Office 365 Ryhmät – uhka vai mahdollisuus?

Vuonna 2015 Microsoftin Office 365 tekijöiden, kehittäjien ja käyttäjien yhteisöstä alkoi kantautua viestejä uudesta toiminnallisuudesta, joka hyödyntää jokaisen Office 365 -tilauksen taustalla olevaa Azure Active Directory -tilausta.

Kyse oli tietenkin Office 365 Ryhmistä (Groups). Mielenkiinto Ryhmiä kohtaan kasvoi, kun huhtikuussa 2016 Microsoft julkaisi SharePoint Server 2016 -version ja samalla visionsa SharePointin tulevaisuudesta ja erityisesti sen pilviversion, SharePoint Onlinen uusien työryhmäsivustojen sovellusrajat ylittävistä uusista mahdollisuuksista.

Sittemmin olemme oppineet, että kunkin Office 365 sovellusten kautta luotavat sisällöt eli ”työkuormat” perustavat automaattisesti taustalla olevaan Azure Active Directoryyn käyttäjilleen uuden Ryhmän tehden heistä Ryhmän jäseniä. Olemme alkaneet ajatella Ryhmiä Azure Active Directoryssa toimialueen paikallisten turvallisuus- ja jakeluryhmien luonnollisena jatkumona.

Ryhmä ei ole sovellus, vaan liittää työkuormat toisiinsa käyttäjiensä välityksellä. Käyttäjä jakaa Ryhmän muiden jäsenten kanssa Outlookin keskustelut, kalenterin, SharePointin, Muistikirjan, Plannerin ja tietyissä tapauksissa muitakin sisältöjä. Eli niitä työkuormia.

Ryhmät on tarkoitettu jokaisen käyttäjän ulottuville ratkaisemaan ryhmätyöskentelyn haasteita organisaation sisällä ja yhteistyöverkostoissa. Office 365 sovellusten avulla voidaan käydä verkkokokouksia (Skype for Business ja Teams, tulevaisuudessa vain Teams) ja siten se osaltaan vähentää tarvetta matkustamiselle ja joustavoittaa kokoustyöskentelyä. Keskustelusovellukset (Outlook, Yammer ja Teams) tukevat erilaisten ryhmien ja verkostojen tapaa viestiä. Teams tarjoaa lisäksi joustavan tavan rakentaa työryhmille näkymiä joiden kautta niin keskustelut kuin tärkeät dokumentit ja tehtävät ovat aina helposti käsiteltävissä. Planner -sovellus tukee tehtävien hallintaa. Se mahdollistaa henkilökohtaisten ja esimerkiksi projektikohtaisten tehtävälistojen ylläpitämisen.

Kaikki edellä luetellut ovat erinomaisia asioita digitaalista tietotyötä tekevien ihmisten ja työryhmien näkökulmasta, mutta valitettavasti Office 365 Ryhmiä vaivaavat toistaiseksi eräät puutteet.

1 Epäyhtenäinen käyttökokemus

Ryhmien jäsenet käyttävät eri sovelluksia työtehtäviinsä ja vuorovaikutuksessa Ryhmän muiden jäsenten kanssa. Kukin sovellus palvelee omaa tarkoitustaan ja soveltuu parhaiten juuri siihen käyttöön, mihin se on tehty. Useimmilla Office 365 -sovelluksilla on takanaan pitkä historia työpöytä- ja pilviversioita. Ryhmäulottuvuus on tullut sovellusten näkökulmasta uutena, eräänlaisena lisäominaisuutena, ja käytettävyyden suunnittelussa on jouduttu tekemään kompromisseja. Ryhmien perustamisesta jäsenten hallintaan ja Ryhmän ominaisuuksien päivittämiseen asti käyttöliittymä vaihtelee riippuen siitä, minkä sovelluksen kautta toimintoja tehdään. Käyttökokemus on epäintuitiivinen.

2 Kokonaiskuvan hahmottaminen on vaikeaa

Office 365 sovellusvalitsimeen (vohveli) saapuu pian tervetullut päivitys,  mutta jatkossakaan se ei tarjoa helikopteriperspektiiviä kaikkiin ryhmiin joissa käyttäjä on jäsenenä tai omistajana. Jälleen on mahdollista sovelluskohtaisesti nähdä omat Ryhmänsä luettelona ja haun avulla on mahdollista löytää julkiseksi merkittyjä ryhmiä, mutta käyttöliittymä on karu ja siirtyminen tiettyyn Ryhmään, tiettyyn työkuormaan vaatii turhan monta klikkausta.

Admin-käyttäjille on tarjolla hallintatyökaluja sekä Exchange- että Azure AD järjestelmävalvojalle, mutta jälleen täytyy kysyä: miksi ryhmien hallintaan tarvitaan kaksi erilaista admin-työkalua?

3 Orpoja ja päällekkäisiä ryhmiä

Edellä kerrotuista syistä johtuen käy helposti niin, että samaa tarkoitusta varten luodaan kaksi Ryhmää. Yksinkertaisesti ei ole huomattu, että tätä tarkoitusta varten on jo perustettu Ryhmä, kun ollaan luotu uutta Ryhmää. Toinen mahdollinen syy päällekkäisille ryhmille on se, että perustetaan ensin Ryhmä vaikkapa kalenteria varten ja kun sitten myöhemmin tarvitaan Planneria tehtävien hallintaan, perustetaan Ryhmä sillekin, vaikka Planner löytyy jokaisesta Ryhmästä valmiina. Kunhan ensin tietää etsiä sellaista.

Office 365 Ryhmien hallintamalli

Hallintamallin avulla on mahdollista ratkaista ainakin osa edellä kuvatuista puutteista. Ryhmien ja pilvipalvelun tarkoitus ja tehtävä organisaatiossa, eri toimijoiden roolit ja tehtävät sekä yleiset pelisäännöt on hyvä ajatella ja kirjata ylös. Niitä miettiessä kannattaa kiinnittää huomiota tiedon elinkaareen, tietoturvaan ja tarvittavan osaamisen kehittämiseen. Hallintamalli ei  ole kerralla valmis, vaan vaatii jatkuvaa ajan tasalla pitämistä ja kehittämistä

Ryhmät ovat osa Microsoftin laajaa visiota,  jossa Office 365, Windows 10 ja EMS -tietoturvaratkaisut yhdessä muodostavat voimakkaasti tekoälyyn (AI) tukeutuvan digitaalisen alustan nimeltä Microsoft 365. Microsoftin tavoitteena on valtaistaa, varmistaa palveluidensa rajaamaton saavutettavuus ja rakentaa luottamusta teknologiaan. Microsoft 365 hyödyntää tekoälyä moniin tehtäviin datakeskusten kuormantasauksesta tietoturvaan, konekäännöksistä automaattisiin sisältönostoihin. Yleensä tekoäly työskentelee käyttäjiltä kokonaan piilossa, mutta Microsoft Graph ja Delve ovat käyttäjälle näkyvä esimerkki tekoälyn tarjoamista automaattisista sisältönostoista. Niiden ja samankaltaisen toiminallisuuksien kautta Office 365 näyttää meille tärkeät Ryhmät silloin kun ryhmiä on paljon.  Jos voimme luottaa siihen, että tekoäly oppii riittävän nopeasti nostamaan esiin juuri ne oikeat Ryhmät, ei tarvita hallintamallia, hierarkkisia tietorakenteita tai metatietoihin perustuvia salkkunäkymiä.

Itse en luottaisi pelkästään tekoälyyn, vaan loisin hallintamallin Ryhmien käyttöä ohjaamaan ja tukemaan. Hallintamallin lisäksi vähintäänkin harkitsisin toteuttavani toisen, läpinäkyvämmän tavan Ryhmien luontiin, selaamiseen ja hallintaan. Ennen vuoden 2017 loppua tulemme kertomaan uutisia tähän liittyen. Solu Digital tuo markkinoille tuotteen Office 365 Ryhmien perustamista ja elinkaaren hallintaa tukemaan. Pysy kanavalla.

Henry Scheinin
johtava konsultti

P.S. Tätä kirjoittaessa sain lukea uutisia Solu Machines Oy:n konkurssista. Solu Digital ja Solu Machines ovat (olivat) etunimikaimoja, mutta muuta yhteistä niillä ei ole. Solu Digital elää ja voi hyvin.