Ideasta projektiksi, projektista työtilaksi, työtilasta arkistoon

“Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia”, sanoo Henry Scheinin.

Aikaansa seuraavan organisaation keskitettyä tiedonhallinnan ja viestinnän ratkaisua kutsutaan yhteisölliseksi intranetiksi. Yhteisöviestintä on kivijalka. Sen päälle nostetaan tasavahvoina viestinnällinen osa ja työtilaratkaisu. Viestinnällinen intranetin osa toteuttaa organisaatioviestinnän tehtävää ja työtilojen avulla ratkaistaan tiedonhallinta ja vertaisviestintä.

Mitä vikaa tässä kuvassa on?

Se, että näennäisesti keskenään samanarvoiset asiat ovat todellisuudessa samanarvoisia vain tietystä, rajatusta näkökulmasta katsottuina. Valitettavasti juuri tämä näkökulma on ratkaisun hankinnan ja toteutuksen aikana usein se vallitseva.

Kaikki tieto ei ole samanarvoista. Tahattoman viestintäongelman ei välttämättä tarvitse olla wardrobe malfunction–mittakaavaa aiheuttaakseen paljon päänvaivaa. Johtaminen on viestimistä. Vääristymättömän viestin perillemeno täytyy voida varmistaa. Tarvitaan megafoni jolla voi kertoa asiat niin että kaikki varmasti kuulevat. Siksi organisaatiot priorisoivat megafonin, viestinnällisen intran, hankintaa ja toteutusta.

Tämä on jo sinällään vähän mutta sovittamattomasti ristiriidassa yhteisöllisen intranetin perusajatuksen kanssa. Tarkoitus on antaa ääni kaikille henkilöstöryhmille, lisätä vuorovaikutusta ja valtaistaa. Verkostomaiset työtavat ja niiden tuoma työilmapiirin muutos, työvälineiden ja -tapojen kuluttajistuminen, omat laitteet ja työn ja vapaa-ajan välisen eron hämärtyminen kaikki luovat painetta ottaa yhteisöllisyys vakavasti ja tukea verkostojen toimintaa.

Megafonin hankinnan varsinainen ongelma liittyy ajoitukseen. Merkittävä osa yhteisöllisen intranetin toteuttamisen resursseista käytetään yleensä ratkaisun elinkaaren alkuvaiheessa. Tiedonhallinnan ja vertaisviestinnän välineet määritellään ylimalkaisesti jos lainkaan ja käyttöönotto jätetään organisaation omalle vastuulle. Usein tämä ”sama viesti kaikille” ajattelu johtaa myös siihen että organisaation ja sitä ympäröivän maailman välinen kuilu kasvaa ja ajaudutaan yhä kauemmas tiedon ekosysteemiajattelusta.

Ajattele tiedon elinkaarta.

Organisaatioiden tieto on valtaosin dokumenteissa. Dokumenttien ohella tietoa viedään esimerkiksi rakenteisiin tietojärjestelmiin eli tietokantoihin. Tietoa on viesteissä joita organisaation jäsenet lähettävät ja vastaanottavat. Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia. Käsiteltävien dokumenttien määrä käyttäjää kohden on kymmenkertainen. Niiden lisäksi ovat vielä viestit, tietueet, liput ja laput.

Organisaation suhtautuminen tietoon määrittää tiedolle arvon. Tieto voidaan nähdä rasitteena jonka säilyttäminen maksaa. Vaihtoehtoisesti se voidaan nähdä voimavarana jonka karttuminen kasvattaa tietopääomaa. Tietoasenteesta johdettavat ratkaisut määrittelevät tiedon saavutettavuuden, löydettävyyden ja yhdisteltävyyden. Tiedon kartuttamiseen tähtäävä asenne johtaa tiedon elinkaaren hahmottamiseen kokonaisuutena.

Tiedon elinkaariajattelu saattaa edellyttää ideoinnin, projektinhallinnan ja arkistoinnin kokonaisratkaisua. Sen sijaan että kutakin varten hankitaan omat erillisratkaisunsa viestinnällisen intranetin lisäksi, nämä voidaan nähdä tiedon elinkaaren hallinnan näkökulmasta toisiaan tukevina vaiheina.

Työtilaratkaisu on mahdollista suunnitella kunnioittaen viestinnällisen intranetin ajatusta, raivaten tiedonhallinnan esteitä ja aidosti tukien verkostojen toimintaa, mutta se edellyttää priorisointia sekä oikea-aikaista ja riittävää resurssien allokointia. Onnistuneen ratkaisun avain on mieltää tiedon hallinta tiedon elinkaaren hallinnaksi.

Henry Scheinin
Senior Consultant