä pohdittavia asioita; pitäisikö Teamsiä käyttää pelkästään oman organisaation työkaluna ja työskennellä ulkopuolisten kanssa esimerkiksi SharePointin ryhmätyökalujen kautta. 

Tietoturvariskiksi muodostuu tilanne, jossa organisaatiolla tai käyttäjällä itsellään ei ole riittävän kirkkaasti selvänä, miten työkaluja käytetään sekä mihin dokumentit tallennetaan, ja miten ne siellä näkyvät. Dokumentti saattaakin tallentua vahingossa sellaiseen sijaintiin, minne ulkopuolisilla käyttäjillä on pääsy. Suhtautuminen organisaation ulkopuolisiin käyttäjiin onkin yksi keskeisimpiä kestoaiheita koulutuksissa.  

Villistä lännestä hallittuun haltuunottoon 

Organisaatioissa saatetaan ottaa käyttöön uusia työkaluja, mutta niiden jalkauttaminen työntekoa tehostamaan jätetään työntekijöiden vastuulle ilman selkeitä linjauksia johdolta.  Tällainen hallitsematon tapa johtaa usein niin kutsuttuun villin lännen ilmiöön, ja monenlaisia käytänteitä ja käyttötapoja syntyy eri käyttäjien, tiimien ja osastojen kesken. Jälkikäteen on vaikeampaa ja haastavampaa ottaa tilanne haltuun ihmisten jo totuttua omanlaisiin tapoihinsa käyttää tai olla käyttämättä työkaluja. 

Tyypillistä tuntuu olevan se, että  Teamsin puolella valmistellaan asioita sisäisesti keskustellen niistä avoimemmin. Sen jälkeen valmistelusta syntyneet dokumentit ladataan dokumenttikirjastoon, joka jaetaan ulospäin joko Teams-kanavan tai SharePointin puolella. Tietämättömyys Teamsin ja 
Sharepointin yhteiselosta ja keskinäisestä riippuvuudesta tulee hämmentävän usein vastaan koulutuksissa. Osallistujien ilmeet kertovat siitä oivalluksen hetkestä, minkä he kokevat nähdessään yhden ja saman dokumentin tallentuvan SharePointiin. Saman dokumentin näyttävä 
Teams on vain käyttöliittymä, jonka taustalla SharePoint toimii. Asiana ja prosessina yksinkertainen, mutta pitää sisällään monta kohtaa, jossa asiat saattavat mennä pieleen. 

Edellä mainittu oivallus mahdollistaa eri tarpeisiin sovitettavia käytänteitä, niitä luomalla syntyy helpommin kuljettava polku. Pohtimalla ja linjaamalla käytänteet ja Microsoft Teams -ohjeet organisaation pelikirjaan yhdessä eri toimintoja ja sidosryhmiä edustavien käyttäjien kanssa, ollaan työskentelykulttuurin muutoksessa jo pitkällä. Selkeiden ja yksinkertaisten käytänteiden jalkauttamista kannattaa viedä eteenpäin pieninä palasina ja vaiheittain, jotta käyttäjien toimintatapojen muutos uusien työkalujen ja rutiinien omaksumisen suhteen onnistuu.  

Jatkuvien päivitysten katkeamaton virta 

Vielä muutamia vuosia sitten Office-paketin päivitys oli helppo ottaa haltuun sen ajoittuessa pariin kertaan vuodessa. Nykyään asiat menevät eteenpäin huomattavasti nopeammalla syklillä ja päivityksiä toiminnallisuuksiin ja käyttöliittymään julkaistaan melkein viikoittain. Tämän lisäksi isompia päivityksiä julkaistaan kuukausittain sekä kvartaaleittain. 

Tiivis päivitystahti edellyttää kokeneemmaltakin käyttäjältä jatkuvaa seuraamista ja perehtymistä. Systemaattisen päivitysten seuraamista ei voi sälyttää loppukäyttäjän harteille. Hyviä kokemuksia on asiakasorganisaatiossa saatu niin kutsutuista tehokäyttäjistä. 
Kyseiset henkilöt seuraavat aktiivisesti uusia toiminnallisuuksia, tutustuvat niihin soveltaen niitä organisaation käytänteisiin ja edelleen opastaen muita käyttäjiä uusien toiminnallisuuksien käyttöön. Tällaisen joukon käyttö on luonnollisesti investointi, mutta näkisin niin, että tällaisessa investoinnissa saadaan pikaisesti ulosmitattua konkreettista hyötyä työn tehostumisena, eikä aikaa mene turhaan ”miten minä tämän teen” -tyyppiseen pohtimiseen. 

Tutustu asiakkaidemme tarinoihin  miten modernit työryhmä- ja dokumentinhallintaratkaisut voisivat tehostaa oman organisaatiosi työskentelyä ja johtamista tiedolla?  

Arno Hakkarainen
Senior konsultti


Microsoft Teamsin käyttö hallintaan

24.6.2020

Viime kuukaudet ovat olleet otollista aikaa Microsoft Teams -videokokoussovelluksen käytön yleistymisen suhteen etätyöskentelyn muututtua nopeasti uudeksi normiksi useille työntekijöille. Ajankohta on osuva Microsoftin keskenään integroitujen pilvipalveluiden ohjatessa käyttäjiä entistä enemmän Teamsin käyttöön. Teams-käytön laajeneminen näkyy omassa kalenterissa lisääntyneinä koulutuksina ja perehdytyksinä laidasta laitaan olevien organisaatioiden kanssa. Nämä koulutukset ja perehdytykset on pidetty milläs muulla kuin Teamsilla.

Laajan kokonaisuuden hallinta

Nopea havainto on ollut se, että Teamsin kokouksien pitämiseen liittyvät ydintoiminnot sujuvat käyttäjiltä yleensä suhteellisen mainiosti. Sen sijaan sovelluksen laajempi käyttö koetaan usein haastavaksi, koska organisaatiossa ei välttämättä ole sovittu kovin tarkkaan yhteisiä pelisääntöjä, ”talon tapaa” Teamsin kanssa toimimiseen. Tämä on ollut hyvä ja luonnollinen hetki nostaa esiin keskustelu yhteisön oman pelikirjan luomisesta ja näin tukea työkalujen jalkauttamista. Keskustelun avaus on tyypillisesti saanut organisaation työntekijät pohtimaan asiaa omasta ja ennen kaikkea organisaation näkökulmasta; miten Teamsiä halutaan käyttää ja mitä siitä halutaan saada irti.

Teamsin käytön opettelu

Nappulakohtaisia ohjeistuksia löytyy kattavasti Microsoftin tukimateriaaleista ja YouTuben videotutoriaaleista, niissä kuvataan sovelluksen käytön lisäksi erilaisten asetusten ja lisätoimintojen muuttaminen käyttötarkoituksen mukaan. Avain onnistumiseen on kuitenkin organisaation määrittämän menetelmän ja prosessin ohjeistus sekä opastus niin, että jokainen käyttäjä ymmärtää miten organisaatio haluaa, että asiaa käsitellään ja niihin liittyvien työkalujen kanssa toimitaan.

Teamsin ja muiden Microsoft 365 -ohjelmien hyödyistä kaikki irti

Suunnittelussa on hyvä muistaa, että Teams on osa toisiinsa kytkeytyvien Microsoftin tuotteiden muodostamaa kokonaisuutta.

Teams mahdollistaa sujuvaa ryhmätyötä muun muassa:

  • Dokumenttien käsittelyllä: niiden työstäminen Office-ohjelmilla, tallentaminen ja jakaminen sekä SharePointin dokumentinhallinnan ominaisuuksien hyödyntäminen
  • Tukemalla projektinhallintaa Plannerin avulla
  • Kokouksien hallinnalla: niiden sujuvan suunnittelun, järjestämisen sekä niihin liittyvän aineiston, niin dokumenttien kuin OneNote muistiinpanojen käsittelyn.

Kun yksi osa kokonaisuudesta on hallussa, alkaa kokonaisuus hahmottua selkeämmin ja näin muiden osien ja toiminnallisuuksien hyöty kirkastua. Kokonaisuuden hahmottaminen tuo työntekijöille hyötynä ajan ja vaivan säästöä, tekeminen tehostuu sekä työnteon mielekkyys ja tuottavuus kasvaa, kun ei tarvitse turhaan hypellä useiden sovellusten ikkunoiden välillä. Suunnitteluun käytetty aika tulee konkreettisena ja kaikkiin kohdistuvana hyötynä takaisin. Kunnossa oleva oma pelikirja näkyy käyttäjille käytön selkeytenä ja helppoutena sekä liiketoiminnalle kasvaneena pääoman tuottoasteena.

Microsoft Teams -palaverien hallinta ja ryhmätyöskentely projektien ja muiden työntekijöitä yhdistävien aiheiden ympärillä on sujuvaa, kun organisaatio on määritellyt sovellukselle käyttötarkoituksen ja menetelmät. Microsoft Teamsillä työskentely mahdollistaa kokoustamisen sekä yhteistyön kollegoiden kanssa keskittämällä asiakirjojen työstämisen ja keskusteluhistorian yhteen sovellukseen.

Avain onneen koulutuksen kautta

Kuten edellä todettu, yksi osa onnistumista on kunnossa oleva pelikirja. Sen lisäksi tulee muistaa, että kunnossa oleva ohjeistus ei yksin riitä vaan ohjeistuksen jalkauttaminen on se lopullinen avain onneen. Kun organisaatiolla on pelikirjan lisäksi saatavilla Microsoft Teams-ohjeet ja mahdollisuus koulutukseen, sujuvoittavat ja tehostavat ne sovelluksen käyttöä entisestään. Kouluttamisen ja konsultoinnin oikean tyyppinen ja oikea-aikainen hyödyntäminen asioiden kuntoon laitossa on yhtä tärkeää kuin loppukäyttäjien tarpeiden sekä näkökulmien huomioon ottaminen ja heidän osallistamisensa jo jalkautusprojektin suunnitteluvaiheessa. Yhteisen tavan kautta syntyy laadukas ja yhdenmukainen lopputulema.

Riehuuko organisaatiossanne villi länsi? Ota yhteyttä minuun tai muihin konsultteihimme ja otetaan tilanne yhdessä haltuun!

Arno Hakkarainen
Senior konsultti

Ota yhteyttä!


Ketterää projektinhallintaa Microsoft Projectilla

15.4.2018

Office 365 -palveluiden myötä olemme saaneet tottua välillä jopa hengästyttävään tahtiin ilmestyviin uusiin ominaisuuksiin. Yksi viime aikojen ehdottomasti mielenkiintoisimpia ominaisuuksia ovat Microsoft Projectiin tulleet ketterät projektinhallintaominaisuudet. Ketterän projektinhallinnan menetelmistä on tuotu työkalut Scrumin ja Kanbanin hyödyntämiseen. On kuitenkin hyvä huomata, että uudet ominaisuudet tulevat käyttöön vain Office 365 -tilauksen kautta käytettävään Microsoft Projectiin.

Uudet ominaisuudet tuovat uusia mahdollisuuksia

Uusien ominaisuuksien myötä laajenevat ohjelman käyttömahdollisuudet entisestään. Hienoa on se, että uudet ketterät projektinhallintaominaisuudet pikemminkin täydentävät kuin poissulkevat asioita. Näin kynnys lähteä kokeilemaan on matala. Uusien ominaisuuksien myötä etenkin projektien toteutus- ja seurantavaihe saa uusia mahdollisuuksia.

Scrum ja Kanban -metodit

Scrumia ja Kanbanin varten on tuotu käyttöön omat näkymät, perinteisen kaltainen taulukko ja visuaalinen taulu. Työkalut ovat yksinkertaisia ja varsin joustavia. Voit helposti vaihtaa Scrumin ja Kanbanin välillä, taulun rakennetta voi muuttaa, lisätä säiliöitä tarpeen mukaan joko käsin tai automaattisella työkalulla, joka tunnistaa projektin keston. Tilanteen raportointi ja seuranta sujuvat myös joustavasti omilla työkaluilla.

Käyttäjä voi edelleen suunnitella projektin vanhoilla tutuilla tavoilla ja lähteä hyödyntämään uusia ketteriä ominaisuuksia vasta toteutusvaiheessa. Mikään ei myöskään estä sitä, että projekti suunnitellaan alusta alkaen Scrumin tai Kanbanin opein.

Onko Microsoft Project tarpeeksi ketterä?

Joskus on kuultu väittämä siitä, että Microsoft Project on kankea ja ettei siitä ole mitään hyötyä etenkään ketterissä menetelmissä. Nyt viimeistään on syytä päivittää käsityksiä ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia. Jos olet Project Online -tilaaja, voit hallinnoida projekteja ja tehtäviä yksinkertaisten ja visuaalisten taulujen avulla, jotka tukevat Scrumia ja Kanbania. Tämä tehdään Microsoft Project -ohjelmassa seuraavasti.

Napsauta valintanauhan Projekti (Project) -välilehdeltä Joustava (Agile)

Agile-Project-1-1024x129

Valintaikkunassa valitse menetelmä, esim. Kanban

Agile-Project-2

Jos valitsit Kanban-menetelmän, saat käyttöösi valintanauhan Kanban-välilehden. Tämän jälkeen voit hiirellä siirtää tehtäviä sarakkeesta toiseen Keskeneräisten töiden taulu -näkymässä (Backlog Board).

Agile-Project-3

Esimerkkikuvassa on oikeaan laitaan lisätty uusi ”Hyväksytty”-sarake, johon hyväksytyt tehtävät voidaan hiirellä raahata.

Agile-Project-4

Tehtäviä voidaan hallita myös Keskeneräisten töiden taulukko -näkymässä (Backlog Sheet).

Agile-Project-5

Kaikki Kanban-näkymissä tehdyt muutokset päivittyvät johdonmukaisesti myös Gantt Kaavio -näkymään (Gantt Chart). Tällöin Agile-kentän avulla voidaan määritellä, käytetäänkö tehtävää Kanban-menetelmässä.

Agile-Project-6

Projektin Agile-tilanneraportteja voidaan tarkastella valintanauhan Raportti (Report) -välilehden kautta.

Agile-Project-7

Edellä kuvattiin Kanban-menetelmää. Jos valitset Scrum-menetelmän, saat käyttöösi Sprint-kentän ja -Sprintti-näkymiä. Tarvittaessa voit määritellä sprint-aikajaksot Hallinta (Adjust) -toiminnon avulla esimerkiksi kahden viikon pituisiksi.

Agile-Project-8

Sprintti-näkymissä voit tarkastella kaikkia tehtäviä tai keskittyä pelkästään kuluvan jakson tehtäviin.

Agile-Project-9

Lue lisää Project 2016:n uusista ominaisuuksista!

Arno Hakkarainen, Senior Consultant
Mikko Sorsa, Senior Consultant

Julkaistu: 15.4.2018


Project Online käyttöön – Ketterästi käyttöön

24.10.2016

“Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla.” sanoo Arno Hakkarainen.

Pilvipalvelut heti tarjolla pienin mukautuksin

Pilvipalvelut ovat teknisesti heti tarjolla käyttöön pienin mukautuksin. Miten huolehdimme, että käyttäjät ja koko organisaatio kykenee hyödyntämään työkalun mahdollisuudet nopeasti ja joustavasti. Voiko käyttöönotto olla ketterä?

Microsoftin Project-tuoteperhe tarjoaa joustavan ja monipuolisen valikoiman erilaisiin projektinhallinnan työvälinetarpeisiin. Valikoiman mielenkiintoisin tuote on pilvipalveluihin nojautuva Project Online. Se tarjoaa Project Serverin tavoin monipuolisen ja skaalautuvan alustan projektinhallinnan eri kypsyystasoille. Organisaation koolla ei liioin ole väliä, tuote tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia niin pienille kuin suurille käyttäjämäärille.

Käyttöönotto teknisessä mielessä varsin vaivatonta

Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla. Varsinaiset mukautukset, salkkuattribuutit, näkymät, käyttäjäoikeudet ja vastaavat tehdään samoin kuin perinteisessä palvelinratkaisussa.

Projektikulttuurin kypsyys ja koko ohjaavat käyttöönottoa

Organisaation projektikulttuurin kypsyys ja käyttäjämäärä ohjaavat ratkaisun käyttöönottoprosessia. Kun asiakkaalla on selvä kuva siitä mitä tavoitellaan välineen käyttöönotolla, on varsin helppo yhdessä määritellä miten asiat ja toiminnallisuudet viedään työvälineeseen. Useammin on kuitenkin edessä tilanne, jossa asiakas on vasta siirtymässä yhteisten projektityötapojen käyttöön. Tällöin korostuu toimittajan vastuu siitä, että osataan kulkea käyttöönottoprosessi oikein ja asiakkaan kannalta tehokkaasti eteenpäin. Tiekartan laatiminen yhdessä ja vaiheittainen eteneminen luovat edellytykset onnistuneelle käyttöönotolle ja työkalun arjen käytölle.

”Learn-By-Doing”

Perinteisesti käyttöönotto tapahtuu pienen tiiviin ryhmän kanssa. Tavoitteena on saada mahdollisimman valmista ennen ratkaisun lanseerausta organisaatiolle. Tapa on tehokas, mutta pitää sisällään monia seikkoja joiden kanssa tulee olla tarkkana, kuten käyttötapojen määritys eri rooleissa, koulutukset ja muutoksen hallinta.

Pienet askeleet ovat hyvä tapa edetä

Kokemus on osoittanut hyväksi, tavan edetä pienin joustavin askelin eteenpäin. Määritellään ja viedään järjestelmään perusasiat, niin sanotut minimivaatimukset, jonka jälkeen lähdetään etenemään laittaen toiminnallisuus kerrallaan kuntoon. Se kuinka nopeasti edetään ja mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, riippuu asiakkaan lähtötilanteesta ja tavoitetasosta. Pienin ketterin askelin etenemällä ja laittamalla asiat pieninä palasina kuntoon saadaan synnytettyä oivalluksia ja ”ahaa-elämyksiä”. Lopputuloksena saadaan luotua yhteinen ymmärrys projektimenetelmän ja työvälineen välisestä suhteesta.

Ketterä eteneminen tekee sitouttamisesta helpompaa

Toinen merkittävä seikka ketterässä etenemisessä on se, että näin edeten organisaation sitouttaminen on myös helpompaa. Asioita voidaan määrittää tarkemmin pienissä paloissa, jokainen käyttäjäryhmä saa äänensä kuuluviin ja samalla käyttäjät myös hahmottavat miten omat toiveet ja vaatimukset peilaavat organisaation vaatimuksiin. Näin luodaan yhdessä organisaation oma projektinhallinnan työväline.

Pilvipalvelut ovat yhä enemmän päivittäistä arkea ja ohjaavat uudenlaiseen ajatteluun työkalujen hyödyntämisestä ja teknisen alustan mahdollisuuksista. Erityisesti korostuvat mallit ja tavat, joilla otamme työkalut käyttöön joustavasti käyttäjien ehdoilla ja arkea varten.

Arno Hakkarainen
Senior konsultti, erityisosaamisena Microsoft Project -tuoteperhe

Julkaistu: 24.10.2016


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

L&T     

Copyright © 2020 Solu Digital